7 estágios do ciclo de vida do gerenciamento de projetos a serem seguidos para resultados ideais

Você é um gerente de projeto que acabou de receber um projeto de alto nível com um novo cliente. Tem um prazo apertado, e você precisa de todos na equipe no topo de seu jogo.

Como é o ciclo de vida do gerenciamento de projetos? Um ciclo de vida de gerenciamento de projetos cria um plano passo a passo com as melhores práticas para mover um projeto do início ao fim. Um gerente de projeto segue o mesmo modelo estruturado para cada projeto, fazendo ajustes à medida que encontra maneiras de melhorar. Ele fornece uma maneira estruturada de criar, executar e finalizar um projeto.

A beleza de um ciclo de vida de PM é que ele é escalável e repetível entre equipes e projetos.

Depois de estabelecer seu processo básico de gerenciamento de projetos, suas equipes ficam melhores na conclusão de tarefas internas e voltadas para o cliente. Dê uma olhada nos sete estágios do ciclo de vida do gerenciamento de projetos para alcançar os melhores resultados, independentemente do seu setor.

Também chamado de iniciação, o estágio de planejamento é a parte mais importante do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Como Dwight D. Eisenhower disse: “Planos são inúteis, mas planejamento é indispensável”. Planejar significa que você se prepara para possíveis contingências e deixa alguma margem de manobra para desenvolvimentos inesperados.

Você pode subdividir o planejamento em quatro atividades principais:

• Determine por que você está avançando com o projeto. Construa um caso para isso, determine o problema que você está tentando resolver e crie um roteiro para corrigi-lo.
• Crie um esboço do que o projeto envolve. O esboço básico deve incluir uma estimativa do escopo, tempo e recursos necessários para o seu projeto.
• Envolva todas as partes interessadas, pois elas trazem insights valiosos para o projeto. As partes interessadas incluem funcionários, contratados independentes, clientes, fornecedores, agências governamentais, comunidades e organizações sem fins lucrativos.
• Desenvolva uma hierarquia de projetos. A hierarquia normalmente inclui o gerente de projeto como líder, gerentes de departamento como o próximo ponto na cadeia, seguidos por subordinados de departamento. Empresas maiores podem ter hierarquias mais complexas, então escolha o que funciona melhor com sua estrutura de negócios.
• Depois de planejar, mergulhe mais fundo no que será necessário para levar o projeto adiante.

Depois de esboçar um plano sólido para o seu projeto, a próxima fase do gerenciamento de projetos envolve uma análise mais profunda dos dados das partes interessadas e especialistas. Isso mostrará se você pode avançar.

Faça estudos de viabilidade

Os estudos de viabilidade permitem que sua equipe determine se os objetivos do projeto são alcançáveis. Todas as partes interessadas avaliam os prós e contras do projeto e se você tem recursos suficientes, incluindo ferramentas tecnológicas, dados e experiência da equipe.

Resuma suas descobertas

Quando seus estudos de viabilidade estiverem completos, resuma suas descobertas para as partes interessadas. Um resumo executivo (uma a duas páginas) deve ser suficiente. Se as pessoas precisarem de mais informações, você pode fornecer os detalhes de sua análise.

Busque a aprovação dos tomadores de decisão

Agora seu projeto passa para as mãos de quem pode aprovar o resumo porque, a partir desse ponto, o investimento em um projeto se torna mais acentuado.

Na fase de planejamento, você apresentou um esboço abrangente do escopo do projeto. O estágio de design do gerenciamento de projetos permite que você preencha os detalhes da estratégia para permitir que as partes interessadas avancem com base nos dados encontrados no estudo de viabilidade.

Por exemplo, seu estudo de viabilidade determina que a transformação digital custará à empresa um investimento inicial de US$ 75.000 para custos trabalhistas e ferramentas tecnológicas. No entanto, seu estudo determina que o plano permitirá que as equipes gerem US$ 250.000 a mais de receita todos os anos, porque a equipe pode se concentrar em tarefas de nível superior. O estágio de design fornece mais dados para ajudar a tomar decisões relevantes ao avançar em um projeto.

Se sua análise provar que o projeto ainda pode avançar, é hora de prosseguir para a próxima etapa.

Também chamado de execução, o desenvolvimento é onde a maior parte do tempo e do trabalho é gasto durante o gerenciamento do projeto. Até agora, todos que trabalham em um projeto sabem quais tarefas precisam ser concluídas. As pessoas podem se reunir regularmente (conforme descrito no estágio de design do gerenciamento de projetos) para discutir os sucessos e os desafios de avançar no projeto.

Inevitavelmente, alguns aspectos do projeto podem mudar durante o estágio de desenvolvimento, à medida que as pessoas se aprofundam em suas tarefas diárias. É essencial fazer anotações detalhadas sobre os problemas da equipe e como eles os resolvem, principalmente quando você passa pelos estágios posteriores do gerenciamento do projeto.

O teste, também conhecido como monitoramento, acontece simultaneamente ao desenvolvimento. É aqui que você tira os bugs do sistema e testa novamente até acertar.

Se você é uma empresa de software, a fase de teste do ciclo de vida do gerenciamento de projetos ocorre quando você depura o código, testa-o novamente e continua a depurá-lo até obter os resultados desejados. Para os profissionais de marketing digital, a fase de teste é quando você garante que todos os plugins do site funcionem corretamente.

O teste em um projeto também lhe dá uma ideia de quão eficientemente você alcançará seus indicadores-chave de desempenho (KPIs) antes de entrar na próxima fase. Neste ponto, seu projeto está prestes a chegar junto com a recompensa à vista.

Todo o trabalho duro de sua equipe compensa durante a implementação. Pedaços de código se juntam como software ou plataforma. Uma campanha de marketing digital começa com um site sendo lançado e anúncios apontando para ele. Seu antigo sistema de computador desapareceu e foi substituído por ferramentas digitais mais rápidas e eficazes.

A implementação parece que o trabalho está completo e seus clientes podem aceitar a entrega de um produto ou serviço totalmente novo. No entanto, seu ciclo de vida de gerenciamento de projetos ainda não está concluído.

A manutenção não é tão trabalhosa quanto o desenvolvimento, teste ou implementação no gerenciamento de projetos. Mas ainda é vital para o sucesso de um projeto.

Um site e seus plugins podem exigir atualizações. Um fabricante determina que um novo tipo de matéria-prima funciona melhor para criar parafusos de haste autovedantes em sua linha de produção, para melhorar seus processos.

A manutenção assume muitas formas, e esse estágio do gerenciamento de projetos significa que sua equipe evolui, adapta e aprimora continuamente seus produtos ou serviços.

Depois de desenvolver os estágios de gerenciamento de projetos, você está pronto

O gerenciamento de projetos pode parecer complicado se você ainda não o tiver implementado. Mas uma vez que sua infraestrutura de gerenciamento de projetos é estabelecida, ela é executada com ajustes ocasionais. Conduza pesquisas mensais para continuar melhorando e digerir relatórios mensais, trimestrais e anuais para encontrar maneiras de tornar o processo de gerenciamento de projetos mais eficiente. Considere reunir-se trimestralmente para discutir o que está funcionando, o que não está e como você pode melhorar seus processos.