7 ขั้นตอนของวงจรการจัดการโครงการที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อผลลัพธ์ที่เหมาะสมที่สุด

คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่เพิ่งส่งโครงการที่มีชื่อเสียงกับลูกค้าใหม่ มีกำหนดเวลาที่แน่นหนา และคุณต้องการให้ทุกคนในทีมอยู่ในจุดสูงสุดของเกม

วงจรการจัดการโครงการของคุณมีหน้าตาเป็นอย่างไร? วงจรการจัดการโครงการสร้างแผนทีละขั้นตอนพร้อมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการย้ายโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ผู้จัดการโครงการใช้เทมเพลตที่มีโครงสร้างเดียวกันสำหรับแต่ละโครงการ โดยปรับแต่งตามที่พวกเขาหาวิธีปรับปรุง เป็นวิธีที่มีโครงสร้างในการสร้าง ดำเนินการ และเสร็จสิ้นโครงการ

ข้อดีของวงจรชีวิต PM คือสามารถปรับขนาดและทำซ้ำได้ทั่วทั้งทีมและโครงการ

เมื่อคุณสร้างกระบวนการจัดการโครงการขั้นพื้นฐานแล้ว ทีมของคุณจะทำงานได้ดีขึ้นในการเผชิญหน้ากับลูกค้าและงานภายใน ดูเจ็ดขั้นตอนของวงจรการจัดการโครงการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมของคุณ

เรียกอีกอย่างว่าการเริ่มต้น ขั้นตอนการวางแผนเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของวงจรการจัดการโครงการ ดังที่ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์กล่าวไว้ว่า "แผนไม่มีประโยชน์ แต่การวางแผนเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้" การวางแผนหมายความว่าคุณเตรียมพร้อมสำหรับเหตุฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้นและปล่อยให้ห้องเลื้อยสำหรับการพัฒนาที่ไม่คาดคิด

คุณสามารถแบ่งการวางแผนออกเป็นสี่กิจกรรมหลัก:

• กำหนด ว่าทำไม คุณถึงก้าวไปข้างหน้ากับโครงการ สร้างกรณีปัญหา กำหนดปัญหาที่คุณพยายามแก้ไข และจัดทำแผนงานเพื่อแก้ไข
• สร้างโครงร่างคร่าวๆ เกี่ยวกับสิ่งที่โครงการเกี่ยวข้อง โครงร่างพื้นฐานควรมีการประมาณขอบเขต เวลา และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณ
• ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วม เนื่องจากพวกเขานำข้อมูลเชิงลึกอันมีค่ามาสู่โครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้แก่ พนักงาน ผู้รับเหมาอิสระ ลูกค้า ซัพพลายเออร์ หน่วยงานราชการ ชุมชน และองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร
• พัฒนาลำดับชั้นของโครงการ ลำดับชั้นมักประกอบด้วยผู้จัดการโครงการเป็นผู้นำ ผู้จัดการแผนกเป็นจุดถัดไปในสายโซ่ ตามด้วยผู้ใต้บังคับบัญชาแผนก บริษัทขนาดใหญ่อาจมีลำดับชั้นที่ซับซ้อนกว่า ดังนั้นให้เลือกสิ่งที่ดีที่สุดกับโครงสร้างธุรกิจของคุณ
• เมื่อคุณมีการวางแผนแล้ว ให้เจาะลึกลงไปในสิ่งที่ต้องทำเพื่อย้ายโครงการไปพร้อมกัน

เมื่อคุณร่างแผนที่ชัดเจนสำหรับโครงการของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปของการจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้เชี่ยวชาญ สิ่งนี้จะแสดงว่าคุณสามารถก้าวไปข้างหน้าได้หรือไม่

ดำเนินการศึกษาความเป็นไปได้

การศึกษาความเป็นไปได้ช่วยให้ทีมของคุณพิจารณาว่าเป้าหมายของโครงการสามารถทำได้หรือไม่ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดประเมินข้อดีและข้อเสียของโครงการและดูว่าคุณมีทรัพยากรเพียงพอหรือไม่ รวมถึงเครื่องมือทางเทคโนโลยี ข้อมูล และความเชี่ยวชาญของทีม

สรุปสิ่งที่คุณค้นพบ

เมื่อการศึกษาความเป็นไปได้ของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้สรุปสิ่งที่คุณค้นพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย บทสรุปสำหรับผู้บริหาร (หนึ่งถึงสองหน้า) ก็เพียงพอแล้ว หากผู้คนต้องการข้อมูลเพิ่มเติม คุณสามารถให้รายละเอียดการวิเคราะห์ของคุณ

ขอความเห็นชอบจากผู้มีอำนาจตัดสินใจ

ตอนนี้โครงการของคุณจะอยู่ในมือของผู้ที่สามารถอนุมัติบทสรุปได้ เพราะหลังจากจุดนี้ การลงทุนในโครงการจะมีความชัดเจนมากขึ้น

ในขั้นตอนการวางแผน คุณคิดโครงร่างที่ครอบคลุมของขอบเขตของโครงการ ขั้นตอนการออกแบบของการจัดการโครงการช่วยให้คุณกรอกรายละเอียดของกลยุทธ์เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก้าวไปข้างหน้าตามข้อมูลที่คุณพบในการศึกษาความเป็นไปได้

ตัวอย่างเช่น การศึกษาความเป็นไปได้ของคุณกำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจะทำให้บริษัทต้องเสียเงินลงทุนล่วงหน้า 75,000 ดอลลาร์สำหรับค่าแรงและเครื่องมือทางเทคโนโลยี อย่างไรก็ตาม การศึกษาของคุณกำหนดว่าแผนดังกล่าวจะช่วยให้ทีมสร้างรายได้เพิ่มขึ้น $250,000 ทุกปี เนื่องจากพนักงานสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานระดับสูงได้ ขั้นตอนการออกแบบจะให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องเมื่อดำเนินโครงการ

หากการวิเคราะห์ของคุณพิสูจน์ได้ว่าโครงการยังคงเดินหน้าต่อไปได้ ก็ถึงเวลาที่จะดำเนินการในขั้นต่อไป

เรียกอีกอย่างว่าการดำเนินการ การพัฒนาเป็นที่ที่ใช้เวลาและแรงงานมากที่สุดในระหว่างการจัดการโครงการ ถึงตอนนี้ ทุกคนที่ทำงานในโปรเจ็กต์จะรู้ว่างานใดที่ต้องทำให้เสร็จ ผู้คนอาจพบปะกันเป็นประจำ (ตามที่ระบุไว้ในขั้นตอนการออกแบบของการจัดการโครงการ) เพื่อหารือเกี่ยวกับความสำเร็จและความท้าทายในการดำเนินโครงการ

บางแง่มุมของโครงการอาจเปลี่ยนแปลงไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ในระหว่างขั้นตอนการพัฒนา เนื่องจากผู้คนทำงานประจำวันให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น จำเป็นต้องจดบันทึกโดยละเอียดเกี่ยวกับปัญหาของพนักงานและวิธีแก้ปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณก้าวผ่านขั้นตอนการจัดการโครงการในภายหลัง

การทดสอบหรือที่เรียกว่าการตรวจสอบเกิดขึ้นพร้อมกับการพัฒนา นี่คือที่ที่คุณได้รับข้อบกพร่องออกจากระบบและทดสอบใหม่จนกว่าคุณจะทำให้ถูกต้อง

หากคุณเป็นบริษัทซอฟต์แวร์ ขั้นตอนการทดสอบของวงจรการจัดการโครงการจะเกิดขึ้นเมื่อคุณดีบักโค้ด ทดสอบซ้ำ และแก้ไขจุดบกพร่องต่อไปจนกว่าคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สำหรับนักการตลาดดิจิทัล ขั้นตอนการทดสอบคือเมื่อคุณมั่นใจว่าปลั๊กอินของเว็บไซต์ทั้งหมดทำงานอย่างถูกต้อง

การทดสอบในโครงการยังช่วยให้คุณมีแนวคิดว่าคุณจะบรรลุตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดก่อนที่คุณจะเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป ณ จุดนี้ โครงการของคุณกำลังจะมาพร้อมกับผลตอบแทนที่เห็น

การทำงานหนักทั้งหมดของทีมของคุณให้ผลตอบแทนในระหว่างการดำเนินการ บิตของรหัสมารวมกันเป็นซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์ม แคมเปญการตลาดดิจิทัลเริ่มต้นด้วยเว็บไซต์ที่เผยแพร่และโฆษณาชี้ไปที่เว็บไซต์ ระบบคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของคุณหายไปและแทนที่ด้วยเครื่องมือดิจิทัลที่เร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การดำเนินการดูเหมือนเสร็จสมบูรณ์ และลูกค้าของคุณสามารถยอมรับการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่เอี่ยม อย่างไรก็ตาม วงจรการจัดการโครงการของคุณยังไม่เสร็จสิ้น

การบำรุงรักษาไม่ยากเท่ากับการพัฒนา การทดสอบ หรือการนำไปใช้ในการจัดการโครงการ แต่ก็ยังมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ

เว็บไซต์และปลั๊กอินอาจต้องมีการอัปเดต ผู้ผลิตกำหนดว่าวัตถุดิบชนิดใหม่ทำงานได้ดีกว่าในการสร้างสเต็มโบลต์แบบผนึกตัวเองในสายการผลิต ดังนั้นจึงปรับปรุงกระบวนการผลิต

การบำรุงรักษามีหลายรูปแบบ และขั้นตอนนี้ของการจัดการโครงการหมายความว่าทีมของคุณมีการพัฒนา ปรับเปลี่ยน และปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณอย่างต่อเนื่อง

เมื่อคุณพัฒนาขั้นตอนการจัดการโครงการ คุณก็พร้อมแล้ว

การจัดการโครงการอาจดูซับซ้อนหากคุณยังไม่มี แต่เมื่อสร้างโครงสร้างพื้นฐานการจัดการโครงการแล้ว ระบบจะดำเนินการด้วยการปรับแต่งเป็นครั้งคราว ดำเนินการวิจัยรายเดือนเพื่อปรับปรุงและสรุปรายงานรายเดือน รายไตรมาส และประจำปีเพื่อหาวิธีที่จะทำให้กระบวนการจัดการโครงการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พิจารณาการประชุมรายไตรมาสเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผล อะไรไม่ได้ผล และวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการของคุณ