7 Tahapan Siklus Hidup Manajemen Proyek yang Harus Diikuti untuk Hasil Optimal

Anda seorang manajer proyek yang baru saja menyerahkan proyek profil tinggi dengan klien baru. Ini memiliki tenggat waktu yang ketat, dan Anda membutuhkan semua orang di tim di puncak permainan mereka.

Seperti apa siklus hidup manajemen proyek Anda? Siklus hidup manajemen proyek membuat rencana langkah demi langkah dengan praktik terbaik untuk memindahkan proyek dari awal hingga selesai. Manajer proyek mengikuti template terstruktur yang sama untuk setiap proyek, membuat penyesuaian saat mereka menemukan cara untuk meningkatkan. Ini menyediakan cara terstruktur untuk membuat, mengeksekusi, dan menyelesaikan proyek.

Keindahan siklus hidup PM adalah dapat diskalakan dan dapat diulang di seluruh tim dan proyek.

Setelah Anda menetapkan proses manajemen proyek dasar, tim Anda menjadi lebih baik dalam menyelesaikan tugas-tugas yang dihadapi klien dan internal. Lihatlah tujuh tahap siklus hidup manajemen proyek untuk mencapai hasil yang optimal terlepas dari industri Anda.

Juga disebut inisiasi, tahap perencanaan adalah bagian terpenting dari siklus hidup manajemen proyek. Seperti yang dikatakan Dwight D. Eisenhower, “Rencana tidak berguna, tetapi perencanaan sangat diperlukan.” Perencanaan berarti Anda mempersiapkan kemungkinan kontinjensi dan meninggalkan ruang gerak untuk perkembangan tak terduga.

Anda dapat membagi perencanaan menjadi empat kegiatan utama:

• Tentukan mengapa Anda melanjutkan proyek. Bangun kasus untuk itu, tentukan masalah yang Anda coba selesaikan, dan buat peta jalan untuk memperbaikinya.
• Buat garis besar kasar tentang apa yang terlibat dalam proyek. Garis besar dasar harus mencakup perkiraan ruang lingkup, waktu, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek Anda.
• Libatkan semua pemangku kepentingan, karena mereka membawa wawasan berharga ke proyek. Pemangku kepentingan termasuk anggota staf, kontraktor independen, pelanggan, pemasok, lembaga pemerintah, komunitas, dan organisasi nirlaba.
• Mengembangkan hierarki proyek. Hirarki biasanya mencakup manajer proyek sebagai pemimpin, manajer departemen sebagai titik berikutnya dalam rantai, diikuti oleh bawahan departemen. Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki hierarki yang lebih kompleks, jadi pilihlah yang paling sesuai dengan struktur bisnis Anda.
• Setelah Anda memiliki perencanaan, selami lebih dalam apa yang diperlukan untuk memindahkan proyek.

Setelah Anda membuat sketsa rencana yang solid untuk proyek Anda, fase manajemen proyek berikutnya melibatkan analisis data yang lebih dalam dari pemangku kepentingan dan pakar. Ini akan menunjukkan apakah Anda dapat bergerak maju.

Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan memungkinkan tim Anda menentukan apakah tujuan proyek dapat dicapai. Semua pemangku kepentingan mengevaluasi pro dan kontra proyek dan apakah Anda memiliki sumber daya yang cukup, termasuk alat teknologi, data, dan keahlian tim.

Ringkas temuan Anda

Setelah studi kelayakan Anda selesai, rangkum temuan Anda kepada para pemangku kepentingan. Ringkasan eksekutif (satu sampai dua halaman) sudah cukup. Jika orang membutuhkan lebih banyak informasi, Anda dapat memberikan rincian analisis Anda.

Mencari persetujuan dari pengambil keputusan

Sekarang proyek Anda berpindah ke tangan mereka yang dapat menyetujui ringkasan karena, setelah titik ini, investasi dalam proyek menjadi lebih nyata.

Pada tahap perencanaan, Anda mendapatkan garis besar cakupan proyek yang komprehensif. Tahap desain manajemen proyek memungkinkan Anda mengisi rincian strategi untuk memungkinkan pemangku kepentingan bergerak maju berdasarkan data yang Anda temukan dalam studi kelayakan.

Misalnya, studi kelayakan Anda menentukan bahwa transformasi digital akan membebani perusahaan dengan investasi awal sebesar $75.000 untuk biaya tenaga kerja dan peralatan teknologi. Namun, studi Anda menentukan bahwa rencana tersebut akan memungkinkan tim untuk menghasilkan $250.000 lebih banyak pendapatan setiap tahun karena staf dapat fokus pada tugas tingkat yang lebih tinggi. Tahap desain menyediakan lebih banyak data untuk membantu membuat keputusan yang relevan saat memajukan proyek.

Jika analisis Anda membuktikan bahwa proyek masih bisa maju, saatnya untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

Juga disebut eksekusi, pengembangan adalah di mana sebagian besar waktu dan tenaga dihabiskan selama manajemen proyek. Sekarang, semua orang yang mengerjakan proyek tahu tugas apa yang harus diselesaikan. Orang-orang dapat bertemu secara teratur (seperti yang diuraikan dalam tahap desain manajemen proyek) untuk membahas keberhasilan dan tantangan dalam menjalankan proyek.

Tak pelak, beberapa aspek proyek dapat berubah selama tahap pengembangan, karena orang-orang masuk lebih dalam ke tugas sehari-hari mereka. Sangat penting untuk membuat catatan rinci tentang masalah staf dan bagaimana mereka menyelesaikannya, terutama ketika Anda melewati tahap manajemen proyek selanjutnya.

Pengujian, juga dikenal sebagai pemantauan, terjadi bersamaan dengan pengembangan. Di sinilah Anda mengeluarkan bug dari sistem dan menguji ulang sampai Anda melakukannya dengan benar.

Jika Anda adalah perusahaan perangkat lunak, fase pengujian siklus hidup manajemen proyek Anda terjadi saat Anda men-debug kode, menguji ulang, dan melanjutkan men-debug hingga Anda mendapatkan hasil yang diinginkan. Untuk pemasar digital, fase pengujian adalah ketika Anda memastikan semua plugin situs web berfungsi dengan benar.

Pengujian dalam sebuah proyek juga memberi Anda gambaran tentang seberapa efisien Anda akan mencapai indikator kinerja utama (KPI) sebelum Anda memasuki fase berikutnya. Pada titik ini, proyek Anda akan segera datang bersama dengan hasil yang terlihat.

Semua kerja keras tim Anda terbayar selama implementasi. Bit kode datang bersama sebagai perangkat lunak atau platform. Kampanye pemasaran digital dimulai dengan situs web ditayangkan dan iklan mengarah ke sana. Sistem komputer lama Anda hilang dan diganti dengan alat digital yang lebih cepat dan efektif.

Implementasi terdengar seperti pekerjaan telah selesai dan pelanggan Anda dapat menerima pengiriman produk atau layanan baru. Namun, siklus hidup manajemen proyek Anda belum selesai.

Pemeliharaan tidak sesulit pengembangan, pengujian, atau implementasi dalam manajemen proyek. Tapi itu masih penting untuk keberhasilan sebuah proyek.

Situs web dan pluginnya mungkin memerlukan pembaruan. Pabrikan menentukan bahwa jenis bahan baku baru bekerja lebih baik untuk membuat baut batang penyegelan sendiri di lini produksi mereka, sehingga mereka meningkatkan prosesnya.

Pemeliharaan memiliki banyak bentuk, dan tahap manajemen proyek ini berarti tim Anda terus berkembang, beradaptasi, dan meningkatkan produk atau layanan Anda.

Setelah Anda mengembangkan tahapan manajemen proyek, Anda siap

Manajemen proyek mungkin tampak rumit jika Anda belum memilikinya. Tetapi begitu infrastruktur manajemen proyek Anda terbentuk, ia berjalan sendiri dengan penyesuaian sesekali. Lakukan riset bulanan untuk terus meningkatkan, dan mencerna laporan bulanan, triwulanan, dan tahunan untuk menemukan cara agar proses manajemen proyek berjalan lebih efisien. Pertimbangkan untuk bertemu setiap tiga bulan untuk membahas apa yang berhasil, apa yang tidak, dan bagaimana Anda dapat meningkatkan proses Anda.