7 etape ale ciclului de viață al managementului de proiect de urmat pentru rezultate optime

Ești un manager de proiect căruia tocmai i s-a înmânat un proiect de mare profil cu un nou client. Are un termen limită strâns și aveți nevoie de toți cei din echipă în vârful jocului lor.

Cum arată ciclul tău de viață al managementului proiectelor? Un ciclu de viață de management al proiectelor creează un plan pas cu pas cu cele mai bune practici pentru a muta un proiect de la început până la sfârșit. Un manager de proiect urmează același șablon structurat pentru fiecare proiect, făcând ajustări pe măsură ce găsește modalități de îmbunătățire. Oferă o modalitate structurată de a crea, executa și finaliza un proiect.

Frumusețea unui ciclu de viață PM este că este scalabil și repetabil în echipe și proiecte.

Odată ce îți stabilești procesul de bază de management al proiectelor, echipele tale se îmbunătățesc în îndeplinirea sarcinilor interne și adresate clienților. Aruncați o privire la cele șapte etape ale ciclului de viață al managementului de proiect pentru a obține rezultate optime, indiferent de industria dvs.

Denumită și inițiere, etapa de planificare este cea mai importantă parte a ciclului de viață al managementului de proiect. După cum spunea Dwight D. Eisenhower, „Planurile sunt inutile, dar planificarea este indispensabilă”. Planificarea înseamnă că te pregătești pentru eventuale situații neprevăzute și lași un spațiu de agitație pentru evoluții neașteptate.

Puteți subdiviza planificarea în patru activități principale:

• Stabiliți de ce mergeți mai departe cu proiectul. Creați un caz pentru aceasta, determinați problema pe care încercați să o rezolvați și concepeți o foaie de parcurs pentru a o rezolva.
• Creați o schiță aproximativă a ceea ce implică proiectul. Schița de bază ar trebui să includă o estimare a domeniului, timpului și resurselor necesare pentru proiectul dvs.
• Implicați toate părțile interesate, deoarece acestea aduc informații valoroase proiectului. Părțile interesate includ membri ai personalului, contractori independenți, clienți, furnizori, agenții guvernamentale, comunități și organizații nonprofit.
• Dezvoltați o ierarhie de proiect. Ierarhia include de obicei managerul de proiect ca lider, managerii de departament ca următorul punct al lanțului, urmați de subordonații departamentului. Companiile mai mari pot avea ierarhii mai complexe, așa că alegeți ceea ce funcționează cel mai bine cu structura afacerii dvs.
• Odată ce ați pus în aplicare planificarea, aruncați o privire mai profundă în ceea ce va fi necesar pentru a duce proiectul.

Odată ce ați schițat un plan solid pentru proiectul dvs., următoarea fază a managementului proiectului implică o analiză mai profundă a datelor de la părțile interesate și experți. Acest lucru va arăta dacă puteți merge mai departe.

Efectuați studii de fezabilitate

Studiile de fezabilitate permit echipei dumneavoastră să determine dacă obiectivele proiectului sunt realizabile. Toate părțile interesate evaluează avantajele și dezavantajele proiectului și dacă aveți suficiente resurse, inclusiv instrumente tehnologice, date și expertiză în echipă.

Rezumați-vă descoperirile

Odată ce studiile de fezabilitate sunt finalizate, rezumați concluziile dvs. părților interesate. Un rezumat executiv (una sau două pagini) ar trebui să fie suficient. Dacă oamenii au nevoie de mai multe informații, puteți furniza detaliile analizei dvs.

Cereți aprobarea de la factorii de decizie

Acum proiectul tău trece în mâinile celor care pot aproba rezumatul pentru că, după acest punct, investiția într-un proiect devine mai pronunțată.

În etapa de planificare, ați venit cu o schiță cuprinzătoare a domeniului de aplicare a proiectului. Etapa de proiectare a managementului de proiect vă permite să completați detaliile strategiei pentru a permite părților interesate să avanseze pe baza datelor pe care le-ați găsit în studiul de fezabilitate.

De exemplu, studiul dvs. de fezabilitate stabilește că transformarea digitală va costa compania o investiție inițială de 75.000 USD pentru costurile forței de muncă și instrumente tehnologice. Cu toate acestea, studiul dvs. stabilește că planul va permite echipelor să aducă 250.000 USD mai mult venit în fiecare an, deoarece personalul se poate concentra pe sarcini de nivel superior. Etapa de proiectare oferă mai multe date pentru a ajuta la luarea deciziilor relevante atunci când avansați un proiect.

Dacă analiza dvs. dovedește că proiectul poate merge mai departe, este timpul să treceți la etapa următoare.

Denumită și execuție, dezvoltarea este locul în care se cheltuiește cel mai mult timp și forță de muncă în timpul managementului de proiect. Până acum, toată lumea care lucrează la un proiect știe ce sarcini trebuie îndeplinite. Oamenii se pot întâlni în mod regulat (așa cum este subliniat în etapa de proiectare a managementului de proiect) pentru a discuta succesele și provocările de a trece prin proiect.

Inevitabil, unele aspecte ale proiectului se pot schimba în timpul etapei de dezvoltare, pe măsură ce oamenii merg mai adânc în sarcinile lor zilnice. Este esențial să luați note detaliate despre problemele personalului și despre modul în care acestea le rezolvă, în special atunci când treceți prin etapele ulterioare de management al proiectului.

Testarea, cunoscută și sub numele de monitorizare, are loc concomitent cu dezvoltarea. Aici scoateți erorile din sistem și testați din nou până când o faceți corect.

Dacă sunteți o companie de software, faza de testare a ciclului de viață al managementului de proiect are loc atunci când depanați codul, îl retestați și continuați să îl depanați până când obțineți rezultatele dorite. Pentru marketerii digitale, faza de testare este atunci când vă asigurați că toate pluginurile site-ului funcționează corect.

Testarea într-un proiect vă oferă, de asemenea, o idee despre cât de eficient veți atinge indicatorii cheie de performanță (KPI) înainte de a intra în următoarea fază. În acest moment, proiectul dvs. este pe cale să vină împreună cu profitul în vedere.

Toată munca grea a echipei tale dă roade în timpul implementării. Biți de cod vin împreună ca software sau platformă. O campanie de marketing digital începe cu lansarea unui site web și reclame care indică către acesta. Vechiul dumneavoastră sistem informatic a dispărut și a fost înlocuit cu instrumente digitale mai rapide și mai eficiente.

Implementarea pare că munca este completă și clienții dvs. pot accepta livrarea unui produs sau serviciu nou-nouț. Cu toate acestea, ciclul de viață al managementului proiectelor nu este încă terminat.

Întreținerea nu este la fel de laborioasă precum dezvoltarea, testarea sau implementarea în managementul proiectelor. Dar este totuși vital pentru succesul unui proiect.

Un site web și pluginurile sale pot necesita actualizări. Un producător stabilește că un nou tip de materie primă funcționează mai bine pentru a crea șuruburi de tijă cu autoetanșare în linia de producție, astfel încât să își îmbunătățească procesele.

Întreținerea ia mai multe forme, iar această etapă a managementului de proiect înseamnă că echipa dumneavoastră evoluează, se adaptează și își îmbunătățește continuu produsele sau serviciile.

Odată ce dezvoltați etapele managementului de proiect, sunteți gata

Managementul proiectelor poate părea complicat dacă nu îl aveți deja în vigoare. Dar odată ce infrastructura dvs. de management al proiectelor este stabilită, aceasta rulează singură cu modificări ocazionale. Efectuați cercetări lunare pentru a continua îmbunătățirea și digerați rapoarte lunare, trimestriale și anuale pentru a găsi modalități de a face procesul de management al proiectelor să funcționeze mai eficient. Luați în considerare să vă întâlniți trimestrial pentru a discuta ce funcționează, ce nu și cum vă puteți îmbunătăți procesele.