7 etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos a seguir para obtener resultados óptimos

Usted es un gerente de proyectos al que le acaban de entregar un proyecto de alto perfil con un nuevo cliente. Tiene un plazo ajustado y necesita que todos en el equipo estén en la cima de su juego.

¿Cómo es el ciclo de vida de la gestión de proyectos? Un ciclo de vida de gestión de proyectos crea un plan paso a paso con las mejores prácticas para mover un proyecto de principio a fin. Un gerente de proyecto sigue la misma plantilla estructurada para cada proyecto, haciendo ajustes a medida que encuentran formas de mejorar. Proporciona una forma estructurada de crear, ejecutar y finalizar un proyecto.

La belleza del ciclo de vida de un PM es que es escalable y repetible entre equipos y proyectos.

Una vez que establezca su proceso básico de gestión de proyectos, sus equipos mejorarán en la realización de tareas internas y de cara al cliente. Eche un vistazo a las siete etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos para lograr resultados óptimos independientemente de su industria.

También llamada iniciación, la etapa de planificación es la parte más importante del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Como dijo Dwight D. Eisenhower: “Los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable”. La planificación significa que te preparas para posibles contingencias y dejas un margen de maniobra para desarrollos inesperados.

Puede subdividir la planificación en cuatro actividades principales:

• Determine por qué está avanzando con el proyecto. Cree un caso para ello, determine el problema que está tratando de resolver y elabore una hoja de ruta para solucionarlo.
• Cree un bosquejo aproximado de lo que implica el proyecto. El esquema básico debe incluir una estimación del alcance, el tiempo y los recursos necesarios para su proyecto.
• Involucre a todas las partes interesadas, ya que aportan información valiosa al proyecto. Las partes interesadas incluyen miembros del personal, contratistas independientes, clientes, proveedores, agencias gubernamentales, comunidades y organizaciones sin fines de lucro.
• Desarrollar una jerarquía de proyectos. La jerarquía normalmente incluye al director del proyecto como líder, los directores de departamento como el siguiente punto de la cadena, seguidos por los subordinados del departamento. Las empresas más grandes pueden tener jerarquías más complejas, así que elija lo que mejor se adapte a su estructura empresarial.
• Una vez que haya planificado, profundice en lo que se necesitará para hacer avanzar el proyecto.

Una vez que haya esbozado un plan sólido para su proyecto, la siguiente fase de la gestión del proyecto implica un análisis más profundo de los datos de las partes interesadas y los expertos. Esto mostrará si puedes seguir adelante.

Realizar estudios de factibilidad

Los estudios de factibilidad le permiten a su equipo determinar si los objetivos del proyecto son alcanzables. Todas las partes interesadas evalúan los pros y los contras del proyecto y si tiene suficientes recursos, incluidas herramientas tecnológicas, datos y experiencia del equipo.

Resume tus hallazgos

Una vez que sus estudios de factibilidad estén completos, resuma sus hallazgos a las partes interesadas. Un resumen ejecutivo (una o dos páginas) debería ser suficiente. Si las personas necesitan más información, puede proporcionar los detalles de su análisis.

Buscar la aprobación de los tomadores de decisiones

Ahora tu proyecto pasa a manos de quienes puedan aprobar el resumen porque, a partir de este punto, la inversión en un proyecto se vuelve más pronunciada.

En la etapa de planificación, se le ocurrió un esquema completo del alcance del proyecto. La etapa de diseño de la gestión de proyectos le permite completar los detalles de la estrategia para permitir que las partes interesadas avancen en función de los datos que encontró en el estudio de factibilidad.

Por ejemplo, su estudio de factibilidad determina que la transformación digital le costará a la empresa una inversión inicial de $75 000 en costos de mano de obra y herramientas tecnológicas. Sin embargo, su estudio determina que el plan permitirá que los equipos generen $250 000 más en ingresos cada año porque el personal puede concentrarse en tareas de mayor nivel. La etapa de diseño proporciona más datos para ayudar a tomar decisiones relevantes al momento de avanzar en un proyecto.

Si su análisis demuestra que el proyecto aún puede avanzar, es hora de pasar a la siguiente etapa.

También llamado ejecución, el desarrollo es donde se dedica la mayor parte del tiempo y el trabajo durante la gestión del proyecto. A estas alturas, todos los que trabajan en un proyecto saben qué tareas deben completarse. Las personas pueden reunirse regularmente (como se describe en la etapa de diseño de la gestión del proyecto) para discutir los éxitos y los desafíos de avanzar en el proyecto.

Inevitablemente, algunos aspectos del proyecto pueden cambiar durante la etapa de desarrollo, a medida que las personas profundizan en sus tareas diarias. Es fundamental tomar notas detalladas sobre los problemas del personal y cómo los resuelven, en particular cuando se avanza en las etapas posteriores de la gestión de proyectos.

Las pruebas, también conocidas como monitoreo, ocurren simultáneamente con el desarrollo. Aquí es donde elimina los errores del sistema y vuelve a probar hasta que lo haga bien.

Si es una empresa de software, la fase de prueba de su ciclo de vida de gestión de proyectos ocurre cuando depura el código, lo vuelve a probar y continúa depurándolo hasta que obtenga los resultados que desea. Para los especialistas en marketing digital, la fase de prueba es cuando se asegura de que todos los complementos del sitio web funcionen correctamente.

Las pruebas en un proyecto también le dan una idea de la eficiencia con la que alcanzará sus indicadores clave de rendimiento (KPI) antes de pasar a la siguiente fase. En este punto, su proyecto está a punto de materializarse con la recompensa a la vista.

Todo el arduo trabajo de su equipo se ve recompensado durante la implementación. Los bits de código se unen como software o plataforma. Una campaña de marketing digital comienza con un sitio web que se activa y anuncios que apuntan a él. Su antiguo sistema informático se ha ido y se ha sustituido por herramientas digitales más rápidas y eficaces.

La implementación parece que el trabajo está completo y que sus clientes pueden aceptar la entrega de un producto o servicio completamente nuevo. Sin embargo, su ciclo de vida de gestión de proyectos aún no ha terminado.

El mantenimiento no es tan laborioso como el desarrollo, las pruebas o la implementación en la gestión de proyectos. Pero sigue siendo vital para el éxito de un proyecto.

Un sitio web y sus complementos pueden requerir actualizaciones. Un fabricante determina que un nuevo tipo de materia prima funciona mejor para crear pernos de vástago autosellantes en su línea de producción, por lo que mejora sus procesos.

El mantenimiento toma muchas formas, y esta etapa de la gestión de proyectos significa que su equipo evoluciona, adapta y mejora continuamente sus productos o servicios.

Una vez que desarrolle las etapas de gestión de proyectos, estará listo

La gestión de proyectos puede parecer complicada si aún no la tiene. Pero una vez que se establece la infraestructura de gestión de proyectos, se ejecuta sola con ajustes ocasionales. Realice investigaciones mensuales para seguir mejorando y digiera informes mensuales, trimestrales y anuales para encontrar formas de hacer que el proceso de gestión de proyectos funcione de manera más eficiente. Considere reunirse trimestralmente para analizar qué funciona, qué no y cómo puede mejorar sus procesos.