7 etapów cyklu życia zarządzania projektami, które należy śledzić, aby uzyskać optymalne wyniki

Jesteś kierownikiem projektu, któremu właśnie powierzono głośny projekt z nowym klientem. Ma napięty termin i potrzebujesz wszystkich członków zespołu na szczycie swojej gry.

Jak wygląda cykl życia zarządzania projektami? Cykl życia zarządzania projektem tworzy plan krok po kroku z najlepszymi praktykami, aby przenieść projekt od początku do końca. Menedżer projektu stosuje ten sam szablon strukturalny dla każdego projektu, wprowadzając poprawki, gdy znajdują sposoby na ulepszenie. Zapewnia uporządkowany sposób tworzenia, wykonywania i kończenia projektu.

Piękno cyklu życia PM polega na tym, że jest skalowalny i powtarzalny w zespołach i projektach.

Po ustaleniu podstawowego procesu zarządzania projektami Twoje zespoły stają się coraz lepsze w wykonywaniu zadań skierowanych do klientów i wewnętrznych. Przyjrzyj się siedmiu etapom cyklu życia zarządzania projektami, aby osiągnąć optymalne wyniki niezależnie od branży.

Nazywany również inicjowaniem, etap planowania jest najważniejszą częścią cyklu życia zarządzania projektem. Jak powiedział Dwight D. Eisenhower: „Plany są bezużyteczne, ale planowanie jest niezbędne”. Planowanie oznacza, że ​​przygotowujesz się na możliwe nieprzewidziane sytuacje i zostawiasz trochę miejsca na nieoczekiwane zmiany.

Planowanie można podzielić na cztery główne czynności:

• Określ, dlaczego idziesz do przodu z projektem. Zbuduj sprawę, określ problem, który próbujesz rozwiązać, i opracuj plan, aby go naprawić.
• Stwórz ogólny zarys tego, czego dotyczy projekt. Podstawowy zarys powinien zawierać oszacowanie zakresu, czasu i zasobów potrzebnych do realizacji projektu.
• Zaangażuj wszystkich interesariuszy, ponieważ wnoszą oni cenne informacje do projektu. Interesariusze obejmują pracowników, niezależnych wykonawców, klientów, dostawców, agencje rządowe, społeczności i organizacje non-profit.
• Opracuj hierarchię projektu. Hierarchia zazwyczaj obejmuje kierownika projektu jako lidera, kierowników działu jako następny punkt w łańcuchu, a następnie podwładnych działu. Większe firmy mogą mieć bardziej złożone hierarchie, więc wybierz to, co najlepiej sprawdza się w Twojej strukturze biznesowej.
• Kiedy już zaplanujesz, zagłęb się w to, czego potrzeba, aby posunąć projekt dalej.

Gdy już naszkicujesz solidny plan dla swojego projektu, kolejna faza zarządzania projektem obejmuje głębszą analizę danych od interesariuszy i ekspertów. To pokaże, czy możesz iść do przodu.

Przeprowadź studia wykonalności

Studia wykonalności pozwalają Twojemu zespołowi określić, czy cele projektu są osiągalne. Wszyscy interesariusze oceniają zalety i wady projektu oraz czy dysponujesz wystarczającymi zasobami, w tym narzędziami technologicznymi, danymi i wiedzą zespołu.

Podsumuj swoje ustalenia

Po zakończeniu studiów wykonalności podsumuj swoje ustalenia zainteresowanym stronom. Streszczenie (od jednej do dwóch stron) powinno wystarczyć. Jeśli ludzie potrzebują więcej informacji, możesz podać szczegóły swojej analizy.

Poproś o zgodę decydentów

Teraz Twój projekt przechodzi w ręce tych, którzy mogą zatwierdzić podsumowanie, ponieważ po tym momencie inwestycja w projekt staje się bardziej wyraźna.

Na etapie planowania wymyśliłeś kompleksowy zarys zakresu projektu. Etap projektowania zarządzania projektami pozwala na wypełnienie szczegółów strategii, aby umożliwić interesariuszom postęp w oparciu o dane znalezione w studium wykonalności.

Na przykład z analizy wykonalności wynika, że ​​transformacja cyfrowa będzie kosztować firmę początkową inwestycję w wysokości 75 000 USD na koszty pracy i narzędzia technologiczne. Jednak twoje badanie wskazuje, że plan pozwoli zespołom uzyskiwać co roku więcej 250 000 USD przychodów, ponieważ personel może skoncentrować się na zadaniach wyższego poziomu. Etap projektowania dostarcza więcej danych, które pomagają podejmować odpowiednie decyzje podczas realizacji projektu.

Jeśli Twoja analiza wykaże, że projekt może nadal iść do przodu, czas przejść do następnego etapu.

Nazywany również wykonaniem, rozwój to miejsce, w którym podczas zarządzania projektem spędza się najwięcej czasu i pracy. Do tej pory każdy pracujący nad projektem wie, jakie zadania należy wykonać. Ludzie mogą spotykać się regularnie (jak określono na etapie projektowania zarządzania projektem), aby omówić sukcesy i wyzwania związane z przechodzeniem przez projekt.

Nieuchronnie niektóre aspekty projektu mogą ulec zmianie na etapie rozwoju, ponieważ ludzie zagłębiają się w swoje codzienne zadania. Niezbędne jest sporządzanie szczegółowych notatek o problemach pracowników i ich rozwiązywaniu, szczególnie podczas przechodzenia przez kolejne etapy zarządzania projektami.

Testowanie, znane również jako monitorowanie, odbywa się jednocześnie z rozwojem. To jest miejsce, w którym usuwasz błędy z systemu i ponownie testujesz, dopóki nie zrobisz tego dobrze.

Jeśli jesteś firmą programistyczną, faza testowania cyklu życia zarządzania projektami ma miejsce, gdy debugujesz kod, ponownie go testujesz i kontynuujesz debugowanie, aż uzyskasz pożądane wyniki. W przypadku marketerów cyfrowych faza testowania polega na upewnieniu się, że wszystkie wtyczki witryny działają poprawnie.

Testowanie w projekcie daje również wyobrażenie o tym, jak skutecznie osiągniesz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) przed przejściem do następnej fazy. W tym momencie twój projekt wkrótce się pojawi, a wypłata jest w zasięgu wzroku.

Cała ciężka praca Twojego zespołu procentuje podczas wdrożenia. Kawałki kodu łączą się jako oprogramowanie lub platforma. Kampania marketingu cyfrowego rozpoczyna się od uruchomienia witryny i kierujących do niej reklam. Twój stary system komputerowy zniknął i został zastąpiony szybszymi, bardziej efektywnymi narzędziami cyfrowymi.

Wdrożenie brzmi, jakby praca została zakończona, a Twoi klienci mogą zaakceptować dostawę zupełnie nowego produktu lub usługi. Jednak cykl życia zarządzania projektami jeszcze się nie zakończył.

Utrzymanie nie jest tak pracochłonne, jak tworzenie, testowanie lub wdrażanie w zarządzaniu projektami. Ale to wciąż jest kluczowe dla powodzenia projektu.

Strona internetowa i jej wtyczki mogą wymagać aktualizacji. Producent stwierdza, że ​​nowy rodzaj surowca sprawdza się lepiej przy wytwarzaniu samouszczelniających się śrub trzpieniowych na linii produkcyjnej, więc usprawniają swoje procesy.

Konserwacja przybiera wiele form, a ten etap zarządzania projektem oznacza, że ​​Twój zespół stale się rozwija, dostosowuje i ulepsza Twoje produkty lub usługi.

Po opracowaniu etapów zarządzania projektami jesteś gotowy

Zarządzanie projektami może wydawać się skomplikowane, jeśli jeszcze go nie masz. Ale po ustanowieniu infrastruktury zarządzania projektami działa ona sama z sporadycznymi poprawkami. Przeprowadzaj comiesięczne badania, aby stale ulepszać i analizuj miesięczne, kwartalne i roczne raporty, aby znaleźć sposoby na usprawnienie procesu zarządzania projektami. Rozważ spotkania co kwartał, aby omówić, co działa, a co nie, i jak możesz ulepszyć swoje procesy.