7 étapes du cycle de vie de la gestion de projet à suivre pour des résultats optimaux

Vous êtes un chef de projet qui vient de se voir confier un projet de grande envergure avec un nouveau client. Le délai est serré et vous avez besoin de tous les membres de l'équipe au sommet de leur art.

À quoi ressemble votre cycle de vie de gestion de projet ? Un cycle de vie de gestion de projet crée un plan étape par étape avec les meilleures pratiques pour faire avancer un projet du début à la fin. Un chef de projet suit le même modèle structuré pour chaque projet, apportant des modifications au fur et à mesure qu'il trouve des moyens de s'améliorer. Il fournit une manière structurée de créer, d'exécuter et de terminer un projet.

La beauté d'un cycle de vie PM est qu'il est évolutif et reproductible à travers les équipes et les projets.

Une fois que vous avez établi votre processus de gestion de projet de base, vos équipes s'améliorent dans l'exécution des tâches internes et en contact avec les clients. Découvrez les sept étapes du cycle de vie de la gestion de projet pour obtenir des résultats optimaux, quel que soit votre secteur d'activité.

Aussi appelée initiation, la phase de planification est la partie la plus importante du cycle de vie de la gestion de projet. Comme l'a dit Dwight D. Eisenhower, "Les plans sont inutiles, mais la planification est indispensable." La planification signifie que vous vous préparez à d'éventuelles éventualités et que vous laissez une certaine marge de manœuvre pour des développements inattendus.

Vous pouvez subdiviser la planification en quatre activités principales :

• Déterminez pourquoi vous allez de l'avant avec le projet. Élaborez un dossier, déterminez le problème que vous essayez de résoudre et concevez une feuille de route pour le résoudre.
• Créez une ébauche de ce que le projet implique. Le plan de base doit inclure une estimation de la portée, du temps et des ressources nécessaires pour votre projet.
• Impliquez toutes les parties prenantes, car elles apportent des informations précieuses au projet. Les parties prenantes comprennent les membres du personnel, les entrepreneurs indépendants, les clients, les fournisseurs, les agences gouvernementales, les communautés et les organisations à but non lucratif.
• Développer une hiérarchie de projet. La hiérarchie comprend généralement le chef de projet en tant que chef de file, les chefs de service en tant que point suivant de la chaîne, suivis des subordonnés du service. Les grandes entreprises peuvent avoir des hiérarchies plus complexes, alors optez pour ce qui fonctionne le mieux avec la structure de votre entreprise.
• Une fois la planification en place, approfondissez ce qu'il faudra pour faire avancer le projet.

Une fois que vous avez esquissé un plan solide pour votre projet, la phase suivante de la gestion de projet implique une analyse plus approfondie des données des parties prenantes et des experts. Cela montrera si vous pouvez avancer.

Réaliser des études de faisabilité

Les études de faisabilité permettent à votre équipe de déterminer si les objectifs du projet sont réalisables. Toutes les parties prenantes évaluent les avantages et les inconvénients du projet et si vous disposez de suffisamment de ressources, y compris les outils technologiques, les données et l'expertise de l'équipe.

Résumez vos découvertes

Une fois vos études de faisabilité terminées, résumez vos conclusions aux parties prenantes. Un résumé analytique (une à deux pages) devrait suffire. Si les gens ont besoin de plus d'informations, vous pouvez fournir les détails de votre analyse.

Obtenir l'approbation des décideurs

Maintenant, votre projet passe entre les mains de ceux qui peuvent approuver le résumé car, après ce point, l'investissement dans un projet devient plus prononcé.

Au stade de la planification, vous avez proposé un aperçu complet de la portée du projet. L'étape de conception de la gestion de projet vous permet de renseigner les détails de la stratégie pour permettre aux parties prenantes d'avancer en fonction des données que vous avez trouvées dans l'étude de faisabilité.

Par exemple, votre étude de faisabilité détermine que la transformation numérique coûtera à l'entreprise un investissement initial de 75 000 $ pour les coûts de main-d'œuvre et les outils technologiques. Cependant, votre étude détermine que le plan permettra aux équipes de générer 250 000 $ de revenus supplémentaires chaque année, car le personnel peut se concentrer sur des tâches de niveau supérieur. L'étape de conception fournit plus de données pour aider à prendre des décisions pertinentes lors de l'avancement d'un projet.

Si votre analyse prouve que le projet peut encore avancer, il est temps de passer à l'étape suivante.

Aussi appelé exécution, le développement est l'endroit où l'on consacre le plus de temps et de travail au cours de la gestion de projet. Désormais, toute personne travaillant sur un projet sait quelles tâches doivent être accomplies. Les gens peuvent se rencontrer régulièrement (comme indiqué dans l'étape de conception de la gestion de projet) pour discuter des succès et des défis de l'avancement du projet.

Inévitablement, certains aspects du projet peuvent changer au cours de la phase de développement, à mesure que les gens approfondissent leurs tâches quotidiennes. Il est essentiel de prendre des notes détaillées sur les problèmes du personnel et sur la manière dont ils les résolvent, en particulier lorsque vous franchissez les étapes ultérieures de la gestion de projet.

Les tests, également connus sous le nom de surveillance, se déroulent en même temps que le développement. C'est là que vous éliminez les bogues du système et refaites le test jusqu'à ce que vous obteniez la bonne réponse.

Si vous êtes un éditeur de logiciels, la phase de test du cycle de vie de votre gestion de projet se produit lorsque vous déboguez le code, le retestez et continuez à le déboguer jusqu'à ce que vous obteniez les résultats souhaités. Pour les spécialistes du marketing numérique, la phase de test consiste à vous assurer que tous les plugins du site Web fonctionnent correctement.

Les tests dans un projet vous donnent également une idée de l'efficacité avec laquelle vous atteindrez vos indicateurs de performance clés (KPI) avant d'entrer dans la phase suivante. À ce stade, votre projet est sur le point de se concrétiser avec le résultat en vue.

Tout le travail acharné de votre équipe porte ses fruits lors de la mise en œuvre. Des morceaux de code s'assemblent sous forme de logiciel ou de plate-forme. Une campagne de marketing numérique démarre avec un site Web mis en ligne et des publicités pointant vers celui-ci. Votre ancien système informatique a disparu et a été remplacé par des outils numériques plus rapides et plus efficaces.

La mise en œuvre donne l'impression que le travail est terminé et que vos clients peuvent accepter la livraison d'un tout nouveau produit ou service. Cependant, votre cycle de vie de gestion de projet n'est pas encore tout à fait terminé.

La maintenance n'est pas aussi laborieuse que le développement, les tests ou la mise en œuvre dans la gestion de projet. Mais c'est quand même vital pour la réussite d'un projet.

Un site Web et ses plugins peuvent nécessiter des mises à jour. Un fabricant détermine qu'un nouveau type de matière première fonctionne mieux pour créer des boulons de tige auto-obturants dans sa chaîne de production, il améliore donc ses processus.

La maintenance prend de nombreuses formes, et cette étape de la gestion de projet signifie que votre équipe évolue, s'adapte et améliore continuellement vos produits ou services.

Une fois que vous avez développé les étapes de gestion de projet, vous êtes prêt

La gestion de projet peut sembler compliquée si vous ne l'avez pas déjà en place. Mais une fois que votre infrastructure de gestion de projet est établie, elle fonctionne d'elle-même avec des ajustements occasionnels. Menez des recherches mensuelles pour continuer à vous améliorer et digérez les rapports mensuels, trimestriels et annuels pour trouver des moyens de rendre le processus de gestion de projet plus efficace. Envisagez de vous réunir tous les trimestres pour discuter de ce qui fonctionne, de ce qui ne fonctionne pas et de la manière dont vous pouvez améliorer vos processus.