7 Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus, die Sie befolgen sollten, um optimale Ergebnisse zu erzielen

Sie sind ein Projektmanager, dem gerade ein hochkarätiges Projekt mit einem neuen Kunden übergeben wurde. Es gibt eine knappe Deadline, und Sie brauchen jeden im Team in Bestform.

Wie sieht Ihr Projektmanagement-Lebenszyklus aus? Ein Projektmanagement-Lebenszyklus erstellt einen Schritt-für-Schritt-Plan mit den Best Practices, um ein Projekt von Anfang bis Ende zu bewegen. Ein Projektmanager folgt für jedes Projekt der gleichen strukturierten Vorlage und nimmt Anpassungen vor, wenn er Möglichkeiten zur Verbesserung findet. Es bietet eine strukturierte Möglichkeit, ein Projekt zu erstellen, auszuführen und abzuschließen.

Das Schöne an einem PM-Lebenszyklus ist, dass er skalierbar und über Teams und Projekte hinweg wiederholbar ist.

Sobald Sie Ihren grundlegenden Projektmanagementprozess etabliert haben, werden Ihre Teams besser darin, kundenorientierte und interne Aufgaben zu erledigen. Werfen Sie einen Blick auf die sieben Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus, um unabhängig von Ihrer Branche optimale Ergebnisse zu erzielen.

Die Planungsphase, auch Initiierung genannt, ist der wichtigste Teil des Projektmanagement-Lebenszyklus. Wie Dwight D. Eisenhower sagte: „Pläne sind nutzlos, aber Planung ist unverzichtbar.“ Planung bedeutet, sich auf Eventualitäten vorzubereiten und Spielraum für unerwartete Entwicklungen zu lassen.

Sie können die Planung in vier Hauptaktivitäten unterteilen:

• Bestimmen Sie, warum Sie mit dem Projekt vorankommen. Erstellen Sie einen Fall dafür, bestimmen Sie das Problem, das Sie zu lösen versuchen, und entwickeln Sie einen Fahrplan, um es zu beheben.
• Erstellen Sie einen groben Überblick darüber, was das Projekt beinhaltet. Die Grundskizze sollte eine Schätzung des Umfangs, der Zeit und der Ressourcen enthalten, die für Ihr Projekt benötigt werden.
• Binden Sie alle Beteiligten ein, da sie wertvolle Erkenntnisse in das Projekt einbringen. Zu den Stakeholdern gehören Mitarbeiter, unabhängige Auftragnehmer, Kunden, Lieferanten, Regierungsbehörden, Gemeinden und gemeinnützige Organisationen.
• Entwickeln Sie eine Projekthierarchie. Die Hierarchie umfasst typischerweise den Projektmanager als Leiter, Abteilungsleiter als nächsten Punkt in der Kette, gefolgt von Abteilungsuntergebenen. Größere Unternehmen haben möglicherweise komplexere Hierarchien, also entscheiden Sie sich für das, was am besten zu Ihrer Unternehmensstruktur passt.
• Sobald Sie die Planung abgeschlossen haben, tauchen Sie tiefer ein, was nötig ist, um das Projekt voranzubringen.

Sobald Sie einen soliden Plan für Ihr Projekt entworfen haben, beinhaltet die nächste Phase des Projektmanagements eine tiefere Analyse der Daten von Stakeholdern und Experten. Dies wird zeigen, ob Sie vorankommen können.

Machbarkeitsstudien durchführen

Mit Machbarkeitsstudien kann Ihr Team feststellen, ob die Projektziele erreichbar sind. Alle Beteiligten bewerten die Vor- und Nachteile des Projekts und ob Sie über genügend Ressourcen verfügen, einschließlich technologischer Tools, Daten und Team-Expertise.

Fassen Sie Ihre Erkenntnisse zusammen

Sobald Ihre Machbarkeitsstudien abgeschlossen sind, fassen Sie Ihre Ergebnisse den Stakeholdern zusammen. Eine Zusammenfassung (ein bis zwei Seiten) sollte ausreichen. Wenn Personen weitere Informationen benötigen, können Sie die Details Ihrer Analyse angeben.

Holen Sie sich die Zustimmung von Entscheidungsträgern

Jetzt geht Ihr Projekt in die Hände derer, die die Zusammenfassung genehmigen können, denn ab diesem Zeitpunkt wird die Investition in ein Projekt stärker ausgeprägt.

In der Planungsphase haben Sie den Umfang des Projekts umfassend skizziert. In der Entwurfsphase des Projektmanagements können Sie Details der Strategie ausfüllen, damit die Beteiligten auf der Grundlage der Daten, die Sie in der Machbarkeitsstudie gefunden haben, vorankommen.

Ihre Machbarkeitsstudie stellt beispielsweise fest, dass die digitale Transformation das Unternehmen eine Vorabinvestition von 75.000 US-Dollar für Arbeitskosten und technologische Tools kosten wird. Ihre Studie stellt jedoch fest, dass der Plan es Teams ermöglicht, jedes Jahr 250.000 US-Dollar mehr Umsatz zu erzielen, da sich die Mitarbeiter auf übergeordnete Aufgaben konzentrieren können. Die Entwurfsphase liefert mehr Daten, um beim Vorantreiben eines Projekts relevante Entscheidungen zu treffen.

Wenn Ihre Analyse zeigt, dass das Projekt noch vorankommen kann, ist es an der Zeit, mit der nächsten Phase fortzufahren.

Die Entwicklung, auch Ausführung genannt, ist der Bereich, in dem während des Projektmanagements die meiste Zeit und Arbeit aufgewendet wird. Inzwischen weiß jeder, der an einem Projekt arbeitet, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Personen können sich regelmäßig treffen (wie in der Entwurfsphase des Projektmanagements beschrieben), um Erfolge und Herausforderungen beim Durchlaufen des Projekts zu besprechen.

Einige Aspekte des Projekts können sich zwangsläufig während der Entwicklungsphase ändern, wenn die Mitarbeiter tiefer in ihre täglichen Aufgaben einsteigen. Es ist wichtig, detaillierte Notizen über Mitarbeiterprobleme und deren Lösung zu machen, insbesondere wenn Sie sich durch spätere Projektmanagementphasen bewegen.

Das Testen, auch Monitoring genannt, findet parallel zur Entwicklung statt. Hier entfernen Sie die Fehler aus dem System und testen erneut, bis Sie es richtig gemacht haben.

Wenn Sie ein Softwareunternehmen sind, beginnt die Testphase Ihres Projektmanagement-Lebenszyklus, wenn Sie Code debuggen, ihn erneut testen und mit dem Debuggen fortfahren, bis Sie die gewünschten Ergebnisse erhalten. Für digitale Vermarkter ist die Testphase die Zeit, in der Sie sicherstellen, dass alle Website-Plugins korrekt funktionieren.

Das Testen in einem Projekt gibt Ihnen auch eine Vorstellung davon, wie effizient Sie Ihre Key Performance Indicators (KPIs) erreichen, bevor Sie in die nächste Phase eintreten. An diesem Punkt steht Ihr Projekt kurz vor der Fertigstellung und die Auszahlung ist in Sicht.

Die harte Arbeit Ihres Teams zahlt sich bei der Implementierung aus. Code-Bits kommen als Software oder Plattform zusammen. Eine digitale Marketingkampagne beginnt damit, dass eine Website online geht und Anzeigen darauf verweisen. Ihr altes Computersystem ist weg und wird durch schnellere, effektivere digitale Tools ersetzt.

Die Implementierung klingt, als wäre die Arbeit abgeschlossen und Ihre Kunden können die Lieferung eines brandneuen Produkts oder einer brandneuen Dienstleistung annehmen. Ihr Projektmanagement-Lebenszyklus ist jedoch noch nicht ganz abgeschlossen.

Wartung ist bei weitem nicht so aufwändig wie Entwicklung, Test oder Implementierung im Projektmanagement. Aber es ist immer noch entscheidend für den Erfolg eines Projekts.

Eine Website und ihre Plugins müssen möglicherweise aktualisiert werden. Ein Hersteller stellt fest, dass eine neue Art von Rohmaterial besser geeignet ist, um selbstdichtende Schaftschrauben in seiner Produktionslinie herzustellen, und verbessert daher seine Prozesse.

Wartung hat viele Formen, und diese Phase des Projektmanagements bedeutet, dass Ihr Team Ihre Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich weiterentwickelt, anpasst und verbessert.

Sobald Sie Projektmanagementphasen entwickelt haben, sind Sie fertig

Projektmanagement mag kompliziert erscheinen, wenn Sie es nicht bereits eingerichtet haben. Aber sobald Ihre Projektmanagement-Infrastruktur eingerichtet ist, läuft sie mit gelegentlichen Anpassungen von selbst. Führen Sie monatliche Recherchen durch, um sich weiter zu verbessern, und analysieren Sie monatliche, vierteljährliche und jährliche Berichte, um Wege zu finden, den Projektmanagementprozess effizienter zu gestalten. Erwägen Sie ein vierteljährliches Treffen, um zu besprechen, was funktioniert, was nicht und wie Sie Ihre Prozesse verbessern können.