経費を追跡する方法

あなたはお金が得意ですか、それともあなたの指をすり抜けているようですか？

あなたはあなたが稼ぐすべてのドルに仕事を割り当てますか、それともお金の管理に関しては流れに沿って進みますか？

あなたはあなたの財政を管理していますか、それとも彼らはあなたを管理していますか？

大声で答える必要はありません—後者のオプションの少なくとも1つを選択した場合は、読み続けてください。

この記事では、経費の追跡とは何か、なぜそれを行う必要があるのか​​を学び、個人とビジネスの両方の財政の管理を取り戻すのに役立ついくつかのリソースを提供します。

経費追跡とは何ですか？

あなたがあなたの給料が正確にどこに行くのか（そしてなぜそれがとても速く行くのか）わからないか、あなたがあなたのビジネス財政のハンドルを握ることを目指しているかどうかにかかわらず、あなたの経費を追跡することはあなたの救助に来ることができます。 一言で言えば、経費追跡は、一定期間を通じてすべての支出の記録を保持し、予算の軌道から外れることを回避するための予算編成方法です。

予算の過剰支出や過少支出を回避するには、予約プロセスと投稿プロセスを区別する必要があります（これについては、このブログ投稿の「経費の分類」セクションで詳しく説明します）。

• 予約は支出を記録することを意味します
• 転記とは、「特定のアカウントに経費を割り当てる」、または経費を適切なカテゴリに分類する行為です。

このブログでは、タイムトラッキングと、それがどのように時間を費やしているか、スケジュールに変更を加える必要があるかどうかを知るのにどのように役立つかについて多くのことを話します。 同様に、経費の追跡は、あなたのお金がどこに行くのか、どのような経費を削減できるのかを明確に把握するのに役立ち、そしてあなたが良い週または月の予算を作成するのに役立ちます。

個人としての経費追跡

ボトル入り飲料水や一杯のコーヒーを手に入れるなどのわずかな費用は無関係に思えるかもしれませんが、これらの費用を毎月累積すると、得られる金額はもはや無関係に見えません。 自分で試してみてください。米国でのコーヒー1杯（ミルクとチップなし）の平均価格は約2.70ドルです。 たとえば、月に20日コーヒーを購入するとします。2.70ドルに20を掛けると、時々「ちょうど」一杯のコーヒーで月額54ドルになります。 そして、あなたが毎朝モカを飲むという考えを滅ぼしてください！

企業の経費追跡

企業は、クレジットカードの手数料や料金を支払うために莫大な金額を支払うことに気付いていない場合があります（支払いの遅れによる金利や負債は言うまでもありません）。 一杯のコーヒーと同様に、それらを別々に見ると無関係に見えますが、蓄積されると、事業主に大きな頭痛の種を引き起こす可能性があります。

マイナーな費用は、全体としての総費用とは見なされないため、無害に見えるだけです。 したがって、マイナーであろうとメジャーであろうと、経費を記録して追跡し、財務を把握し、より優れた資金管理スキルを身に付ける必要があります。

経費を追跡する必要がある6つの理由

綿密な経費追跡は、さまざまなメリットをもたらします。 あなたが中小企業の経営者である場合、あなたの支出（事務用品、ユーティリティ、給与、サブスクリプション、マイレージなど）を追跡することは、あなたのビジネスをスムーズかつ効率的に運営するのに役立ちます。 同じことが個人にも当てはまります。 食べ物、請求書、住宅ローンの支払い、娯楽、税金などの費用を知っていると、より優れた資金管理スキルを身に付けることができます。

キャッシュフローの管理を改善し、納税義務を軽減し、ビジネスを円滑に運営することに加えて、経費の追跡が重要である6つの追加の理由をリストしました。

1.あなたをあなたの財政の管理下に置きます

フランシス・ベーコンが言ったように、 「お金は良い使用人ですが、悪い主人です。」

「流れに沿って進む」というのは悪いモットーではありませんが、お金の管理には適用できません（少なくともそれを維持したい場合はそうではありません）。 あなたはあなたのお金にあなたを支配させるのではなくあなたのお金を支配しなければなりません。 経費を追跡することで、予算を最大限に活用し、不要なものにお金を使いすぎたり無駄にしたりすることがなくなります。

2.財務目標に集中できます

あなたの財政を管理することはあなたの財政目標を達成することに関してあなたをより集中させそしてより自信を持たせます。 経費の追跡は、あなたが正しい道を進んでいて、それが借金から抜け出すか、家のために貯金するか、または新しいビジネスベンチャーに投資するかどうかにかかわらず、あなたの優先事項にお金をかけることを確実にします。 長期的な財務目標を設定すると、目標が何であるかに応じて、支出の監視がより耐えやすく、さらには楽しいものになります。

3.支出の問題を明らかにする

問題を解決するための最初のステップは、問題が何であるかを知ることです。

あなたがあなたの経費を追跡し始めるとき、あなたはあなたがいくつかの悪い消費習慣（判断なし、私たち全員がそうします）またはあなたが再評価する必要がある予算カテゴリーを持っているかどうか見ることができます。

また、あまり読んでいない雑誌の不要な月額購読や、ほとんど使用していないストリーミングサービスなど、忘れていた個人的な費用を負担することもできます。 事業費についても同様です。 事務用品は必要ですが、特に補充を管理しない場合は、莫大な費用がかかる可能性があります。 事務用品の購入と詳細な見積もりおよびレポートの作成を担当する会社から数人を割り当てます。

あなたがあなたの費用を追跡するとき、あなたはあなたのお金がどこに行くかを見て、無駄な支出習慣に終止符を打ちます。

4.ビジネス予測を容易にします

あなたがビジネスを運営している場合、あなたはビジネス支出が定期的に追跡され、正当化されることを確認する必要があります。 収集したすべてのデータに基づいてより知識に基づいた推測を行うことができるため、経費の追跡によりビジネスの予測が容易になります。

また、それはあなたのビジネスの収益性の計算を容易にします。 したがって、あなたがお金を稼いでいるかどうか、そしてどれだけ稼いでいるかを簡単に確認し、より多くの投資家を引き付け、従業員を幸せに保ち、日々の経費を賄うことができます。

5.予算を守り、衝動買いを減らすのに役立ちます

経費の追跡により、各予算カテゴリですでに費やした金額と、さらに多くを費やすことができる金額を知ることができます。 あなたが常に持っている金額を知っていることはあなたが不必要なコストを削減するのを助けることができます。

さらに、それはあなたが衝動的にそして無謀にではなく、意識的にあなたのお金を使うようにあなたを動機づけるでしょう。 苦労して稼いだお金を些細なこと（まだ履いたことのない新しいブーツ）に浪費したことを書き留める必要があることを知っていると、実際にそれが必要かどうかを考え直すことになります。 ですから、次に買い物中にドーパミンのヒットを短時間で経験するときは、 「本当にこれが必要ですか？」と自問してみてください。

6.時間通りに問題を解決するのに役立ちます

あなたがあなたの支出を追跡するとき、あなたはあなたが常にどれだけのお金を持っているかを知っています。 つまり、銀行口座から一定の金額がなくなると、気付くでしょう。 アカウントが侵害されたかどうかを確認する場合は、後で行うよりも早く知る方がよいでしょう。 そうすれば、問題をできるだけ早く解決するために必要な手順を実行できます。

発生する可能性のある問題は詐欺だけではありません。予期しないコストがいつでも発生する可能性があります。 あなたがあなたの財政を管理しているとき、あなたがあなたの毎月のお金の管理を自由にスタイリングしているならば、彼らは彼らがそうすることができるほど大きな問題ではありません。

経費を追跡する方法は？

あなたが中小企業の所有者であるか個人であるかにかかわらず、帳簿のバランスを取り、予算内にとどまるために、あなたはあなたのために仕事をする効率的な経費追跡システムを開発する必要があります。 支出をどの程度正確に監視する必要があるかについて、厳密に「固定」または「定義」された方法はありません。 ただし、個人または中小企業の所有者であるかどうかにかかわらず、経費を効率的に追跡するために実行できる5つの普遍的な手順を慎重に選択しました。

ステップ1：経費を分類する

あなたがあなたの支出を分類し始めるとき、あなたはあなたの財政のより良い把握を得る。 したがって、一見古風でありながら非常に効果的な分類方法であるエンベロープバジェットを紹介します。

この方法は、食品、公共料金、事務用品、娯楽などの各支出カテゴリで使用できる金額を事前に決定するのに役立ちます。各カテゴリの予算を慎重に見積もるときは、実際の封筒に入れてください。 このように、あなたはあなたが自由に使えるお金の量について明確な洞察を持ち、過剰な支出を避けるでしょう。 さらに、経費を分類するためのより現代的な方法を好む場合は、同じ原則で機能する技術ツールを選択してください。 経費を分類すると、予算をより賢く管理したり、普通預金口座を作成したりするのに役立ちます（特定の封筒にいくらかのお金が残っている場合は、それを貯蓄に追加できます）。

ビジネスに関する限り、おそらくあなたの経費を分類するための実際のエンベロープ方法は最も便利ではありません。 逆に、時間の経過に伴う傾向をよりよく理解するために、支出をカテゴリに自動的に整理する会計ソフトウェアを見つけてください。

とはいえ、経費をさまざまなカテゴリに分類すると、経費の全体像を把握し、悪い支出習慣を解消するのに役立ちます。

ステップ2：定期的に経費を追跡する

理想的には、あなたがそれらを作ったらすぐにあなたの費用を追跡するべきです。 すべての支出は、それ以上の遅延なしに会計処理および記録される必要があります。 あなたはそれらの支出を記録するために定期的な習慣を身につける必要があります。そうしている間のだらしなさはあなたにもあなたの予算にも役に立たないからです。

そうは言っても、毎日または毎週のリマインダーを設定して、より良い予算の習慣を構築し、二度と経費を見逃すことはありません。

ビジネスオーナーとして、従業員の営業時間を手動で追跡することは、ひどく非効率に聞こえます。 逆に、従業員の時間（請求可能または請求不可）を追跡し、それらの時間をオンラインタイムシートに自動的に記録する時間追跡ソフトウェアを使用します。 リマインダーを設定し、あなたまたはあなたの従業員の時間を追跡することは、あなたが組織的な方法であなたの経費を監視するのを助けることができます。 そうすることで、たとえば、請求書の支払いを忘れたり、時間どおりに従業員に支払いをしたりすることを忘れることはありません。

ステップ3：完全な紙の証跡を保持する

これは、引き出しに何十枚もの紙を積み上げる必要があるという意味ではありません。 手始めに、個人的な経費を管理するときは、家の周りにあるすべての財務書類やその他の貴重な書類を集めてください。 次に、領収書、税務記録、証明書、保証、ポリシーなどのカテゴリ別にファイルフォルダーに整理します。従来のファイルフォルダーを使用したくない場合は、クラウドコンピューティングテクノロジーを選択して、ドキュメントをデジタルで保存できます。

中小企業は、請求書、銀行取引明細書、給与記録、およびその他のビジネス関連の支出を整理して、それに応じてIRS要件を満たすことができるように、実行可能な記録管理システムを備えている必要があります。

どの方法を選択しても、それに応じて経費を追跡するには、貴重な書類を分類して保管することが不可欠です。 最近購入した電話からの領収書がいつ必要になるかはわかりません（不良品を購入し、正常に返品する場合は、専門家からアドバイスを受けてください）。

ステップ4：毎月の経費報告書を保管する

経費を（手作業またはデジタルで）記録したので、毎月分析して確認するのが賢明です。 このようにして、お金がどこに行ったかを確認したり、変更を実装したり、消費習慣を変更したりする必要があるかどうかを検討できます。

そうは言っても、すべてを追跡して書き留めるか（従来のレポート保持が必要な場合）、データをPDF、CSV、またはExcelレポートにエクスポートすることで自動的に機能する予算作成アプリを選択できます。

ビジネスオーナーは、レポートをデジタルでエクスポートすることもできます（デジタル時代に手作業でエクスポートするのは面倒です）が、月末の貸借対照表、キャッシュフロー、利益、または潜在的な損失を分析することもできます。 このようにして、彼らは自分たちの資本、資産、負債について洞察を得ることができ、あるいはおそらく予期しない出費に備えておくことができます。

このステップは、家計を守り、ビジネスを成功させるために（または特定の財務目標を達成するために）重要であると結論付けることができます。 毎月の記録と経費の分析は、きっとあなたに安心をもたらすことができます。

ステップ5：経費追跡に適したツールを見つける

あなたの経費を記録する完璧な方法はありません。 簡単な経費元帳や手作業で購入を書き留める小切手帳を快適に使用できる人もいれば、外出先でお金を追跡するための機能豊富な予算管理アプリを好む人もいます。 会計ソフトウェアまたはスプレッドシートソフトウェアは、個人的な目的とビジネス上の目的の両方に使用できます。 あなたの「スタイル」とあなたに最適なものを見つけてください—選択はすべてあなた次第です。

ただし、このセクションでは、慎重に検討して試してみた8つの経費追跡アプリを紹介します。 これらのアプリは時間を節約するだけでなく、家庭と企業の両方に適用できます。 始めましょう。

Clockify

Clockifyを使用すると、時間、走行距離、日数、プロジェクト関連の費用、給与などの固定料金、残業代、払い戻しなど、世帯または従業員の単位ベースの費用を簡単に追跡および記録できます。費用に単位がある場合は、金額は自動的に計算され、設定で単価を変更することもできます。

さらに、会計目的で領収書を添付し、最大5MBのファイルサイズのさまざまな保存オプション（.png、.pdfなど）から選択します。

Clockifyで経費を作成する方法は次のとおりです。

ドロップダウンメニューで必要な経費カテゴリが見つからなくても心配しないでください。 Clockifyでは、経費を記録するときにすぐに利用できる経費カテゴリをカスタム作成できます。 既存の経費に影響を与えることなく、都合の良いときに経費カテゴリを編集またはアーカイブします。 Clockifyは、管理者が他の人の新しい経費を表示、編集、または追加したり、パス日付の追加または編集経費をロックしたりすることを提供します。

Clockifyの経費追跡機能では、次のものを作成することもできます。

• 請求書

カスタム請求書を作成し、日付範囲とその表示方法（プロジェクト、ユーザー、カテゴリなど）を選択します。 追跡された経費に影響を与えることなく、後でそれらを編集します。 請求可能な未請求の費用のみが請求書にインポートされることに注意してください。

• レポート

後で、事前定義された範囲レポート（今月、今年など）またはカスタムメイドのレポートを作成するか、ユーザー、カテゴリ、ステータスなどの基準でフィルタリングします。 最後に、それらをCSVまたはExcelファイルでエクスポートします。

• テンプレート

無料の経費報告書テンプレートを使用して、ビジネス関連の経費の払い戻しを求めます。 出張費、プロジェクト費、クライアントとの昼食費、出張中の宿泊費など、さまざまなテンプレートを利用できます。

Clockifyの概要：

カスタム経費カテゴリを簡単に作成し、

ユニットベースの費用を自動的に計算し、

カスタム請求書を作成し、

事前定義またはカスタムメイドのレポートを作成し、

無料の経費報告書テンプレートを提供し、

個人、チーム、企業に適しています。

支出する

Expensifyは、経費管理と領収書の追跡を自動化するために使用されるツールです。

Expensifyは外出先で経費報告書を作成するため、出張を頻繁に行う人に最適です。 もう1つの優れた機能は、領収書のスキャンと写真撮影の両方が可能であり、アプリが自動的に領収書を読み取り、データをログに記録すると同時に、カテゴリ別に経費を整理できることです。

さらに、銀行口座をExpensifyにリンクして経費を自動的にインポートしたり、GPSにリンクしてマイレージ経費を簡単に計算したりできます。

最後に、Expensifyは、共有またはダウンロードするための経費報告書を自動的に生成して送信します。

概要の費用：

経費データをスキャンして自動的に記録し、

レポートを自動的にエクスポートします。

銀行口座またはGPSと同期して、マイレージ費用を追跡します。

世界クラスのセキュリティ基準で保護されているため、安全に使用できます。

ビジネスに適しています。

Intuit-Quickbooks

Intuit Quickbooksは、小規模で成長している企業向けのスマートな会計ツールです。 サインアップするときは、サイトが特定の種類のビジネスに対応できるように、いくつかの質問に答える必要があります。 Quickbooksは、ユーザーフレンドリーなインターフェイスで整理された状態を維持するのに役立ちます。 領収書をスキャンして事業費に添付するか、マイレージを追跡して、マイルの記録を簡単にします。

QuickBooks Self-Employedは、（アプリの名前が示すように）自営業の場合、ビジネスと個人の経費を簡単に分離しながら、両方を効率的に追跡および管理できるため、驚くべき追加機能です。 また、税金を見積もり、税務準備ソフトウェアTurboTaxと同期して、課税プロセスを容易にします。

Intuit Quickbooksの概要：

領収書をキャプチャしてスキャンし、

経費を自動的に分類して整理し、

個人的な支出からビジネスを分類し、

納税期限を思い出させます、

個人や企業に適しています。  

Intuit-Mint

Intuitによるみんなのお気に入りのアプリを続ける—Mintはパーソナルファイナンスツールです。 この強力なアプリを使用すると、次のことができます。

• すべてのアカウント（小切手または普通預金、クレジットカード、ローン、投資、住宅ローンなど）を接続し、リンクされたすべてのアカウントのトランザクションを表示します。
• サブスクリプションの費用が増加した場合、または請求書の期日が来た場合に通知を受け取ります。
• パーソナライズされた予算を作成し、
• カテゴリ別に支出を追跡し、
• あなたのクレジットスコアを監視します。

そのすべてが、誰もが利用できるユーザーフレンドリーなインターフェースに詰め込まれています。 ミントは、家計を維持し、家のために貯金する、将来に備えるなどのカスタム目標であなたの消費習慣を改善するのに最適です。

Intuit Mintの概要：

予算を整理し、合理化された方法でキャッシュフローを管理します。

請求書の期日を監視し、

保存を奨励し、

使いやすいインターフェース、

あなたの支出に応じてあなたの予算を形作ります、

個人使用、自営業者に適しています。

YNAB

YNABはYouNeedA Budgetの略です—そしてあなたは本当にそうします。 作成方法がわからない場合は、この受賞歴のあるアプリがあなたのお茶かもしれません。 彼らの戦略には4つのルールがあります。

1. すべてのドルは、それが使われる前でさえ、「仕事」/目的を与えられるべきです。
2. 大きくて頻度の低い経費（クリスマスプレゼントなど）を、毎月支払うことができる小さなチャンクに分割します。
3. 先を考えてください。たとえば、月末に請求書カテゴリに50ドルが残っている場合は、次の請求書のために残しておいてください。 このように、あなたはあなたがあなたの口座を引き落としたままにしないようにあなたが請求書を支払うためのあなたの予算を積み上げます。
4. あなたの支出に目的を持って、あなたの手段の範囲内で生きてください。

YNABはゼロベースの予算編成システムを使用しており、アカウントに$ 0が残るまで、毎月の収入全体を経費カテゴリに割り当てることを提案しています。 このアプリの機能には、支出の追跡、柔軟なデータエクスポート、複数の予算の切り替え、複数のデバイスや多数の銀行との同期が含まれます。

YNABの概要：

経費の優先順位付けを支援し、

請求書の管理と財務目標の達成に最適です。

あなたの財政を管理する上で前向きなアプローチを取ります、

個人使用に適しています。

ウォーリー

ウォーリーはあなたの個人的な財政を管理するためのアプリであり、おそらくあなたの側の喧噪さえも。 手動または領収書の写真を撮ることによって、経費を追跡し、分類することができます。

彼らはあなたが節約するのを助けることを目指しているので、あなたは次のことができます：

• あなたの収入を追跡し、毎月のあなたの予測される節約を見てください、
• あなたのニーズに合う予算、
• 進捗状況を追跡し、
• 他の多くの機能の中でも、リアルタイムの更新で責任を負います。

ウォーリーの概要：

貯蓄目標を設定することで貯蓄習慣を促進します（新車の購入、家のリフォームなど）。

銀行の同期、

あなたの予算を監視し、

そのユーザーに彼らの財政と支出の全体像を提供し、

個人使用に適しています。

個人資本

パーソナルキャピタルは、フォーブス誌自体による最大の予算編成アプリであると述べられています。 支出とキャッシュフローを追跡するだけでなく、優れた貯蓄ツール、アドバイザリーシステム、投資分析などのおかげで、他のアプリとは一線を画しています。 アカウントをこのアプリにリンクし、綿密な分析とターゲットの推奨事項に従って、退職プランを作成します。 または、より良い財務結果を達成するために投資のバランスを取り直す方法を示す投資チェックツールを使用します。 彼らはあなたがあなたのポートフォリオを議論するために連絡することができる彼ら自身の資本顧問さえ持っています。

個人資本の概要：

純資産の管理に最適です。

投資に関する実践的なアドバイスを提供し、

素晴らしい分析チャート、

投資戦略の策定と長期的な財務目標の達成を支援し、

投資家に適しており、退職基金を計画しています。

PocketGuard

PocketGuardは、フォーブスの最高の予算編成アプリリストでうらやましい位置を獲得したもう1つの予算編成アプリです。 スプレッドシート愛好家は、他のオプションの中でも、トランザクションをExcelにエクスポートできるため、このアプリの使用を楽しむことができます。 このアプリは生体認証とPINコードで保護されているため、セキュリティの問題について心配する必要はありません。 PocketGuardは、経費報告書のカスタマイズに役立つ円グラフを使用して、財務と経費の全体像を提供します。

PocketGuardは、名前自体が示すように、ポケットを「保護」します。 それはあなたにすべての請求書と他の費用を支払った後にあなたがどれくらいのお金を持っているかについてあなたに明確な洞察を与えます。 たとえば、毎月の請求書を支払う場合、PocketGuardは現在の残高について通知し、節約の目標を達成するのに役立ちます。

彼らはあなたがあなたのお金をよりよく管理する方法、借金を避ける方法、予算を守る方法などに関する実用的なヒントとコツを見つけることができる素晴らしいブログを持っています。

PocketGuardの概要：

使いすぎを防ぎます、

長期的な節約目標の設定に役立ちます。

個人使用に適しています。

結論

経費の追跡は、ビジネスのために行う必要がある場合でも、個人の財政を次のレベルに引き上げようとしている場合でも、便利な方法です。 それはあなたがあなたの財政を管理し、あなたがあなたの財政目標に集中し続け、支出の問題を明らかにし、ビジネス予測をより簡単にし、そしてあなたがあなたの予算に固執しそしてあなたができるだけ早く起こるかもしれない最終的な問題を解決するのを助けます。