Fără descurajare de munca hibridă, companiile optează pentru birouri mai mari, mai inteligente și mai ecologice

Publicat: 2022-09-21

Patru din cinci factori de decizie de birou spun că organizația lor are nevoie de un birou pentru a funcționa.

Pe măsură ce companiile își ușurează planurile de lucru post-pandemie, întrebările despre ce să facă cu spațiile de birouri sunt mari. Funcționează biroul de dinainte de pandemie pentru nevoile de talent de astăzi? Are sens să ai un birou într-o lume în care munca de la distanță a devenit omniprezentă?

Pentru a ajuta liderii de afaceri să decidă ce să facă cu biroul lor, Capterra a chestionat [*] peste 300 de factori de decizie privind spațiile de birouri din companiile din SUA. Ceea ce am aflat este că birourile nu vor merge nicăieri în curând (cu excepția cazului în care sunteți un tip de companie; mai multe despre asta mai târziu). De fapt, pandemia de COVID-19 a oferit angajatorilor oportunitatea perfectă de a-și regândi birourile pentru a le face mai moderne, mai agile și mai potrivite cu viitorul muncii.

Descoperiri cheie
  1. Marea majoritate a angajatorilor consideră că birourile sunt încă esențiale: 80% dintre DM de birou spun că organizația lor are nevoie de un birou pentru a funcționa.
  2. Majoritatea companiilor se mută în birouri mai mari (dar angajatorii de la distanță le elimină) : 76% dintre companii au deja sau intenționează să se mute într-un birou mai mare, dar 69% dintre companiile în care toți angajații vor lucra de la distanță pe termen lung au deja sau intenționează să o facă. să-și elimine complet biroul.
  3. COVID-19 a determinat două schimbări majore în birou : tehnologiile fără contact și sălile de videoconferință dedicate au fost implementate de 44%, respectiv 43% dintre companii, în timpul pandemiei de COVID-19.
  4. ABW și designul biofil sunt tendințele la birou pe care trebuie să le urmăriți: principiile de lucru bazate pe activități (ABW) și design biofil au fost deja sau vor fi implementate în birouri de 86%, respectiv 76% din organizații.

Într-o lume hibridă, birourile sunt critice

Cel mai mare factor care influențează ceea ce vor face companiile cu birourile care avansează este cât de des vor lucra efectiv angajații din ele. În acest sens, un lucru este cert: modelul hibrid, în care angajații își împart timpul lucrând la birou și acasă, a devenit standardul .

În ciuda faptului că doar 20% dintre organizații sunt hibride înainte de COVID-19, datele sondajului nostru arată că 64% intenționează să fie hibride pe termen lung. Aceste planuri sunt consecvente în toate dimensiunile afacerii.

Diagramă cu bare care arată că 64% dintre companii vor fi hibride pe termen lung.

La un moment dat, la începutul pandemiei de COVID-19, biroul era greu. Până în mai 2020, aproape jumătate din toți angajații din SUA lucrau exclusiv de acasă [1] , iar companiile care trebuiau să reducă costurile au fost puternic tentate să renunțe la birourile care rămâneau nefolosite dacă se ivea ocazia.

Pe măsură ce pandemia s-a diminuat, filozofia corporativă față de birouri s-a schimbat. Chiar dacă formatul hibrid înseamnă că lucrătorii nu sunt la birou tot timpul, 80% dintre DM-urile de birou din sondajul nostru spun că compania lor are nevoie de un birou pentru a funcționa. Alți 18% spun că, deși birourile nu sunt necesare din punct de vedere tehnic, beneficiile de a avea unul depășesc costurile.

Graficul circular care arată că 80% dintre companii cred că au nevoie de un birou pentru a funcționa.
La pachet

Cu alte cuvinte, „moartea biroului” a fost foarte exagerată. Birourile vor continua să fie esențiale pentru majoritatea companiilor care vor merge mai departe – pentru a promova colaborarea, pentru a crea o cultură coerentă a companiei și pentru a oferi angajaților un spațiu optimizat pentru a-și îndeplini munca.

Birourile devin din ce în ce mai mari (cu o excepție majoră)

Chiar dacă biroul dvs. este critic, ne-am aștepta ca majoritatea companiilor să își reducă amprenta biroului dacă trec la un model hibrid pe termen lung, pentru a economisi bani (mai puțini angajați la birou la un moment dat înseamnă că este nevoie de mai puțin spațiu în general) . În schimb, găsim opusul.

Când au fost întrebați ce modificări au fost aduse dimensiunii biroului lor în timpul pandemiei de COVID-19, 76% dintre DM-urile intervievate spun că angajatorul lor s-a mutat deja într-un birou mai mare sau intenționează să se mute. Doar 23% au spus același lucru despre mutarea într-un birou mai mic.

Infografică care arată că 76% dintre companii au deja sau plănuiesc să se mute într-un birou mai mare.

Ceea ce pare contraintuitiv la suprafață are sens atunci când luați în considerare doi factori critici:

  1. Afacerea medie este în creștere: de la începutul anului 2021, numărul de angajări făcute de companiile din SUA a crescut constant, în ciuda cifrei de afaceri mai mari cauzate de Marea Demisie. [2] Chiar și într-un format hibrid, companiile încă au nevoie de birouri mai mari pentru a găzdui un număr crescut de angajați.
  2. Companiile doresc spații de lucru mai flexibile: atunci când li s-a cerut să clasifice cei mai importanți factori pe care angajatorul lor ia în considerare atunci când proiectează birouri, DM-urile de birou au clasat flexibilitatea (56%) doar în urma productivității (63%) în sondajul nostru. În loc să înghesuiască lucrătorii într-un concept universal, companiile optează pentru spații mai mari pentru a permite medii de lucru mai flexibile (mai multe despre asta mai târziu).

Pentru companiile în care toți angajații vor lucra de acasă pe termen lung, totuși, biroul reprezintă o cheltuială inutilă. Drept urmare, 69% dintre DM-urile de birou de la astfel de companii spun că au deja sau intenționează să-și elimine complet biroul.

Diagramă circulară care arată că majoritatea angajatorilor de la distanță au deja sau intenționează să-și elimine birourile.

Pentru startup-urile de la distanță și companiile mici cu angajați răspândiți în toată țara, a nu avea deloc birou devine o modalitate populară de a reduce costurile.

COVID-19 a accelerat adoptarea tehnologiei contactless și a sălilor de videoconferințe

Aprofundând în designul birourilor, constatăm că două tendințe de design au luat amploare în timpul pandemiei de COVID-19. Prima este tehnologiile fără contact, adică utilizarea cardurilor de cheie, a smartphone-urilor sau a altor dispozitive pentru a debloca sau deschide puncte de acces la birou fără ca angajații să fie nevoiți să le atingă fizic.

Patruzeci și patru la sută dintre DM de birou din sondajul nostru spun că organizația lor a implementat tehnologii fără contact în timpul pandemiei de COVID-19.

Graficul circular care arată că 44% dintre companii au adoptat tehnologii fără contact în biroul lor în timpul pandemiei.

Când sănătatea și siguranța lucrătorilor au devenit o prioritate critică în apogeul pandemiei de COVID-19, tehnologiile fără contact au devenit o actualizare obligatorie a biroului pentru a atenua răspândirea virusului.

Nu numai că tehnologiile fără contact elimină suprafețele partajate (cum ar fi clatele ușilor) care facilitează răspândirea germenilor, dar le permit și angajatorilor să mențină controale mai stricte de acces pentru a impune limite de capacitate mai mici. Dacă un lucrător nu ar fi trebuit să fie la birou la o anumită zi sau oră, tehnologia pur și simplu nu ar permite accesul.

Departe de un ponei pandemic cu un singur truc, tehnologiile fără contact vor continua să ofere valoare în domenii precum securitatea. Încuietorile inteligente fără contact, de exemplu, folosesc identificatori unici de pe carduri sau aplicații pentru telefon pentru a lua jurnalele detaliate despre cine a intrat în fiecare punct de acces dintr-un birou și când.

O imagine a unui angajat care descuie ușa unui birou cu smartphone-ul.
Un exemplu de blocare a ușii de birou fără contact [3]

Cealaltă tendință de birou care a decolat în timpul pandemiei este sălile dedicate pentru videoconferințe, care au echipamente audio și video îmbunătățite, optimizate pentru experiența întâlnirii video. Pe măsură ce întâlnirile video au preluat lumea muncii, 43% dintre DM-urile de la birou ne spun că afacerea lor a implementat săli de videoconferință dedicate în biroul lor.

Diagramă circulară care arată că 43% dintre companii au implementat săli de videoconferință dedicate în birourile lor în timpul pandemiei.

În comparație cu un telefon, laptop sau alt dispozitiv cu un singur utilizator, sălile de videoconferință dedicate oferă o experiență de întâlnire web mai bună pentru grupuri, folosind ecrane mai mari, camere mai bune, difuzoare mai puternice și microfoane mai eficiente. Pe lângă faptul că oferă angajaților o cameră optimizată pentru o întâmplare obișnuită, sălile dedicate de videoconferință îi ajută și pe angajatori să standardizeze hardware-ul și aplicațiile utilizate pentru întâlniri, reducând vulnerabilitățile de securitate.

Următoarele tendințe mari de birou? Lucru bazat pe activitate și design biofil

Datele noastre arată că companiile au făcut deja schimbări majore în birourile lor în timpul pandemiei. Dar la ce fel de modificări de design de birou ar trebui să ne așteptăm în continuare? Primul se numește lucru bazat pe activități sau „ABW” pe scurt.

ABW este un concept de design care scapă de ideea că angajații stau la birou toată ziua. În schimb, angajații se deplasează în diferite zone ale biroului care sunt optimizate pentru diferite tipuri de activități de lucru, după cum este necesar.

Un angajat poate merge într-o nișă retrasă pentru a lucra singur cu capul în jos, apoi la un „cartier” de birou cu colegii săi pentru a ajunge din urmă la proiectele de grup și, în cele din urmă, într-o zonă cu bancuri de lucru defalcate pentru o rapidă. întâlnirea cu managerul lor — toate în aceeași zi.

O redare a unui birou conceput în jurul muncii bazate pe activitate.
Un exemplu de birou conceput în jurul muncii bazate pe activități [4]

Scoaterea angajaților din vechile obiceiuri poate fi o provocare (primii care adoptă ABW au descoperit că angajații se întorceau în mod obișnuit la biroul lor atunci când nu trebuia) și doar timpul va spune dacă ABW își păstrează beneficiile pe termen lung după ce noutatea a dispărut, dar cercetările inițiale arată promițătoare. Un studiu din 2018 a constatat că lucrătorii din birourile proiectate de ABW erau mai puțin sedentari și mai mulțumiți de mediul lor fizic de lucru în general. [5]

În timp ce mai puțin de o treime dintre companii (31%) au folosit conceptele ABW în biroul lor înainte de pandemie, constatăm că majoritatea (55%) fie au implementat ABW în timpul pandemiei, fie intenționează să implementeze ABW în viitor.

O diagramă circulară care arată că 86% dintre companii au deja sau intenționează să implementeze ABW în birourile lor.

O altă tendință de design de birou care face valuri se numește design biofil. Menit să reducă epuizarea angajaților, designul biofil se concentrează pe aducerea elementelor naturale în birou. Celebrul birou „Spheres” al Amazon din Seattle este un exemplu excelent în acest sens: ferestre mari pentru mai multă lumină solară, o multitudine de plante și elemente de design natural și difuzoare care redă sunete ale naturii – toate pentru a face locul de muncă un pic mai calm și mai zen.

Un exemplu de design biofil în Sferele Amazon [6]

Efectul cumulat al acestor elemente naturale asupra stării de spirit a lucrătorilor poate fi substanțial. Într-un studiu din 2020, participanții în medii biofile au avut răspunsuri de recuperare constant mai bune după ce s-au confruntat cu stres în comparație cu cei din medii non-biofile. [7]

Similar cu ABW, doar una din patru companii din sondajul nostru a implementat elemente de design biofil în birourile lor înainte de COVID-19. Dar constatăm că mai mult de jumătate (51%) fie au implementat design biofil în timpul pandemiei, fie au planuri să implementeze design biofil în viitorul apropiat.

Diagramă circulară care arată că 76% dintre companii au deja sau intenționează să implementeze design biofil în birourile lor.

O recesiune ar putea opri schimbările de birou

În loc să-și abandoneze birourile, datele noastre arată că companiile muncesc din greu nu numai pentru a face birourile mai viabile pentru viitorul muncii, ci și pentru a le face destinații atractive pentru angajații care s-au obișnuit cu biroul lor de acasă. Există o singură problemă: o potențială recesiune ar putea schimba totul.

De fapt, 65% dintre DM de birou din sondajul nostru spun că posibilitatea unei recesiuni a modificat deja planurile de birou ale organizației lor. S-ar putea să amânați singuri schimbările mari de birou până când veți înțelege profitul financiar dintr-o recesiune majoră.

Indiferent dacă îl renovați acum sau mai târziu, a avea un birou readaptat pentru nevoile muncii hibride ar trebui să fie o prioritate critică pentru majoritatea angajatorilor. Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți să vă actualizați biroul, Gartner constată că 70% dintre organizații încep o călătorie inteligentă la birou prin implementarea unui sistem integrat de management la locul de muncă sau a unei aplicații de programare a resurselor. [8]

Dacă v-a plăcut acest raport, consultați câteva dintre celelalte cercetări ale Capterra privind cele mai recente tendințe de management al talentelor:

  • Prieteni la serviciu? Angajații de astăzi nu sunt interesați
  • Pentru a atrage talente, 65% dintre companii măresc salariile angajaților noi – și frustrează angajații titulari în proces
  • Oboseala de schimbare agravează epuizarea angajaților

Metodologie

* Sondajul Capterra 2022 privind spațiile de birouri a fost efectuat în august 2022 în rândul a 301 de factori de decizie privind spațiile de birouri din cadrul companiilor din SUA. Respondenții au fost selectați pentru trei criterii: 1) fiecare trebuia să fie la nivelul directorului sau mai sus la angajatorul lor, 2) fiecare trebuia să aibă cunoștințe extinse despre spațiul de lucru și planurile imobiliare la angajatorul lor și 3) angajații de la respondent. angajatorul a trebuit să lucreze în principal dintr-un birou înainte de pandemia de COVID-19. Scopul acestui sondaj a fost de a înțelege amprenta biroului și alegerile de design pe care companiile le-au făcut sau intenționează să le facă în urma COVID-19 și a altor schimbări semnificative în modul în care lucrăm.

Surse

  1. Un experiment de doi ani, cu 50 de milioane de persoane, pentru a schimba modul în care lucrăm, New York Times
  2. Niveluri de locuri de muncă, angajări și separări, ajustate sezonier, Biroul de Statistică a Muncii
  3. Cum să utilizați accesul mobil pentru afacerea dvs., Kisi
  4. Pagina de Facebook RAW Design Consultants, Facebook
  5. Impactul muncii bazate pe activitate (ABW) asupra activității la locul de muncă, comportamentelor alimentare, productivității și satisfacției, Jurnalul Internațional de Cercetare a Mediului și Sănătate Publică
  6. Intră în sferele Amazonului. Iată cum., The Seattle Times
  7. Efectele mediului interior biofil asupra recuperării stresului și anxietății: un experiment între subiecți în realitate virtuală, Environment International
  8. Creați birouri inteligente care optimizează experiența, siguranța și bunăstarea angajaților, Gartner