Hibrit Çalışmadan Korkmayan Şirketler Daha Büyük, Daha Akıllı, Daha Yeşil Ofisleri Tercih Ediyor

Şirketler pandemi sonrası çalışma planlarını kolaylaştırdıkça, ofis alanlarıyla ne yapılacağına dair sorular da artıyor. Pandemi öncesi ofis, günümüzün yetenek ihtiyaçları için çalışıyor mu? Uzaktan çalışmanın her yerde olduğu bir dünyada bir ofise sahip olmak mantıklı mı?

İş liderlerinin ofisleriyle ne yapacaklarına karar vermelerine yardımcı olmak için Capterra, ABD şirketlerindeki 300'den fazla ofis alanı karar vericisiyle anket yaptı ^[*] . Öğrendiğimiz şey, ofislerin yakın zamanda hiçbir yere gitmeyeceğidir (tek tip bir şirket değilseniz; daha sonra). Aslında COVID-19 salgını, işverenlerin ofislerini daha modern, daha çevik ve işin geleceğine daha uygun hale getirmek için yeniden düşünmeleri için mükemmel bir fırsat sağladı.

Hibrit bir dünyada ofisler kritik öneme sahiptir

İşletmelerin ileriye giden ofislerle ne yapacağını etkileyen en büyük faktör, çalışanların gerçekte ne sıklıkta çalışacaklarıdır. Bu konuda kesin olan bir şey var: Çalışanların evde ve ofiste çalışarak zamanlarını böldüğü hibrit model artık standart haline geldi .

COVID-19'dan önce kuruluşların yalnızca %20'si hibrit olmasına rağmen, anket verilerimiz %64'ünün uzun vadeli hibrit olmayı planladığını gösteriyor. Bu planlar, işletme boyutları arasında tutarlıdır.

COVID-19 pandemisinin başlarında bir noktada, ofis ölü ağırlıktaydı. Mayıs 2020'ye kadar, tüm ABD çalışanlarının yarısına yakını yalnızca evden çalıştı ^[1] ve maliyetleri düşürmesi gereken işletmeler, fırsat ortaya çıkarsa kullanılmayan ofisleri ortadan kaldırmak için güçlü bir şekilde cezbedildi.

Pandemi azaldıkça, ofislere yönelik kurumsal felsefe değişti. Hibrit format, çalışanların her zaman ofiste olmadığı anlamına gelse de, anketimize göre ofis DM'lerinin %80'i, şirketlerinin çalışması için bir ofise ihtiyacı olduğunu söylüyor. Diğer %18'lik bir kısım da ofisler teknik olarak gerekli olmasa da bir ofis sahibi olmanın faydalarının maliyetlerden daha ağır bastığını söylüyor.

Ofisler büyüyor (bir büyük istisna dışında)

Ofisiniz kritik olsa bile, paradan tasarruf etmek için uzun vadede hibrit bir modele geçiyorlarsa çoğu işletmenin ofis ayak izini küçültmesini bekleriz (bir seferde ofiste daha az çalışan, genel olarak daha az alana ihtiyaç duyulduğu anlamına gelir) . Bunun yerine, tam tersini buluyoruz.

COVID-19 salgını sırasında ofislerinin boyutunda ne gibi değişiklikler yapıldığı sorulduğunda, ankete katılan ofis DM'lerinin %76'sı işverenlerinin daha büyük bir ofise taşınmayı planladığını veya planladığını söylüyor. Sadece %23'ü daha küçük bir ofise taşınma konusunda aynı şeyi söyledi.

Yüzeyde mantıksız görünen şey, iki kritik faktörü göz önünde bulundurduğunuzda mantıklı geliyor:

1. Ortalama iş büyüyor: 2021'in başından bu yana, Büyük İstifa'nın neden olduğu yüksek ciroya rağmen, ABD'li işletmeler tarafından yapılan işe alımların sayısı istikrarlı bir şekilde artıyor. ^[2] Karma bir formatta bile, şirketlerin artan personel sayısını karşılamak için daha büyük ofislere ihtiyacı var.
2. Şirketler daha esnek çalışma alanları istiyor: İşverenlerinin ileriye dönük ofisler tasarlarken göz önünde bulundurduğu en önemli faktörleri sıralamaları istendiğinde, ofis DM'leri anketimizde esnekliği (%56) verimliliğin (%63) arkasında sıraladı. Şirketler, çalışanları herkese uyan tek bir konsepte sıkıştırmak yerine, daha esnek çalışma ortamlarına izin vermek için daha geniş alanları tercih ediyor (bununla ilgili daha fazla bilgi ileride).

Ancak tüm çalışanlarının uzun süre evden çalışacağı şirketler için ofis gereksiz bir masraf anlamına gelir. Sonuç olarak, bu tür işletmelerdeki ofis DM'lerinin %69'u zaten ofislerini tamamen ortadan kaldırmayı planladıklarını söylüyor.

Uzak startup'lar ve ülke geneline yayılmış çalışanları olan küçük şirketler için, hiç ofisi olmaması, maliyetleri düşürmenin popüler bir yolu haline geliyor.

COVID-19, temassız teknoloji ve video konferans odalarının benimsenmesini hızlandırdı

Ofis tasarımının derinliklerine indiğimizde, COVID-19 pandemisi sırasında iki tasarım trendinin yükselişe geçtiğini görüyoruz. Birincisi, çalışanların fiziksel olarak dokunmasına gerek kalmadan ofis erişim noktalarının kilidini açmak veya açmak için anahtar kartların, akıllı telefonların veya diğer cihazların kullanımı olan temassız teknolojilerdir.

Anketimize katılan ofis DM'lerinin yüzde kırk dördü, kuruluşlarının COVID-19 salgını sırasında temassız teknolojiler uyguladığını söylüyor.

COVID-19 pandemisinin zirvesinde çalışanların sağlığı ve güvenliği kritik bir öncelik haline geldiğinde, temassız teknolojiler virüsün yayılmasını azaltmak için olmazsa olmaz bir ofis yükseltmesi haline geldi.

Temassız teknolojiler yalnızca mikropların yayılmasını kolaylaştıran ortak yüzeyleri (kapı kolları gibi) ortadan kaldırmakla kalmaz, aynı zamanda işverenlerin daha düşük kapasite sınırlarını zorlamak için daha sıkı erişim kontrolleri sürdürmelerine olanak tanır. Bir işçinin belirli bir gün veya saatte ofiste olması gerekmiyorsa, teknoloji erişime izin vermezdi.

Bununla birlikte, tek hileli bir pandemik midilli olmaktan çok, temassız teknolojiler güvenlik gibi alanlarda değer sağlamaya devam edecek. Örneğin, temassız akıllı kilitler, bir ofiste her erişim noktasına kimin ne zaman girdiğine dair ayrıntılı günlükler almak için anahtar kartlarından veya telefon uygulamalarından benzersiz tanımlayıcılar kullanır.

Pandemi sırasında ortaya çıkan diğer ofis trendi, görüntülü toplantı deneyimi için optimize edilmiş gelişmiş ses ve video ekipmanlarına sahip özel video konferans odalarıdır. Görüntülü toplantılar iş dünyasını ele geçirdiğinden, ofis DM'lerinin %43'ü bize işletmelerinin ofislerinde özel video konferans odaları uyguladığını söylüyor.

Bir telefon, dizüstü bilgisayar veya diğer tek kullanıcılı cihazlarla karşılaştırıldığında, özel video konferans odaları, daha büyük ekranlar, daha iyi kameralar, daha yüksek hoparlörler ve daha etkili mikrofonlar kullanarak gruplar için daha iyi bir web toplantısı deneyimi sağlar. Özel video konferans odaları, çalışanlara artık yaygın bir durum için optimize edilmiş bir oda sağlamanın yanı sıra, işverenlerin toplantılar için kullanılan donanım ve uygulamaları standartlaştırmasına yardımcı olarak güvenlik açıklarını azaltır.

Bir sonraki büyük ofis trendleri? Aktiviteye dayalı çalışma ve biyofilik tasarım

Verilerimiz, şirketlerin pandemi sırasında ofislerinde zaten büyük değişiklikler yaptığını gösteriyor. Ancak ileriye doğru ne tür ofis tasarımı değişiklikleri beklemeliyiz? Birincisi, faaliyete dayalı çalışma veya kısaca “ABW” olarak adlandırılır.

ABW, çalışanların tüm gün masa başında kaldığı düşüncesinden kurtulan bir tasarım konseptidir. Bunun yerine, çalışanlar gerektiğinde farklı iş faaliyetleri için optimize edilmiş ofisin farklı alanlarına hareket ederler.

Bir çalışan, baş aşağı solo işlerini yapmak için gözlerden uzak bir oyuğa gidebilir, daha sonra grup projelerini takip etmek için iş arkadaşlarıyla birlikte bir masa "mahallesine" gidebilir ve son olarak hızlı bir şekilde çalışma tezgahları olan bir alana gidebilir. yöneticileriyle aynı gün içinde buluşuyor.

Çalışanları eski alışkanlıklardan kurtarmak zor olabilir (ABW'yi ilk benimseyen kişiler, çalışanların, olması gerekmeyen zamanlarda rutin olarak masalarına döndüklerini keşfettiler) ve ABW'nin faydaların yenilik etkisini yitirdikten sonra uzun vadede devam edip etmediğini yalnızca zaman gösterecek. ancak ilk araştırmalar umut vaat ediyor. 2018 yılında yapılan bir araştırma, ABW tasarımlı ofislerdeki çalışanların daha az hareketsiz ve genel olarak fiziksel çalışma ortamlarından daha memnun olduklarını buldu. ^[5]

Şirketlerin üçte birinden azı (%31) pandemiden önce ofislerinde ABW kavramlarını kullanırken, çoğunluğun (%55) ya pandemi sırasında ABW uyguladığını veya gelecekte ABW'yi uygulamayı planladığını görüyoruz.

Dalgalar yaratan bir diğer ofis tasarımı trendi ise biyofilik tasarım olarak adlandırılıyor. Çalışanların tükenmişliğini azaltmayı amaçlayan biyofilik tasarım, ofise doğal unsurları getirmeyi merkeze alıyor. Amazon'un Seattle'daki ünlü “Spheres” ofisi bunun en iyi örneğidir: Daha fazla güneş ışığı için büyük pencereler, çok sayıda bitki ve doğal tasarım öğesi ve doğa sesleri çalan hoparlörler - bunların tümü işyerini biraz daha sakin ve zenci hale getirmek için.

Bu doğal unsurların işçi ruh hali üzerindeki kümülatif etkisi önemli olabilir. 2020 yılında yapılan bir çalışmada, biyofilik ortamlardaki katılımcılar, stres yaşadıktan sonra biyofilik olmayan ortamlardaki katılımcılara kıyasla sürekli olarak daha iyi iyileşme tepkilerine sahipti. ^[7]

ABW'ye benzer şekilde, anketimize katılan her dört şirketten sadece biri, COVID-19'dan önce ofislerine biyofilik tasarım unsurlarını uygulamıştı. Ancak, yarısından fazlasının (%51) ya pandemi sırasında biyofilik tasarım uyguladığını ya da yakın gelecekte biyofilik tasarımı uygulama planlarının olduğunu görüyoruz.

Durgunluk ofis değişikliklerini durma noktasına getirebilir

Verilerimiz, ofislerini terk etmek yerine, şirketlerin yalnızca ofisleri işin geleceği için daha uygun hale getirmek için değil, aynı zamanda ev ofislerine alışmış çalışanlar için cazip yerler haline getirmek için çok çalıştığını gösteriyor. Sadece bir sorun var: potansiyel bir durgunluk her şeyi alt üst edebilir.

Aslında, anketimize katılan ofis DM'lerinin %65'i, bir durgunluk olasılığının kuruluşlarının ofis planlarını zaten değiştirdiğini söylüyor. Büyük bir resesyondan kaynaklanan finansal düşüş anlaşılana kadar büyük ofis değişikliklerini kendiniz erteliyor olabilirsiniz.

İster şimdi ister daha sonra yeniliyor olun, hibrit çalışmanın ihtiyaçları için yenilenmiş bir ofise sahip olmak, çoğu işveren için kritik bir öncelik olmalıdır. Ofisinizi güncel hale getirmeye nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, Gartner, kuruluşların %70'inin entegre bir iş yeri yönetim sistemi veya bir kaynak planlama uygulaması dağıtarak akıllı bir ofis yolculuğuna başladığını tespit ediyor. ^[8]

metodoloji

*Capterra'nın 2022 Ofis Alanı Araştırması, Ağustos 2022'de ABD şirketlerindeki 301 ofis alanı karar vericisi arasında gerçekleştirildi. Ankete katılanlar üç kriter için tarandı: 1) Her birinin işvereninde yönetici seviyesinde veya üzerinde olması, 2) her birinin işvereninde çalışma alanı ve gayrimenkul planları hakkında kapsamlı bilgiye sahip olması ve 3) katılımcının çalışanı olması gerekiyordu. İşveren, COVID-19 pandemisinden önce öncelikle ofis dışında çalışmak zorundaydı. Bu anketin amacı, işletmelerin COVID-19 ve çalışma şeklimizdeki diğer önemli değişiklikler sonrasında yaptığı veya yapmayı planladığı ofis ayak izini ve tasarım seçimlerini anlamaktı.

Kaynaklar

1. Çalışma Şeklimizi Değiştirmeye Yönelik İki Yıllık, 50 Milyon Kişilik Bir Deney, New York Times
2. İş fırsatları, işe alımlar ve ayrılma seviyeleri, mevsimsellikten arındırılmış, Çalışma İstatistikleri Bürosu
3. İşletmeniz İçin Mobil Erişimi Nasıl Kullanırsınız, Kisi
4. RAW Tasarım Danışmanları Facebook Sayfası, Facebook
5. Faaliyete Dayalı Çalışmanın (ABW) İşyeri Aktivitesi, Yeme Davranışları, Verimlilik ve Memnuniyet Üzerindeki Etkisi, Uluslararası Çevre Araştırmaları ve Halk Sağlığı Dergisi
6. Amazon Kürelerinin içine girin. İşte nasıl., Seattle Times
7. Biyofilik kapalı ortamın stres ve kaygı iyileşmesi üzerindeki etkileri: Sanal gerçeklikte denekler arası bir deney, Environment International
8. Gartner, Çalışan Deneyimini, Güvenliğini ve Refahını Optimize Eden Akıllı Ofisler Oluşturun