Sin desanimarse por el trabajo híbrido, las empresas optan por oficinas más grandes, más inteligentes y más ecológicas

A medida que las empresas se relajan en sus planes de trabajo posteriores a la pandemia, las preguntas sobre qué hacer con los espacios de oficina cobran gran importancia. ¿La oficina previa a la pandemia funciona para las necesidades de talento de hoy? ¿Tiene sentido tener una oficina en un mundo donde el trabajo remoto se ha vuelto omnipresente?

Para ayudar a los líderes empresariales a decidir qué hacer con su oficina, Capterra encuestó ^[*] a más de 300 responsables de la toma de decisiones sobre espacios de oficina en empresas estadounidenses. Lo que aprendimos es que las oficinas no irán a ninguna parte en el corto plazo (a menos que sea un tipo de empresa; hablaremos de eso más adelante). De hecho, la pandemia de COVID-19 ha brindado la oportunidad perfecta para que los empleadores reconsideren sus oficinas para hacerlas más modernas, más ágiles y más acordes con el futuro del trabajo.

En un mundo híbrido, las oficinas son críticas

El factor más importante que influye en lo que las empresas harán con las oficinas en el futuro es la frecuencia con la que los empleados realmente trabajarán fuera de ellas. En este sentido, una cosa es cierta: el modelo híbrido, donde los empleados dividen su tiempo de trabajo en una oficina y en casa, se ha convertido en el estándar .

A pesar de que solo el 20 % de las organizaciones eran híbridas antes de la COVID-19, los datos de nuestra encuesta muestran que el 64 % planea ser híbrido a largo plazo. Estos planes son consistentes en todos los tamaños de empresas.

En un momento temprano de la pandemia de COVID-19, la oficina era un peso muerto. Para mayo de 2020, cerca de la mitad de todos los empleados de EE. UU. trabajaban exclusivamente desde casa ^[1] , y las empresas que necesitaban reducir costos se vieron fuertemente tentadas a eliminar las oficinas que no se utilizaban si surgía la oportunidad.

A medida que la pandemia ha disminuido, la filosofía corporativa hacia las oficinas ha cambiado. Aunque el formato híbrido significa que los trabajadores no están en la oficina todo el tiempo, el 80 % de los DM de oficina de nuestra encuesta dicen que su empresa necesita una oficina para funcionar. Otro 18% dice que si bien las oficinas no son técnicamente necesarias, los beneficios de tener una superan los costos.

Las oficinas son cada vez más grandes (con una gran excepción)

Incluso si su oficina es crítica, esperaríamos que la mayoría de las empresas reduzcan el tamaño de su oficina si se mudan a un modelo híbrido a largo plazo para ahorrar dinero (menos empleados en la oficina a la vez significa que se necesita menos espacio en general) . En cambio, encontramos lo contrario.

Cuando se les preguntó qué cambios se habían realizado en el tamaño de su oficina durante la pandemia de COVID-19, el 76 % de los DM de oficina encuestados dijeron que su empleador ya se mudó o planea mudarse a una oficina más grande. Solo el 23% dijo lo mismo sobre mudarse a una oficina más pequeña.

Lo que parece contradictorio en la superficie tiene sentido cuando se consideran dos factores críticos:

1. El negocio promedio está creciendo: desde principios de 2021, el número de contrataciones realizadas por empresas estadounidenses ha ido en constante aumento, a pesar de la mayor rotación provocada por la Gran Renuncia. ^[2] Incluso en un formato híbrido, las empresas aún necesitan oficinas más grandes para acomodar una mayor cantidad de empleados.
2. Las empresas quieren espacios de trabajo más flexibles: cuando se les pidió que clasificaran los factores más importantes que su empleador está considerando al diseñar oficinas, los DM de oficinas clasificaron la flexibilidad (56 %) solo por detrás de la productividad (63 %) en nuestra encuesta. En lugar de agrupar a los trabajadores en un concepto único para todos, las empresas están optando por espacios más grandes para permitir entornos de trabajo más flexibles (más sobre esto más adelante).

Sin embargo, para las empresas en las que todos los empleados trabajarán desde casa a largo plazo, la oficina representa un gasto innecesario. Como resultado, el 69 % de los DM de oficina en dichas empresas dicen que ya tienen o planean eliminar su oficina por completo.

Para las nuevas empresas remotas y las pequeñas empresas con empleados repartidos por todo el país, no tener ninguna oficina se está convirtiendo en una forma popular de reducir costos.

COVID-19 aceleró la adopción de tecnología sin contacto y salas de videoconferencia

Al profundizar en el diseño de oficinas, encontramos que dos tendencias de diseño despegaron durante la pandemia de COVID-19. La primera son las tecnologías sin contacto, que es el uso de tarjetas de acceso, teléfonos inteligentes u otros dispositivos para desbloquear o abrir puntos de acceso a la oficina sin que los empleados tengan que tocarlos físicamente.

El cuarenta y cuatro por ciento de los DM de oficina en nuestra encuesta dicen que su organización implementó tecnologías sin contacto durante la pandemia de COVID-19.

Cuando la salud y la seguridad de los trabajadores se convirtieron en una prioridad crítica en el punto álgido de la pandemia de COVID-19, las tecnologías sin contacto se convirtieron en una actualización de oficina imprescindible para mitigar la propagación del virus.

Las tecnologías sin contacto no solo eliminan las superficies compartidas (como las perillas de las puertas) que facilitan la propagación de gérmenes, sino que también permiten a los empleadores mantener controles de acceso más estrictos para imponer límites de capacidad más bajos. Si se suponía que un trabajador no debía estar en la oficina en un día u hora determinados, la tecnología simplemente no permitiría el acceso.

Sin embargo, lejos de ser un pony pandémico de un solo truco, las tecnologías sin contacto continuarán brindando valor en áreas como la seguridad. Las cerraduras inteligentes sin contacto, por ejemplo, usan identificadores únicos de tarjetas o aplicaciones telefónicas para tomar registros detallados de quién ingresó a cada punto de acceso en una oficina y cuándo.

La otra tendencia de oficina que despegó durante la pandemia son las salas de videoconferencia dedicadas, que cuentan con equipos de audio y video mejorados y optimizados para la experiencia de videoconferencia. A medida que las reuniones de video se apoderaron del mundo laboral, el 43 % de los DM de la oficina nos dijeron que su empresa implementó salas de videoconferencia dedicadas en su oficina.

En comparación con un teléfono, una computadora portátil u otro dispositivo para un solo usuario, las salas de videoconferencia dedicadas brindan una mejor experiencia de reunión web para grupos al usar pantallas más grandes, mejores cámaras, parlantes más fuertes y micrófonos más efectivos. Además de brindarles a los empleados una sala optimizada para un evento ahora común, las salas de videoconferencia dedicadas también ayudan a los empleadores a estandarizar el hardware y las aplicaciones utilizadas para las reuniones, lo que reduce las vulnerabilidades de seguridad.

¿Las próximas tendencias de las grandes oficinas? Trabajo basado en actividades y diseño biofílico

Nuestros datos muestran que las empresas ya han realizado cambios importantes en sus oficinas durante la pandemia. Pero, ¿qué tipo de cambios en el diseño de oficinas deberíamos esperar en el futuro? El primero se llama trabajo basado en actividades, o "ABW" para abreviar.

ABW es un concepto de diseño que se deshace de la idea de que los empleados se quedan en su escritorio todo el día. En cambio, los empleados se mueven a diferentes áreas de la oficina que están optimizadas para diferentes tipos de actividades laborales según sea necesario.

Un empleado puede ir a una alcoba apartada para hacer el trabajo solo con la cabeza hacia abajo, luego a un "vecindario" de escritorio con sus compañeros de trabajo para ponerse al día con los proyectos grupales y, finalmente, a un área con bancos de trabajo desmontables para un rápido reunirse con su gerente, todo en el mismo día.

Sacar a los empleados de los viejos hábitos puede ser un desafío (los primeros en adoptar ABW descubrieron que los empleados volvían a su escritorio de forma rutinaria cuando no se suponía que debían hacerlo), y solo el tiempo dirá si ABW retiene los beneficios a largo plazo después de que la novedad haya desaparecido. pero la investigación inicial se muestra prometedora. Un estudio de 2018 encontró que los trabajadores en las oficinas diseñadas por ABW eran menos sedentarios y estaban más satisfechos con su entorno de trabajo físico en general. ^[5]

Si bien menos de un tercio de las empresas (31 %) usaba conceptos ABW en su oficina antes de la pandemia, encontramos que la mayoría (55 %) implementó ABW durante la pandemia o planea implementar ABW en el futuro.

Otra tendencia de diseño de oficinas que está causando sensación se llama diseño biofílico. Con la intención de reducir el agotamiento de los empleados, el diseño biofílico se centra en traer elementos naturales a la oficina. La famosa oficina "Esferas" de Amazon en Seattle es un excelente ejemplo de esto: grandes ventanas para obtener más luz solar, una plétora de plantas y elementos de diseño natural, y parlantes que reproducen sonidos de la naturaleza, todo para hacer que el lugar de trabajo sea un poco más tranquilo y zen.

El efecto acumulativo de estos elementos naturales sobre el estado de ánimo de los trabajadores puede ser considerable. En un estudio de 2020, los participantes en ambientes biofílicos tuvieron consistentemente mejores respuestas de recuperación después de experimentar estrés en comparación con aquellos en ambientes no biofílicos. ^[7]

Al igual que ABW, solo una de cada cuatro empresas de nuestra encuesta había implementado elementos de diseño biofílico en sus oficinas antes de la COVID-19. Pero encontramos que más de la mitad (51%) implementó el diseño biofílico durante la pandemia o tiene planes para implementar el diseño biofílico en un futuro cercano.

Una recesión podría detener los cambios en la oficina

En lugar de abandonar sus oficinas, nuestros datos muestran que las empresas están trabajando arduamente no solo para hacer que las oficinas sean más viables para el futuro del trabajo, sino también para convertirlas en destinos atractivos para los empleados que se han acostumbrado a su oficina en casa. Solo hay un problema: una posible recesión podría trastornar todo.

De hecho, el 65 % de los DM de oficina de nuestra encuesta dicen que la posibilidad de una recesión ya ha alterado los planes de oficina de su organización. Es posible que usted mismo esté postergando grandes cambios en la oficina hasta que comprenda las ganancias financieras inesperadas de una gran recesión.

Ya sea que la esté renovando ahora o más adelante, tener una oficina remodelada para las necesidades del trabajo híbrido debería ser una prioridad fundamental para la mayoría de los empleadores. Si no está seguro de por dónde empezar a actualizar su oficina, Gartner descubrió que el 70 % de las organizaciones inician un viaje de oficina inteligente mediante la implementación de un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo o una aplicación de programación de recursos. ^[8]

Metodología

*La Encuesta de espacio de oficina 2022 de Capterra se realizó en agosto de 2022 entre 301 tomadores de decisiones de espacio de oficina en empresas estadounidenses. Se evaluó a los encuestados según tres criterios: 1) cada uno tenía que estar en el nivel de director o superior en su empleador, 2) cada uno tenía que tener un amplio conocimiento del espacio de trabajo y los planes de bienes raíces en su empleador, y 3) empleados en la empresa del encuestado. el empleador tenía que trabajar principalmente en una oficina antes de la pandemia de COVID-19. El objetivo de esta encuesta era comprender el espacio de la oficina y las opciones de diseño que las empresas han hecho o planean hacer a raíz de COVID-19 y otros cambios significativos en la forma en que trabajamos.

Fuentes

1. Un experimento de dos años y 50 millones de personas para cambiar la forma en que trabajamos, New York Times
2. Niveles de puestos vacantes, contrataciones y separaciones, ajustados estacionalmente, Oficina de Estadísticas Laborales
3. Cómo usar el acceso móvil para su negocio, Kisi
4. Página de Facebook de RAW Design Consultants, Facebook
5. El impacto del trabajo basado en actividades (ABW) en la actividad en el lugar de trabajo, los comportamientos alimentarios, la productividad y la satisfacción, Revista internacional de investigación ambiental y salud pública
6. Entra en las esferas amazónicas. Así es como., The Seattle Times
7. Efectos del ambiente interior biofílico en la recuperación del estrés y la ansiedad: un experimento entre sujetos en realidad virtual, Environment International
8. Cree oficinas inteligentes que optimicen la experiencia, la seguridad y el bienestar de los empleados, Gartner