Imperterrite dal lavoro ibrido, le aziende stanno optando per uffici più grandi, più intelligenti e più ecologici

Mentre le aziende si adattano ai loro piani di lavoro post-pandemia, le domande su cosa fare con gli uffici incombono. L'ufficio pre-pandemia funziona per le esigenze dei talenti di oggi? Ha senso avere un ufficio in un mondo in cui il lavoro a distanza è diventato onnipresente?

Per aiutare i leader aziendali a decidere cosa fare del proprio ufficio, Capterra ha intervistato ^[*] oltre 300 decisori di spazi per uffici presso aziende statunitensi. Quello che abbiamo imparato è che gli uffici non andranno da nessuna parte presto (a meno che tu non sia un tipo di azienda; ne parleremo più avanti). In effetti, la pandemia di COVID-19 ha offerto ai datori di lavoro l'occasione perfetta per ripensare i propri uffici per renderli più moderni, più agili e più in linea con il futuro del lavoro.

In un mondo ibrido, gli uffici sono fondamentali

Il fattore più importante che influenza ciò che le aziende faranno con gli uffici che vanno avanti è la frequenza con cui i dipendenti lavoreranno effettivamente al di fuori di essi. A questo proposito, una cosa è certa: il modello ibrido, in cui i dipendenti si dividono il tempo che lavorano in ufficio ea casa, è diventato lo standard .

Nonostante solo il 20% delle organizzazioni fosse ibrido prima del COVID-19, i dati del nostro sondaggio mostrano che il 64% prevede di essere ibrido a lungo termine. Questi piani sono coerenti tra le dimensioni aziendali.

A un certo punto all'inizio della pandemia di COVID-19, l'ufficio era un peso morto. Entro maggio 2020, quasi la metà di tutti i dipendenti statunitensi lavorava esclusivamente da casa ^[1] e le aziende che avevano bisogno di tagliare i costi erano fortemente tentate di eliminare gli uffici che rimanevano inutilizzati se si presentava l'opportunità.

Quando la pandemia si è placata, la filosofia aziendale verso gli uffici è cambiata. Anche se il formato ibrido significa che i lavoratori non sono in ufficio per tutto il tempo, l'80% dei DM d'ufficio nel nostro sondaggio afferma che la loro azienda ha bisogno di un ufficio per operare. Un altro 18% afferma che mentre gli uffici non sono tecnicamente necessari, i vantaggi di averne uno superano i costi.

Gli uffici stanno diventando più grandi (con una grande eccezione)

Anche se il tuo ufficio è fondamentale, ci aspettiamo che la maggior parte delle aziende riduca l'ingombro dell'ufficio se passa a un modello ibrido a lungo termine per risparmiare denaro (meno dipendenti in ufficio contemporaneamente significa che è necessario meno spazio in generale) . Invece, troviamo il contrario.

Alla domanda su quali modifiche fossero state apportate alle dimensioni del proprio ufficio durante la pandemia di COVID-19, il 76% dei direttori d'ufficio intervistati afferma che il proprio datore di lavoro ha già o prevede di trasferirsi in un ufficio più grande. Solo il 23% ha detto la stessa cosa sul trasferimento in un ufficio più piccolo.

Ciò che sembra controintuitivo in superficie ha senso se si considerano due fattori critici:

1. Cresce l'attività media: dall'inizio del 2021, il numero di assunzioni effettuate dalle imprese statunitensi è in costante aumento, nonostante l'aumento del fatturato causato dalle Grandi Dimissioni. ^[2] Anche in un formato ibrido, le aziende hanno ancora bisogno di uffici più grandi per ospitare un numero maggiore di dipendenti.
2. Le aziende desiderano spazi di lavoro più flessibili: quando è stato chiesto di classificare i fattori più importanti che il loro datore di lavoro sta prendendo in considerazione durante la progettazione degli uffici in futuro, i DM degli uffici hanno classificato la flessibilità (56%) solo dietro la produttività (63%) nel nostro sondaggio. Invece di stipare i lavoratori in un concetto universale, le aziende stanno optando per spazi più ampi per consentire ambienti di lavoro più flessibili (ne parleremo più avanti).

Per le aziende in cui tutti i dipendenti lavoreranno da casa a lungo termine, tuttavia, l'ufficio rappresenta una spesa non necessaria. Di conseguenza, il 69% dei DM degli uffici di tali aziende afferma di avere già o prevede di eliminare completamente il proprio ufficio.

Per le startup remote e le piccole aziende con dipendenti sparsi in tutto il paese, non avere alcun ufficio sta diventando un modo popolare per ridurre i costi.

Il COVID-19 ha accelerato l'adozione della tecnologia contactless e delle sale per videoconferenze

Immergendosi più a fondo nel design degli uffici, scopriamo che due tendenze di design sono decollate durante la pandemia di COVID-19. La prima sono le tecnologie contactless, ovvero l'uso di keycard, smartphone o altri dispositivi per sbloccare o aprire punti di accesso dell'ufficio senza che i dipendenti debbano toccarli fisicamente.

Il 44% dei DM degli uffici nel nostro sondaggio afferma che la propria organizzazione ha implementato tecnologie contactless durante la pandemia di COVID-19.

Quando la salute e la sicurezza dei lavoratori sono diventate una priorità fondamentale al culmine della pandemia di COVID-19, le tecnologie contactless sono diventate un aggiornamento indispensabile per l'ufficio per mitigare la diffusione del virus.

Le tecnologie contactless non solo eliminano le superfici condivise (come le maniglie delle porte) che facilitano la diffusione dei germi, ma consentono anche ai datori di lavoro di mantenere controlli di accesso più severi per imporre limiti di capacità inferiori. Se un lavoratore non dovesse essere in ufficio in un determinato giorno o ora, la tecnologia semplicemente non consentirebbe l'accesso.

Lungi dall'essere un semplice trucco pandemico, tuttavia, le tecnologie contactless continueranno a fornire valore in aree come la sicurezza. Le serrature intelligenti contactless, ad esempio, utilizzano identificatori univoci da keycard o app telefoniche per acquisire registri dettagliati di chi è entrato in ciascun punto di accesso in un ufficio e quando.

L'altra tendenza degli uffici che è decollata durante la pandemia sono le sale di videoconferenza dedicate, che hanno migliorato le apparecchiature audio e video ottimizzate per l'esperienza di videoconferenza. Poiché le riunioni video hanno preso il sopravvento nel mondo del lavoro, il 43% dei DM dell'ufficio ci dice che la propria attività ha implementato sale per videoconferenze dedicate nel proprio ufficio.

Rispetto a un telefono, laptop o altro dispositivo per utente singolo, le sale per videoconferenze dedicate offrono un'esperienza di riunione Web migliore per i gruppi utilizzando schermi più grandi, fotocamere migliori, altoparlanti più potenti e microfoni più efficaci. Oltre a offrire ai dipendenti una sala ottimizzata per un evento ormai comune, le sale per videoconferenze dedicate aiutano anche i datori di lavoro a standardizzare l'hardware e le app utilizzati per le riunioni, riducendo le vulnerabilità della sicurezza.

Le prossime grandi tendenze dell'ufficio? Lavorazione basata sulle attività e progettazione biofila

I nostri dati mostrano che le aziende hanno già apportato importanti modifiche ai loro uffici durante la pandemia. Ma che tipo di modifiche al design degli uffici dovremmo aspettarci andando avanti? Il primo è chiamato lavoro basato sulle attività, o "ABW" in breve.

ABW è un concetto di design che elimina l'idea che i dipendenti stiano alla scrivania tutto il giorno. Al contrario, i dipendenti si spostano in diverse aree dell'ufficio ottimizzate per diversi tipi di attività lavorative, se necessario.

Un dipendente può andare in un'alcova appartata per svolgere il lavoro da solo a testa in giù, poi in un "quartiere" con i suoi colleghi per aggiornarsi su progetti di gruppo e infine in un'area con banchi di lavoro smontabili per un rapido incontro con il loro manager, tutto nello stesso giorno.

Rompere i dipendenti dalle vecchie abitudini può essere una sfida (i primi utenti di ABW hanno scoperto che i dipendenti tornavano regolarmente alla loro scrivania quando non avrebbero dovuto) e solo il tempo dirà se ABW conserva i benefici a lungo termine dopo che la novità è svanita, ma la ricerca iniziale mostra risultati promettenti. Uno studio del 2018 ha rilevato che i lavoratori negli uffici progettati da ABW erano meno sedentari e più soddisfatti del loro ambiente di lavoro fisico in generale. ^[5]

Mentre meno di un terzo delle aziende (31%) utilizzava concetti ABW nel proprio ufficio prima della pandemia, troviamo che la maggioranza (55%) ha implementato ABW durante la pandemia o prevede di implementare ABW in futuro.

Un'altra tendenza di design per uffici che fa scalpore si chiama design biofilo. Destinato a ridurre il burnout dei dipendenti, il design biofilo è incentrato sull'introduzione di elementi naturali nell'ufficio. Il famoso ufficio "Spheres" di Amazon a Seattle ne è un ottimo esempio: grandi finestre per una maggiore quantità di luce solare, una miriade di piante ed elementi di design naturali e altoparlanti che riproducono i suoni della natura, il tutto per rendere l'ambiente di lavoro un po' più calmo e zen.

L'effetto cumulativo di questi elementi naturali sull'umore dei lavoratori può essere sostanziale. In uno studio del 2020, i partecipanti in ambienti biofili hanno avuto risposte di recupero costantemente migliori dopo aver sperimentato lo stress rispetto a quelli in ambienti non biofili. ^[7]

Simile ad ABW, solo una società su quattro nel nostro sondaggio aveva implementato elementi di progettazione biofila nei propri uffici prima del COVID-19. Ma scopriamo che più della metà (51%) ha implementato la progettazione biofila durante la pandemia o ha in programma di implementare la progettazione biofila nel prossimo futuro.

Una recessione potrebbe portare a una brusca frenata dei cambi di ufficio

Invece di abbandonare i propri uffici, i nostri dati mostrano che le aziende stanno lavorando duramente non solo per rendere gli uffici più sostenibili per il futuro del lavoro, ma anche per renderli destinazioni allettanti per i dipendenti che si sono abituati al proprio ufficio da casa. C'è solo un problema: una potenziale recessione potrebbe ribaltare tutto.

In effetti, il 65% dei direttori d'ufficio nel nostro sondaggio afferma che la possibilità di una recessione ha già alterato i piani degli uffici della loro organizzazione. Potresti rimandare tu stesso i grandi cambiamenti di ufficio fino a quando non sarà compreso il guadagno finanziario inaspettato di una grave recessione.

Che tu lo stia ristrutturando ora o in seguito, avere un ufficio riorganizzato per le esigenze del lavoro ibrido dovrebbe essere una priorità fondamentale per la maggior parte dei datori di lavoro. Se non sei sicuro da dove iniziare ad aggiornare il tuo ufficio, Gartner scopre che il 70% delle organizzazioni inizia un viaggio in un ufficio intelligente implementando un sistema integrato di gestione del posto di lavoro o un'applicazione di pianificazione delle risorse. ^[8]

Metodologia

*Il sondaggio sugli spazi degli uffici 2022 di Capterra è stato condotto nell'agosto 2022 tra 301 responsabili delle decisioni sugli spazi per uffici di società statunitensi. Gli intervistati sono stati selezionati per tre criteri: 1) ognuno di loro doveva essere a livello di direttore o superiore presso il proprio datore di lavoro, 2) ciascuno doveva avere una vasta conoscenza dello spazio di lavoro e dei piani immobiliari presso il proprio datore di lavoro e 3) dipendenti presso l'intervistato il datore di lavoro doveva lavorare principalmente fuori ufficio prima della pandemia di COVID-19. L'obiettivo di questo sondaggio era comprendere l'impronta dell'ufficio e le scelte di progettazione che le aziende hanno fatto o pianificano di fare sulla scia del COVID-19 e di altri cambiamenti significativi nel modo in cui lavoriamo.

Fonti

1. Un esperimento di due anni e 50 milioni di persone per cambiare il modo in cui lavoriamo, New York Times
2. Livelli di aperture di lavoro, assunzioni e separazioni, destagionalizzati, Bureau of Labor Statistics
3. Come utilizzare l'accesso mobile per la tua azienda, Kisi
4. Pagina Facebook dei consulenti di progettazione RAW, Facebook
5. L'impatto del lavoro basato sull'attività (ABW) sull'attività sul posto di lavoro, sui comportamenti alimentari, sulla produttività e sulla soddisfazione, International Journal of Environmental Research and Public Health
6. Entra nelle sfere amazzoniche. Ecco come., The Seattle Times
7. Effetti dell'ambiente interno biofilo sul recupero da stress e ansia: un esperimento tra soggetti nella realtà virtuale, Environment International
8. Crea uffici intelligenti che ottimizzano l'esperienza, la sicurezza e il benessere dei dipendenti, Gartner