不懼混合工作的公司正在選擇更大、更智能、更環保的辦公室

隨著公司放鬆大流行後的工作計劃，有關如何處理辦公空間的問題越來越大。 大流行前的辦公室是否可以滿足當今的人才需求？ 在遠程工作無處不在的世界裡設立辦公室是否有意義？

為了幫助商業領袖決定如何處理他們的辦公室，Capterra 調查了^[*]超過 300 名美國公司的辦公空間決策者。 我們了解到，辦公室不會很快消失（除非您是一種類型的公司；稍後會詳細介紹）。 事實上，COVID-19 大流行為雇主提供了一個絕佳的機會，讓他們重新思考他們的辦公室，讓他們更現代、更靈活，更符合未來的工作方式。

在混合世界中，辦公室至關重要

影響企業如何處理辦公室向前發展的最大因素是員工實際工作的頻率。 在這方面，有一點是肯定的：員工在辦公室和家里分時間工作的混合模式已經成為標準。

儘管在 COVID-19 之前只有 20% 的組織採用混合模式，但我們的調查數據顯示，64% 的組織計劃長期採用混合模式。 這些計劃在不同的企業規模中是一致的。

在 COVID-19 大流行初期的某個時候，辦公室是自重的。 到 2020 年 5 月，近一半的美國員工完全在家工作^[1] ，如果有機會，需要削減成本的企業強烈傾向於取消閒置的辦公室。

隨著大流行的消退，企業對辦公室的理念也發生了轉變。 儘管混合格式意味著員工不會一直在辦公室，但我們調查中 80% 的辦公室 DM 表示他們的公司需要辦公室來運營。 另有 18% 的人表示，雖然辦公室在技術上不是必需的，但擁有辦公室的好處超過了成本。

辦公室越來越大（有一個主要例外）

即使您的辦公室很重要，我們預計大多數企業如果要長期轉向混合模式以節省資金，他們會縮小辦公室佔地面積（一次辦公室的員工減少意味著整體需要的空間更少） . 相反，我們發現相反。

當被問及在 COVID-19 大流行期間辦公室的規模發生了哪些變化時，76% 的受訪辦公室 DM 表示，他們的雇主已經或計劃搬遷到更大的辦公室。 只有 23% 的人對搬遷到較小的辦公室表示同樣的看法。

當您考慮兩個關鍵因素時，表面上看似違反直覺的事情是有道理的：

1. 平均業務正在增長：自 2021 年初以來，儘管大辭職導致營業額增加，但美國企業的招聘人數一直在穩步增加。 ^[2]即使採用混合格式，公司仍然需要更大的辦公室來容納增加的員工人數。
2. 公司想要更靈活的工作空間：當被問及雇主在設計辦公室時考慮的最重要因素時，在我們的調查中，辦公室 DM 將靈活性 (56%) 排在生產力 (63%) 之後。 公司沒有將工人塞進一個千篇一律的概念，而是選擇更大的空間以提供更靈活的工作環境（稍後會詳細介紹）。

然而，對於所有員工都將長期在家工作的公司來說，辦公室是一筆不必要的開支。 因此，此類企業中 69% 的辦公室 DM 表示他們已經擁有或計劃完全取消辦公室。

對於員工遍布全國的遠程初創公司和小公司來說，完全沒有辦公室正在成為一種流行的削減成本的方式。

COVID-19 加速了非接觸式技術和視頻會議室的採用

深入研究辦公室設計，我們發現在 COVID-19 大流行期間出現了兩種設計趨勢。 第一種是非接觸式技術，即使用鑰匙卡、智能手機或其他設備來解鎖或打開辦公室接入點，而無需員工親自接觸它們。

在我們的調查中，44% 的辦公室 DM 表示他們的組織在 COVID-19 大流行期間實施了非接觸式技術。

當工人​​的健康和安全在 COVID-19 大流行最嚴重時成為重中之重時，非接觸式技術成為減少病毒傳播的必備辦公室升級。

非接觸式技術不僅消除了使細菌更容易傳播的共享表面（例如門把手），而且還允許雇主保持更嚴格的訪問控制以實施較低的容量限制。 如果工作人員不應該在某天或某個時間在辦公室，該技術根本不允許訪問。

然而，非接觸式技術遠非一招一式的大流行小馬，將繼續在安全等領域提供價值。 例如，非接觸式智能鎖使用鑰匙卡或手機應用程序中的唯一標識符來詳細記錄誰進入辦公室的每個接入點以及何時進入。

大流行期間興起的另一個辦公趨勢是專用視頻會議室，它們增強了針對視頻會議體驗優化的音頻和視頻設備。 隨著視頻會議佔據了工作世界，43% 的辦公室 DM 告訴我們，他們的企業在他們的辦公室實施了專用的視頻會議室。

與電話、筆記本電腦或其他單用戶設備相比，專用視頻會議室通過使用更大的屏幕、更好的攝像頭、更響亮的揚聲器和更有效的麥克風，為團體提供更好的網絡會議體驗。 除了為員工提供一個針對現在常見的事件進行優化的房間外，專用視頻會議室還可以幫助雇主標準化用於會議的硬件和應用程序——減少安全漏洞。

下一個大寫字樓趨勢？ 基於活動的工作和親生物設計

我們的數據顯示，在大流行期間，公司已經對其辦公室進行了重大更改。 但是我們應該期待什麼樣的辦公室設計變化？ 第一種稱為基於活動的工作，簡稱“ABW”。

ABW是一種設計理念，擺脫了員工整天呆在辦公桌前的想法。 相反，員工會根據需要移動到辦公室的不同區域，這些區域針對不同類型的工作活動進行了優化。

員工可能會去一個僻靜的壁龕獨自完成工作，然後與他們的同事一起去辦公桌“鄰居”趕上小組項目，最後到一個有故障工作台的區域快速進行與他們的經理會面——所有這些都在同一天進行。

讓員工擺脫舊習慣可能是一個挑戰（早期 ABW 採用者發現員工經常在不應該回到辦公桌時返回），只有時間才能證明 ABW 在新奇感消失後是否能長期保留福利，但初步研究顯示出希望。 2018 年的一項研究發現，在 ABW 設計的辦公室中，員工久坐不動，對他們的整體工作環境更滿意。 ^[5]

雖然不到三分之一的公司 (31%) 在大流行之前在其辦公室使用 ABW 概念，但我們發現大多數 (55%) 要么在大流行期間實施 ABW，要么計劃在未來實施 ABW。

另一種引起轟動的辦公室設計趨勢被稱為親生物設計。 為了減少員工的倦怠，親生物設計的中心是將自然元素帶入辦公室。 亞馬遜在西雅圖著名的“Spheres”辦公室就是一個很好的例子：大窗戶帶來更多的陽光，大量的植物和自然設計元素，以及播放自然聲音的揚聲器——所有這些都讓工作場所更加平靜和禪意。

這些自然元素對工人情緒的累積影響可能很大。 在 2020 年的一項研究中，與非親生物環境中的參與者相比，親生物環境中的參與者在經歷壓力後始終具有更好的恢復反應。 ^[7]

與 ABW 類似，在我們的調查中，只有四分之一的公司在 COVID-19 之前在其辦公室中實施了親生物設計元素。 但我們發現，超過一半 (51%) 在大流行期間實施了親生物設計或計劃在不久的將來實施親生物設計。

經濟衰退可能會使辦公室的變化陷入停頓

我們的數據顯示，公司並沒有放棄辦公室，而是在努力工作，不僅使辦公室對未來的工作更加可行，而且使它們成為已經習慣於家庭辦公室的員工的誘人目的地。 只有一個問題：潛在的衰退可能會顛覆一切。

事實上，在我們的調查中，65% 的辦公室 DM 表示經濟衰退的可能性已經改變了他們組織的辦公室計劃。 在了解重大衰退帶來的財務意外之財之前，您可能會推遲自己的重大辦公室變動。

無論您是現在還是以後對其進行翻新，對於大多數雇主來說，為滿足混合工作的需求而改造辦公室應該是一個至關重要的優先事項。 如果您不確定從哪裡開始更新您的辦公室，Gartner 發現 70% 的組織通過部署集成的工作場所管理系統或資源調度應用程序開始了智能辦公室之旅。 ^[8]

方法

*Capterra 的 2022 年辦公空間調查於 2022 年 8 月在美國公司的 301 名辦公空間決策者中進行。 受訪者根據三個標准進行篩選：1) 他們每個人都必須在其雇主的主管級別或以上級別，2) 他們每個人都必須對其雇主的工作空間和房地產計劃有廣泛的了解，以及 3) 受訪者的僱員在 COVID-19 大流行之前，雇主必須主要在辦公室外工作。 這項調查的目的是了解企業在 COVID-19 和我們工作方式的其他重大轉變之後已經或計劃做出的辦公室佔地面積和設計選擇。

來源

1. 一項為期兩年、5000 萬人參與的改變我們工作方式的實驗，《紐約時報》
2. 經季節性調整的職位空缺、僱用和離職水平，勞工統計局
3. 如何為您的企業使用移動訪問，Kisi
4. RAW 設計顧問 Facebook 頁面，Facebook
5. 基於活動的工作 (ABW) 對工作場所活動、飲食行為、生產力和滿意度的影響，國際環境研究與公共衛生雜誌
6. 進入亞馬遜球體。 方法如下。, 西雅圖時報
7. 親生物室內環境對壓力和焦慮恢復的影響：虛擬現實中的受試者間實驗，環境國際
8. 創建可優化員工體驗、安全和福祉的智能辦公室，Gartner