Niezrażone pracą hybrydową firmy wybierają większe, inteligentniejsze i bardziej ekologiczne biura

Opublikowany: 2022-09-21

Czterech na pięciu decydentów biurowych twierdzi, że ich organizacja potrzebuje biura do działania.

W miarę jak firmy przystępują do swoich planów pracy po pandemii, pojawiają się pytania dotyczące tego, co zrobić z przestrzeniami biurowymi. Czy biuro sprzed pandemii działa na potrzeby dzisiejszych talentów? Czy w ogóle ma sens posiadanie biura w świecie, w którym praca zdalna stała się wszechobecna?

Aby pomóc liderom biznesowym w podjęciu decyzji, co zrobić z ich biurem, firma Capterra przeprowadziła ankietę [*] ponad 300 decydentów zajmujących się przestrzenią biurową w amerykańskich firmach. Dowiedzieliśmy się, że biura w najbliższym czasie nigdzie się nie wybierają (chyba że jesteś jednym rodzajem firmy; więcej o tym później). W rzeczywistości pandemia COVID-19 zapewniła pracodawcom doskonałą okazję do ponownego przemyślenia swoich biur, aby uczynić je bardziej nowoczesnymi, sprawniejszymi i bardziej zgodnymi z przyszłością pracy.

Kluczowe wnioski
  1. Zdecydowana większość pracodawców uważa, że ​​biura są nadal niezbędne: 80% biurowych DM twierdzi, że ich organizacja potrzebuje biura do działania.
  2. Większość firm przenosi się do większych biur (ale pracodawcy zdalni je eliminują) : 76% firm ma już lub planuje przenieść się do większego biura, ale 69% firm, w których wszyscy pracownicy będą pracować zdalnie już od dłuższego czasu całkowicie wyeliminować ich biuro.
  3. COVID-19 spowodował dwie duże zmiany w biurach : technologie zbliżeniowe i dedykowane sale do wideokonferencji zostały wdrożone odpowiednio przez 44% i 43% firm podczas pandemii COVID-19.
  4. ABW i biophilic design to trendy biurowe, na które warto zwrócić uwagę : Zasady Activity-based Working (ABW) i biophilic design zostały już lub zostaną wdrożone w biurach odpowiednio przez 86% i 76% organizacji.

W świecie hybrydowym biura mają kluczowe znaczenie

Największym czynnikiem wpływającym na to, co zrobią firmy z rozwijającymi się biurami, jest to, jak często pracownicy faktycznie z nich będą pracować. Pod tym względem jedno jest pewne: model hybrydowy, w którym pracownicy dzielą swój czas pracy w biurze i w domu, stał się standardem .

Pomimo tego, że tylko 20% organizacji było hybrydowych przed COVID-19, nasze dane z badania pokazują, że 64% planuje być hybrydami w perspektywie długoterminowej. Plany te są spójne we wszystkich rozmiarach firmy.

Wykres słupkowy pokazujący, że 64% firm będzie w długim okresie hybrydowym.

W pewnym momencie na początku pandemii COVID-19 biuro było martwe. Do maja 2020 r. prawie połowa wszystkich pracowników w USA pracowała wyłącznie w domu [1] , a firmy, które musiały ciąć koszty, były silnie kuszone, aby zrezygnować z biur, które pozostawały niewykorzystane, gdyby nadarzyła się okazja.

Wraz z ustąpieniem pandemii zmieniła się filozofia korporacyjna dotycząca biur. Mimo że format hybrydowy oznacza, że ​​pracownicy nie są przez cały czas w biurze, 80% biurowych DM w naszym badaniu twierdzi, że ich firma potrzebuje biura do działania. Kolejne 18% twierdzi, że chociaż biura nie są technicznie konieczne, korzyści z posiadania takiego biura przewyższają koszty.

Wykres kołowy pokazujący, że 80% firm uważa, że ​​do działania potrzebne jest im biuro.
Na wynos

Innymi słowy, „śmierć urzędu” została mocno przesadzona. Biura będą nadal odgrywać kluczową rolę dla większości firm, które posuwają się naprzód — aby wspierać współpracę, tworzyć spójną kulturę firmy i zapewniać pracownikom zoptymalizowaną przestrzeń do wykonywania pracy.

Biura stają się coraz większe (z jednym głównym wyjątkiem)

Nawet jeśli Twoje biuro ma kluczowe znaczenie, spodziewalibyśmy się, że większość firm zmniejszy swoją powierzchnię biurową, jeśli przejdą na model hybrydowy w perspektywie długoterminowej, aby zaoszczędzić pieniądze (mniejsza liczba pracowników w biurze jednocześnie oznacza mniej miejsca potrzebnego ogólnie) . Zamiast tego znajdujemy coś przeciwnego.

Na pytanie, jakie zmiany wprowadzono w wielkości ich biura podczas pandemii COVID-19, 76% ankietowanych biurowych DM twierdzi, że ich pracodawca już lub planuje przenieść się do większego biura. Tylko 23% powiedziało to samo o przeprowadzce do mniejszego biura.

Infografika pokazująca, że ​​76% firm ma już lub planuje przenieść się do większego biura.

To, co na pierwszy rzut oka wydaje się sprzeczne z intuicją, ma sens, gdy weźmie się pod uwagę dwa krytyczne czynniki:

  1. Przeciętny biznes rośnie: od początku 2021 r. liczba zatrudnionych przez amerykańskie firmy stale rośnie, pomimo wyższych obrotów spowodowanych Wielką Rezygnacją. [2] Nawet w formacie hybrydowym firmy nadal potrzebują większych biur, aby pomieścić większą liczbę pracowników.
  2. Firmy chcą bardziej elastycznych miejsc pracy: zapytani o ranking najważniejszych czynników, które ich pracodawca bierze pod uwagę przy projektowaniu biur, w naszym badaniu pracownicy DM ocenili elastyczność (56%) tylko za produktywnością (63%). Zamiast wciskać pracowników w jedną koncepcję, która pasuje do wszystkich, firmy wybierają większe przestrzenie, aby umożliwić bardziej elastyczne środowisko pracy (więcej o tym później).

Dla firm, w których wszyscy pracownicy będą długo pracować z domu, biuro stanowi zbędny wydatek. W rezultacie 69% biurowych DM w takich firmach twierdzi, że ma już lub planuje całkowicie wyeliminować swoje biuro.

Wykres kołowy pokazujący, że większość zdalnych pracodawców już lub planuje wyeliminować swoje biura.

Dla zdalnych startupów i małych firm z pracownikami rozsianymi po całym kraju brak biura staje się popularnym sposobem na obniżenie kosztów.

COVID-19 przyspieszył przyjęcie technologii zbliżeniowych i sal do wideokonferencji

Zagłębiając się w projektowanie biur, odkrywamy, że podczas pandemii COVID-19 pojawiły się dwa trendy w projektowaniu. Pierwszym z nich są technologie zbliżeniowe, czyli wykorzystanie kart dostępu, smartfonów lub innych urządzeń do odblokowywania lub otwierania biurowych punktów dostępowych bez konieczności fizycznego dotykania ich przez pracowników.

Czterdzieści cztery procent biurowych DM w naszej ankiecie twierdzi, że ich organizacja wdrożyła technologie zbliżeniowe podczas pandemii COVID-19.

Wykres kołowy pokazujący, że 44% firm przyjęło technologie zbliżeniowe w swoim biurze podczas pandemii.

Kiedy zdrowie i bezpieczeństwo pracowników stały się kluczowym priorytetem w szczytowym momencie pandemii COVID-19, technologie zbliżeniowe stały się niezbędnym ulepszeniem biura w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się wirusa.

Technologie zbliżeniowe nie tylko eliminują wspólne powierzchnie (takie jak klamki), które ułatwiają roznoszenie zarazków, ale także pozwalają pracodawcom na utrzymywanie ściślejszych kontroli dostępu w celu egzekwowania niższych limitów pojemności. Jeśli pracownik nie powinien być w biurze w określonym dniu lub o określonej godzinie, technologia po prostu nie pozwoliłaby na dostęp.

Jednak technologie zbliżeniowe będą nadal zapewniać wartość w obszarach takich jak bezpieczeństwo, a nie tylko jednorazowym kucykiem pandemicznym. Na przykład inteligentne zamki zbliżeniowe wykorzystują unikalne identyfikatory z kart dostępu lub aplikacji na telefon, aby rejestrować szczegółowe rejestry tego, kto i kiedy wszedł do każdego punktu dostępu w biurze.

Wizerunek pracownika otwierającego drzwi biura za pomocą smartfona.
Przykład bezstykowego zamka do drzwi biurowych [3]

Innym trendem w biurach, który pojawił się podczas pandemii, są dedykowane sale do wideokonferencji, które wyposażono w ulepszony sprzęt audio i wideo zoptymalizowany pod kątem obsługi spotkań wideo. Gdy wideokonferencje przejęły świat pracy, 43% biurowych DM mówi nam, że ich firma wdrożyła w swoich biurach dedykowane sale do wideokonferencji.

Wykres kołowy pokazujący, że podczas pandemii 43% firm wdrożyło w swoich biurach dedykowane sale do wideokonferencji.

W porównaniu z telefonem, laptopem lub innym urządzeniem przeznaczonym dla jednego użytkownika, dedykowane sale do wideokonferencji zapewniają lepsze wrażenia podczas spotkań internetowych dla grup dzięki zastosowaniu większych ekranów, lepszych kamer, głośniejszych głośników i skuteczniejszych mikrofonów. Poza zapewnieniem pracownikom sali zoptymalizowanej pod kątem typowych obecnie wydarzeń, dedykowane sale do wideokonferencji pomagają również pracodawcom w standaryzacji sprzętu i aplikacji używanych do spotkań — zmniejszając luki w zabezpieczeniach.

Kolejne wielkie trendy biurowe? Praca w oparciu o aktywność i projektowanie biofilne

Z naszych danych wynika, że ​​podczas pandemii firmy dokonały już poważnych zmian w swoich biurach. Ale jakich zmian w projektowaniu biur powinniśmy się spodziewać w przyszłości? Pierwsza nazywa się pracą opartą na aktywności, w skrócie „ABW”.

ABW to koncepcja projektowa, która pozbywa się idei, że pracownicy spędzają cały dzień przy biurku. Zamiast tego pracownicy przemieszczają się do różnych obszarów biura, które w razie potrzeby są zoptymalizowane pod kątem różnych rodzajów czynności roboczych.

Pracownik może udać się do zacisznej alkowy, aby wykonać pracę w pojedynkę, następnie do „sąsiedztwa” przy biurku ze swoimi współpracownikami, aby nadrobić zaległości w projektach grupowych, a na koniec przejść do obszaru z rozkładanymi stołami roboczymi na szybkie spotkanie z przełożonym – wszystko tego samego dnia.

Rendering biura zaprojektowanego z myślą o pracy opartej na aktywności.
Przykład biura zaprojektowanego wokół pracy opartej na aktywności [4]

Wyrwanie pracowników ze starych nawyków może być wyzwaniem (wcześniej stosujący ABW stwierdzili, że pracownicy rutynowo wracali do biurka, kiedy nie powinni), a tylko czas pokaże, czy ABW zachowuje korzyści długoterminowo po tym, jak nowość przeminie, ale wstępne badania są obiecujące. Badanie z 2018 r. wykazało, że pracownicy biur zaprojektowanych przez ABW byli mniej siedzący tryb życia i ogólnie bardziej zadowoleni ze swojego fizycznego środowiska pracy. [5]

Podczas gdy mniej niż jedna trzecia firm (31%) korzystała z koncepcji ABW w swoim biurze przed pandemią, okazuje się, że większość (55%) albo wdrożyła ABW podczas pandemii, albo planuje wdrożyć ABW w przyszłości.

Wykres kołowy pokazujący, że 86% firm już lub planuje wdrożyć ABW do swoich biur.

Innym trendem, który wywołuje fale w projektowaniu biur, jest projektowanie biofilne. Projekt biophilic, mający na celu zmniejszenie wypalenia zawodowego, skupia się na wprowadzaniu do biura naturalnych elementów. Słynne biuro Amazona „Spheres” w Seattle jest tego najlepszym przykładem: duże okna, które zapewniają więcej światła słonecznego, mnóstwo roślin i naturalnych elementów wystroju oraz głośniki odtwarzające dźwięki natury – wszystko po to, aby miejsce pracy było trochę spokojniejsze i bardziej zen.

Przykład projektowania biofilnego w kulach Amazona [6]

Skumulowany wpływ tych naturalnych elementów na nastrój pracownika może być znaczny. W badaniu z 2020 r. uczestnicy w środowiskach biofilnych mieli konsekwentnie lepsze reakcje na regenerację po doświadczeniu stresu w porównaniu z osobami w środowiskach niebiofilnych. [7]

Podobnie jak w przypadku ABW, tylko co czwarta firma w naszym badaniu wdrożyła elementy biophilic design do swoich biur przed COVID-19. Stwierdzamy jednak, że ponad połowa (51%) albo wdrożyła projekt biofilny podczas pandemii, albo ma plany wdrożenia projektu biofilnego w najbliższej przyszłości.

Wykres kołowy pokazujący, że 76% firm już wprowadziło lub planuje wdrożenie biophilic design do swoich biur.

Recesja może zatrzymać zmiany w biurze

Z naszych danych wynika, że ​​zamiast porzucać swoje biura, firmy ciężko pracują, aby nie tylko uczynić biura bardziej opłacalnymi dla przyszłości pracy, ale także uczynić je atrakcyjnymi miejscami docelowymi dla pracowników, którzy przyzwyczaili się do swojego domowego biura. Jest tylko jeden problem: potencjalna recesja może wszystko przewrócić.

W rzeczywistości 65% biurowych DM w naszym badaniu twierdzi, że możliwość recesji już zmieniła plany biurowe ich organizacji. Być może sam odkładasz duże zmiany w biurze, dopóki nie zrozumiesz finansowych korzyści wynikających z poważnej recesji.

Niezależnie od tego, czy odnawiasz je teraz, czy później, przezbrojenie biura na potrzeby pracy hybrydowej powinno być kluczowym priorytetem dla większości pracodawców. Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć aktualizowanie swojego biura, firma Gartner stwierdza, że ​​70% organizacji rozpoczyna podróż do inteligentnego biura od wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania miejscem pracy lub aplikacji do planowania zasobów. [8]

Jeśli podobał Ci się ten raport, zapoznaj się z innymi badaniami firmy Capterra dotyczącymi najnowszych trendów w zarządzaniu talentami:

  • Przyjaciele w pracy? Dzisiejsi pracownicy nie są zainteresowani
  • Aby przyciągnąć talenty, 65% firm zwiększa płace nowych pracowników — i frustruje przy tym stałych pracowników
  • Zmęczenie zmianą pogarsza wypalenie zawodowe pracowników

Metodologia

*Badanie przestrzeni biurowej 2022 firmy Capterra zostało przeprowadzone w sierpniu 2022 r. wśród 301 decydentów zajmujących się przestrzenią biurową w amerykańskich firmach. Respondenci zostali przebadani pod kątem trzech kryteriów: 1) każdy z nich musiał być na poziomie dyrektora lub wyższym u swojego pracodawcy, 2) każdy musiał mieć rozległą wiedzę na temat miejsca pracy i planów nieruchomości u swojego pracodawcy, oraz 3) pracownicy u respondenta Pracodawca musiał przede wszystkim pracować poza biurem przed pandemią COVID-19. Celem tej ankiety było zrozumienie wielkości biura i wyborów projektowych, które firmy dokonały lub planują dokonać w związku z COVID-19 i innymi znaczącymi zmianami w sposobie, w jaki pracujemy.

Źródła

  1. Dwuletni, 50-milionowy eksperyment dotyczący zmiany sposobu, w jaki pracujemy, New York Times
  2. Otwory pracy, zatrudnienie i poziomy odejść, wyrównane sezonowo, Biuro Statystyki Pracy
  3. Jak korzystać z mobilnego dostępu w firmie, Kisi
  4. Konsultanci RAW Design na Facebooku, Facebook
  5. Wpływ pracy opartej na aktywności (ABW) na aktywność w miejscu pracy, zachowania żywieniowe, produktywność i satysfakcję, International Journal of Environmental Research and Public Health
  6. Wejdź do Sfer Amazonki. Oto jak., The Seattle Times
  7. Wpływ biofilnego środowiska wewnętrznego na regenerację stresu i lęku: międzyobiektowy eksperyment w wirtualnej rzeczywistości, Environment International
  8. Twórz inteligentne biura, które optymalizują doświadczenie, bezpieczeństwo i dobre samopoczucie pracowników, Gartner