Не боясь гибридной работы, компании выбирают большие, умные и экологичные офисы

Опубликовано: 2022-09-21

Четверо из пяти руководителей офисов говорят, что их организации нужен офис для работы.

По мере того, как компании упрощают свои планы работы после пандемии, вопросы о том, что делать с офисными помещениями, становятся все более серьезными. Работает ли офис до пандемии для удовлетворения сегодняшних потребностей в талантах? Есть ли вообще смысл иметь офис в мире, где удаленная работа стала повсеместной?

Чтобы помочь бизнес-лидерам решить, что делать со своим офисом, Capterra опросила [*] более 300 лиц, принимающих решения в отношении офисных помещений в американских компаниях. Мы узнали, что офисы никуда не денутся в ближайшее время (если только вы не относитесь к одному из типов компаний; об этом позже). Фактически, пандемия COVID-19 предоставила работодателям прекрасную возможность переосмыслить свои офисы, чтобы сделать их более современными, более гибкими и более соответствующими будущему работы.

Ключевые результаты
  1. Подавляющее большинство работодателей считают, что офисы по-прежнему необходимы: 80% офисных менеджеров говорят, что их организации нужен офис для работы.
  2. Большинство компаний переезжают в более крупные офисы (но удаленные работодатели избавляются от них) : 76% компаний уже переезжают или планируют переехать в более крупный офис, но 69% компаний, где все сотрудники будут работать удаленно в долгосрочной перспективе, уже или планируют переехать полностью ликвидировать их офис.
  3. COVID-19 вызвал два крупных офисных изменения : бесконтактные технологии и выделенные комнаты для видеоконференций были внедрены 44% и 43% компаний соответственно во время пандемии COVID-19.
  4. ABW и биофильный дизайн — это офисные тенденции, за которыми нужно следить . Принципы работы на основе деятельности (ABW) и биофильного дизайна уже были или будут внедрены в офисы 86% и 76% организаций соответственно.

В гибридном мире офисы имеют решающее значение

Самым большим фактором, влияющим на то, что компании будут делать с офисами в будущем, является то, как часто сотрудники будут работать в них. В этом отношении несомненно одно: стандартом стала гибридная модель, когда сотрудники делят свое время на работу в офисе и дома .

Несмотря на то, что только 20% организаций были гибридными до COVID-19, данные нашего опроса показывают, что 64% ​​планируют перейти на гибридную систему в долгосрочной перспективе. Эти планы одинаковы для разных размеров бизнеса.

Гистограмма, показывающая, что 64% ​​компаний будут гибридными в долгосрочной перспективе.

В какой-то момент в начале пандемии COVID-19 офис был мертвым грузом. К маю 2020 года почти половина всех сотрудников в США работали исключительно из дома [1] , и у компаний, нуждающихся в сокращении расходов, было сильное искушение избавиться от офисов, которые не использовались, если представится такая возможность.

По мере ослабления пандемии корпоративная философия в отношении офисов изменилась. Несмотря на то, что гибридный формат означает, что сотрудники не находятся в офисе все время, 80% офисных менеджеров в нашем опросе говорят, что их компании нужен офис для работы. Еще 18% говорят, что, хотя офисы и не нужны с технической точки зрения, выгоды от их наличия перевешивают затраты.

Круговая диаграмма показывает, что 80% компаний считают, что им нужен офис для работы.
Еда на вынос

Другими словами, «смерть офиса» сильно преувеличена. Офисы по-прежнему будут иметь решающее значение для большинства компаний в будущем — они будут способствовать сотрудничеству, создавать сплоченную корпоративную культуру и предоставлять сотрудникам оптимальное пространство для выполнения работы.

Офисы становятся больше (за одним важным исключением)

Даже если ваш офис имеет решающее значение, мы ожидаем, что большинство компаний сократят площадь своего офиса, если они переходят на гибридную модель в долгосрочной перспективе, чтобы сэкономить деньги (меньшее количество сотрудников в офисе одновременно означает, что в целом требуется меньше места). . Вместо этого мы находим обратное.

На вопрос, какие изменения были внесены в размер их офиса во время пандемии COVID-19, 76% опрошенных руководителей офисов ответили, что их работодатель уже переезжает или планирует переехать в более просторный офис. Только 23% сказали то же самое о переезде в меньший офис.

Инфографика показывает, что 76% компаний уже переселились или планируют переехать в более просторный офис.

То, что на первый взгляд кажется нелогичным, имеет смысл, если принять во внимание два критических фактора:

  1. Средний бизнес растет: с начала 2021 года количество сотрудников, нанятых американскими компаниями, неуклонно растет, несмотря на рост текучести кадров, вызванный Великой отставкой. [2] Даже в гибридном формате компаниям по-прежнему нужны офисы большего размера, чтобы вместить возросшую численность персонала.
  2. Компании хотят более гибких рабочих мест: когда их попросили ранжировать наиболее важные факторы, которые их работодатель учитывает при проектировании офисов в будущем, офисные менеджеры поставили гибкость (56%) ниже производительности (63%) в нашем опросе. Вместо того, чтобы втискивать работников в универсальную концепцию, компании выбирают большие пространства, чтобы обеспечить более гибкую рабочую среду (подробнее об этом позже).

Однако для компаний, где все сотрудники будут работать из дома в течение длительного времени, офис представляет собой ненужные расходы. В результате 69% офисных менеджеров в таких компаниях говорят, что они уже имеют или планируют полностью ликвидировать свой офис.

Круговая диаграмма, показывающая, что большинство удаленных работодателей уже закрыли или планируют ликвидировать свои офисы.

Для удаленных стартапов и небольших компаний с сотрудниками, разбросанными по стране, отсутствие офиса становится популярным способом сократить расходы.

COVID-19 ускорил внедрение бесконтактных технологий и комнат для видеоконференций

Углубляясь в дизайн офисов, мы обнаруживаем, что во время пандемии COVID-19 возникли две тенденции дизайна. Во-первых, это бесконтактные технологии, то есть использование карт-ключей, смартфонов или других устройств для разблокировки или открытия офисных точек доступа без физического прикосновения сотрудников к ним.

Сорок четыре процента офисных менеджеров в нашем опросе говорят, что их организация внедрила бесконтактные технологии во время пандемии COVID-19.

Круговая диаграмма показывает, что 44% компаний внедрили бесконтактные технологии в своих офисах во время пандемии.

Когда здоровье и безопасность работников стали критическим приоритетом в разгар пандемии COVID-19, бесконтактные технологии стали обязательным обновлением офиса для сдерживания распространения вируса.

Бесконтактные технологии не только устраняют общие поверхности (например, дверные ручки), которые облегчают распространение микробов, но также позволяют работодателям поддерживать более строгий контроль доступа для обеспечения более низких ограничений пропускной способности. Если работник не должен был находиться в офисе в определенный день или время, технология просто не разрешила бы доступ.

Однако бесконтактные технологии, далекие от пандемического пони с одним приемом, будут продолжать приносить пользу в таких областях, как безопасность. Бесконтактные интеллектуальные замки, например, используют уникальные идентификаторы карт-ключей или телефонных приложений для ведения подробных журналов того, кто и когда входил в каждую точку доступа в офисе.

Изображение сотрудника, открывающего дверь офиса с помощью смартфона.
Пример бесконтактного офисного дверного замка [3]

Другая офисная тенденция, появившаяся во время пандемии, — это специальные комнаты для видеоконференций, в которых установлено улучшенное аудио- и видеооборудование, оптимизированное для проведения видеоконференций. По мере того, как видеовстречи захватили рабочий мир, 43% офисных менеджеров говорят нам, что их бизнес реализовал в своем офисе специальные комнаты для видеоконференций.

Круговая диаграмма показывает, что 43% компаний внедрили в свои офисы выделенные комнаты для видеоконференций во время пандемии.

По сравнению с телефоном, ноутбуком или другим однопользовательским устройством выделенные комнаты для видеоконференций обеспечивают лучший опыт веб-совещаний для групп за счет использования больших экранов, лучших камер, более громких динамиков и более эффективных микрофонов. Помимо предоставления сотрудникам комнаты, оптимизированной для нынешних распространенных событий, выделенные комнаты для видеоконференций также помогают работодателям стандартизировать оборудование и приложения, используемые для совещаний, уменьшая уязвимости безопасности.

Следующие большие офисные тенденции? Работа на основе деятельности и биофильный дизайн

Наши данные показывают, что компании уже внесли серьезные изменения в свои офисы во время пандемии. Но каких изменений в дизайне офиса следует ожидать в будущем? Первый называется работой, основанной на деятельности, или сокращенно «ABW».

ABW — это концепция дизайна, которая избавляет от идеи, что сотрудники остаются за своим столом весь день. Вместо этого сотрудники по мере необходимости перемещаются в разные зоны офиса, которые оптимизированы для различных типов рабочей деятельности.

Сотрудник может пойти в уединенную нишу, чтобы поработать в одиночку, затем зайти за стол «по соседству» со своими коллегами, чтобы наверстать упущенное в групповых проектах, и, наконец, отправиться в зону со сломанными рабочими столами для быстрой работы. встреча с их менеджером — все в тот же день.

Визуализация офиса, спроектированного для работы на основе деятельности.
Пример офиса, ориентированного на работу, основанную на деятельности [4]

Избавление сотрудников от старых привычек может оказаться непростой задачей (ранние последователи ABW обнаружили, что сотрудники регулярно возвращаются к своим рабочим местам, когда им это не положено), и только время покажет, сохранит ли ABW преимущества в долгосрочной перспективе после того, как новинка перестанет действовать. но первоначальные исследования показывают многообещающие результаты. Исследование, проведенное в 2018 году, показало, что работники в офисах, спроектированных ABW, ведут менее сидячий образ жизни и в целом более удовлетворены своей физической рабочей средой. [5]

Хотя менее трети компаний (31%) использовали концепции ABW в своих офисах до пандемии, мы обнаружили, что большинство (55%) либо внедрили ABW во время пандемии, либо планируют внедрить ABW в будущем.

Круговая диаграмма, показывающая, что 86% компаний уже внедрили или планируют внедрить ABW в свои офисы.

Еще одна тенденция в дизайне офисов, которая набирает обороты, называется биофильным дизайном. Предназначенный для снижения выгорания сотрудников, биофильный дизайн сосредоточен на привнесении в офис природных элементов. Знаменитый офис Amazon «Сферы» в Сиэтле является ярким примером этого: большие окна для большего количества солнечного света, множество растений и природных элементов дизайна, а также динамики, воспроизводящие звуки природы — все для того, чтобы сделать рабочее место немного более спокойным и дзен.

Пример биофильного дизайна в Amazon’s Spheres [6]

Кумулятивный эффект этих природных элементов на настроение рабочего может быть значительным. В исследовании 2020 года у участников в биофильной среде реакция восстановления после стресса неизменно была лучше, чем у участников в небиофильной среде. [7]

Как и в случае с ABW, только каждая четвертая компания, участвовавшая в нашем опросе, использовала элементы биофильного дизайна в своих офисах до пандемии COVID-19. Но мы обнаружили, что более половины (51%) либо внедрили биофильный дизайн во время пандемии, либо планируют внедрить биофильный дизайн в ближайшем будущем.

Круговая диаграмма показывает, что 76% компаний уже внедрили или планируют внедрить биофильный дизайн в свои офисы.

Рецессия может привести к остановке офисных изменений

Наши данные показывают, что вместо того, чтобы отказываться от своих офисов, компании усердно работают над тем, чтобы не только сделать офисы более жизнеспособными для будущей работы, но и сделать их привлекательными для сотрудников, которые привыкли к своему домашнему офису. Есть только одна проблема: потенциальная рецессия может все перевернуть.

На самом деле, 65% офисных менеджеров в нашем опросе говорят, что возможность рецессии уже изменила офисные планы их организаций. Возможно, вы сами откладываете большие перемены в офисе до тех пор, пока не осознаете финансовые непредвиденные финансовые выгоды от серьезной рецессии.

Независимо от того, делаете ли вы ремонт сейчас или позже, переоборудование офиса для нужд гибридной работы должно быть критическим приоритетом для большинства работодателей. Если вы не знаете, с чего начать обновление своего офиса, по данным Gartner, 70% организаций начинают путь к умному офису с развертывания интегрированной системы управления рабочим местом или приложения для планирования ресурсов. [8]

Если вам понравился этот отчет, ознакомьтесь с некоторыми другими исследованиями Capterra о последних тенденциях в области управления талантами:

  • Друзья на работе? Сегодняшние сотрудники не заинтересованы
  • Чтобы привлечь таланты, 65 % компаний повышают оплату труда новых сотрудников и при этом расстраивают штатных сотрудников.
  • Усталость от перемен усугубляет выгорание сотрудников

Методология

*Опрос офисных помещений Capterra 2022 был проведен в августе 2022 года среди 301 лица, ответственного за принятие решений по офисным помещениям в американских компаниях. Респонденты были проверены по трем критериям: 1) каждый из них должен был быть на уровне директора или выше у своего работодателя, 2) каждый из них должен был иметь обширные знания о планах рабочего места и недвижимости у своего работодателя и 3) сотрудники у респондента. до пандемии COVID-19 работодателю приходилось в основном работать вне офиса. Цель этого опроса состояла в том, чтобы понять размер офиса и выбор дизайна, который компании сделали или планируют сделать после COVID-19 и других значительных изменений в том, как мы работаем.

Источники

  1. Двухлетний эксперимент по изменению методов работы с участием 50 миллионов человек, New York Times
  2. Уровни вакансий, найма и увольнения с учетом сезонных колебаний, Бюро трудовой статистики.
  3. Как использовать мобильный доступ для вашего бизнеса, Киси
  4. Страница RAW Design Consultants в Facebook, Facebook
  5. Влияние работы, основанной на деятельности (ABW), на деятельность на рабочем месте, пищевое поведение, производительность и удовлетворенность, Международный журнал экологических исследований и общественного здравоохранения.
  6. Войдите внутрь сферы Амазонки. Вот как. , Сиэтл Таймс
  7. Влияние биофильной внутренней среды на снятие стресса и тревоги: эксперимент между субъектами в виртуальной реальности, Environment International
  8. Создавайте умные офисы, которые оптимизируют условия труда, безопасность и благополучие сотрудников, Gartner