Inébranlables par le travail hybride, les entreprises optent pour des bureaux plus grands, plus intelligents et plus verts

Alors que les entreprises abordent leurs plans de travail post-pandémiques, les questions sur ce qu'il faut faire avec les espaces de bureau se font plus pressantes. Le bureau pré-pandémique répond-il aux besoins de talents d'aujourd'hui ? Est-il même logique d'avoir un bureau dans un monde où le travail à distance est devenu omniprésent ?

Pour aider les chefs d'entreprise à décider quoi faire de leur bureau, Capterra a interrogé ^[*] plus de 300 décideurs en matière d'espace de bureau dans des entreprises américaines. Ce que nous avons appris, c'est que les bureaux ne vont nulle part de sitôt (à moins que vous ne soyez un type d'entreprise ; nous en reparlerons plus tard). En fait, la pandémie de COVID-19 a été l'occasion idéale pour les employeurs de repenser leurs bureaux pour les rendre plus modernes, plus agiles et plus en phase avec l'avenir du travail.

Dans un monde hybride, les bureaux sont essentiels

Le facteur le plus important qui influencera ce que les entreprises feront avec les bureaux à l'avenir est la fréquence à laquelle les employés y travailleront réellement. À cet égard, une chose est sûre : le modèle hybride, où les employés partagent leur temps de travail au bureau et à domicile, est devenu la norme .

Bien que seulement 20 % des organisations soient hybrides avant le COVID-19, les données de notre enquête montrent que 64 % prévoient d'être hybrides à long terme. Ces plans sont cohérents quelle que soit la taille de l'entreprise.

À un moment donné au début de la pandémie de COVID-19, le bureau était un poids mort. En mai 2020, près de la moitié de tous les employés américains travaillaient exclusivement à domicile ^[1] , et les entreprises qui avaient besoin de réduire leurs coûts étaient fortement tentées de supprimer les bureaux inutilisés si l'occasion se présentait.

Alors que la pandémie s'est atténuée, la philosophie de l'entreprise envers les bureaux a changé. Même si le format hybride signifie que les employés ne sont pas au bureau tout le temps, 80 % des DM de bureau de notre enquête déclarent que leur entreprise a besoin d'un bureau pour fonctionner. Un autre 18 % affirment que même si les bureaux ne sont pas techniquement nécessaires, les avantages d'en avoir un l'emportent sur les coûts.

Les bureaux s'agrandissent (avec une exception majeure)

Même si votre bureau est essentiel, nous nous attendons à ce que la plupart des entreprises réduisent leur empreinte si elles passent à un modèle hybride à long terme afin d'économiser de l'argent (moins d'employés au bureau à la fois signifie moins d'espace est nécessaire dans l'ensemble) . Au lieu de cela, nous trouvons le contraire.

Lorsqu'on leur a demandé quels changements avaient été apportés à la taille de leur bureau pendant la pandémie de COVID-19, 76 % des SM de bureau interrogés ont déclaré que leur employeur avait déjà déménagé ou prévoyait de déménager dans un bureau plus grand. Seuls 23 % ont dit la même chose à propos du déménagement dans un bureau plus petit.

Ce qui semble contre-intuitif à première vue prend tout son sens si l'on considère deux facteurs critiques :

1. L'entreprise moyenne est en croissance : depuis le début de 2021, le nombre d'embauches effectuées par les entreprises américaines n'a cessé d'augmenter, malgré un chiffre d'affaires plus élevé causé par la Grande Démission. ^[2] Même dans un format hybride, les entreprises ont toujours besoin de bureaux plus grands pour accueillir l'augmentation des effectifs.
2. Les entreprises veulent des espaces de travail plus flexibles : lorsqu'on leur a demandé de classer les facteurs les plus importants que leur employeur prend en compte lors de la conception de bureaux, les DM de bureau ont classé la flexibilité (56 %) seulement derrière la productivité (63 %) dans notre enquête. Au lieu d'entasser les travailleurs dans un concept unique, les entreprises optent pour des espaces plus grands afin de permettre des environnements de travail plus flexibles (nous en reparlerons plus tard).

Pour les entreprises où tous les employés travailleront à domicile à long terme, cependant, le bureau représente une dépense inutile. En conséquence, 69 % des DM de bureau dans ces entreprises déclarent avoir déjà ou prévoient d'éliminer complètement leur bureau.

Pour les startups distantes et les petites entreprises avec des employés répartis dans tout le pays, ne pas avoir de bureau du tout devient un moyen populaire de réduire les coûts.

COVID-19 a accéléré l'adoption de la technologie sans contact et des salles de vidéoconférence

En plongeant plus profondément dans la conception de bureaux, nous constatons que deux tendances de conception ont décollé pendant la pandémie de COVID-19. La première est la technologie sans contact, qui consiste à utiliser des cartes-clés, des smartphones ou d'autres appareils pour déverrouiller ou ouvrir des points d'accès au bureau sans que les employés aient à les toucher physiquement.

Quarante-quatre pour cent des DM de bureau de notre enquête affirment que leur organisation a mis en œuvre des technologies sans contact pendant la pandémie de COVID-19.

Lorsque la santé et la sécurité des travailleurs sont devenues une priorité essentielle au plus fort de la pandémie de COVID-19, les technologies sans contact sont devenues une mise à niveau incontournable des bureaux pour atténuer la propagation du virus.

Non seulement les technologies sans contact éliminent les surfaces partagées (telles que les poignées de porte) qui facilitent la propagation des germes, mais elles permettent également aux employeurs de maintenir des contrôles d'accès plus stricts pour imposer des limites de capacité inférieures. Si un travailleur n'était pas censé être au bureau à un certain jour ou à une certaine heure, la technologie ne permettrait tout simplement pas l'accès.

Loin d'être un poney pandémique à un tour, cependant, les technologies sans contact continueront d'apporter de la valeur dans des domaines comme la sécurité. Les serrures intelligentes sans contact, par exemple, utilisent des identifiants uniques provenant de cartes-clés ou d'applications téléphoniques pour enregistrer des journaux détaillés de qui est entré dans chaque point d'accès dans un bureau, et quand.

L'autre tendance de bureau qui a décollé pendant la pandémie est celle des salles de visioconférence dédiées, qui disposent d'un équipement audio et vidéo amélioré optimisé pour l'expérience de la visioconférence. Alors que les réunions vidéo ont envahi le monde du travail, 43 % des DM de bureau nous disent que leur entreprise a mis en place des salles de visioconférence dédiées dans leur bureau.

Par rapport à un téléphone, un ordinateur portable ou un autre appareil mono-utilisateur, les salles de visioconférence dédiées offrent une meilleure expérience de réunion Web pour les groupes en utilisant des écrans plus grands, de meilleures caméras, des haut-parleurs plus puissants et des microphones plus efficaces. En plus de fournir aux employés une salle optimisée pour un événement désormais courant, les salles de visioconférence dédiées aident également les employeurs à normaliser le matériel et les applications utilisés pour les réunions, réduisant ainsi les vulnérabilités de sécurité.

Les prochaines grandes tendances bureau ? Travail basé sur l'activité et conception biophilique

Nos données montrent que les entreprises ont déjà apporté des changements majeurs à leurs bureaux pendant la pandémie. Mais à quels types de changements de conception de bureau devrions-nous nous attendre à l'avenir ? Le premier est appelé travail basé sur l'activité, ou "ABW" en abrégé.

ABW est un concept de design qui élimine l'idée que les employés restent à leur bureau toute la journée. Au lieu de cela, les employés se déplacent dans différentes zones du bureau qui sont optimisées pour différents types d'activités de travail selon les besoins.

Un employé peut se rendre dans une alcôve isolée pour effectuer un travail en solo tête baissée, puis dans un «quartier» de bureau avec ses collègues pour rattraper son retard sur des projets de groupe, et enfin dans une zone avec des établis démontables pour un rapide rencontre avec leur responsable, le tout dans la même journée.

Sortir les employés de leurs anciennes habitudes peut être un défi (les premiers utilisateurs d'ABW ont constaté que les employés retournaient régulièrement à leur bureau alors qu'ils n'étaient pas censés le faire), et seul le temps nous dira si ABW conserve ses avantages à long terme après que la nouveauté s'est dissipée, mais les premières recherches sont prometteuses. Une étude de 2018 a révélé que les travailleurs des bureaux conçus par ABW étaient moins sédentaires et plus satisfaits de leur environnement de travail physique dans l'ensemble. ^[5]

Alors que moins d'un tiers des entreprises (31 %) utilisaient les concepts ABW dans leur bureau avant la pandémie, nous constatons qu'une majorité (55 %) a soit mis en œuvre ABW pendant la pandémie, soit prévoit de mettre en œuvre ABW à l'avenir.

Une autre tendance en matière de design de bureau qui fait des vagues s'appelle le design biophilique. Destinée à réduire l'épuisement professionnel des employés, la conception biophilique se concentre sur l'introduction d'éléments naturels dans le bureau. Le célèbre bureau « Spheres » d'Amazon à Seattle en est un excellent exemple : de grandes fenêtres pour plus de soleil, une pléthore de plantes et d'éléments de conception naturels, et des haut-parleurs qui diffusent des sons de la nature, tout cela pour rendre le lieu de travail un peu plus calme et zen.

L'effet cumulatif de ces éléments naturels sur l'humeur des travailleurs peut être substantiel. Dans une étude de 2020, les participants dans des environnements biophiles avaient systématiquement de meilleures réponses de récupération après avoir subi un stress par rapport à ceux des environnements non biophiles. ^[sept]

À l'instar d'ABW, seule une entreprise sur quatre de notre enquête avait mis en œuvre des éléments de conception biophilique dans ses bureaux avant le COVID-19. Mais nous constatons que plus de la moitié (51%) ont soit mis en œuvre la conception biophilique pendant la pandémie, soit prévoient de mettre en œuvre la conception biophilique dans un proche avenir.

Une récession pourrait mettre un terme aux changements de bureau

Au lieu d'abandonner leurs bureaux, nos données montrent que les entreprises travaillent dur non seulement pour rendre les bureaux plus viables pour l'avenir du travail, mais aussi pour en faire des destinations attrayantes pour les employés qui se sont habitués à leur bureau à domicile. Il n'y a qu'un seul problème : une éventuelle récession pourrait tout bouleverser.

En fait, 65 % des SM de bureau de notre enquête affirment que la possibilité d'une récession a déjà modifié les plans de bureau de leur organisation. Vous retardez peut-être vous-même les grands changements de bureau jusqu'à ce que la manne financière d'une récession majeure soit comprise.

Que vous le rénoviez maintenant ou plus tard, avoir un bureau réaménagé pour les besoins du travail hybride devrait être une priorité essentielle pour la plupart des employeurs. Si vous ne savez pas par où commencer pour mettre à jour votre bureau, Gartner constate que 70 % des organisations commencent un parcours de bureau intelligent en déployant un système intégré de gestion du lieu de travail ou une application de planification des ressources. ^[8]

Méthodologie

* L'étude 2022 Office Space Survey de Capterra a été menée en août 2022 auprès de 301 décideurs en matière d'espace de bureau dans des entreprises américaines. Les répondants ont été présélectionnés selon trois critères : 1) ils devaient chacun occuper un poste de directeur ou un niveau supérieur chez leur employeur, 2) ils devaient chacun avoir une connaissance approfondie des plans d'espace de travail et immobiliers chez leur employeur, et 3) des employés chez le répondant. l'employeur devait principalement travailler dans un bureau avant la pandémie de COVID-19. L'objectif de cette enquête était de comprendre l'empreinte du bureau et les choix de conception que les entreprises ont faits ou prévoient de faire à la suite du COVID-19 et d'autres changements importants dans notre façon de travailler.

Sources

1. Une expérience de deux ans et 50 millions de personnes pour changer notre façon de travailler, New York Times
2. Niveaux d'ouvertures d'emploi, d'embauches et de départs, désaisonnalisés, Bureau of Labor Statistics
3. Comment utiliser l'accès mobile pour votre entreprise, Kisi
4. Page Facebook de RAW Design Consultants, Facebook
5. L'impact du travail basé sur l'activité (ABW) sur l'activité au travail, les comportements alimentaires, la productivité et la satisfaction, Journal international de recherche environnementale et de santé publique
6. Entrez dans les sphères amazoniennes. Voici comment., The Seattle Times
7. Effets de l'environnement intérieur biophilique sur la récupération du stress et de l'anxiété : une expérience inter-sujets en réalité virtuelle, Environment International
8. Créer des bureaux intelligents qui optimisent l'expérience, la sécurité et le bien-être des employés, Gartner