Destemidas pelo trabalho híbrido, as empresas estão optando por escritórios maiores, mais inteligentes e mais verdes

À medida que as empresas facilitam seus planos de trabalho pós-pandemia, as perguntas sobre o que fazer com os espaços de escritório aumentam. O escritório pré-pandemia funciona para as necessidades de talentos de hoje? Faz sentido ter um escritório em um mundo onde o trabalho remoto se tornou onipresente?

Para ajudar os líderes empresariais a decidir o que fazer com seus escritórios, o Capterra pesquisou ^[*] mais de 300 tomadores de decisão sobre escritórios em empresas americanas. O que aprendemos é que os escritórios não vão a lugar nenhum tão cedo (a menos que você seja um tipo de empresa; mais sobre isso depois). De fato, a pandemia do COVID-19 proporcionou a oportunidade perfeita para os empregadores repensarem seus escritórios para torná-los mais modernos, mais ágeis e mais alinhados com o futuro do trabalho.

Em um mundo híbrido, os escritórios são essenciais

O maior fator que influencia o que as empresas farão com os escritórios no futuro é a frequência com que os funcionários realmente trabalharão neles. Nesse sentido, uma coisa é certa: o modelo híbrido, onde os funcionários dividem seu tempo trabalhando em escritório e em casa, tornou-se o padrão .

Apesar de apenas 20% das organizações serem híbridas antes do COVID-19, nossos dados de pesquisa mostram que 64% planejam ser híbridas a longo prazo. Esses planos são consistentes em todos os tamanhos de negócios.

Em um ponto no início da pandemia do COVID-19, o escritório era um peso morto. Em maio de 2020, quase metade de todos os funcionários dos EUA trabalhavam exclusivamente em casa ^[1] , e as empresas que precisavam cortar custos eram fortemente tentadas a acabar com escritórios que não eram usados ​​se surgisse a oportunidade.

À medida que a pandemia diminuiu, a filosofia corporativa em relação aos escritórios mudou. Embora o formato híbrido signifique que os funcionários não estão no escritório o tempo todo, 80% dos DMs do escritório em nossa pesquisa dizem que sua empresa precisa de um escritório para operar. Outros 18% dizem que, embora os escritórios não sejam tecnicamente necessários, os benefícios de ter um superam os custos.

Os escritórios estão ficando maiores (com uma grande exceção)

Mesmo que seu escritório seja crítico, esperamos que a maioria das empresas reduza o tamanho do escritório se estiver migrando para um modelo híbrido a longo prazo para economizar dinheiro (menos funcionários no escritório ao mesmo tempo significa que menos espaço é necessário em geral) . Em vez disso, encontramos o oposto.

Quando perguntados sobre quais mudanças foram feitas no tamanho de seu escritório durante a pandemia do COVID-19, 76% dos gerentes de escritório pesquisados ​​​​dizem que seu empregador já tem ou planeja se mudar para um escritório maior. Apenas 23% disseram a mesma coisa sobre a mudança para um escritório menor.

O que parece contra-intuitivo na superfície faz sentido quando você considera dois fatores críticos:

1. O negócio médio está crescendo: desde o início de 2021, o número de contratações feitas por empresas americanas vem aumentando constantemente, apesar do maior volume de negócios causado pela Grande Demissão. ^[2] Mesmo em um formato híbrido, as empresas ainda precisam de escritórios maiores para acomodar o aumento do número de funcionários.
2. As empresas querem espaços de trabalho mais flexíveis: quando solicitados a classificar os fatores mais importantes que seu empregador está considerando ao projetar escritórios, os gerentes de escritório classificaram a flexibilidade (56%) apenas atrás da produtividade (63%) em nossa pesquisa. Em vez de amontoar os trabalhadores em um conceito de tamanho único, as empresas estão optando por espaços maiores para permitir ambientes de trabalho mais flexíveis (mais sobre isso posteriormente).

Para empresas onde todos os funcionários trabalharão em casa a longo prazo, no entanto, o escritório representa uma despesa desnecessária. Como resultado, 69% dos gerentes de escritório nessas empresas dizem que já têm ou planejam eliminar totalmente o escritório.

Para startups remotas e pequenas empresas com funcionários espalhados pelo país, não ter escritório está se tornando uma maneira popular de cortar custos.

COVID-19 acelerou a adoção de tecnologia sem contato e salas de videoconferência

Mergulhando mais fundo no design de escritórios, descobrimos que duas tendências de design decolaram durante a pandemia do COVID-19. A primeira são as tecnologias sem contato, que são o uso de cartões-chave, smartphones ou outros dispositivos para desbloquear ou abrir pontos de acesso ao escritório sem que os funcionários precisem tocá-los fisicamente.

Quarenta e quatro por cento dos gerentes de escritório em nossa pesquisa dizem que sua organização implementou tecnologias sem contato durante a pandemia do COVID-19.

Quando a saúde e a segurança dos trabalhadores se tornaram uma prioridade crítica no auge da pandemia do COVID-19, as tecnologias sem contato se tornaram uma atualização obrigatória do escritório para mitigar a propagação do vírus.

As tecnologias sem contato não apenas eliminam superfícies compartilhadas (como maçanetas) que facilitam a propagação de germes, mas também permitem que os empregadores mantenham controles de acesso mais rígidos para impor limites de capacidade mais baixos. Se um funcionário não deveria estar no escritório em um determinado dia ou horário, a tecnologia simplesmente não permitiria o acesso.

Longe de ser um pônei pandêmico de um truque, no entanto, as tecnologias sem contato continuarão a fornecer valor em áreas como segurança. As fechaduras inteligentes sem contato, por exemplo, usam identificadores exclusivos de cartões-chave ou aplicativos de telefone para obter registros detalhados de quem entrou em cada ponto de acesso em um escritório e quando.

A outra tendência de escritório que decolou durante a pandemia são as salas de videoconferência dedicadas, que possuem equipamentos de áudio e vídeo aprimorados e otimizados para a experiência de videoconferência. À medida que as videoconferências tomaram conta do mundo do trabalho, 43% dos DMs de escritório nos dizem que seus negócios implementaram salas de videoconferência dedicadas em seus escritórios.

Em comparação com um telefone, laptop ou outro dispositivo de usuário único, as salas de videoconferência dedicadas oferecem uma melhor experiência de reunião na Web para grupos usando telas maiores, câmeras melhores, alto-falantes mais altos e microfones mais eficazes. Além de dar aos funcionários uma sala otimizada para uma ocorrência comum, as salas de videoconferência dedicadas também ajudam os empregadores a padronizar o hardware e os aplicativos usados ​​para reuniões, reduzindo as vulnerabilidades de segurança.

As próximas grandes tendências de escritório? Trabalho baseado em atividades e design biofílico

Nossos dados mostram que as empresas já fizeram grandes mudanças em seus escritórios durante a pandemia. Mas que tipos de mudanças no design do escritório devemos esperar daqui para frente? O primeiro é chamado de trabalho baseado em atividades, ou “ABW”, abreviado.

ABW é um conceito de design que elimina a ideia de que os funcionários ficam em suas mesas o dia todo. Em vez disso, os funcionários se deslocam para diferentes áreas do escritório que são otimizadas para diferentes tipos de atividades de trabalho, conforme necessário.

Um funcionário pode ir para uma alcova isolada para fazer um trabalho solo de cabeça para baixo, depois para uma mesa “vizinhança” com seus colegas de trabalho para acompanhar projetos em grupo e, finalmente, para uma área com bancadas desmontadas para uma rápida reunião com seu gerente - tudo no mesmo dia.

Tirar os funcionários de velhos hábitos pode ser um desafio (os primeiros adeptos do ABW descobriram que os funcionários rotineiramente voltavam para suas mesas quando não deveriam), e só o tempo dirá se o ABW retém os benefícios a longo prazo após o desgaste da novidade, mas a pesquisa inicial mostra-se promissora. Um estudo de 2018 descobriu que os trabalhadores em escritórios projetados pela ABW eram menos sedentários e mais satisfeitos com seu ambiente de trabalho físico em geral. ^[5]

Enquanto menos de um terço das empresas (31%) usavam conceitos ABW em seus escritórios antes da pandemia, descobrimos que a maioria (55%) implementou ABW durante a pandemia ou planeja implementar ABW no futuro.

Outra tendência de design de escritório que faz ondas é chamada de design biofílico. Destinado a reduzir o desgaste dos funcionários, o design biofílico se concentra em trazer elementos naturais para o escritório. O famoso escritório “Spheres” da Amazon em Seattle é um excelente exemplo disso: grandes janelas para mais luz solar, uma infinidade de plantas e elementos de design naturais e alto-falantes que reproduzem sons da natureza – tudo para tornar o local de trabalho um pouco mais calmo e zen.

O efeito cumulativo desses elementos naturais no humor do trabalhador pode ser substancial. Em um estudo de 2020, os participantes em ambientes biofílicos tiveram respostas de recuperação consistentemente melhores após sofrerem estresse em comparação com aqueles em ambientes não biofílicos. ^[7]

Semelhante ao ABW, apenas uma em cada quatro empresas em nossa pesquisa havia implementado elementos de design biofílico em seus escritórios antes do COVID-19. Mas descobrimos que mais da metade (51%) implementou o design biofílico durante a pandemia ou tem planos de implementar o design biofílico em um futuro próximo.

Uma recessão pode interromper as mudanças de escritório

Em vez de abandonar seus escritórios, nossos dados mostram que as empresas estão trabalhando duro não apenas para tornar os escritórios mais viáveis ​​para o futuro do trabalho, mas também para torná-los destinos atraentes para funcionários que se acostumaram ao home office. Há apenas um problema: uma possível recessão pode derrubar tudo.

De fato, 65% dos gerentes de escritório em nossa pesquisa dizem que a possibilidade de uma recessão já alterou os planos de escritório de sua organização. Você pode estar adiando grandes mudanças de escritório até que o lucro financeiro de uma grande recessão seja compreendido.

Esteja você renovando-o agora ou mais tarde, ter um escritório reequipado para as necessidades do trabalho híbrido deve ser uma prioridade crítica para a maioria dos empregadores. Se você não sabe por onde começar a atualizar seu escritório, o Gartner descobre que 70% das organizações iniciam uma jornada de escritório inteligente implantando um sistema de gerenciamento de local de trabalho integrado ou um aplicativo de agendamento de recursos. ^[8]

Metodologia

*A Pesquisa de Espaço de Escritórios 2022 do Capterra foi realizada em agosto de 2022 entre 301 tomadores de decisão sobre espaços de escritório em empresas dos EUA. Os entrevistados foram selecionados de acordo com três critérios: 1) cada um deles tinha que estar no nível de diretor ou superior em seu empregador, 2) cada um deles tinha que ter amplo conhecimento do espaço de trabalho e planos imobiliários em seu empregador e 3) funcionários na empresa do entrevistado. empregador teve que trabalhar principalmente em um escritório antes da pandemia de COVID-19. O objetivo desta pesquisa foi entender a pegada do escritório e as escolhas de design que as empresas fizeram ou planejam fazer após o COVID-19 e outras mudanças significativas na maneira como trabalhamos.

Fontes

1. Um experimento de dois anos e 50 milhões de pessoas para mudar a forma como trabalhamos, New York Times
2. Níveis de vagas, contratações e separações, ajustados sazonalmente, Bureau of Labor Statistics
3. Como usar o acesso móvel para o seu negócio, Kisi
4. RAW Design Consultants Página do Facebook, Facebook
5. O Impacto do Trabalho Baseado em Atividades (ABW) na Atividade no Local de Trabalho, Comportamentos Alimentares, Produtividade e Satisfação, International Journal of Environmental Research and Public Health
6. Entre no Amazon Spheres. Veja como., The Seattle Times
7. Efeitos do ambiente interno biofílico na recuperação do estresse e da ansiedade: um experimento entre sujeitos em realidade virtual, Environment International
8. Crie escritórios inteligentes que otimizam a experiência, a segurança e o bem-estar dos funcionários, Gartner