لا تخاف الشركات من العمل الهجين ، فهي تختار مكاتب أكبر وأكثر ذكاءً وصديقة للبيئة

في الوقت الذي تتساهل فيه الشركات في خطط عملها بعد الجائحة ، تلوح في الأفق أسئلة حول ما يجب فعله بالمساحات المكتبية. هل يعمل مكتب ما قبل الجائحة لتلبية احتياجات المواهب اليوم؟ هل يعقل أن يكون لديك مكتب في عالم أصبح فيه العمل عن بعد في كل مكان؟

لمساعدة قادة الأعمال على تحديد ما يجب فعله بمكاتبهم ، استطلعت كابتيرا ^[*] أكثر من 300 من صانعي القرار في مجال المكاتب في الشركات الأمريكية. ما تعلمناه هو أن المكاتب لن تذهب إلى أي مكان قريبًا (إلا إذا كنت نوعًا واحدًا من الشركات ؛ المزيد عن ذلك لاحقًا). في الواقع ، أتاح جائحة COVID-19 فرصة مثالية لأصحاب العمل لإعادة التفكير في مكاتبهم لجعلها أكثر حداثة وأكثر مرونة وتوافقًا مع مستقبل العمل.

في عالم مختلط ، المكاتب مهمة

إن العامل الأكبر الذي يؤثر على ما ستفعله الشركات مع تقدم المكاتب هو عدد المرات التي سيعمل فيها الموظفون بالفعل. في هذا الصدد ، هناك شيء واحد مؤكد: أصبح النموذج الهجين ، حيث يقسم الموظفون وقتهم في العمل في المكتب والمنزل ، هو المعيار .

على الرغم من أن 20٪ فقط من المؤسسات كانت مختلطة قبل COVID-19 ، تظهر بيانات المسح لدينا أن 64٪ تخطط لتكون هجينة على المدى الطويل. هذه الخطط متسقة عبر أحجام الأعمال.

في وقت مبكر من جائحة COVID-19 ، كان المكتب ثقيلًا. بحلول أيار (مايو) 2020 ، كان ما يقرب من نصف جميع الموظفين الأمريكيين يعملون حصريًا من المنزل ^[1] ، وتم إغراء الشركات التي تحتاج إلى خفض التكاليف بشدة للتخلص من المكاتب التي لم يتم استخدامها إذا سنحت الفرصة.

مع انحسار الوباء ، تغيرت فلسفة الشركة تجاه المكاتب. على الرغم من أن التنسيق المختلط يعني أن العمال ليسوا في المكتب طوال الوقت ، فإن 80٪ من مديري المكاتب في استبياننا يقولون إن شركتهم تحتاج إلى مكتب للعمل. قال 18٪ آخرون أنه في حين أن المكاتب ليست ضرورية من الناحية الفنية ، فإن فوائد وجود مكتب تفوق التكاليف.

المكاتب تكبر (مع استثناء رئيسي واحد)

حتى إذا كان مكتبك بالغ الأهمية ، فإننا نتوقع أن تقوم معظم الشركات بتقليص حجم مكاتبها إذا كانت تنتقل إلى نموذج هجين طويل الأجل من أجل توفير المال (عدد أقل من الموظفين في المكتب في وقت واحد يعني أن هناك حاجة إلى مساحة أقل بشكل عام) . بدلا من ذلك ، نجد العكس.

عندما سُئلوا عن التغييرات التي تم إجراؤها على حجم مكاتبهم خلال جائحة COVID-19 ، قال 76 ٪ من مديري المكاتب الذين شملهم الاستطلاع إن صاحب العمل لديه بالفعل أو يخطط للانتقال إلى مكتب أكبر. 23٪ فقط قالوا نفس الشيء عن الانتقال إلى مكتب أصغر.

ما يبدو غير بديهي على السطح يكون منطقيًا عندما تفكر في عاملين حاسمين:

1. متوسط ​​الأعمال ينمو: منذ بداية عام 2021 ، كان عدد التعيينات من قبل الشركات الأمريكية يتزايد باطراد ، على الرغم من ارتفاع معدل الدوران الناجم عن الاستقالة الكبرى. ^[2] حتى في التنسيق المختلط ، لا تزال الشركات بحاجة إلى مكاتب أكبر لاستيعاب زيادة عدد الموظفين.
2. تريد الشركات مساحات عمل أكثر مرونة: عندما طُلب منها ترتيب أهم العوامل التي يأخذها صاحب العمل في الاعتبار عند المضي قدمًا في تصميم المكاتب ، صنفت مديري المكاتب المرونة (56٪) فقط خلف الإنتاجية (63٪) في استطلاعنا. بدلاً من حشر العمال في مفهوم واحد يناسب الجميع ، تختار الشركات مساحات أكبر للسماح ببيئات عمل أكثر مرونة (المزيد حول هذا لاحقًا).

بالنسبة للشركات التي سيعمل فيها جميع الموظفين من المنزل لفترة طويلة ، فإن المكتب يمثل نفقات غير ضرورية. نتيجة لذلك ، يقول 69٪ من مديري المكاتب في مثل هذه الشركات إن لديهم بالفعل أو يخططون لإلغاء مكاتبهم بالكامل.

بالنسبة للشركات الناشئة عن بُعد والشركات الصغيرة التي يعمل بها موظفون منتشرون في جميع أنحاء البلاد ، أصبح عدم وجود مكتب على الإطلاق طريقة شائعة لخفض التكاليف.

سرَّع فيروس كوفيد -19 اعتماد التكنولوجيا اللا تلامسية وغرف مؤتمرات الفيديو

عند التعمق أكثر في تصميم المكاتب ، وجدنا أن اتجاهين للتصميم قد انطلقوا خلال جائحة COVID-19. الأول هو تقنيات عدم التلامس ، وهي استخدام بطاقات المفاتيح أو الهواتف الذكية أو الأجهزة الأخرى لفتح أو فتح نقاط الوصول إلى المكاتب دون أن يضطر الموظفون إلى لمسها فعليًا.

قال أربعة وأربعون بالمائة من مديري المكاتب في استبياننا إن مؤسساتهم نفذت تقنيات اللاتلامسية خلال جائحة COVID-19.

عندما أصبحت صحة العمال وسلامتهم أولوية حاسمة في ذروة جائحة COVID-19 ، أصبحت التقنيات اللاتلامسية ترقية مكتبية لا بد منها للتخفيف من انتشار الفيروس.

لا تقضي التقنيات اللا تلامسية على الأسطح المشتركة (مثل مقابض الأبواب) التي تسهل انتشار الجراثيم فحسب ، بل إنها تسمح أيضًا لأصحاب العمل بالحفاظ على ضوابط وصول أكثر صرامة لفرض قيود أقل على السعة. إذا لم يكن من المفترض أن يكون العامل في المكتب في يوم أو وقت معين ، فإن التكنولوجيا ببساطة لن تسمح بالوصول.

وبعيدًا عن كونه جائحة ذات خدعة واحدة ، ستستمر التقنيات اللاتلامسية في توفير قيمة في مجالات مثل الأمن. على سبيل المثال ، تستخدم الأقفال الذكية بدون تلامس معرّفات فريدة من بطاقات المفاتيح أو تطبيقات الهاتف لأخذ سجلات مفصلة لمن دخل كل نقطة وصول في المكتب ومتى.

الاتجاه المكتبي الآخر الذي انطلق أثناء الوباء هو غرف مؤتمرات الفيديو المخصصة ، والتي عززت معدات الصوت والفيديو المحسّنة لتجربة اجتماعات الفيديو. نظرًا لأن اجتماعات الفيديو استحوذت على عالم العمل ، أخبرنا 43٪ من مديري البرامج في المكاتب أن أعمالهم نفذت غرفًا مخصصة لمؤتمرات الفيديو في مكاتبهم.

مقارنةً بالهاتف أو الكمبيوتر المحمول أو أي جهاز مستخدم فردي آخر ، توفر غرف مؤتمرات الفيديو المخصصة تجربة اجتماعات ويب أفضل للمجموعات باستخدام شاشات أكبر وكاميرات أفضل ومكبرات صوت أعلى وميكروفونات أكثر فاعلية. إلى جانب منح الموظفين غرفة محسّنة للأحداث الشائعة الآن ، تساعد غرف مؤتمرات الفيديو المخصصة أيضًا أصحاب العمل على توحيد الأجهزة والتطبيقات المستخدمة للاجتماعات - مما يقلل من نقاط الضعف الأمنية.

اتجاهات المكتب الكبير القادمة؟ العمل القائم على النشاط وتصميم بيوفيليك

تُظهر بياناتنا أن الشركات قد أجرت بالفعل تغييرات كبيرة على مكاتبها أثناء الوباء. ولكن ما هي أنواع تغييرات تصميم المكاتب التي يجب أن نتوقعها للمضي قدمًا؟ الأول يسمى العمل على أساس النشاط ، أو "ABW" للاختصار.

ABW هو مفهوم تصميم يتخلص من فكرة بقاء الموظفين في مكاتبهم طوال اليوم. بدلاً من ذلك ، ينتقل الموظفون إلى مناطق مختلفة من المكتب تم تحسينها لأنواع مختلفة من أنشطة العمل حسب الحاجة.

يمكن للموظف أن يذهب إلى كوة منعزلة لإنجاز العمل الفردي ، ثم إلى مكتب "حي" مع زملائه في العمل لمتابعة المشاريع الجماعية ، وأخيراً إلى منطقة بها مناضد عمل مفككة لسرعة لقاء مع مديرهم - كل ذلك في نفس اليوم.

يمكن أن يكون فصل الموظفين عن العادات القديمة تحديًا (وجد مستخدمو ABW الأوائل أن الموظفين عادوا بشكل روتيني إلى مكاتبهم عندما لم يكن من المفترض أن يفعلوا ذلك) ، والوقت فقط هو الذي سيحدد ما إذا كانت ABW تحتفظ بالمزايا على المدى الطويل بعد انتهاء الحداثة ، لكن الأبحاث الأولية تظهر نتائج واعدة. وجدت دراسة أجريت عام 2018 أن العاملين في المكاتب المصممة من قبل ABW كانوا أقل استقرارًا وأكثر رضا عن بيئة عملهم المادية بشكل عام. ^[5]

بينما أقل من ثلث الشركات (31٪) استخدمت مفاهيم ABW في مكاتبها قبل الوباء ، نجد أن الغالبية (55٪) إما نفذت ABW أثناء الوباء أو تخطط لتطبيق ABW في المستقبل.

اتجاه تصميم مكتب آخر يصنع موجات يسمى تصميم بيوفيليك. تهدف إلى تقليل إرهاق الموظفين ، ومراكز التصميم البيوفيلي حول جلب العناصر الطبيعية إلى المكتب. يُعد مكتب "Spheres" الشهير في Amazon في سياتل مثالًا رئيسيًا على ذلك: نوافذ كبيرة لمزيد من ضوء الشمس ، وعدد كبير من النباتات وعناصر التصميم الطبيعية ، ومكبرات الصوت التي تشغل أصوات الطبيعة - كل ذلك لجعل مكان العمل أكثر هدوءًا وزهوًا.

يمكن أن يكون التأثير التراكمي لهذه العناصر الطبيعية على مزاج العمال جوهريًا. في دراسة أجريت عام 2020 ، كان المشاركون في البيئات المحبة للأحياء يتمتعون باستمرار باستجابات أفضل للشفاء بعد تعرضهم للإجهاد مقارنة بتلك الموجودة في البيئات غير المحبة للأحياء. ^[7]

على غرار ABW ، نفذت شركة واحدة فقط من بين كل أربع شركات في استطلاعنا عناصر التصميم الحيوي في مكاتبها قبل COVID-19. لكننا وجدنا أن أكثر من النصف (51٪) إما نفذوا تصميمًا محبًا للأحياء أثناء الجائحة أو لديهم خطط لتنفيذ تصميم بيوفيلي في المستقبل القريب.

قد يؤدي الركود إلى توقف التغييرات في المكاتب

بدلاً من التخلي عن مكاتبهم ، تُظهر بياناتنا أن الشركات تعمل بجد ليس فقط لجعل المكاتب أكثر قابلية للحياة لمستقبل العمل ، ولكن أيضًا لجعلها وجهات جذابة للموظفين الذين اعتادوا على مكاتبهم في المنزل. هناك مشكلة واحدة فقط: الركود المحتمل يمكن أن يقلب كل شيء.

في الواقع ، قال 65٪ من مديري المكاتب في استبياننا أن احتمال حدوث ركود قد غيّر بالفعل خطط مكاتب مؤسستهم. ربما تقوم بتأجيل تغييرات مكتب كبير بنفسك حتى يتم فهم المكاسب المالية غير المتوقعة من الركود الاقتصادي الكبير.

سواء كنت تقوم بتجديده الآن أو لاحقًا ، فإن إعادة تجهيز مكتب لتلبية احتياجات العمل المختلط يجب أن يكون أولوية حاسمة لمعظم أصحاب العمل. إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ تحديث مكتبك ، تجد شركة Gartner أن 70٪ من المؤسسات تبدأ رحلة مكتب ذكية من خلال نشر نظام إدارة مكان عمل متكامل أو تطبيق لجدولة الموارد. ^[8]

المنهجية

* تم إجراء استطلاع Capterra الخاص بمساحة المكاتب لعام 2022 في أغسطس 2022 بين 301 من صانعي القرار في مجال المكاتب في الشركات الأمريكية. تم فحص المستجيبين لثلاثة معايير: 1) يجب أن يكون كل منهم على مستوى المدير أو أعلى في صاحب العمل ، 2) يجب أن يكون لكل منهم معرفة واسعة بمساحة العمل والخطط العقارية لدى صاحب العمل ، و 3) موظفين في المستفتى كان على صاحب العمل العمل بشكل أساسي خارج المكتب قبل جائحة COVID-19. كان الهدف من هذا الاستطلاع هو فهم البصمة المكتبية وخيارات التصميم التي اتخذتها الشركات أو تخطط للقيام بها في أعقاب COVID-19 والتحولات المهمة الأخرى في طريقة عملنا.

مصادر

1. تجربة لمدة عامين و 50 مليون شخص في تغيير طريقة عملنا ، نيويورك تايمز
2. فرص العمل ، والتعيينات ، ومستويات الفصل ، معدلة موسميا ، مكتب إحصاءات العمل
3. كيفية استخدام الوصول عبر الهاتف المحمول لعملك ، كيسي
4. صفحة RAW Design Consultants على Facebook ، Facebook
5. تأثير العمل القائم على النشاط (ABW) على نشاط مكان العمل ، وسلوكيات الأكل ، والإنتاجية ، والرضا ، المجلة الدولية للبحوث البيئية والصحة العامة
6. ادخل داخل مناطق Amazon Spheres. وإليك الطريقة. ، سياتل تايمز
7. آثار البيئة الداخلية المحبة للأحياء على استعادة التوتر والقلق: تجربة بين الموضوعات في الواقع الافتراضي ، البيئة الدولية
8. إنشاء مكاتب ذكية تعمل على تحسين تجربة الموظف وسلامته ورفاهيته ، Gartner