5 kluczowych elementów, które należy wziąć pod uwagę podczas opracowywania wiadomości oczekujących

Opublikowany: 2022-04-27

W naszym niezwykle cyfrowym świecie ciągle zmieniających się technologii łatwo jest przeoczyć narzędzia, które istnieją od dziesięcioleci.

Starając się nadążać za nowoczesnymi strategiami marketingowymi, tworząc strony internetowe i aktualizując profile w mediach społecznościowych, wiele marek po prostu zapomina zwrócić uwagę na mniej krzykliwy, ale niezwykle ważny element ich biznesu – telefony.

Doświadczenie klienta, gdy dzwoni do Twojej firmy, jest tak samo ważne, jak doświadczenie klienta podczas odwiedzania Twojej witryny lub strony na Facebooku. Mając to na uwadze, posiadanie pewnego rodzaju komunikatów wstrzymanych, aby zapewnić klientom pozytywne wrażenia związane z marką podczas dzwonienia do Twojej firmy, ma kluczowe znaczenie.

Wiadomości w czasie oczekiwania można wykorzystać do:

buduj zaufanie ze swoim klientem
wzmocnij głos swojej marki
skrócić postrzegany czas oczekiwania
pozwalają przemawiać bezpośrednio do wysoce ukierunkowanej publiczności
zmaksymalizować efektywność swoich zasobów ludzkich

Jeśli te korzyści nie uzasadniają potrzeby wstrzymania wiadomości, weź pod uwagę ten fakt z ankiety CNN.

Bez jakiegoś rodzaju wstrzymanych multimediów 60% dzwoniących się rozłączy.

Oznacza to, że Twoja firma może stracić trzech na pięciu rozmówców, ponieważ zdecydowałeś się nie korzystać z wiadomości oczekujących.

Więc jeśli chodzi o zawieszanie wiadomości, nie ma wątpliwości, czy powinieneś z nich korzystać. Istnieje jednak kilka elementów, które należy wziąć pod uwagę przy opracowywaniu strategii.

1. Czy chcę słuchać muzyki lub wstrzymać wiadomości głosowe?

Jeśli chcesz zachować prostotę, możesz użyć muzyki, aby zaangażować rozmówców. Jest to dobra opcja dla firm, które dopiero zaczynają korzystać z komunikatów wstrzymanych, ponieważ jest szybka i łatwa w konfiguracji oraz wymaga mniejszej uwagi w zakresie preferencji.

Jeśli wybierzesz ścieżkę muzyczną, musisz tylko wybrać styl muzyczny, który najlepiej pasuje do Twoich odbiorców. Będziesz chciał wybrać dźwięk, który nadaje ton i napędza Twoje komunikaty brandingowe.

W przypadku wielu firm najlepszą opcją będzie łatwe słuchanie lub jazz, ponieważ jest to akceptowalne dla dużej, zróżnicowanej publiczności. Ale jeśli masz bazę klientów o bardzo konkretnych gustach, możesz wybierać spośród muzyki country, oldies, rock, a nawet techno. Jeśli potrzebujesz czegoś bardziej szczegółowego, Spectrio może nawet stworzyć niestandardową mieszankę muzyki pasującą do Twojej unikalnej marki.

Jeśli jednak zdecydujesz się na przesyłanie wiadomości głosowych, weź pod uwagę następujące kwestie.

2. Jak powinna brzmieć moja marka?

Zastanów się, który najlepiej pasowałby do Twojej marki. Tak jak dopasujesz swoją markę do stylu muzycznego, musisz dopasować swoją markę do stylu głosu i tonu.

Przyjazny czy autorytatywny?
Mężczyzna czy kobieta?
Osobisty czy w stylu spikera?
Młody czy wybitny?
Energiczny i sprzedażowy czy wyluzowany i swobodny?

Jeśli zdefiniowanie głosu Twojej marki za pomocą terminologii jest trudne, wypełnij puste miejsce w tym stwierdzeniu: Gdybym mógł wybrać jedną celebrytę lub znaną osobę do reprezentowania mojej marki, byłoby to [puste].

Następnie wypisz cechy tej osoby, a otrzymasz plan głosu, który najlepiej będzie reprezentował Twoją markę.

3. Jak mogę korzystać z wiadomości oczekujących, aby odpowiadać na najczęściej zadawane pytania?

Wiadomość o wstrzymaniu to idealne miejsce na udzielenie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania klientów.

Możesz wykorzystać swoje wiadomości jako okazję do udzielenia informacji na pytania, o których nie wiedzieli, a co ważniejsze, możesz być w stanie odpowiedzieć na pytanie, które jest powodem ich telefonu.

Dzięki temu klient nie musi czekać na połączenie, a Twoja firma nie musi zapewniać zasobów ludzkich potrzebnych do odebrania połączenia.

Tworząc komunikat o wstrzymaniu, odpowiedz na często zadawane pytania dotyczące Twojej firmy i zawsze podawaj:

Twoje godziny pracy
Twój adres (z krótkimi wskazówkami z głównej autostrady)
Gdzie znaleźć dodatkowe informacje (strona internetowa)

Zapewnienie wartości i skrócenie czasu oczekiwania doprowadzi do szczęśliwszych i bardziej zadowolonych klientów.

4. Co chcę promować?

Jak wspomniano powyżej, wiadomość o wstrzymaniu to doskonały moment na bezpośrednią rozmowę z wysoce ukierunkowaną publicznością.

Jeśli klient dzwoni do Twojej firmy, jest już zainteresowany Twoimi produktami lub usługami. To sprawia, że są bardzo zaangażowanym, wartościowym leadem.

Ankieta magazynu telemarketingowego wykazała, że od 15% do 20% klientów dokonywało zakupów na podstawie informacji, które usłyszeli w zawieszeniu.

Nie przegap więc okazji do zwiększenia sprzedaży. Uwzględnij strategie sprzedaży i marketingu w swoich wiadomościach.

Dodaj informacje o swoim:

Wyprzedaże/oferty specjalne
Podsumowanie Twoich produktów i usług
Misja Twojej marki

I zawołaj:

Punkty bólu klienta
Korzyści z Twoich produktów i usług
Dlaczego przewyższasz konkurencję

Nie przegap tej szansy na zaoferowanie bezpłatnej reklamy grupie zainteresowanych potencjalnych klientów.

5. Jak często będę aktualizować zawieszone wiadomości?

Jedyną gorszą rzeczą niż brak wiadomości o zawieszeniu jest posiadanie nieaktualnej wiadomości o zawieszeniu.

Tak więc, rozpoczynając swoją strategię, stwórz plan, jak często i kiedy będziesz aktualizować wiadomości.

Weź pod uwagę aktualność informacji zawartych w wiadomości, a następnie zdecyduj, jak często będziesz musiał planować aktualizacje.

Jeśli masz oferty specjalne i promocje, które często się zmieniają, rozważ częstsze poprawianie wiadomości. Jeśli ustawiłeś informacje, które rzadko się zmieniają, możesz rzadziej aktualizować.

Sugerujemy aktualizowanie wiadomości zgodnie z jednym z następujących harmonogramów:

Miesięcznie (12 aktualizacji/rok)
Co dwa miesiące (6 aktualizacji rocznie)
Kwartalnie (4 aktualizacje/rok)
Półroczne (2 aktualizacje/rok)
Roczna (1 aktualizacja/rok)

Nawet jeśli zdecydujesz się na aktualizację tylko raz w roku, nie ustawiaj jej po prostu i zapomnij.

Zaplanuj raz w miesiącu lub raz w tygodniu, jeśli często aktualizujesz swój scenariusz, aby zadzwonić i wysłuchać wiadomości. Samodzielne słuchanie pomoże Ci zweryfikować aktualność wszystkich informacji, a nawet podsunie Ci pomysły na to, co należy uwzględnić w następnej aktualizacji.

Jeśli Twój napięty harmonogram utrudnia zaplanowanie aktualizacji i recenzji, rozważ skorzystanie z usług dostawcy, który będzie zarządzał Twoimi wstrzymanymi kampaniami informacyjnymi.

Przy wyborze programu do obsługi wiadomości wstrzymanych należy wziąć pod uwagę wiele czynników, ale czynniki zawsze pozostają niezmienne.

Aby utrzymać klientów na linii, potrzebujesz komunikatów wstrzymanych. Może to być różnica między 60% Twoich klientów pozostających na linii, aby się z Tobą połączyć, a 100%.

Które wolisz?

Niech jeden z naszych ekspertów pomoże Ci zobaczyć, jak Spectrio może skonfigurować wstrzymane wiadomości, aby angażować, edukować i inspirować Twoich klientów.