5 Elemen Kunci untuk Dipertimbangkan Saat Mengembangkan Pesan yang Ditahan
Diterbitkan: 2022-04-27Dalam dunia kita yang sangat digital dengan teknologi yang selalu berubah, mudah untuk mengabaikan alat yang telah ada selama beberapa dekade.
Saat berusaha mengikuti strategi pemasaran modern, membuat situs web, dan memperbarui profil media sosial, banyak merek lupa memperhatikan elemen bisnis mereka yang tidak terlalu mencolok, tetapi sangat penting — ponsel mereka.
Pengalaman pelanggan saat menghubungi bisnis Anda sama pentingnya dengan pengalaman pelanggan saat mengunjungi situs web atau halaman Facebook Anda. Dengan pemikiran ini, memiliki semacam perpesanan yang ditahan untuk memberi pelanggan Anda pengalaman merek yang positif saat menelepon bisnis Anda sangat penting.
On-Hold Messaging dapat digunakan untuk:
- membangun kepercayaan dengan pelanggan Anda
- memperkuat suara merek Anda
- mengurangi waktu tunggu yang dirasakan
- memungkinkan Anda untuk berbicara langsung dengan audiens yang sangat bertarget
- memaksimalkan efisiensi sumber daya manusia Anda
Jika manfaat tersebut tidak memvalidasi kebutuhan pesan yang ditahan, pertimbangkan fakta ini dari survei CNN.
Tanpa beberapa jenis media yang ditahan, 60% penelepon akan menutup telepon.
Itu berarti bisnis Anda bisa kehilangan tiga dari lima penelepon karena Anda memutuskan untuk tidak menggunakan pesan tunggu.
Jadi ketika datang ke perpesanan yang ditahan, tidak ada pertanyaan apakah Anda harus menggunakannya atau tidak. Namun, ada beberapa elemen yang perlu Anda pertimbangkan saat mengembangkan strategi Anda.
1. Apakah Saya Ingin Musik atau Voice-Over Hold Messaging?
Jika Anda ingin tetap sederhana, Anda dapat menggunakan musik untuk melibatkan penelepon Anda. Ini adalah opsi yang bagus untuk bisnis yang baru memulai dengan perpesanan yang ditahan karena cepat dan mudah disiapkan serta memerlukan pertimbangan preferensi yang lebih sedikit.
Jika Anda memilih rute musik, Anda hanya perlu memilih gaya musik mana yang paling sesuai dengan audiens Anda. Anda akan ingin memilih suara yang mengatur nada dan mendorong pesan branding Anda.
Bagi banyak bisnis, easy listening atau jazz akan menjadi pilihan terbaik karena dapat diterima oleh audiens yang besar dan bervariasi. Tetapi jika Anda memiliki basis pelanggan dengan selera yang sangat khusus, Anda dapat memilih dari country, oldies, rock, atau bahkan techno. Jika Anda membutuhkan sesuatu yang lebih spesifik, Spectrio bahkan dapat membuat perpaduan musik khusus yang sesuai dengan merek unik Anda.
Namun, jika Anda memilih untuk menggunakan pesan suara, bawa bisnis Anda melalui pertimbangan berikut.
2. Bagaimana Merek Saya Harus Terdengar?
Pertimbangkan mana yang paling sesuai dengan merek Anda. Sama seperti Anda mencocokkan merek Anda dengan gaya musik, Anda harus mencocokkan merek Anda dengan gaya suara dan nada.
- Ramah atau Berwibawa?
- Laki laki atau perempuan?
- Pribadi atau Gaya Penyiar?
- Muda atau Istimewa?
- Berenergi tinggi dan Salesy atau Santai dan Santai?
Jika sulit mendefinisikan suara merek Anda melalui terminologi, isilah bagian yang kosong dari pernyataan ini: Jika saya dapat memilih satu selebritas atau orang terkenal untuk mewakili merek saya, itu akan menjadi [kosong].
Kemudian daftarkan karakteristik orang tersebut, dan Anda akan memiliki cetak biru untuk suara yang paling mewakili merek Anda.
3. Bagaimana Cara Menggunakan Pesan yang Ditahan untuk Menjawab Pertanyaan yang Sering Diajukan?
Pesan penangguhan Anda adalah tempat yang tepat untuk menjawab pertanyaan umum pelanggan Anda.
Anda dapat menggunakan perpesanan Anda sebagai peluang untuk memberikan informasi untuk pertanyaan yang tidak mereka ketahui, dan yang lebih penting, Anda mungkin dapat menjawab pertanyaan yang menjadi alasan panggilan mereka.
Ini menyelamatkan pelanggan dari menunggu menunggu dan menyelamatkan bisnis Anda dari menyediakan sumber daya manusia yang diperlukan untuk menerima panggilan mereka.
Saat membuat pesan penangguhan, jawab pertanyaan umum yang unik untuk bisnis Anda dan selalu berikan:
- Jam Kerja Anda
- Alamat Anda (Dengan Petunjuk Singkat dari Jalan Raya Utama)
- Tempat Menemukan Informasi Tambahan (Situs Web)
Memberikan nilai dan mengurangi waktu tunggu akan menghasilkan pelanggan yang lebih bahagia dan lebih puas.
4. Apa yang Ingin Saya Promosikan?
Seperti disebutkan di atas, perpesanan tunggu Anda adalah waktu yang tepat untuk berbicara langsung dengan audiens yang sangat bertarget.
Jika pelanggan menelepon bisnis Anda, mereka sudah tertarik dengan produk atau layanan Anda. Itu membuat mereka menjadi pemimpin yang sangat terlibat dan berharga.
Survei majalah telemarketing menemukan bahwa 15% hingga 20% pelanggan melakukan pembelian berdasarkan informasi yang mereka dengar ditahan.
Jadi, jangan lewatkan kesempatan untuk mendorong penjualan tambahan. Masukkan strategi penjualan dan pemasaran dalam perpesanan Anda.
Tambahkan informasi tentang:
- Penjualan/Penawaran Khusus
- Ringkasan Produk dan Layanan Anda
- Pernyataan Misi Merek Anda
Dan memanggil:
- Poin Rasa Sakit Pelanggan
- Manfaat Produk dan Layanan Anda
- Mengapa Anda Lebih Unggul dari Pesaing Anda
Jangan lewatkan kesempatan ini untuk menawarkan iklan gratis kepada sekelompok prospek yang tertarik.
5. Seberapa Sering Saya Memperbarui Pesan yang Ditahan?
Satu-satunya hal yang lebih buruk daripada tidak memiliki pesan yang ditahan adalah memiliki pesan yang ditahan yang kedaluwarsa.
Jadi, saat Anda memulai strategi, buatlah rencana seberapa sering dan kapan Anda akan memperbarui pesan Anda.
Pertimbangkan ketepatan waktu informasi dalam pesan Anda, lalu putuskan seberapa sering Anda perlu menjadwalkan pembaruan.
Jika Anda memiliki penawaran khusus dan promosi yang sering berubah, pertimbangkan untuk lebih sering merevisi pesan Anda. Jika Anda telah menyetel informasi yang jarang berubah, Anda dapat memperbarui lebih jarang.
Sebaiknya perbarui pesan Anda sesuai salah satu jadwal berikut:
- Bulanan (12 update/tahun)
- Dwi-Bulanan (6 pembaruan/tahun)
- Kuartalan (4 pembaruan/tahun)
- Semi-Tahunan (2 pembaruan/tahun)
- Tahunan (1 pembaruan/tahun)
Meskipun Anda memilih untuk memperbarui hanya setahun sekali, jangan hanya mengaturnya dan melupakannya.
Kalender waktu sebulan sekali, atau seminggu sekali jika Anda sering memperbarui skrip Anda, untuk menelepon dan mendengarkan pesan. Mendengarkan sendiri akan membantu Anda memverifikasi bahwa semua informasi terkini dan bahkan dapat memberi Anda ide tentang apa yang akan disertakan dalam pembaruan berikutnya.
Jika jadwal sibuk Anda menyulitkan untuk menjadwalkan pembaruan dan ulasan, pertimbangkan untuk menggunakan penyedia yang akan mengelola kampanye perpesanan yang ditangguhkan untuk Anda.
Ada banyak pertimbangan saat memilih program untuk perpesanan yang ditahan, tetapi faktor akan selalu tetap konstan.
Anda memerlukan perpesanan yang ditahan agar pelanggan tetap terhubung. Ini bisa menjadi perbedaan antara 60% pelanggan Anda tetap terhubung untuk terhubung dengan Anda atau 100%.
Mana yang lebih kamu sukai?
Izinkan salah satu pakar kami membantu Anda melihat bagaimana Spectrio dapat menyiapkan perpesanan yang ditangguhkan untuk melibatkan, mengedukasi, dan menginspirasi pelanggan Anda.