Les meilleurs outils de productivité pour les équipes distantes

Si vous avez parcouru quelques offres d'emploi récemment, vous avez peut-être remarqué une augmentation des postes qui permettent de travailler à distance. Ce n'est pas un hasard - le travail à distance a augmenté ces dernières années, grâce à certains de ses nombreux avantages. Et, c'est là pour rester. Selon une étude de Gartner, 82 % des chefs d'entreprise interrogés prévoient d'autoriser le travail à distance une partie du temps, combiné au travail à partir d'un bureau.

Cependant, aussi populaire (ou, ces derniers temps, même nécessaire) que soit le travail à distance, il pose également certains défis. Travailler dans des environnements distants peut parfois être difficile en raison d'obstacles dans la communication, la collaboration, le stockage et de nombreux autres processus. Voici 31 meilleurs outils de productivité d'équipe que vous pouvez utiliser pour faciliter le travail à distance et permettre à votre équipe de travailler ensemble et de rester productive, où qu'elle se trouve.

️ Outils de suivi du temps

Depuis l'époque des cartes perforées dans les usines, l'habitude du suivi du temps existe.

Dans les équipes distantes, le suivi du temps peut être utile pour diverses raisons autres que le suivi de la productivité d'une personne. C'est en fait un excellent moyen de suivre le temps qu'une certaine tâche prend et vous encourage à éliminer les tâches qui vous font perdre du temps.

Voici quelques outils de suivi du temps des télétravailleurs que vous pouvez essayer :

1. Clockify : un outil de suivi du temps gratuit pour un suivi illimité du temps, des utilisateurs, des projets et des rapports.
2. Time Doctor : Un outil que vous pouvez utiliser à la fois pour les besoins de suivi du temps et pour la surveillance des employés.
3. RescueTime : une application de suivi du temps qui vous donne également un aperçu de vos habitudes de travail hebdomadaires.

Horloger

Pour répondre aux besoins de suivi du temps de vos travailleurs à distance, vous devriez essayer Clockify. C'est la seule application de suivi du temps gratuite pour un suivi illimité du temps, des utilisateurs, des projets et des rapports.

Vous pouvez créer des feuilles de temps, les transformer en rapports visuels et hebdomadaires, facturer les clients et ajouter des données supplémentaires aux entrées de temps via des champs personnalisés. De plus, vous pouvez attribuer des rôles de responsable avec différents niveaux d'accès et de contrôle, définir des objectifs et des rappels pour aider l'équipe à ne pas oublier de suivre le temps, et bien plus encore. De plus, vous pouvez demander un congé et utiliser l'application dans votre langue maternelle.

Tarification : Outre le plan gratuit pour toujours, il existe quatre plans payants supplémentaires qui offrent des avantages supplémentaires et commencent à un tarif forfaitaire de 3,99 $ par utilisateur et par mois lorsqu'ils sont facturés annuellement.

Fonctionnalité Highlight : Une vue Calendrier qui vous permet d'afficher toutes vos entrées de temps sous forme de blocs de temps dans un calendrier pour vous aider à mieux comprendre quand vous avez des lacunes dans une journée et quel type de schémas de travail vous suivez au quotidien.

Disponible pour : Web, Windows, Mac, Linux, iOS, Android, Chrome (extension de navigateur), Firefox (extension de navigateur), Edge (extension de navigateur)

Temps Docteur

Une autre application de suivi du temps que nous recommandons est Time Doctor. Vous pouvez utiliser cet outil pour vos demandes de suivi du temps, mais aussi pour le suivi des employés et la paie.

Time Doctor est livré avec une option de mesure de la productivité, qui permet aux employés de consulter leurs statistiques de temps et de vérifier s'ils ont perdu du temps sur des activités moins importantes. Les utilisateurs et les gestionnaires peuvent recevoir des rapports hebdomadaires, qui couvrent les sites Web et les applications les plus utilisés. De plus, vous pouvez utiliser cet outil pour créer des tâches, attribuer des projets et revoir leur progression. Une autre option pratique est que vous pouvez suivre le temps en ligne et hors ligne.

Tarification : Cet outil offre un essai gratuit de 14 jours, ainsi que trois plans payants, qui commencent à partir de 7 $ par mois et par utilisateur. Plus vous sélectionnez d'utilisateurs, plus le prix augmente, donc pour 10 employés, vous devrez payer 70 $ par mois pour le plan de base.

Fonctionnalité phare : Vous pouvez personnaliser les options de Time Doctor en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez désactiver la fonction de capture d'écran si vous ne la souhaitez pas pour votre équipe.

Disponible pour : Windows, Mac, Linux, Android, Chrome (extension de navigateur)

RescueTime

Cet outil vous aidera à suivre le temps, mais aussi à améliorer votre productivité et à vous motiver à travailler.

Avec RescueTime, vous pouvez définir votre propre objectif quotidien Focus Work, puis suivre vos progrès par rapport à l'objectif. Outre le temps, vous pouvez également suivre les réunions. Lorsque vous êtes distrait, RescueTime vous envoie une alerte pour vous rappeler qu'il est temps de vous concentrer sur des tâches importantes. En parlant de cela, vous pouvez démarrer des sessions Focus, une option qui bloquera tous les sites Web distrayants et enregistrera votre travail. En outre, vous pouvez également consulter les fonctionnalités Activités, où vous pouvez voir les activités triées tout au long de la semaine (Travail ciblé, autres travaux et activités personnelles).

Prix ​​: Il y a un essai gratuit de deux semaines, puis le prix commence à 6,50 $ par mois.

Fonctionnalité phare : RescueTime vous donne un aperçu de vos habitudes de travail hebdomadaires en vous montrant combien de temps vous avez passé à faire du Focus Work.

Disponible pour : Windows, Mac

Outils de communication

Les équipes qui communiquent efficacement peuvent améliorer leur productivité de 25 %, selon les statistiques de communication sur le lieu de travail. Outre la productivité, les applications de chat peuvent également faciliter une meilleure culture d'entreprise dans les équipes distantes.

Voici donc notre choix d'outils de collaboration et de productivité d'équipe que vous pouvez utiliser pour discuter :

1. Pumble : une application de messagerie d'équipe qui aide les travailleurs à distance à communiquer et à collaborer sans aucun problème.
2. Troop Messenger : un outil de communication que votre équipe distante peut utiliser pour discuter, échanger des messages audio et bien plus encore.
3. Fleep : un logiciel de communication d'équipe qui permet aux utilisateurs de mettre en évidence des décisions particulières prises lors de conversations.

Pumble

Pumble est un outil de messagerie professionnelle gratuit pour les équipes distantes. Cette application est disponible pour un nombre illimité d'utilisateurs.

Vous pourrez communiquer avec des coéquipiers individuels via des messages directs ou créer des canaux privés ou publics liés à des sujets, des projets ou des équipes spécifiques. Vous pourrez également partager des fichiers, créer et suivre des fils de discussion en temps réel, gérer des extraits de code, ainsi que vous adresser directement à des personnes spécifiques dans des groupes, via des mentions.

De plus, Pumble vous permet de définir un statut, afin que vous puissiez informer vos collègues lorsque vous n'êtes pas disponible. Par exemple, lors d'une pause déjeuner, d'un trajet domicile-travail ou d'un congé de maladie.

Tarification : Outre l'option gratuite, cet outil dispose de deux forfaits payants. Le premier commence à 1,99 $ par utilisateur et par mois.

Fonctionnalité phare : vous pourrez profiter d'un accès illimité à l'intégralité de votre historique de chat, gratuitement.

Disponible pour : Windows, macOS, mac (M1), Linux, Android, iOS, web

Messager de troupe

Troop Messenger est l'un des meilleurs outils de collaboration et de productivité d'équipe.

Avec cette application, vous pourrez envoyer des messages individuels et audio. Vous pouvez également enregistrer des notes vitales ou toute autre information dans l'auto-message, qui n'est visible que par vous. Troop Messenger propose également des fonctionnalités telles que les discussions de groupe, le partage d'extraits de code et le signalement des messages importants. Une autre option intéressante est que vous pouvez intégrer votre compte Troop Messenger à Google Drive, Dropbox et Zapier.

Prix ​​: Cette application offre un essai gratuit d'un mois. En ce qui concerne les forfaits payants, il existe trois forfaits, à partir de 5 $ par utilisateur et par mois.

Fonctionnalité phare : Avec Troop Messenger, vous pouvez voir un aperçu des pièces jointes, ce qui est pratique lorsque vous n'avez pas le temps de télécharger des fichiers.

Disponible pour : Windows, Mac, Linux, Android, iOS

Fleep

Fleep est une application de messagerie qui aide les membres de l'équipe à distance à rester connectés et assure une bonne collaboration au sein des équipes.

Vous pouvez discuter de divers sujets avec vos collègues, puis mettre en évidence vos décisions dans le Pinboard de la conversation. Pour chaque conversation dans Fleep, il y a un tableau des tâches, vous pouvez donc créer des tâches et les attribuer à vos collègues. Cet outil offre de nombreuses intégrations, avec des applications comme IFTTT, Confluence, GitHub et autres.

Tarification : Outre une version gratuite, vous pouvez choisir entre deux forfaits payants. Le prix commence à environ 5,66 $ (5 €).

Fonctionnalité phare : Fleep vous fournit un tiroir de fichiers - une option pour avoir tous les fichiers et photos partagés en un seul endroit.

Disponible pour : Windows, Mac, Linux, Android, iOS

Outils de visioconférence

Bien que le chat soit suffisant pour la plupart de vos besoins de communication, vous avez parfois vraiment besoin d'une vidéo pour faire passer votre message.

Que pensent les employés distants de l'utilisation des outils de visioconférence ? Eh bien, selon l'étude du centre de recherche Pew, 63 % des travailleurs à distance ne voient pas d'inconvénient à utiliser des applications de visioconférence. De plus, 65 % des télétravailleurs pensent que les outils en ligne sont une excellente alternative au contact en personne.

Ainsi, les réunions vidéo sont la meilleure chose à faire lorsque vous ne pouvez pas vous asseoir avec votre équipe dans la même pièce.

Voici quelques excellentes applications vers lesquelles vous pouvez vous tourner et qui sont destinées à faciliter de telles rencontres :

1. Google Meet : Cet outil de visioconférence est un choix parfait si vous avez déjà un compte Gmail.
2. Zoom : Lorsque vous utilisez cette application gratuitement, vous pouvez organiser des réunions vidéo pouvant accueillir jusqu'à 100 participants, ce qui est une excellente solution.
3. Microsoft Teams : Un outil de visioconférence qui permet également aux participants à la réunion d'interagir avec le contenu partagé lors des réunions.

Google Meet

Google Meet (anciennement Google Hangouts, avant que Google Hangouts ne bascule ses fonctionnalités de visioconférence vers Google Meet) est un autre outil que de nombreuses équipes utilisent pour des raisons de pure commodité.

Si vous avez déjà un compte Gmail, c'est à portée de clic. Il propose le chat et les appels vidéo. La fonction d'appel vidéo est superbe, tandis que le chat fait définitivement défaut par rapport à Skype et au prochain outil de la liste.

Tarification : toute personne disposant d'un compte Google peut créer une visioconférence via Google Meet, inviter jusqu'à 100 participants et converser avec eux jusqu'à 1 heure, gratuitement. Pour plus de fonctionnalités et d'options, vous pouvez passer au forfait individuel Google Workspace. pour 7,99 $ par mois, bien que ce prix passera à 9,99 $/mois à partir de janvier 2022.

Fonction de mise en surbrillance : à tout moment de la conversation, vous pourrez partager votre écran et présenter les données de votre écran entier, de votre onglet Chrome ou de votre fenêtre à votre équipe.

Disponible pour : Web, Windows, Mac, Android, iOS  

Zoom

Zoom est la centrale de visioconférence utilisée par certaines des entreprises distantes les plus réputées. Il y a de nombreuses raisons - la qualité de l'image et du son est superbe, et vous pouvez presque tout faire avec le forfait gratuit. En fait, Zoom est si bon que même des entreprises comme Slack utilisent leur produit.

Tarification : Zoom est gratuit jusqu'à 100 participants et 40 minutes par réunion (les réunions 1:1 sont toujours gratuites avec un temps illimité), tandis que les plans payants commencent à 149,90 $ par an, par licence, pour un groupe d'une durée maximale de 30 heures. réunions jusqu'à 100 participants.

Fonction de mise en surbrillance : Les fonctions de recherche de Zoom permettent de trouver rapidement et facilement tout ce dont vous avez besoin dans vos conversations, y compris les contacts, les messages, les canaux de discussion et les fichiers.

Disponible pour : Web, Android, iOS, Chrome (extension de navigateur), Firefox (extension de navigateur)

Équipes Microsoft

Microsoft Teams est un autre logiciel que vous pouvez utiliser pour passer des appels vidéo avec votre équipe.

Cet outil assure une bonne communication d'équipe car il permet de programmer et d'organiser facilement des réunions audio et vidéo. Il existe également un stockage cloud gratuit, ce qui vous permet d'accéder à tous les fichiers partagés et de travailler avec vos collègues distants.

Avec Microsoft Teams, vous pouvez également partager votre écran et même permettre aux participants à la réunion d'interagir avec le contenu que vous partagez. Et, juste pour le plaisir, vous pouvez définir un arrière-plan virtuel pour vos réunions, flouter l'arrière-plan ou créer le vôtre.

Tarification : Outre son forfait gratuit, vous pouvez choisir entre trois forfaits payants, qui commencent à partir de 4 $ par utilisateur et par mois.

Fonction de mise en surbrillance : Microsoft Teams offre aux utilisateurs la possibilité de mettre en signet un élément de contenu, tel qu'un message ou une pièce jointe, afin que vous puissiez le retrouver facilement en cas de besoin.

Disponible pour : Web, Mac, Windows, Android, iOS

️ Outils de stockage et de partage de fichiers dans le cloud

Travailler à distance nécessite non seulement des moyens de communication différents, mais également une gestion et un partage de fichiers. Étant donné que les membres de votre équipe peuvent être dispersés dans le monde entier, il est nécessaire de disposer d'une méthode fiable de stockage et de partage de vos fichiers, afin qu'ils soient accessibles à tout moment.

Voici quelques outils d'équipe à distance pour le stockage dans le cloud et le partage de fichiers :

1. Dropbox : Une application qui est synonyme de stockage en nuage depuis 2007.
2. OneDrive : Un outil que vous pouvez utiliser à la fois pour vos besoins personnels et professionnels pour stocker des fichiers et des dossiers dans le cloud.
3. Citrix ShareFile : Une application qui offre un stockage illimité pour vos fichiers et dossiers.

Boîte de dépôt

Dropbox existe depuis 2007 et place la barre très haut pour les services de stockage en nuage.

Prix ​​: Le compte premium pour un utilisateur vous coûtera environ 9 $ par mois pour 2 To de données, ce qui est largement suffisant pour quiconque n'a pas à gérer de gros fichiers. Si cela ne suffit pas, vous pouvez passer au forfait Famille pour 16,99 $ par mois et partager 2 To de stockage.

Fonctionnalité phare : vous pourrez synchroniser automatiquement vos fichiers et dossiers (tels que ceux que vous conservez sur votre bureau) avec le cloud et y accéder facilement de n'importe où.

Disponible pour : Windows, Linux, Mac, Android, iOS

OneDrive

OneDrive est un autre outil populaire de stockage et de partage de fichiers dans le cloud. Cette application propose différents plans pour vos besoins personnels et professionnels.

Prix ​​: Leur forfait maison a une version gratuite et comprend 5 Go de stockage. En outre, il existe trois forfaits payants supplémentaires, à partir de 79,99 $ par an, pour 6 utilisateurs.

Quant à leurs plans d'affaires, il n'y a pas d'options gratuites. Le prix commence à 5 $ par mois et par utilisateur et inclut 1 To par utilisateur.

Fonctionnalité en surbrillance : vous pouvez numériser des documents, des reçus, des cartes de visite, des notes avec l'application mobile OneDrive.

Disponible pour : Windows, Mac, Android, iOS

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile est une application qui vous permet de stocker et de partager vos fichiers en toute sécurité. Cet outil a été reconnu comme Winter Leader 2022 par G2.

Tarification : Bien que vous ne puissiez pas utiliser cette application gratuitement, il existe trois forfaits payants. Le plan Citrix ShareFile Standard commence à partir de 50 $ par mois pour 5 utilisateurs. Ce plan offre le stockage, la synchronisation et le partage de fichiers, ainsi qu'un nombre illimité d'utilisateurs clients.

Fonctionnalité phare : Stockage illimité pour tous leurs forfaits payants, à l'exception du forfait Virtual Data Room.

Disponible pour : Windows, Mac

️ Outils de collaboration de fichiers

Une fois que tous les fichiers sont rangés en toute sécurité dans le cloud, il est temps de se mettre au travail. Bien que ceux-ci ne couvrent pas tout le travail effectué dans les équipes distantes, toutes les équipes distantes doivent gérer des documents et ont besoin de ces outils de productivité d'équipe :

1. Google Workspace : un excellent choix pour les équipes qui utilisent déjà un compte Gmail.  
2. Office 365 : un outil de collaboration de fichiers facile à utiliser qui fournit également aux utilisateurs un stockage One Drive.
3. GitBook : Un outil adapté aux équipes de développement, afin qu'elles puissent créer et partager des bases de connaissances et des documents.

Espace de travail Google

Google Workspace, anciennement connu sous le nom de Google Suite, est l'ensemble d'outils de collaboration de fichiers le plus répandu. Comme il est déjà livré avec un compte Gmail (que vous pouvez obtenir gratuitement), vous pouvez l'essayer.

Prix : les comptes professionnels commencent à 5,30 USD par utilisateur et par mois, ce qui représente une somme modique pour des outils tels que Docs, Sheets, Slides et bien d'autres intégrés dans un seul package (que vous pourrez ensuite utiliser avec 300 coéquipiers et stocker dans 30 Go d'espaces de stockage par utilisateur).

Fonctionnalité phare : les documents, feuilles de calcul et diapositives mentionnés précédemment constituent un excellent espace pour la collaboration de contenu. Par exemple, une fois que vous avez créé un document Google et que vous l'avez partagé avec votre équipe, vous pourrez tous modifier ce document ensemble, en temps réel. -time, tandis que toutes vos modifications sont automatiquement synchronisées, sur tous les appareils.

Disponible pour : dépend de la plate-forme que vous souhaitez utiliser (Docs, Sheets, Slides, Calendar et autres), découvrez plus de détails ici. En général, vous pourrez utiliser Google Workspace dans un navigateur Web, Android et iOS.

Bureau 365

Office 365, qui fait partie de Microsoft 365, est la version cloud du package Microsoft Office bien connu fourni avec Windows. Si vous avez l'habitude de travailler sur un ordinateur de bureau, vous trouverez que travailler dans Office 365 est assez simple.

Tarification : En parlant de tarification, si vous optez pour un forfait mensuel (à partir de 8,25 $ par utilisateur et par mois, ce qui est un engagement annuel), vous disposerez d'un espace supplémentaire sur OneDrive.

Fonction de mise en surbrillance : le contrôle de version vous permet de voir toutes les modifications apportées à un document, qui les a faites et quand - vous pourrez également revenir facilement aux versions précédentes des documents, si vous le jugez nécessaire.

Disponible pour : Dépend du forfait que vous souhaitez utiliser (Professionnel, Particulier et familial, Entreprise, Éducation). Découvrez plus de détails sur le plan d'affaires ici.

GitBook

Ce logiciel de collaboration de fichiers est particulièrement adapté aux équipes logicielles. GitBook a été reconnu comme High Performer de l'hiver 2022 par G2.

Avec cette application, les développeurs peuvent facilement collaborer sur des documents et partager des fichiers. De plus, les équipes peuvent créer des bases de connaissances et rendre ces documents accessibles à tous les membres de l'entreprise dans le monde. De plus, les développeurs peuvent créer des documents API et suivre leurs projets personnels.

Prix ​​: GitBook propose un plan gratuit, et il existe également trois forfaits payants, à partir de 8 $ par utilisateur et par mois.

Fonctionnalité phare : les utilisateurs peuvent partager leurs connaissances en public ou en privé avec n'importe qui. Il existe même une option pour créer et envoyer un lien secret aux utilisateurs non-GitBook, afin qu'ils puissent accéder au contenu privé.

Disponible pour : Windows, Mac

️ Outils de gestion de projet

Travailler dans le cloud doit être soutenu par un système de gestion de projet solide. À tout moment, vous devez savoir qui fait quoi et quel est l'état d'avancement des projets en cours, quelles que soient les techniques et pratiques de gestion de projet que vous avez décidé de mettre en œuvre dans votre travail.

Voici des outils de gestion de projet qui apparaissent comme des solutions efficaces pour gérer de telles tâches à distance :

1. Asana : cette application de gestion de projet est basée sur une norme de tableau Kanban, mais vous pouvez également gérer vos tâches à l'aide de la vue de liste.
2. Basecamp : un outil simple pour gérer vos projets et vos tâches lorsque vous travaillez à distance.
3. Trello : Un logiciel de gestion de projet qui fournit également aux utilisateurs des fonctionnalités d'automatisation.

Asana

Asana est construit sur le principe du tableau Kanban, et c'est l'une des meilleures applications PM qui soit. Son apparence élégante, combinée à une expérience utilisateur exceptionnelle et à une multitude de fonctionnalités en font l'application de choix pour de nombreuses équipes à distance dans le monde entier.

Prix ​​: L'application est gratuite pour les équipes jusqu'à 15 personnes, et le prix commence à 13,49 $ par utilisateur, par mois, au cas où vous voudriez également suivre les délais et les jalons, ainsi qu'ajouter des champs personnalisés à vos tâches.

Fonctionnalité en surbrillance : outre la gestion de vos tâches et le suivi de la progression que vous réalisez avec elles dans les tableaux Kanban, vous aurez également la possibilité d'effectuer ces actions dans des vues de liste classiques et de cocher les tâches au fur et à mesure que vous les terminez.

Disponible pour : Windows, Androïd, iOS

Camp de base

Basecamp est l'une des entreprises distantes les plus connues, il leur appartient donc uniquement de créer un outil de gestion de projet pour rendre le travail à distance plus pratique. Alors que Basecamp peut être trop simple pour les équipes plus exigeantes qui ont besoin de fonctionnalités de gestion approfondies telles que les dépendances de tâches et les rapports détaillés, sa simplicité présente un avantage précieux pour les équipes à la recherche d'une approche facile à utiliser pour gérer leurs projets.

Tarification : Il existe un plan gratuit - Basecamp Personal, pour les étudiants, les indépendants et les familles. En dehors de ce forfait, avec le plan Basecamp Business, vous pouvez utiliser cet outil pour un nombre illimité d'utilisateurs et de projets illimités.

Fonctionnalité phare : des horaires qui vous permettront de suivre et d'effectuer des tâches et des événements liés à la date liés aux projets, et de vous assurer que les gens sont informés de ces éléments en temps opportun.

Disponible pour : Windows, Mac, Web, Android, iOS

Trello

Un autre outil bien pratique en télétravail. En plus d'utiliser Trello dans une vue Kanban, vous et vos collègues distants pouvez également gérer vos tâches avec une vue Chronologie, Calendrier et Tableau.

Une fois que vous avez créé votre tableau, vous pouvez facilement ajouter des listes, qui représentent différentes étapes de travail ("À faire", "En cours" et "Terminé"). Ensuite, chaque liste peut contenir autant de cartes que nécessaire pour mener à bien le projet. Avec Trello, les équipes distantes peuvent également cocher les cartes de la liste lorsqu'elles ont terminé ces devoirs et afficher la barre d'état.

Tarification : Vous pouvez utiliser Trello gratuitement et profiter d'un nombre illimité de cartes et d'un espace de stockage illimité, jusqu'à 10 tableaux par espace de travail. Cela semble beaucoup, mais si vous avez besoin de fonctionnalités avancées, gardez à l'esprit que le prix commence à 5 $ par utilisateur et par mois lorsqu'il est facturé annuellement.

Fonctionnalité phare : Butler est une fonctionnalité qui vous permet d'automatiser diverses tâches et également de définir des règles spécifiques au sein de vos tableaux. De plus, cette option peut reconnaître vos tâches répétitives et suggérer une automatisation pour de telles affectations.

Disponible pour : Windows, Mac, Web, Android, iOS

Outils de développement et de conception

Si vous dirigez n'importe quel type d'agence distante centrée sur le développement et la conception, vous débrouiller avec des outils standard ne suffira pas. Cependant, ces outils ont été conçus avec le cloud à l'esprit, et ils vous permettent de concevoir et de développer facilement avec une équipe distante ou distribuée.

Nous allons explorer les outils suivants :

1. GitLab : Un outil qui aidera vos équipes distantes à gérer leurs projets de développement logiciel du début à la fin.
2. InVision Freehand : un outil de tableau blanc qui permet aux utilisateurs de collaborer sur des documents en temps réel.
3. Figma : une application permettant aux équipes distantes de partager des fichiers et de collaborer dessus. Cet outil est particulièrement utile pour les concepteurs et les développeurs.

GitLab

GitLab est l'outil à utiliser de la première à la dernière étape du développement logiciel. Collaborez avec votre équipe distante dans le cloud pour planifier vos projets, gérer votre code et surveiller vos projets.

Tarification : GitLab propose un plan gratuit, qui vous permettra d'aborder toutes les étapes du cycle de vie DevOps. En ce qui concerne les versions payantes, le prix commence à 19 $ par utilisateur et par mois. Avec ce package, vous pourrez bénéficier de révisions de code plus rapides, d'une fiabilité autogérée et d'une planification agile d'entreprise.

Fonctionnalité phare : analyse de la productivité qui fournit aux utilisateurs de GitLab des statistiques et d'autres mesures précieuses. De cette façon, vous serez en mesure de comprendre à quel point vous êtes productif en tant qu'équipe, afin de distinguer les meilleurs modèles et pratiques de flux de travail que vous devriez continuer à suivre à l'avenir.

Disponible pour : Linux, divers fournisseurs de cloud (Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Microsoft Azure)

InVision Studio

InVision Studio est l'un des outils de conception les mieux notés du marché. Pour une bonne raison également : il vous permet de gérer l'intégralité de votre flux de travail de conception, des prototypes au produit fini. Cet outil convient aussi bien aux indépendants qu'aux entreprises.

Prix ​​: Il n'y a pas de détails sur leur site officiel, mais certaines sources disent qu'il existe une version gratuite, et le prix commence à 15,00 $ par mois.

Fonctionnalité phare : possibilité de partager facilement des liens (au lieu de partager des fichiers PDF ou JPG), puis d'obtenir rapidement des commentaires, des suggestions d'amélioration et de nouvelles idées pour le développement futur.

Disponible pour : Windows, Web, Android, iOS

Figma

Figma est un outil de conception d'interface collaborative destiné à vous aider à créer des conceptions, des maquettes, des prototypes, puis à recueillir des commentaires sur vos idées en un seul endroit. Vous pourrez créer, réutiliser et combiner une variété de formes, ainsi que définir des styles flexibles et accéder ultérieurement aux bibliothèques de votre travail précédent.

Prix ​​: Le plan de démarrage est gratuit, pour un nombre illimité de collaborateurs et un nombre illimité de fichiers personnels, tandis que le prix commence à 12 $ par éditeur, par mois pour des projets illimités.

Fonctionnalité phare : possibilité d'inclure les développeurs dans le processus et de leur permettre d'inspecter les fichiers de conception.

Disponible pour : Windows, Mac, Web ; Miroir Figma pour Android, iPhone et iPad

️ Outils de conversion de temps

Si votre équipe est non seulement distante mais dispersée dans différentes zones d'équipe, vous devrez peut-être faire plus attention au moment où les membres de l'équipe sont disponibles pour collaborer. Par exemple, si vous travaillez depuis Tokyo et que vos coéquipiers travaillent depuis Lisbonne, vous devrez être attentif lors de la planification des réunions, pour éviter de programmer des rendez-vous quotidiens lorsqu'il est 12 h pour vous, mais 3 h pour le reste de votre équipe. pour éviter cela, vous aurez besoin d'un outil de conversion de temps fiable. De cette façon, vous améliorerez la productivité à distance de toute l'équipe.

Alors, voici nos suggestions :

1. World Time Buddy : Une application de conversion de temps qui vous permet d'ajouter jusqu'à 4 emplacements, afin que vous puissiez comparer les différents fuseaux horaires de vos collègues.
2. TimeAndDate : un outil de conversion d'horloge et d'heure qui vous aide à déterminer si des heures suggérées particulières conviennent à vos collègues du monde entier.

Copain du temps mondial

World Time Buddy est un outil d'horloge et de conversion qui vous permet de comparer les fuseaux horaires dans lesquels opèrent vos coéquipiers distants, puis de programmer des réunions ou d'organiser un travail collaboratif en temps réel en conséquence.

Tarification : La version gratuite vous permet d'ajouter et de comparer des fuseaux horaires dans 4 emplacements, tandis que les forfaits payants qui offrent plus d'options commencent à 2,99 $ par mois.

Fonction de mise en surbrillance : la mise en surbrillance du week-end garantit que vous ne programmez aucun appel pendant les week-ends.

Disponible pour : Androïd, iOS

Heure et date

TimeAndDate est un autre outil d'horloge et de conversion qui facilite grandement le calcul des différences de temps pour les dates présentes, passées et futures. Vous pourrez comparer les horaires de plusieurs emplacements différents dans une vue parallèle, en quelques clics, puis télécharger ou exporter les résultats, pour une planification plus facile.

Tarification : Les fonctionnalités principales sont gratuites, et pour un abonnement, vous pourrez également ajouter 5 emplacements à interroger (pour un prix de 49 $ par an).

Fonction de mise en surbrillance : vous pourrez voir comment fonctionnent certaines heures suggérées pour les réunions, les appels et d'autres événements organisés en un coup d'œil ; le site Web affiche automatiquement si ces heures sont "bonnes", "pas si bonnes" ou "pas bonnes". », en fonction des fuseaux horaires, des jours fériés et des heures de bureau de chacun.

Disponible pour : Androïd, iOS

️ Logiciel de bureau à distance

Lorsque vous travaillez à partir d'un bureau, il est facile d'appeler le support technique pour aider les coéquipiers moins familiarisés avec la technologie à configurer de nouveaux programmes cruciaux pour le travail sur leur ordinateur de bureau ou leurs appareils mobiles. Mais cela peut sembler être un obstacle plus important lorsque tout le monde travaille à distance - heureusement, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de bureau à distance qui permet l'accès à distance et l'aide à tous vos coéquipiers, où qu'ils se trouvent.

Voici les applications que nous suggérons :

1. TeamViewer : Une application qui vous permet d'avoir un accès à distance et une assistance à distance à n'importe quel appareil situé n'importe où dans le monde.
2. Chrome Remote Desktop : En tant qu'alternative gratuite à TeamViewer, Chrome Remote Desktop est assez facile à utiliser, de sorte que même les membres de l'équipe qui ne maîtrisent pas la technologie peuvent partager leurs écrans ou se connecter à d'autres appareils.
3. Splashtop Business Access : Une application qui permet aux utilisateurs de visualiser plusieurs écrans distants en même temps.

TeamViewer

TeamViewer est une solution logicielle élégante pour l'accès à distance qui aidera votre équipe à gérer, surveiller et réparer facilement les appareils, à distance. Vous n'avez même pas besoin d'un VPN pour accéder à un appareil mobile ou à des serveurs.

Tarification : Il existe trois forfaits payants : pour un seul utilisateur, pour plusieurs utilisateurs et pour les équipes. Si vous choisissez le forfait pour les équipes, vous pourrez avoir 30 utilisateurs sous licence et 3 membres de l'équipe pourront ouvrir une session à distance en même temps. Ce plan fonctionne pour jusqu'à 500 appareils.

En ce qui concerne le prix de TeamViewer, il commence à environ 33 $ (29,90 €).

Fonction de surbrillance : vous pouvez ajouter des notes autocollantes sur des ordinateurs distants.

Disponible pour : Windows, Mac, Linux, Chrome OS, Raspberry Pi, Android, iOS

Bureau à distance Chrome

Chrome Remote Desktop est une alternative gratuite appropriée à TeamViewer qui offre à ses utilisateurs la possibilité de contrôler à distance un autre appareil grâce à des fonctionnalités d'accès et d'assistance à distance de base. Donc, si vous recherchez les fonctionnalités d'accès à distance très basiques que tout le monde pourra utiliser en un instant, Chrome Remote Desktop est le choix qu'il vous faut.

Prix ​​: Cette application est gratuite pour tous les utilisateurs.

Caractéristique principale : Son aspect minimaliste et sa configuration facile le rendent adapté à tous les membres de votre équipe distante, quelles que soient leurs prouesses techniques.

Disponible pour : Web, Android, iOS

Accès aux entreprises Splashtop

Il s'agit d'un autre logiciel de bureau à distance pratique pour les équipes distantes. Avec cette application, vous pourrez afficher plusieurs écrans distants simultanément et enregistrer également toutes les sessions d'accès à distance. De plus, deux membres de l'équipe peuvent se connecter à un ordinateur en même temps. De plus, vous pouvez imprimer des fichiers sur un ordinateur distant, sans avoir à transférer ces fichiers au préalable.

Prix ​​: Le prix commence à 5 $ par mois, mais c'est pour un usage individuel uniquement. En ce qui concerne les équipes distantes, le prix commence à 6,19 $ par utilisateur et par mois, lorsqu'il est facturé annuellement. Ce forfait est adapté pour 4 à 9 utilisateurs.

Fonction Highlight : La fonction « View Only » vous permet de visualiser uniquement les activités sur l'ordinateur de votre collègue, sans rien changer.

Disponible pour : Windows, Mac, Linux, Chromebook, Android, iOS, navigateur Chrome

️ Outils de prise de notes et d'espace de travail visuel

Gérer les tâches prioritaires, prendre des notes et organiser des sessions de brainstorming quotidiennes ne devrait pas être un problème, même lorsque vous êtes physiquement éloigné de votre équipe. Pour aider votre équipe à organiser le travail de manière simple et facile à suivre, les applications de liste de tâches, les outils de prise de notes et d'espace de travail visuel suivants sont un excellent choix :

1. Todoist : une application qui vous permet de créer des listes de tâches, de créer des tâches et de les déléguer aux membres de l'équipe.
2. Evernote : un outil qui vous aide à gérer les tâches et à écrire toutes vos notes, puis à rechercher facilement n'importe quel fichier.
3. Miro : un outil de tableau blanc qui aide les équipes à organiser des réunions, à réfléchir à des idées et à tirer parti des nombreux modèles proposés par cette application.

Todoist

Todoist est une application de tâches spécialisée qui vous aide, vous et votre équipe, à mieux planifier et planifier vos priorités. Quoi que vous travailliez, vous pourrez diviser votre charge de travail en tâches, puis les déléguer à vos coéquipiers au sein de projets partagés. La fonction de notification vous permettra ensuite de savoir facilement quand vos coéquipiers publient des commentaires ou terminent des tâches, afin que tout le monde soit tenu au courant de la progression.

Pricing: There is a free plan for up to 5 active projects, which is enough to provide the basic task management features. The pricing starts at $4 per month, for a larger number of projects, number of people per project, and additional task management functionalities.

Highlight feature : The Todoist Karma feature awards points for completed tasks, so you can track your productivity, based on the points you and your team earn on a daily basis.

Available for: Windows, Mac, Linux, Android, iOS, Chrome, Firefox, Safari, Edge extension, Apple Watch, Wear OS, Gmail add-on, Gmail extension, Outlook

Evernote

Evernote is a note-taking app that allows you and your team to write down notes, track and manage to-do lists, as well as securely store important documents, such as web pages, images, and PDF files.

Pricing: There is a free plan that offers 60 MB of new uploads per month, as well as the basic clipping features. The paid plans start at $7.91 per month, and offer an increase when it comes to the monthly upload limit, but also some additional perks.

Highlight feature : Evernote has incredible searching options. You can use search filters, or more advanced search features, like Boolean search, and you can even save your searches.

Available for: Android, iOS, Web Clipper browser extension

Miro

Miro is a whiteboard platform that allows team collaboration in a visual environment. You will be able to carry out meetings and workshops, but also brainstorming and design processes, through maps and diagrams you can create and combine in an infinite canvas. If your creativity temporarily dries out, you can always tap into the app's library of pre-built templates & frameworks.

Pricing: If you use Miro for free, you and an unlimited number of your team members can gain access to 3 editable boards, premade templates, and core integrations.

The pricing starts at $10 per user per month, when billed monthly, and it offers unlimited boards, but also private boards, and an unlimited number of visitors.

Highlight feature : You'll be able to send or receive reviews, feedback, and approvals through Miro's communication features.

Available for: Windows, Mac, Android, iOS

️ Work-life balance tools

According to Buffer's State of Remote Work survey, 27% of remote workers struggle with unplugging after work. To be productive during working hours, telecommuting employees need to find a way to unwind during their free time. This way, they'll be able to strike a balance between work and life while working remotely.

In order to achieve that, you can turn to work-life balance tools, such as:

1. Way of Life: An app that helps set your habits, keep a journal for each habit, and have an overview of your progress.
2. Productive: A tool that allows you to set your personal goals, but also test your habit persistence by having weekly challenges.

Way of Life

Way of Life is an effective work-life balance app meant to help you pursue your good habits, and drop your bad habits. You'll get a chance to achieve this by planning your daily and weekly goals, and then tracking whether you are meeting them or not.

You can keep a journal for each habit, so you can mark them as “done,” “not done,” or “skipped.” Your progress with your habits is displayed visually, in the form of trend lines.

Pricing: Way of Life offers a free version. Although there aren't any pricing details on their official site, some sources claim that the pricing starts at $7.91 for the Premium package, which covers cloud backup and unlimited habit tracking.

Highlight feature : You can set custom target streak lengths with Chains. For example, you can set an objective to avoid sugar for 3 days, then take a break the following day.

Disponible pour : Androïd, iOS

Productif

Productif est un autre outil de suivi des habitudes qui vous aidera à vous fixer des objectifs personnels. Vous pouvez gérer vos habitudes, mais aussi vous challenger en vous lançant dans des challenges hebdomadaires. Cet outil fournit également aux utilisateurs des statistiques, afin que vous puissiez suivre vos progrès au quotidien.

Productive vous encourage à ne pas rompre avec votre habitude, en affichant un point vert pour tous les jours où vous avez réussi à terminer votre activité. Par exemple, vous pouvez vous fixer un objectif qui vous aidera à vous déconnecter après le travail, comme faire des exercices cardio ou du yoga dès que vous sortez du travail. Ensuite, une fois que vous avez terminé votre séance d'entraînement, balayez simplement de gauche à droite et vous la marquerez comme terminée.

Prix ​​: Il existe une version gratuite, qui vous permet de suivre 5 habitudes. Le prix commence à 29,99 $ par an, et avec ce plan, vous aurez un nombre illimité d'habitudes.

Fonction de mise en surbrillance : vous pouvez définir des rappels pour vous assurer que vous gérerez vos habitudes.

Disponible pour : Androïd, iOS

Comment choisir les bons outils pour les équipes distantes ?

Maintenant que nous avons exploré les outils de travail à distance les plus pratiques, voyons comment choisir ces applications. Il y a certains traits essentiels que vous devez garder à l'esprit lorsque vous choisissez des applications, pour vous assurer d'en tirer le meilleur parti.

Optez pour plusieurs fonctionnalités

Essayez de trouver des outils qui se concentrent sur plus d'un aspect de la collaboration et de la productivité en équipe. De cette façon, vous n'aurez pas à basculer entre les applications, ce qui vous fera également gagner du temps.

Disons que vous recherchez une application de suivi du temps. Votre objectif principal est de trouver un outil pour enregistrer votre temps pendant que vous travaillez. En dehors de cette option, certaines autres fonctionnalités intéressantes seraient la création de rapports pour savoir comment vous passez votre semaine ou votre mois, ainsi que la demande de prise de force. Ainsi, vous pourrez gérer votre temps correctement mais aussi accomplir certaines tâches similaires.

Choisissez des outils faciles à utiliser

Personne n'aime perdre son temps à essayer de comprendre comment fonctionne une application. Alors, optez toujours pour des outils simples à utiliser, à la fois sur ordinateur et sur mobile.

De plus, les applications que vous choisissez doivent avoir une interface intuitive et une navigation simple.

Par conséquent, il est plus probable que vous et votre équipe gérez toutes vos tâches, sans aucun tracas.

Le stockage en nuage et le partage de fichiers sont toujours un plus

Les outils basés sur le cloud jouent un rôle essentiel dans la main-d'œuvre d'aujourd'hui, en particulier lors du travail à distance. Cette fonctionnalité garantit que toutes les informations sont stockées en ligne, ce qui les rend accessibles à tous les membres de l'équipe.

En télétravail, vous aurez souvent besoin de collaborer avec vos collègues sur divers dossiers. Pour rendre ce travail plus pratique, votre équipe bénéficiera sûrement du partage de fichiers en ligne. Ainsi, les applications que vous choisissez pour l'équipe doivent également disposer de telles options.

Le partage de fichiers aidera votre équipe à travailler ensemble sur différents documents, fichiers audio ou vidéo, à les modifier ou à approuver certaines modifications. De cette façon, vous aurez tous l'impression d'être dans le même bureau, même si vous êtes éloignés les uns des autres.

Choisissez les applications avec des intégrations

Recherchez toujours des outils qui peuvent s'intégrer facilement à d'autres applications. Les intégrations vous aideront à être plus efficace lorsque vous travaillez car vous n'aurez pas à basculer entre les outils.

Par exemple, vous pouvez connecter votre application de suivi du temps à un outil de gestion de projet. Ainsi, lorsque vous travaillez sur une tâche dans l'application de gestion de projet, vous pourrez démarrer un minuteur dans l'application de gestion de projet. Comme vous pouvez l'imaginer, une telle intégration couvrira à la fois vos besoins de suivi du temps et de gestion des tâches d'un simple clic.

Emballer

Bien qu'il existe certains obstacles au travail à distance, le manque d'outils n'en fait certainement pas partie.

Dans cet article de blog, nous vous avons guidé à travers certains des meilleurs outils de productivité pour les travailleurs à distance. De plus, nous avons exploré certaines des caractéristiques les plus vitales des outils de productivité, comme avoir plusieurs fonctionnalités, être faciles à utiliser et avoir des options telles que les intégrations et le stockage en nuage.

Nous espérons que les outils que nous avons abordés dans cet article vous aideront à maintenir une communication d'équipe à distance réussie, à garder vos priorités en ordre et en synchronisation avec les priorités de votre équipe, et à collaborer aussi efficacement (sinon mieux) que si vous étiez tous dans un cadre de bureau.

️ Quels sont vos outils de productivité préférés ? Comment ces applications vous aident-elles à rester synchronisé avec votre équipe à distance et à retrouver votre productivité ? Envoyez vos réponses, suggestions et commentaires à [email protected] et nous pourrons les inclure dans cet article ou dans de futurs articles.