Yeni BT Teknolojisi ve Kaynakları İçin Nasıl Bütçe Yapılacağına İlişkin 7 Pratik İpucu

Yeni BT teknolojisi için bütçe oluştururken önce en yüksek gereksinimlerinize öncelik verdiğinizden emin olun.

Teknoloji hızla değişiyor ve her büyüklükteki işletmenin rekabet edebilmek için trendlere ayak uydurması gerekiyor. Veri analitiği, bulut tabanlı bilgi işlem, mobil cihazlar, makine öğrenimi/AI ve Nesnelerin İnterneti (IoT) gibi çok sayıda faktör, sürekli artan şekilde birbirine bağlı iş teknolojisi manzarasını değiştiriyor.

Uzaktan çalışma norm haline geldiğinde, bazı şirketler BT teknolojisine ve kaynaklarına aşırı yatırım yapmış olabilir ve artık çok fazla araca sahipler. Endişeler arasında, tamamı geleneksel bir ofis ortamında bulunmayan BT varlıklarının takibi ve siber güvenliğin sürdürülmesi yer alıyordu. Yeterince yatırım yapmayan işletmeler hâlâ arayı kapatıyor olabilir ve genişlemeye yardımcı olacak yeterli araca veya iş yazılımına sahip olmayabilir.

Küçük ve orta ölçekli işletmelerdeki BT yöneticileri genellikle tek bir soru sorarak yıllık zorlu seçimler yapmakla karşı karşıya kalıyor: Ne olmadan yaşayabiliriz? Yeni BT teknolojisi ve kaynakları için nasıl bütçe ayrılacağına ilişkin yedi pratik ipucumuza bakarak cevabı bulun.

1. Bir BT bütçe planı yapın

Bütçeleme sürecinde aklınızda bir hayal bütçeniz ve minimum bir bütçeniz var. Somut verilere ve tahminlere dayanarak, onaylanacağınız gerçek bütçe muhtemelen ikisinin arasında bir yerdedir. Temel olarak bu yılın bütçesiyle başlayın ve ardından gelecek yıl için size daha fazla bütçe sağlamak üzere maliyetleri nerede (ve eğer) tasarruf edebileceğinizi belirleyin.

Bir sonraki adım, şirketinizin gelecek yıl sahip olmanız gereken acil ihtiyaçlarına öncelik vermektir. Daha fazla personele mi ihtiyacınız var? Mevcut ekibinizi daha etkili hale getirmek için daha fazla araca mı ihtiyacınız var? Daha sonra otomatikleştirip işçilik maliyetlerinden tasarruf edebilir misiniz?

İş modelinize hangi yatırım seviyesinin uygun olduğunu belirlemek için bir yazılım ihtiyaçları değerlendirmesi yapın. Geçmişte hangi eğilimleri fark ettiniz? Sektörünüz nereye gidiyor? Birkaç yıl önce çok pahalı olan ve şimdi daha uygun fiyatlı bir yazılım var mıydı? Bu değerlendirmeyi tamamlamak, yeni BT teknolojisi ve kaynakları bütçeniz için ürün araştırmasına yönlendirir.

2. Seçeneklerinizi araştırın

Nelere yatırım yapabileceğinizi (yazılım, daha fazla personel) anlamak, BT teknoloji ve kaynak bütçesi formülünüzün yalnızca bir parçasıdır. BT yöneticileri, yatırımın her yönünü dikkate almalıdır.

Yatırımınız BT teknoloji bütçenizde ne kadar sürede kendini amorti edecek? Bütçeniz şirketin parasını nasıl kurtarıyor? Bir BT yöneticisi olarak ROI'yi nasıl göstereceksiniz?

Bütçe ne olursa olsun, her şirket, bu kaynakların yatırımlarına ne kazandırdığına bağlı olarak sermaye iyileştirmelerine veya personele yatırım yapar. Bir BT departmanının varlıkları, gelecek yıl neye para harcayacağınıza dair seçeneklerinizi daraltırken farklı değildir.

3. Her seçeneğin güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirin

Artık neyin önce gelmesi gerektiğine öncelik verdiğinize göre, seçeneklerinizi daha da daraltmak için daha derin araştırmalara dalmanın zamanı geldi. Her bir seçeneğin güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirmek için basit çizelgeler veya elektronik tablolar oluşturabilirsiniz. Hangi seçimlerin en üstte çıktığını hesaplamak için ağırlıklı bir ölçek veya puan sistemi bile oluşturabilirsiniz.

Örneğin, personelinizin %90'ı uzaktan çalıştığı için önceliğiniz BT varlıklarınızın güvenliğidir. Bu nedenle, şirketinizin verilerini bulut tabanlı çalışma ortamlarında güvende tutmak için güvenlik önlemlerinizi şifrelemek ve geliştirmek için bir yapay zeka platformuna yatırım yapmaya karar veriyorsunuz. Bu alandaki en iyi beş programa bakarsınız ve bütçeniz için hangisinin en iyi seçenek olduğunu daraltmak için bir liste tutarsınız.

Uzun vadeli getirilere karşı gizli maliyetleri ve ön maliyetleri hesaba katmayı unutmayın. Şu anda yeni yazılım için ödeme yapmak nispeten büyük bir masraf olabilir, ancak BT teknolojinizi veya kaynaklarınızı uygun şekilde bütçelendirdiğinizde YG'niz zaman içinde büyük ölçüde amorti edebilir.

4. YG'nizi belirleyin

Potansiyel yatırımınızın yatırım getirisini incelediğinizde, sadece maliyetlere karşı faydalardan daha fazlasını değerlendirmeniz gerekir. Mevcut sektördeki en iyi uygulamalara, ürünün ne zaman ve ne zaman modası geçeceğine ve ürün için önümüzdeki yıllarda ne kadar destek bekleyebileceğinize bakmalısınız.

Seçtiğiniz varlık yükseltilebilir mi? İster donanım ister yazılım, yükseltmeler genellikle yenilerini satın almaktan daha ucuzdur. Yükseltmek daha ucuzsa veya daha yeni bir ekipman şu anda makul değilse, kullanılmış veya toptan bilgisayar ekipmanı satın almaktan korkmayın. Kullanılmış ekipmanı modern teknik özelliklere mümkün olduğunca yakın hale getiren sertifikalı yenilemeciler arayın.

5. Yatırımınızı geleceğe hazır hale getirin

Satıcılara ürünlerinin ne kadar dayanacağını sorun. Seçtiğiniz BT teknolojisi araçları şirketinizle birlikte büyüyebilecek mi? BT araçları beş yıl sonra yükseltilebilir mi? Peki ya on yıl? Telekomünikasyon altyapınız daha fazla donanıma ihtiyaç duyuyorsa, cihazlarınız ve yazılımlarınız buna ayak uydurabilir mi?

Geleceğe dönük BT teknolojisi araçları ve kaynakları, bir satıcıya her ürünün ne kadar dayanmasını beklediklerini sormaktan daha fazlasıdır. Şirketinizin önümüzdeki yıllarda nerede olacağını da değerlendirmelisiniz.

6. Uygulama için zaman çizelgeleri oluşturun

Varlıklarınızı satın aldıktan veya personele yatırım yaptıktan sonra, bu yatırımların ne zaman çevrimiçi olacağını belirleyin. İşletmeniz satın almalarınızın faydalarını görmeye başlamadan ne kadar önce?

BT teknoloji ve kaynak bütçeniz bir uygulama planı içermelidir. Yeni teknolojiyi büyütüyorsanız, eski teknolojiyi aşamalı olarak kaldırmanız gerekecek. Kesintileri en aza indirmek için bunu aşamalı olarak gerçekleştirebilir misiniz? Yoksa tüm şirket genelinde her şeyi aynı anda yükseltmek daha mı iyi?

7. BT'nizin bazı yönlerini dışarıdan temin etmeyi düşünün

Muhtemelen BT varlıklarınız ve kaynaklarınız üzerindeki kontrolü elinizden geldiğince sürdürmek isteseniz de, BT teknolojinizin bazı yönlerini dışarıdan temin etmekten kaçınmayın. Bazen bu şekilde daha ucuza gelir ve aylık sözleşmeler yerine yıllık sözleşmeler imzalayarak indirimler elde edebilirsiniz.

İş yazılım ihtiyaçlarınızı dışarıdan temin etmek için yaygın seçenekler arasında veritabanı yönetimi, web barındırma, makine öğrenimi ve veri analitiği araçları yer alır. Bazı seçilmiş satıcıların yaptıkları işte çok ama çok iyi olduğunu görebilirsiniz. Dışarıdan temin edilen bir varlığa yatırım yapmak, hâlâ şirket içinde tutmak istediğiniz BT varlıkları için daha fazla bütçe alanı açabilir.

BT teknoloji ve kaynak bütçenizde eksiksiz olun

BT teknolojisi gerekli bir yatırımdır. Yine de, şirketinizin hedef kitlenizle rekabet edebilmesini sağlayacak teknolojik yükseltmelerin ön saflarında kalmasını sağlamak için cephaneliğinizde doğru araçlara sahip olarak şirketinizin kârlılığını korumanız gerekir.