Optimal Sonuçlar İçin İzlenecek Proje Yönetimi Yaşam Döngüsünün 7 Aşaması

Baştan sona proje akışını anlamak, ulaşılabilir hedefler belirlemenize olanak tanır.

Yeni bir müşteriyle yüksek profilli bir proje teslim edilmiş bir proje yöneticisisiniz. Sıkı bir teslim tarihi var ve takımdaki herkesin oyununun zirvesinde olmasına ihtiyacınız var.

Proje yönetimi yaşam döngünüz nasıl görünüyor? Bir proje yönetimi yaşam döngüsü, bir projeyi baştan sona taşımak için en iyi uygulamaları içeren adım adım bir plan oluşturur. Bir proje yöneticisi, her proje için aynı yapılandırılmış şablonu takip eder ve iyileştirmenin yollarını buldukça ince ayarlar yapar. Bir projeyi oluşturmak, yürütmek ve bitirmek için yapılandırılmış bir yol sağlar.

Bir PM yaşam döngüsünün güzelliği, ekipler ve projeler arasında ölçeklenebilir ve tekrarlanabilir olmasıdır.

Temel proje yönetimi sürecinizi oluşturduktan sonra, ekipleriniz müşteriye dönük ve şirket içi görevleri tamamlamada daha iyi hale gelir. Sektörünüz ne olursa olsun en iyi sonuçları elde etmek için proje yönetimi yaşam döngüsünün yedi aşamasına göz atın.

1. Planlama

Başlatma olarak da adlandırılan planlama aşaması, proje yönetimi yaşam döngüsünün en önemli parçasıdır. Dwight D. Eisenhower'ın dediği gibi, "Planlar işe yaramaz, ancak planlama vazgeçilmezdir." Planlama, olası beklenmedik durumlara hazırlanmanız ve beklenmedik gelişmeler için biraz hareket alanı bırakmanız anlamına gelir.

Planlamayı dört ana faaliyete ayırabilirsiniz:

• Projede neden ilerlediğinizi belirleyin. Bunun için bir vaka oluşturun, çözmeye çalıştığınız sorunu belirleyin ve düzeltmek için bir yol haritası tasarlayın.

• Projenin neleri içerdiğine dair kabaca bir taslak oluşturun. Temel taslak, projeniz için gereken kapsam, zaman ve kaynakların bir tahminini içermelidir.

• Projeye değerli içgörüler getirdikleri için tüm paydaşları dahil edin. Paydaşlar arasında personel üyeleri, bağımsız yükleniciler, müşteriler, tedarikçiler, devlet kurumları, topluluklar ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar yer alır.

• Bir proje hiyerarşisi geliştirin. Hiyerarşi tipik olarak proje yöneticisini lider olarak, departman yöneticilerini zincirdeki bir sonraki nokta olarak ve ardından departman astlarını içerir. Daha büyük şirketler daha karmaşık hiyerarşilere sahip olabilir, bu nedenle iş yapınıza en uygun olanı seçin.

• Yerinde planlama yaptıktan sonra, projeyi ilerletmek için neyin gerekli olduğuna daha derinlemesine dalın.

2. Analiz

Projeniz için sağlam bir plan çizdikten sonra, proje yönetiminin bir sonraki aşaması, paydaşlardan ve uzmanlardan alınan verilerin daha derin bir analizini içerir. Bu, ilerleyip ilerleyemeyeceğinizi gösterecektir.

Fizibilite çalışmaları yapmak

Fizibilite çalışmaları, ekibinizin proje hedeflerine ulaşılıp ulaşılamayacağını belirlemesine olanak tanır. Tüm paydaşlar, projenin artılarını ve eksilerini ve teknolojik araçlar, veriler ve ekip uzmanlığı dahil olmak üzere yeterli kaynağa sahip olup olmadığınızı değerlendirir.

Bulgularınızı özetleyin

Fizibilite çalışmalarınız tamamlandıktan sonra, bulgularınızı paydaşlara özetleyin. Bir yönetici özeti (bir ila iki sayfa) yeterli olmalıdır. İnsanların daha fazla bilgiye ihtiyacı varsa, analizinizin ayrıntılarını sağlayabilirsiniz.

Karar vericilerden onay isteyin

Artık projeniz özeti onaylayabilenlerin eline geçiyor çünkü bu noktadan sonra projeye yapılan yatırım daha da belirginleşiyor.

3. Tasarım ve analiz

Planlama aşamasında, projenin kapsamının kapsamlı bir taslağını çıkardınız. Proje yönetiminin tasarım aşaması, paydaşların fizibilite çalışmasında bulduğunuz verilere dayanarak ilerlemesine izin vermek için stratejinin ayrıntılarını doldurmanıza olanak tanır.

Örneğin, fizibilite çalışmanız, dijital dönüşümün şirkete işçilik maliyetleri ve teknolojik araçlar için 75.000 ABD Doları tutarında bir ön yatırıma mal olacağını belirliyor. Ancak çalışmanız, personelin daha üst düzey görevlere odaklanabilmesi nedeniyle planın ekiplerin her yıl 250.000 ABD Doları daha fazla gelir elde etmesine olanak tanıyacağını belirliyor. Tasarım aşaması, bir projeyi ilerletirken ilgili kararların alınmasına yardımcı olacak daha fazla veri sağlar.

Analiziniz, projenin hala ilerleyebileceğini kanıtlıyorsa, bir sonraki aşamaya geçme zamanı.

4. Geliştirme

Yürütme olarak da adlandırılan geliştirme, proje yönetimi sırasında en çok zaman ve emeğin harcandığı yerdir. Şimdiye kadar, bir proje üzerinde çalışan herkes hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini biliyor. İnsanlar, projede ilerlemenin başarılarını ve zorluklarını tartışmak için (proje yönetiminin tasarım aşamasında belirtildiği gibi) düzenli olarak bir araya gelebilir.

İnsanlar günlük görevlerinin derinliklerine indikçe, geliştirme aşamasında kaçınılmaz olarak projenin bazı yönleri değişebilir. Özellikle daha sonraki proje yönetimi aşamalarına geçtiğinizde, personel sorunları ve bunların nasıl çözüldüğü hakkında ayrıntılı notlar almak çok önemlidir.

5. Test

İzleme olarak da bilinen test, geliştirme ile eşzamanlı olarak gerçekleşir. Burası, hataları sistemden çıkardığınız ve doğru yapana kadar yeniden test ettiğiniz yerdir.

Bir yazılım şirketiyseniz, proje yönetimi yaşam döngünüzün test aşaması, kodda hata ayıkladığınızda, yeniden test ettiğinizde ve istediğiniz sonuçları elde edene kadar hata ayıklamaya devam ettiğinizde gerçekleşir. Dijital pazarlamacılar için test aşaması, tüm web sitesi eklentilerinin doğru çalıştığından emin olduğunuz zamandır.

Bir projede test yapmak, bir sonraki aşamaya geçmeden önce temel performans göstergelerinize (KPI'lar) ne kadar verimli bir şekilde ulaşacağınız konusunda da size bir fikir verir. Bu noktada, projeniz görünürde getirisiyle bir araya gelmek üzeredir.

6. Uygulama

Uygulama sırasında ekibinizin tüm sıkı çalışması karşılığını verir. Kod parçaları yazılım veya platform olarak bir araya gelir. Bir dijital pazarlama kampanyası, bir web sitesinin yayına girmesi ve reklamların onu göstermesiyle başlar. Eski bilgisayar sisteminiz gitti ve yerini daha hızlı, daha etkili dijital araçlar aldı.

Uygulama, iş tamamlanmış gibi görünür ve müşterileriniz yepyeni bir ürün veya hizmetin teslimini kabul edebilir. Ancak, proje yönetimi yaşam döngünüz henüz tam olarak tamamlanmadı.

7. Bakım

Bakım, proje yönetiminde geliştirme, test etme veya uygulama kadar zahmetli değildir. Ancak yine de bir projenin başarısı için hayati öneme sahiptir.

Bir web sitesi ve eklentileri güncelleme gerektirebilir. Bir üretici, üretim hatlarında kendinden sızdırmaz gövdeli cıvatalar oluşturmak için yeni bir hammadde türünün daha iyi çalıştığını belirler ve böylece süreçlerini iyileştirir.

Bakım birçok şekilde olabilir ve proje yönetiminin bu aşaması, ekibinizin ürünlerinizi veya hizmetlerinizi sürekli olarak geliştirmesi, uyarlaması ve iyileştirmesi anlamına gelir.

Proje yönetimi aşamalarını geliştirdikten sonra hazırsınız demektir.

Halihazırda uygulamadıysanız, proje yönetimi karmaşık görünebilir. Ancak proje yönetimi altyapınız bir kez kurulduktan sonra, ara sıra yapılan ince ayarlarla kendi kendine çalışır. Geliştirmeye devam etmek için aylık araştırma yapın ve proje yönetimi sürecini daha verimli yürütmenin yollarını bulmak için aylık, üç aylık ve yıllık raporları özetleyin. Neyin işe yarayıp yaramadığını ve süreçlerinizi nasıl iyileştirebileceğinizi tartışmak için üç ayda bir toplanmayı düşünün.