투명한 프로젝트 계획이란 무엇이며 왜 필요한가요?

프로젝트 전반에 걸쳐 이해관계자와의 투명성은 프로젝트를 계속 진행하는 데 필수적입니다.

가장 큰 경쟁자에게 갈 수 있는 거대한 계약을 체결했습니다. 그러나 귀하는 고객의 요구 사항 내에서 정시에 프로젝트를 완료할 수 있는 속도, 민첩성 및 기술을 약속함으로써 연못의 큰 물고기보다 낮은 가격을 책정했습니다.

사업주로서 귀하는 고객을 감동시키는 마케팅 팀의 능력과 기술에 대해 걱정하지 않습니다. 그러나 최근에 진행되는 모든 경력 전환으로 인해 업계 내에서 새로운 비즈니스를 시작하기 위해 경쟁이 치열한 분야에서 경쟁업체에게 프로젝트의 중요한 세부 정보가 유출되는 것을 원하지 않습니다. 팀이 내부 프로젝트를 통해 자체 마케팅에서도 성공하기를 원합니다.

그러나 고객의 기대 이상으로 제공할 수 있는 모든 이점이 필요하기 때문에 프로젝트의 모든 단계에서 팀의 역량을 강화해야 합니다. 프로젝트 관리 커뮤니케이션에서 투명성을 우선시하는 것은 성공에 필요한 중요한 측면입니다.

1. 투명한 사업계획서란?

투명한 계획은 모든 이해 관계자가 필요한 정보에 액세스할 수 있도록 하는 개방형 프로젝트 관리 커뮤니케이션에서 시작됩니다. 문서, 이메일, 회의, 교육 또는 디지털 및 물리적 자산에 액세스해야 할 수 있습니다. 이러한 항목은 효율적이고 쉽게 찾을 수 있어야 하며 협업 소프트웨어 통합은 프로젝트 관리에 가져올 수 있는 또 다른 필수 요소입니다.

전체 프로젝트와 관련하여 모든 사람이 같은 페이지에 있어야 하지만 각 사람이 각 작업을 수행하는 사람을 알고 있는지 확인해야 합니다. 또한 프로젝트 관리자는 프로젝트가 일정대로 진행되도록 이해관계자 간의 문서, 메모 및 커뮤니케이션에 빠르고 쉽게 액세스할 수 있는 방법이 있어야 합니다.

2. 프로젝트를 관리할 때 투명성이 중요한 이유는 무엇입니까?

투명성은 팀 구성원이 프로젝트 일정 내에서 작업을 계속하고, 문제가 발생할 때 해결하고, 프로젝트를 진행하여 결과물을 제시간에 맞추는 데 도움이 됩니다.

실제로 프로젝트 관리(PM) 소프트웨어를 매주 사용하는 243명의 업계 전문가를 대상으로 한 설문 조사에 따르면 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 사람들은 공동 작업 기능이 있는 것을 선호합니다. Software Advice에 따르면 응답자의 총 54%가 통합 협업 및 커뮤니케이션 도구를 선호했으며 13%는 독립형 협업 도구를 선호했습니다. ^{[ 1 ]} 공동 작업 기능은 소유주와 관리자가 팀 내에서 프로젝트 관리 커뮤니케이션과 투명성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

원격 근무 시대에 소기업에게 커뮤니케이션과 협업은 더욱 중요합니다. 하이브리드 소규모 기업의 직원, 즉 주당 일정 시간 대면 및 원격 근무를 의미하는 하이브리드 작업 모델의 가장 큰 두 가지 과제는 생산성 유지(40%)와 프로젝트 중 효과적인 커뮤니케이션 및 협업(35%)이라고 말합니다. , 미국 소기업의 의사 결정자 503명과 직원 488명을 대상으로 한 GetApp의 2021년 설문조사[*]에 따르면. 대부분의 회사에서 하이브리드 모델 채택이 발생했기 때문에 두 가지 지속적인 과제는 생산성 관리와 프로젝트 팀의 효과적인 커뮤니케이션 및 공동 작업 유지입니다. 프로젝트 관리 도구는 원격 팀과의 지속적인 커뮤니케이션에 매우 중요합니다.

프로젝트 소유자 또는 비즈니스 소유자로서 회사의 모든 사람과 완전한 투명성을 유지하는 것에 대해 소극적일 수 있습니다. 모든 사람이 계약의 가치나 계약 세부 사항을 알 필요는 없습니다. 그러나 관리자와 팀원이 수익성에 대해 걱정하는 경우 해결 방법이 있습니다. 계약의 가치를 정의하는 대신 각 직원이 특정 작업을 수행하는 데 필요한 최대 시간을 보여줍니다. 그런 다음 팀이 프로젝트를 더 빨리 완료할 수 있으면 더 많은 수익을 올릴 수 있다는 점을 그들에게 알려 주십시오.

3. 투명한 프로젝트를 정의하는 특성은 무엇입니까?

소유자와 관리자는 재무 정보를 공개하지 않고도 프로젝트의 측면을 명확하게 정의할 수 있습니다.

마감일은 프로젝트를 진행하고 제시간에 완료하는 데 매우 중요합니다. 누구나 목표를 달성하고 있는지 확인하기 위해 프로젝트에 소요된 시간을 추적할 수 있는 방법이 있어야 합니다. 프로젝트 내의 모든 목표는 명확해야 하며 명확한 기한이 있어야 합니다.

이해 관계자는 프로젝트 전체에서 수행해야 하는 작업을 정확히 알아야 합니다. 직원 부재 또는 누군가 도움이 필요한 경우 중복될 수 있지만 역할을 명확하게 정의하면 모든 사람이 노력을 중복하지 않고 작업에 집중할 수 있습니다.

모든 사람은 할당된 시간 내에 목표를 달성하기 위해 도구와 리소스가 필요합니다. 올바른 도구, 제품 및 서비스를 마음대로 사용할 수 있도록 하여 프로젝트의 이해 관계자에게 권한을 부여합니다. 팀 리더는 팀원에게 성공을 위해 필요한 것이 무엇인지 물어봐야 하므로 프로젝트 관리 커뮤니케이션은 여기에서 매우 중요합니다.

4. 프로젝트 계획 중에 투명성을 갖지 못하는 함정은 무엇입니까?

크든 작든 모든 프로젝트는 여러 가지 이유로 잘못될 수 있습니다. 문제가 발생했을 때 문제를 파악하는 것이 중요합니다. 문제가 눈덩이처럼 불어나 더 큰 문제가 발생하면 기다리는 것보다 즉시 해결하는 것이 더 쉽기 때문입니다.

직원 간의 내부 의사소통 오류로 인해 프로젝트 단계가 지연될 수 있습니다. 팀의 잘못은 아니지만 고객 측의 의사 소통 부족으로 마감일을 놓칠 수도 있습니다. 문제가 발생할 경우를 대비하여 변경된 타임라인을 구축합니다.

422명의 프로젝트 관리자를 대상으로 한 설문 조사에 따르면 프로젝트의 4분의 1은 제 시간에 결과를 제공할 확률이 50% 미만입니다.[**] 이는 고객에게 제공되는 비즈니스 가치를 감소시키고 예산 초과 및 초과 실행 가능성을 높이는 데 기여합니다. 완료를 위한 원래 일정.

문제를 효율적으로 완화하는 열쇠는 문제를 파악하고 무언가가 계획대로 진행되지 않을 것임을 인식하는 것입니다.

5. 투명한 프로젝트 계획의 이점은 무엇입니까?

명확하게 정의된 프로젝트 계획이 있으면 작업하는 모든 사람과 프로젝트 자체에 도움이 됩니다. 모두가 기대치와 기한을 이해하고 큰 그림과 작은 세부 사항을 보고 프로젝트를 완료로 이동합니다.

5.1 팀워크 최적화

모든 사람들이 다른 모든 사람들이 어떤 역할을 하는지 알 때 개인은 프로젝트의 더 큰 범위에서 팀의 기능을 더 잘 이해할 수 있습니다. 이러한 사항을 알면 프로젝트 관리 커뮤니케이션, 책임 및 도움을 요청할 사람(필요한 경우)이 향상됩니다.

5.2 두통 완화

일부 작업은 다른 작업이 완료될 때까지 시작할 수 없습니다. 지연이 발생하면 프로젝트 관리자와 팀원은 추가 지연을 피하는 방법을 파악할 수 있습니다. 또한 팀 전체가 마감일 준수의 중요성을 이해하는 데 도움이 되는 학습 도구 역할도 합니다.

5.3 직원 동기 부여

투명한 마감일과 명확한 프로젝트 관리 커뮤니케이션은 모든 사람이 자신의 행동에 책임을 지도록 함으로써 직원에게 동기를 부여합니다. 개인은 프로젝트를 추적하면서 자신의 작업이 다른 모든 사람에게 미치는 영향을 정확히 확인할 수 있습니다.

6. 프로젝트 계획 투명성을 촉진하는 빠른 솔루션

프로젝트 계획 투명성을 촉진할 수 있는 몇 가지 빠른 히트 및 솔루션은 다음과 같습니다.

모든 이해관계자의 캘린더/타임라인을 공유합니다. 다른 작업이 완료되는 시기, 특히 종속성이 있는 경우를 아는 것만으로도 프로젝트를 올바른 속도로 진행할 수 있습니다.

브레인스토밍 및 상태 업데이트를 위한 회의를 개최합니다. 주간 팀 체크인과 월간 상태 업데이트가 여기에 적합합니다. 개별 체크인은 도움이 필요한 사람이 있는지 물어보는 것이 좋습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 , 작업 흐름 관리 소프트웨어 및 협업 도구와 같은 디지털 도구를 사용하십시오 . 관련된 모든 사람과의 의사 소통을 개선하면서 일상적인 작업을 줄일 수 있습니다.

목표 달성의 성공을 축하하세요! 프로젝트가 완전히 완료되지는 않았지만 새로운 수준에 도달하는 것은 축하할 이유를 제공합니다.

투명한 프로젝트 계획을 수립하기 위한 단계별 지침에 대해 논의할 이 시리즈의 2부를 계속 지켜봐 주십시오.