İş İletişiminizi Başlatmak için E-posta İmzalarınızı Yapılandırmanın En Etkili Yolları
Yayınlanan: 2022-06-03 1. Neden iyi yapılandırılmış bir e-posta imzasına ihtiyacınız var?
2. Bir e-posta imzasında neyi seçmeli - logo, fotoğraf veya her ikisi -
3. Bir e-posta imzasında iletişim bilgileri nasıl yapılandırılır
4. İmzaya hangi sosyal medya ikonlarını eklemelisiniz?
5. Neden e-posta imzanızda bir sorumluluk reddi beyanına ihtiyacınız var?
6. Bir e-posta imzasındaki promosyon afişleri ve bunların nasıl kullanılacağı
7. Harekete geçirici mesaj düğmeleri ekleyin
8. Bir e-posta imzasında kaçınılması gereken hatalar
9. Tüm ekip için e-posta imzaları nasıl yönetilir?
İş e-posta imzanız neye benziyor? Sonunda adınızın olduğu basit bir imza mı yoksa işletme markanızın iyi yapılandırılmış bir ifadesi mi?
Bir iş imzası, profesyonellik seviyeniz ve temsil ettiğiniz şirket hakkında çok şey söyleyebilir. İyi tasarlanmış bir e-posta imzası, çeşitli sektörlerdeki profesyoneller ve işletme sahipleri için mükemmel bir pazarlama aracıdır. Satışları artırmak, sosyal ağlarınızı büyütmek, web sitesi trafiğini artırmak veya e-posta yanıt oranınızı artırmak istiyorsanız, iyi düşünülmüş bir e-posta altbilgisi tüm bunları ve daha fazlasını elde etmenize yardımcı olabilir.
Bu makalede, başarılı bir e-posta imzasının ana bileşenlerine göz atacağız ve bunları işletmenizin avantajına göre nasıl yapılandıracağınızı göstereceğiz.
Neden iyi yapılandırılmış bir e-posta imzasına ihtiyacınız var?
Profesyonel bir HTML e-posta imzasına sahip olmak size birçok yönden yardımcı olacaktır. İşte bu yüzden bir tane oluşturmak için biraz çaba göstermelisiniz:
- Bir e-posta imzası , yazışmalarınızın profesyonel görünmesini sağlar
- Bu sizin dijital kartvizitinizdir—iletişim bilgilerinizin kaynağı
- Marka bilinirliğinizi artırır
- İş e-postanıza olan güveni artırır
- Web sitenize trafik oluşturur
- İçeriğinize dikkat çeker
- Ürününüzü veya hizmetlerinizi tanıtmanıza yardımcı olur
- Potansiyel müşteriler elde etmenizi sağlar
- İnsanlarla bağlantı kurmanızı sağlar
Başka bir deyişle, iyi yapılandırılmış bir e-posta imzası, işletme, pazarlama veya satış hedeflerinizden bir veya daha fazlasına ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Ve burada olması gerekenler: bir resim (fotoğrafınız veya kurumsal logonuz), iletişim bilgileriniz, sosyal medya simgeleri, yasal sorumluluk reddi beyanı, tanıtım afişi. Bu öğelerin her birini derinlemesine görelim.
Bir e-posta imzasında neyi seçmeli - logo, fotoğraf veya her ikisi -
Markanızı akılda kalıcı kılmak için bazı altbilgi resimlerine ihtiyacınız var çünkü salt metin imzası yalnızca sıkıcı görünebilir. Ancak ne tür görseller kullanmak daha iyidir? Kurumsal bir logo mu, fotoğrafınız mı yoksa her ikisi de mi olmalı?
Kısa cevap: ikisini de kullanın.
Uzun cevap: Bu gerçekten de sizin ticari faaliyetlerinize, konumunuza ve hedeflerinize bağlıdır.
Kişisel bir markayı temsil ediyorsanız imzanıza kendi fotoğrafınızı eklemelisiniz. Samimi ve rahat bir yüz ifadesine sahip bir vesikalık fotoğraf mükemmel bir seçim olacaktır.
İnsanlar görselleri metinden daha iyi hatırlar. Ancak, bir e-posta imzası oluşturmak isteyenler, genellikle ne tür resimlerin "profesyonel" olduğunu ve iş e-posta imzasına dahil edilebileceğini merak ediyor.
İşte imza için bir fotoğraf seçme konusunda bazı tavsiyeler.
- Profesyonel fotoğrafınızı ekleyin
Kişisel bir fotoğraf eklemek, güveni artırabilir ve müşterilerle ilişki kurmanıza yardımcı olabilir. Ancak yalnızca profesyonel, yüksek kaliteli ve bulanık olmayan görüntüler kullandığınızdan emin olun.
- Resmi çok büyütmeyin
Resmin boyutu, e-posta imzanızın geri kalanının ne kadar geniş olduğuna ve mevcut tasarıma nasıl sığacağına bağlıdır. Ancak, e-posta imza oluşturucumuzda, 100-300 piksel genişliğindeki logolar ve fotoğraflar için en uygun boyutu kullanmanızı öneririz. Resminiz ne kadar büyükse, alıcının onu önceden yüklemesi o kadar uzun sürer.
- Uygunsuz fotoğraflar kullanmayın
Bir selfie veya kırpılmış fotoğraf değil, tercihen her ekip üyesi için aynı tarzda yapılmış profesyonel bir vesikalık fotoğraf kullandığınızdan emin olun.
Bir şirketi temsil ediyorsanız, fotoğrafınızı kullanmanın birkaç avantajı da vardır: İş iletişiminizi daha insani kılar, güven yaratır ve alıcınızla bağlantı kurmanıza yardımcı olur.
İş için bir e-posta imzasındaki bir şirket logosu , marka bilinirliğini ve tanınırlığını artırmaya yardımcı olabilir. Markanızın daha iyi reklamını yapmak istiyorsanız logoyu ekleyin.
E-posta Pazarlamanın Durumu raporumuz üzerinde çalışırken, 750'den fazla pazarlamacı ve işletme sahibiyle anket yaptık ve profesyonel bir vesikalık fotoğraf yerine bir şirket logosunu tercih ettiklerini gördük. Şirket markasını tüm iletişim kanallarında kullanmak, şirketin tüm paydaşlar arasında tanınmasını sağlar ve tutarlılık yaratır.
Bu nedenle, en iyi çözüm, imzanızdaki (sola hizalı) fotoğrafınızı daha küçük bir şirket logosuyla (şirketin iletişim bilgilerinin yanı sıra) kullanmaktır.
Bir e-posta imzasında iletişim bilgileri nasıl yapılandırılır
Tüm bilgilerinizi düzgün bir şekilde düzenlemeden koyarsanız, en eksiksiz ve optimize edilmiş imza bile profesyonelce görünmez. İmzanızı iyi yapılandırılmış tutmak için aşağıdaki dört ipucunu izleyin.
İletişim bilgilerinin miktarını sınırlayın. Yalnızca gerekli ayrıntıları ekleyin. Diyelim ki, fazla kullanmıyorsanız Skype adınızı eklemeyin.
Bilgileri mantıksal olarak düzenleyin. Önce telefon numaranızı ve şirketin web adresini ve ardından tüm ek ayrıntıları kullanın. Sosyal simgelerinizin sona geldiğinden emin olun (sizinle iletişimde kalmanın birincil yolu sosyal profilleriniz değilse).
Bölücüler kullanın. Her bir iletişim detayını yeni hattan başlatmayın. Farklı öğeleri arka arkaya bölmek için dikey bir çizgi sembolü kullanabilirsiniz.
Metin rengini kullanın. Belirli içerik parçalarını vurgulamak için markanızın renklerinden yararlanın. Sizin veya şirketinizin adı veya "telefon" veya "e-posta" gibi kelimeler olabilir.
Harika bir e-posta imzasının karmaşık olması gerekmediğini unutmayın. Ne kadar basit, o kadar iyi. Sizinle ilgili temel bilgileri sağlamalıdır.
- İsim
Şaşıracaksınız, ancak e-posta alt bilgilerinin yaklaşık %30'unun bir adı bile yok, bu da şirketinizin imajını olumsuz etkileyebilir.
- Durum
Alıcıların kiminle uğraştıklarını bilmelerini ve sorunlarını halletmelerini sağlamak için iş unvanınızı eklemek çok önemlidir.
- Firma Adı
Bir şirketi temsil ediyorsanız, e-posta alt bilginizde şirketinizin adı da bulunmalıdır.
- Şirket logosu
Kurumsal logonuzu da kullanabilirsiniz, ancak bunun e-posta altbilginizin estetiğinin geri kalanına uyduğundan emin olun.
- Şirketin web sitesi
Bir web siteniz varsa ve ona trafik getirmenin yollarını arıyorsanız, kurumsal e-posta imzanıza web sitesi URL'sini eklemeyi düşünün.
- İletişim bilgileri
e-posta adresi
Bazı makaleler, alıcılar mesajınızı yanıtlamak için "Yanıtla"ya basabileceğinden e-posta adresinizi eklememeniz için tavsiyeler içerir, ancak bazı e-posta istemcileri "Kimden" alanında e-posta adresleri yerine adları görüntüler. Ve bir kişi mesajınızı ilettiğinde, alıcılar adresinizi değil adınızı görür.
Telefon numarası
Çok fazla telefon numarası kullanmaktan kaçının. Özellikle e-postanızı okumak için mobil cihazları kullanıyorlarsa, okuyucu için rahatsız edici olabilir.
Adres
Basit bir e-posta imzası adresinizi sağlamayabilir. İş adresinizi eklemeden önce, imzanızın aşırı yüklenmediğinden emin olun.
İmzaya hangi sosyal medya ikonlarını eklemelisiniz?
İyi yönetilen kurumsal sosyal profilleriniz varsa, imzanızda bunlara bağlantı vermelisiniz. Bu platformlara trafik çekmenize ve sonunda takipçi sayınızı artırmanıza yardımcı olacaktır.
Web sitesinin aksine, burada yalnızca URL'leri kullanamazsınız. İmzanızı çok dağınık yapacaklar. Bunun yerine simgeler ekleyin. Çok az yer kaplarlar ve onları düzgün bir şekilde düzenleyebilirsiniz.
Peki imzanıza hangi profilleri eklemeniz gerekiyor? Kesinlikle arkadaşlarınız ve ailenizle bağlantı kurduğunuz (ve siyasi görüşlerinizi veya kedi videolarınızı paylaştığınız) kişisel hesaplarınız değil.
Facebook ve Twitter'ı profesyonelce kullanıyorsanız, onlarla bağlantı kurmaktan çekinmeyin. Bununla birlikte, kişisel LinkedIn'inizi ekleyebilirsiniz. Genel olarak, iş bağlantılarınızı şirketinizin sosyal profillerine yönlendirin.
Bu arada, imza oluşturma aracımızın yardımıyla, sosyal medya simgeleriyle zahmetsizce bir HTML e-posta imzası oluşturabilirsiniz .
Neden e-posta imzanızda bir sorumluluk reddi beyanına ihtiyacınız var?
Birçok ülkede kurumsal bir e-posta için bir e-posta sorumluluk reddi beyanı (e-posta ifşası, gizlilik bildirimi, alt bilgi veya oturum kapatma olarak da adlandırılır) gereklidir. Şirketinizi ceza riskine sokmamak için ülkenizdeki yasal gereklilikler hakkında bilgi edinin.
İyi hazırlanmış e-posta imza örneklerinin çoğunda kısa ve okunabilir sorumluluk reddi beyanları bulunduğunu unutmayın.
Teknik olarak, e-posta imzası için bir sorumluluk reddi beyanı eklemek, özellikle AB ve Kuzey Amerika'da genellikle yasal bir gerekliliktir. Ancak talepler ülkeden ülkeye farklılık gösterebilir. Tipik olarak, şirketin kayıtlı adresini, kayıt numarasını ve kayıt yetkilisini belirtmeniz gerekir.
Sorumluluk reddinize bir gizlilik beyanı gibi şeyler eklemeniz gerekip gerekmediği konusunda farklı görüşler vardır. Böyle bir durumda hukuki uyuşmazlıklarda size yardımcı olabilir.
Tüm şirket için evrensel bir e-posta imzası sorumluluk reddi örneğine sahip olabilir veya departmanlarınız için ayrı ayrı oluşturabilirsiniz. İkinci durumda, bölümün faaliyetlerine ve ihtiyaçlarına bağlı olarak hangi bilgilerin dahil edileceğini seçebilirsiniz.
Bir e-posta imzasındaki promosyon afişleri ve bunların nasıl kullanılacağı
E-posta imzanıza tanıtım afişi eklemek , şirketinizin satış ve pazarlama hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacaktır. Ve birçok web sitesindeki içerikten dikkatinizi dağıtan can sıkıcı animasyonlu reklamları düşündüyseniz, banner fikrinizi değiştirmenin zamanı geldi.

Aşağıdaki bir e-posta imza başlığı örneğine bakın. Yalnızca bir arka plan fotoğrafı, bir hashtag ve bir web sitesi adresinden oluşur ve oldukça azdır.
Banner'ınızın sizin için çalışmasını istiyorsanız (trafiği artırın, olası satışlar oluşturun, satışları artırın, vb.), banner ile ilgili üç ipucumuzu izleyin.
1. İmza afişlerini dikkat çekici hale getirin
Canlı görüntüler, kısa ve öz ifadeler ve markanızın renklerini kullanın.
2. Basit tutun.
Banner'ınızın fark edilmek için çok büyük veya çok parlak olması gerekmez. İmzanız ve mesajınızla uyumlu hale getirin.
3. Bir CTA ekleyin.
Net bir CTA, hedefinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır. İster en son makalenizi okuyun ister bir web seminerine kaydolun, bunu banner'ınızda söyleyin. Aksi takdirde, oldukça işe yaramaz olabilir.
E-posta imzalarındaki afişler, uzmanlığınızı göstermek ve tanıtımınıza katkıda bulunmak için harikadır. Banner'ınıza ne eklemelisiniz?
- Uyarı kelimeleri kullanın
Kullanıcıları banner'larınızı tıklamaya teşvik eden uyarı kelimeleri kullanmayı düşünün. Örneğin, "1000'den fazla video kursuna ömür boyu erişim", "En iyi performans gösteren reklam şablonlarımızı edinin", "En iyi 3 keşfedilmemiş yemek fotoğrafçılığı hilesi." - Değerli bir şey teklif et
İnsanlara değerli e-Kitaplar, kontrol listeleri, videolar, ipuçları ve nasıl yapılır bilgilerini verin. - Alıcıları bir etkinliğe davet ediyorum
İnsanları katılabilecekleri yaklaşan etkinlik hakkında bilgilendirin. Ayrıca, ne, ne zaman, nerede, vb. bilgileri sağladığınızdan emin olun. - Bir satış teklifi sunun
Yaklaşan bir satışı tanıtmak için e-posta altbilginize promosyon afişleri de eklemek isteyebilirsiniz. - Şirketinizin ödüllerini sergileyin
Banner'lar, potansiyel müşterilerinizin güvenebilecekleri biri olduğunuzu bilmeleri için uzmanlığınızı göstermenize yardımcı olabilir. - Şirket çapında duyurular yapın
Çalışanlar tarafından dahili olarak gönderilen her e-posta, dahili haberlerinizi ve duyurularınızı, pazarlama güncellemelerinizi, işe alım uygulamalarınızı vb. paylaşma fırsatı sunar. - Yeni ürünler tanıtın
Yeni ürünlerinizin reklamını yapmak için banner kullanabilirsiniz. - Muhatapları tatil ile tebrik edin
Birçok şirket, Noel zamanında e-posta altbilgilerine afişler ekleyerek okuyucularına harika bir tatil sezonu diliyor.
Harekete geçirici mesaj düğmeleri ekleyin
Harika imza örneklerine göz attığınızda, içlerindeki CTA'ların çok basit olduğunu, çok ısrarcı olmadığını ve genellikle mesajın temasıyla uyumlu olduğunu fark edeceksiniz.
E-posta okuyucularınızdan harekete geçmek için birkaç fikir görmek için okumaya devam edin.
- Sosyal medya profillerinizi düğmelere bağlayın
Uzun sosyal medya bağlantılarını, alıcıları bir fare tıklamasıyla anında olmaları gereken yere getiren kısa ve kolay kelimelere veya ifadelere dönüştürün. - AppStore veya Google Play uygulamalarınızı düğmelerle paylaşın
E-posta gönderdiğiniz herkesin uygulamalarınızı görmesine ve indirmesine izin verin. - Alıcıları kaydolmaya davet edin
E-posta alt bilginize köprü bağlantılı bir harekete geçirici mesaj ekleyerek her okuyucuyu bir aboneye dönüştürebilirsiniz. - İnsanları sizi aramaya teşvik edin
İnsanlara onlarla iletişim kurmaya açık olduğunuzu söyleyin. - Randevu planlayıcıları ekle
Alıcılara sizinle hızlı bir şekilde randevu alma seçeneği sunun. - Ürün demonuzu tanıtın
Bir demo planlamak için ürününüzü/hizmetinizi veya teklifinizi gösteren bir videonun bağlantısını ekleyin. - Muhatapların blogunuza abone olmasına izin verin
İyi yazılmış ve değerli blog gönderileri, alıcıyı sunduğunuz ürün veya hizmetin güvenilir ve güvenilir olduğuna ikna eden şey olabilir. Çevrimiçi kartvizit tasarımınıza bir blog yazısı bağlantısı eklemek, uzmanlığınızı sergilemenin mükemmel bir yolu olabilir.
Bir e-posta imzasında kaçınılması gereken hatalar
Artık e-posta imzanızı nasıl oluşturacağınızı ve içinde hangi öğeleri kullanacağınızı bildiğinize göre, şimdi ne YAPMAMAMANIZ gerektiğine bakalım. E-posta imzalarında en yaygın yedi hatayla tanışın.
- Geçersiz iletişim bilgileri
Şirketiniz adresini veya telefon numarasını değiştirebilir. Bu gerçekleştiğinde, e-posta imzanız da dahil olmak üzere tüm iletişim kanallarınızdaki ilgili bilgileri güncellediğinizden emin olun .
- Resimleri imza olarak kullanma
Resimleri asla imza olarak kullanmayın. En iyi senaryoda, alıcınız telefonunuzu tek tıklamayla arayamaz veya web sitesi adresinizi kopyalayamaz. İmzanız, en kötü senaryoda ek olarak görünecek ve bu da alıcınızın spam filtresini tetikleyecektir. Bunun yerine HTML kullanın.
- Çok fazla renk kullanmak
Alıcınızı mesajınızdan uzaklaştıracağından asla çok fazla renk kullanmayın. Alternatif olarak, imzanız yalnızca profesyonel görünmeyebilir.
- İş e-posta imzanıza fiyat teklifi ekleme
İlham verici alıntılar, ticari yazışmalarda herhangi bir amaca hizmet etmez. Ve belirli bir alıntıyla ilgiliyseniz, bu koleksiyonerinizin de öyle olduğu anlamına gelmez.
- Düşük kaliteli görüntüler kullanma
Hemen hemen herkesin telefonlarında 4k veya Retina ekranlar olduğunu unutmayın. Resminizin küçük ama çok yüksek kalitede olduğundan emin olun. E-postalarınızda kullanmadan önce masaüstü ve mobil cihazlarda test edin.
- Farklı yazı tiplerini kullanma
Birçok farklı yazı tipine sahip bir imza, çok fazla renk içeren bir imza ile aynı görünecektir. Dikkat dağıtıcı ve amatörce olacak. Bunun yerine kurumsal yazı tiplerinize bağlı kalın.
- İmzanızı mobil uyumlu hale getirmemek
Bu günlerde pek çok insan e-postalarını mobil cihazlarda okurken, onu yanıt vermemek affedilmez olurdu. İmzanızın her yerde iyi göründüğünden emin olmak için bir HTML e-posta imza oluşturucu kullanın ve yayınlamadan önce test edin.
- Çok fazla sosyal simge ekleme
Kuruluşunuzun kullandığı her sosyal medya ağı için bir simge eklerseniz, e-posta alt bilginiz darmadağın görünecektir. Yalnızca en düzenli olarak güncellenen kanalları eklemenizi öneririz.
- Çalışanların kendi kendilerine imza oluşturmasına izin verin
Şirketinizin imajına zarar vermenin en basit yollarından biri, çalışanlarınızdan yaratıcı olmalarını ve e-postalar için imzalarını kendileri tasarlamalarını istemektir. Standart bir e-posta imza şablonu üzerinde anlaşamayacakları kesin. Elveda, marka tutarlılığı, merhaba, kaos!
- İmzanızı çok uzun yapmak
Hangi bilgileri dahil etmeniz gerektiğini seçmek söz konusu olduğunda, "daha az, daha çoktur" kuralına bağlı kalın. En iyi e-posta imza örneklerinin yaklaşık beş satırlık metin olduğunu unutmayın.
- E-posta imza boyutunu yoksayma
Kitlenizin yaygın olarak hangi cihazları kullandığını biliyorsanız, imzanızın doğru şekilde görüntülenmesini sağlamanız daha kolay olacaktır. Örneğin, mobil kullanıcılar, genişliği 320 pikselden (piksel) daha önemli yapmamalıdır. Masaüstü kullanıcıları için 600 piksel genişliğinde bir e-posta altbilgisi mükemmel bir şekilde çalışır.
Tüm ekip için e-posta imzaları nasıl yönetilir?
İster serbest çalışan, ister küçük işletme veya büyük kuruluş olun, imza tasarımınız işletmenizin profesyonel standartlarını yansıtmalıdır. Serbest çalışanlar ve küçük ekipler söz konusu olduğunda, tutarlı ve mükemmel markalı imzalar oluşturmak oldukça kolay olsa da, çok sayıda çalışan için birden çok e-posta altbilgisi hazırlamak ve yönetmek karmaşık bir görev haline gelebilir. Dikkate alınması gerekenler nelerdir?
Tüm ekip için tek bir e-posta imza şablonu kullanın
Tutarlılık, e-posta imza şablonunuz için bir numaralı önceliktir. Tutarsız imzalar, kaos ve amatörlük izlenimi verir.
Farklı departmanlar için farklı imzalar oluşturun
Böylece, tüm şirket genelinde e-posta imzaları oluşturmaya karar verdiniz ve markanızı mümkün olan en iyi şekilde temsil etmek için tutarlı olmaları gerektiğini anladınız. Bu doğru. Ancak bu, farklı departmanların ek bilgilere sahip olamayacağı anlamına gelmez. Örneğin, pazarlama ekibinizin imzalarında sosyal medya bağlantılarına ihtiyaç duyma olasılığı, finansmanı yöneten çalışanlardan daha fazladır.
E-posta imzalarınızda pazarlama kampanyaları oluşturun
Pazarlama kampanyalarınızı desteklemek için e-posta alt bilginizi kullanın. Örneğin, sosyal medyaya bağlantılar, en son içeriğe bağlantılar, katılacağınız web seminerlerine veya etkinliklere bağlantılar ve bir bülten aboneliği bağlantısı ekleyin.
E-posta imza yönetimi yazılımını kullanın
İmzanızın çeşitli cihazlarda ve e-posta istemcilerinde doğru şekilde görüntülendiğinden emin olmak için ücretli veya ücretsiz e-posta imza oluşturucularını kullanın . Profesyonel tasarımcılar tarafından oluşturulan ve neredeyse tüm e-posta istemcileriyle uyumlu farklı şablonlar ve iyi teknik destek sunar. Ayrıca, birden fazla imzayı daha hızlı yapabilirsiniz, çünkü bir ana imza oluşturup ardından iletişim bilgilerini içeren bir dosya yükleyebilirsiniz ve sistem imzalar üzerinde kendi kendine çalışacaktır.
Çözüm
İş iletişiminizde profesyonel görünmek için e-postanızın sonunda her zaman bir imza bulundurun. Bir tane oluştururken, gerekli yapıyı göz önünde bulundurun. Adınız ve kurumsal iletişim bilgileriniz dışında mutlaka görsel kullanın. Sonuç olarak, insanlar görsel varlıklardır. Mesajlarınızı kişiselleştirmek ve alıcılarınızla güvenilir bir bağlantı kurmak için samimi bir fotoğrafınızı seçin. Kurumsal profilleriniz varsa sosyal medya simgelerini ekleyin. Ayrıca, şirketinizin kayıt ayrıntılarıyla birlikte yasal olarak gerekli bir sorumluluk reddi beyanını da unutmayın. İşletmenizin KPI'larına ulaşmasına yardımcı olmak için güzel görünen bir banner ekleyin. Tüm bu bileşenleri mantıklı bir şekilde düzenleyin ve ilerlemenizi takip edin.