Cara Paling Efektif untuk Menyusun Tanda Tangan Email Anda untuk Meningkatkan Komunikasi Bisnis Anda

1. Mengapa Anda memerlukan tanda tangan email yang terstruktur dengan baik?
2. Apa yang harus dipilih - logo, foto, atau keduanya - dalam tanda tangan email
3. Bagaimana menyusun informasi kontak dalam tanda tangan email
4. Ikon media sosial apa yang harus Anda tambahkan ke tanda tangan?
5. Mengapa Anda memerlukan penafian di tanda tangan email Anda?
6. Spanduk promosi dalam tanda tangan email & cara menggunakannya
7. Tambahkan tombol ajakan bertindak
8. Kesalahan yang harus dihindari dalam tanda tangan email
9. Bagaimana cara mengelola tanda tangan email untuk seluruh tim?

Seperti apa tanda tangan email bisnis Anda? Apakah itu penandaan sederhana dengan nama Anda di akhir, atau pernyataan terstruktur dengan baik dari merek bisnis Anda?

Tanda tangan bisnis dapat memberi tahu banyak tentang tingkat profesionalisme Anda dan perusahaan yang Anda wakili. Tanda tangan email yang dirancang dengan baik adalah alat pemasaran yang sangat baik untuk para profesional dan pemilik bisnis di berbagai industri. Baik Anda ingin meningkatkan penjualan, mengembangkan jejaring sosial, mengarahkan lalu lintas situs web, atau meningkatkan tingkat respons email, footer email yang dipikirkan dengan matang dapat membantu Anda mencapai semua ini dan lebih banyak lagi.

Dalam artikel ini, kita akan melihat bahan utama dari tanda tangan email yang sukses dan menunjukkan cara menyusunnya untuk keuntungan bisnis Anda.

Mengapa Anda memerlukan tanda tangan email yang terstruktur dengan baik?

Memiliki tanda tangan email HTML profesional akan membantu Anda dalam banyak hal. Inilah mengapa Anda harus berusaha keras untuk membuatnya:

• Tanda tangan email membuat korespondensi Anda terlihat profesional
• Ini adalah kartu bisnis digital Anda—sumber informasi kontak Anda
• Ini meningkatkan kesadaran merek Anda
• Ini meningkatkan kepercayaan pada email bisnis Anda
• Ini menghasilkan lalu lintas ke situs web Anda
• Ini mendorong perhatian ke konten Anda
• Ini membantu Anda mempromosikan produk atau layanan Anda
• Ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan petunjuk
• Ini memungkinkan Anda untuk terhubung dengan orang-orang

Dengan kata lain, tanda tangan email yang terstruktur dengan baik akan membantu Anda mencapai satu atau lebih tujuan bisnis, pemasaran, atau penjualan Anda. Dan inilah yang seharusnya terdiri dari: gambar (foto atau logo perusahaan Anda), informasi kontak Anda, ikon media sosial, penafian hukum, spanduk promosi. Mari kita lihat masing-masing elemen ini secara mendalam.

Apa yang harus dipilih - logo, foto, atau keduanya - dalam tanda tangan email

Anda memerlukan beberapa gambar footer untuk membuat merek Anda mudah diingat karena tanda tangan hanya teks mungkin terlihat membosankan. Tetapi jenis visual apa yang lebih baik untuk digunakan? Haruskah itu logo perusahaan, foto Anda, atau, mungkin, keduanya?

Jawaban singkatnya: gunakan keduanya.
Jawaban panjangnya: memang tergantung aktivitas, posisi, dan tujuan bisnis Anda.

Jika Anda mewakili merek pribadi, Anda harus menambahkan foto diri Anda ke tanda tangan Anda. Sebuah headshot dengan ekspresi wajah yang ramah dan santai akan menjadi pilihan yang sempurna.

Orang-orang mengingat visual lebih baik daripada teks. Namun, mereka yang ingin membuat tanda tangan email sering bertanya-tanya seperti apa gambar "profesional" itu dan dapat dimasukkan dalam tanda tangan email bisnis.

Berikut adalah beberapa saran dalam memilih foto untuk tanda tangan.

• Tambahkan foto profesional Anda

Menambahkan foto pribadi dapat meningkatkan kepercayaan dan membantu Anda membangun hubungan dengan pelanggan. Namun pastikan untuk hanya menggunakan gambar yang profesional, berkualitas tinggi, dan tidak buram.  

• Gambarnya jangan terlalu besar

Ukuran gambar tergantung pada seberapa lebar sisa tanda tangan email Anda dan bagaimana itu akan cocok dengan desain yang ada. Namun, di pembuat tanda tangan email kami, sebaiknya gunakan ukuran optimal untuk logo dan foto dengan lebar antara 100-300 piksel. Semakin besar gambar Anda, semakin banyak waktu yang dibutuhkan penerima untuk memuatnya terlebih dahulu.

• Jangan gunakan foto yang tidak pantas

Pastikan untuk menggunakan headshot profesional, sebaiknya dibuat dengan gaya yang sama untuk setiap anggota tim, bukan selfie atau foto yang dipotong.

Jika Anda mewakili sebuah perusahaan, menggunakan foto Anda juga memiliki beberapa keuntungan: membuat komunikasi bisnis Anda lebih manusiawi, menciptakan kepercayaan, dan membantu Anda menjalin hubungan dengan penerima.

Logo perusahaan dalam tanda tangan email untuk bisnis dapat membantu meningkatkan kesadaran dan pengakuan merek. Tambahkan logo jika Anda ingin mengiklankan merek Anda lebih baik.

Saat mengerjakan laporan Pemasaran Email Keadaan Bisnis kami, kami mensurvei lebih dari 750 pemasar dan pemilik bisnis dan menemukan bahwa mereka lebih memilih logo perusahaan daripada foto profesional. Menggunakan branding perusahaan di semua saluran komunikasi membuat perusahaan dapat dikenali di antara semua pemangku kepentingan dan menciptakan konsistensi.

Jadi, solusi terbaik adalah menggunakan foto Anda di tanda tangan Anda (rata kiri) dengan logo perusahaan yang lebih kecil (selain info kontak perusahaan).

Bagaimana menyusun informasi kontak dalam tanda tangan email

Bahkan tanda tangan yang paling lengkap dan dioptimalkan pun akan terlihat tidak profesional jika Anda hanya memasukkan semua informasi Anda tanpa mengaturnya dengan benar. Ikuti empat tip di bawah ini agar tanda tangan Anda tetap terstruktur dengan baik.

Batasi jumlah informasi kontak. Tambahkan hanya detail yang diperlukan. Katakanlah, jangan sertakan nama Skype Anda jika Anda tidak sering menggunakannya.

Atur informasi secara logis. Gunakan nomor telepon Anda dan alamat web perusahaan terlebih dahulu, lalu semua detail tambahan. Pastikan ikon sosial Anda muncul di akhir (kecuali profil sosial Anda adalah cara utama untuk tetap berhubungan dengan Anda).

Gunakan pembagi. Jangan memulai setiap detail kontak dari baris baru. Anda dapat menggunakan simbol garis vertikal untuk membagi elemen yang berbeda dalam satu baris.

Gunakan warna teks. Manfaatkan warna merek Anda untuk menonjolkan bagian konten tertentu. Mungkin nama atau kata-kata Anda atau perusahaan Anda seperti “telepon” atau “email”.

Ingatlah bahwa tanda tangan email yang bagus tidak harus rumit. Semakin sederhana, semakin baik. Ini harus memberikan informasi dasar tentang Anda.

• Nama

Anda akan terkejut, tetapi sekitar 30% footer email bahkan tidak memiliki nama, yang dapat berdampak negatif pada citra perusahaan Anda.

• Posisi

Sangat penting untuk menyertakan jabatan Anda untuk memberi tahu penerima dengan siapa mereka berurusan dan menangani masalah mereka.

• Nama Perusahaan

Jika Anda mewakili sebuah perusahaan, footer email Anda juga harus mencantumkan nama perusahaan Anda.

• Logo perusahaan

Anda juga dapat menggunakan logo perusahaan Anda, tetapi pastikan logo tersebut sesuai dengan estetika footer email Anda lainnya.

• Situs web perusahaan

Jika Anda memiliki situs web dan mencari cara untuk mendatangkan lalu lintas ke sana, pertimbangkan untuk menambahkan URL situs web ke tanda tangan email perusahaan Anda.

• Kontak informasi

Alamat email

Beberapa artikel berisi saran untuk tidak memasukkan alamat email Anda karena penerima dapat menekan "Balas" untuk menjawab pesan Anda, tetapi beberapa klien email menampilkan nama daripada alamat email di bidang "Dari". Dan ketika seseorang meneruskan pesan Anda, penerima akan melihat nama Anda, bukan alamatnya.

Nomor telepon

Hindari menggunakan terlalu banyak nomor telepon. Ini mungkin menjengkelkan bagi pembaca, terutama jika mereka menggunakan perangkat seluler untuk membaca email Anda.

Alamat

Tanda tangan email dasar mungkin tidak memberikan alamat Anda. Sebelum Anda memasukkan alamat bisnis Anda, pastikan itu tidak membebani tanda tangan Anda.

Ikon media sosial apa yang harus Anda tambahkan ke tanda tangan?

Jika Anda memiliki profil sosial perusahaan yang dikelola dengan baik, Anda harus menautkannya di tanda tangan Anda. Ini akan membantu Anda mengarahkan lalu lintas ke platform ini dan pada akhirnya meningkatkan jumlah pengikut Anda.

Berbeda dengan situs web, Anda tidak bisa hanya menggunakan URL di sini. Mereka akan membuat tanda tangan Anda terlalu berantakan. Tambahkan ikon sebagai gantinya. Mereka mengambil sedikit ruang, dan Anda dapat mengaturnya dengan rapi.

Jadi, profil mana yang perlu Anda sertakan dalam tanda tangan Anda? Tentu saja bukan akun pribadi Anda tempat Anda terhubung dengan teman dan keluarga (dan berbagi pandangan politik atau video kucing Anda).

Jika Anda menggunakan Facebook dan Twitter secara profesional, jangan ragu untuk menautkannya. Namun, Anda dapat menambahkan LinkedIn pribadi Anda. Secara umum, rujuk kontak bisnis Anda ke profil sosial perusahaan Anda.

Omong-omong, Anda dapat dengan mudah membuat tanda tangan email HTML dengan ikon media sosial dengan bantuan alat pembuat tanda tangan kami .

Mengapa Anda memerlukan penafian di tanda tangan email Anda?

Penafian email (juga disebut pengungkapan email, pemberitahuan kerahasiaan, footer, atau sign-off) diperlukan untuk email perusahaan di banyak negara. Agar perusahaan Anda tidak terkena denda, dapatkan info tentang persyaratan hukum di negara Anda.

Ingatlah bahwa sebagian besar contoh tanda tangan email yang dibuat dengan baik memiliki penafian yang singkat dan mudah dibaca.

Secara teknis, menambahkan penafian untuk tanda tangan email sering kali merupakan persyaratan hukum, terutama di UE dan Amerika Utara. Tuntutan, bagaimanapun, mungkin berbeda dari satu negara ke negara lain. Biasanya, Anda perlu menyebutkan alamat terdaftar perusahaan, nomor pendaftaran, dan otoritas pendaftaran.

Ada pendapat berbeda tentang apakah Anda harus memasukkan hal-hal seperti pernyataan kerahasiaan ke dalam penafian Anda. Ini bisa membantu Anda dalam sengketa hukum jika ada seperti itu.

Anda dapat memiliki contoh penafian tanda tangan email universal untuk seluruh perusahaan atau membuat yang terpisah untuk departemen Anda. Dalam kasus terakhir, Anda dapat memilih informasi mana yang akan disertakan di dalamnya tergantung pada aktivitas dan kebutuhan departemen.

Spanduk promosi dalam tanda tangan email & cara menggunakannya

Menambahkan spanduk promosi ke tanda tangan email Anda akan membantu perusahaan Anda mencapai tujuan penjualan dan pemasarannya. Dan jika Anda memikirkan iklan animasi yang mengganggu yang digunakan untuk mengalihkan perhatian Anda dari konten di banyak situs web, inilah saatnya untuk mengubah ide Anda tentang spanduk.

Lihatlah contoh spanduk tanda tangan email di bawah ini. Ini hanya terdiri dari foto latar belakang, tagar, dan alamat situs web dan cukup minim.

Jika Anda ingin spanduk Anda berfungsi untuk Anda (mengarahkan lalu lintas, menghasilkan prospek, meningkatkan penjualan, dll.), ikuti tiga kiat terkait spanduk kami.

1. Buat spanduk tanda tangan yang menarik

Gunakan gambar yang jelas, frasa pendek dan langsung, dan warna merek Anda.

2. Tetap sederhana.

Spanduk Anda tidak perlu terlalu besar atau terlalu terang untuk diperhatikan. Sesuaikan dengan tanda tangan dan pesan Anda.

3. Tambahkan CTA.

CTA yang jelas akan membantu Anda mencapai tujuan Anda. Baik itu untuk membaca artikel terbaru Anda atau mendaftar ke webinar, katakan demikian di spanduk Anda. Kalau tidak, itu mungkin sangat tidak berguna.

Spanduk dalam tanda tangan email sangat bagus untuk menunjukkan keahlian Anda dan menambah promosi Anda. Apa yang harus Anda masukkan ke dalam spanduk Anda?

• Gunakan kata-kata waspada
  
  Pertimbangkan untuk menggunakan kata-kata peringatan yang mendorong pengguna untuk mengklik spanduk Anda. Misalnya, "Akses seumur hidup ke lebih dari 1000 kursus video", "Dapatkan kerangka iklan berperforma terbaik kami", "3 trik fotografi makanan teratas yang belum ditemukan".
  
  
• Tawarkan sesuatu yang berharga
  
  Berikan eBuku, daftar periksa, video, kiat, dan petunjuk yang berharga kepada orang-orang.
  
  
• Saya mengundang penerima ke suatu acara
  
  Beri tahu orang-orang tentang acara mendatang yang dapat mereka hadiri. Juga, pastikan untuk memberikan informasi seperti: apa, kapan, di mana, dll.
  
  
• Perkenalkan penawaran penjualan
  
  Anda mungkin juga ingin menambahkan spanduk promosi ke footer email Anda untuk mempromosikan penjualan yang akan datang.
  
  
• Pamerkan penghargaan perusahaan Anda
  
  Spanduk dapat membantu Anda menunjukkan keahlian Anda sehingga calon pelanggan Anda tahu bahwa Anda adalah seseorang yang dapat mereka andalkan.
  
  
• Buat pengumuman di seluruh perusahaan
  
  Setiap email yang dikirim oleh karyawan secara internal memberikan kesempatan untuk membagikan berita & pengumuman internal Anda, pembaruan pemasaran, praktik orientasi, dan sebagainya.
  
  
• Perkenalkan produk baru
  
  Anda dapat menggunakan spanduk untuk mengiklankan produk baru Anda.
  
  
• Ucapkan selamat kepada penerima dengan liburan
  
  Banyak perusahaan menambahkan spanduk ke footer email mereka pada waktu Natal, berharap pembaca mereka mendapatkan musim liburan yang menyenangkan.

Tambahkan tombol ajakan bertindak

Saat Anda melihat contoh tanda tangan yang bagus, Anda akan melihat bahwa CTA di dalamnya sangat sederhana, tidak terlalu memaksa, dan biasanya selaras dengan tema pesan.

Baca terus untuk melihat beberapa ide untuk mendorong tindakan dari pembaca email Anda.

• Tautkan profil media sosial Anda ke tombol
  
  Padatkan tautan media sosial yang panjang menjadi kata atau frasa pendek dan mudah yang langsung membawa penerima ke tempat yang mereka inginkan dengan mengklik mouse.
  
  
• Bagikan aplikasi AppStore atau Google Play Anda dengan tombol
  
  Biarkan siapa pun yang Anda kirimi email melihat dan mengunduh aplikasi Anda.
  
  
• Undang penerima untuk mendaftar
  
  Dengan menempatkan ajakan bertindak hyperlink di footer email Anda, Anda dapat mengubah setiap pembaca menjadi pelanggan.
  
• Dorong orang untuk menelepon Anda
  
  Beri tahu orang-orang bahwa Anda terbuka untuk berkomunikasi dengan mereka.
  
• Tambahkan penjadwal janji temu
  
  Beri penerima pilihan untuk membuat janji dengan Anda dengan cepat.
  
  
• Promosikan demo produk Anda
  
  Sertakan tautan ke video yang mendemonstrasikan produk/layanan Anda atau penawaran untuk menjadwalkan demo.
  
  
• Biarkan penerima berlangganan ke blog Anda
  
  Posting blog yang ditulis dengan baik dan bernilai tinggi mungkin dapat meyakinkan penerima bahwa produk atau layanan yang Anda tawarkan kredibel dan dapat dipercaya. Menyertakan tautan posting blog dalam desain kartu nama online Anda dapat menjadi cara terbaik untuk menunjukkan keahlian Anda.

Kesalahan yang harus dihindari dalam tanda tangan email

Sekarang setelah Anda tahu cara membuat tanda tangan email Anda dan elemen apa yang digunakan di dalamnya, mari kita lihat apa yang TIDAK BOLEH Anda lakukan. Temui tujuh kesalahan paling umum dalam sign-off email.

• Informasi kontak tidak valid

Perusahaan Anda mungkin mengubah alamat atau nomor teleponnya. Setelah itu terjadi, pastikan Anda telah memperbarui informasi yang relevan di semua saluran komunikasi Anda, termasuk tanda tangan email Anda .

• Menggunakan gambar sebagai tanda tangan

Jangan pernah menggunakan gambar sebagai tanda tangan. Dalam skenario terbaik, penerima Anda tidak akan dapat menelepon telepon Anda dengan satu klik atau menyalin alamat situs web Anda. Tanda tangan Anda akan ditampilkan sebagai lampiran dalam skenario terburuk, yang akan memicu filter spam penerima Anda. Gunakan HTML sebagai gantinya.

• Menggunakan terlalu banyak warna

Jangan pernah menggunakan terlalu banyak warna, karena akan mengalihkan perhatian penerima dari pesan Anda. Atau, tanda tangan Anda hanya akan terlihat tidak profesional.

• Menambahkan kutipan ke tanda tangan email bisnis Anda

Kutipan inspirasional tidak memiliki tujuan apa pun dalam korespondensi bisnis. Dan jika Anda berhubungan dengan kutipan tertentu, ini tidak berarti bahwa kolektor Anda juga demikian.

• Menggunakan gambar berkualitas rendah

Ingatlah bahwa hampir semua orang sekarang memiliki layar 4k atau Retina di ponsel mereka. Pastikan gambar Anda kecil tetapi berkualitas sangat tinggi. Uji di desktop dan perangkat seluler sebelum menggunakannya di email Anda.

• Menggunakan font yang berbeda

Tanda tangan dengan banyak font berbeda akan terlihat sama dengan tanda tangan dengan terlalu banyak warna. Ini akan mengganggu dan amatir. Tetap berpegang pada font perusahaan Anda sebagai gantinya.

• Tidak membuat tanda tangan Anda ramah seluler

Dengan begitu banyak orang membaca email mereka di ponsel akhir-akhir ini, tidak dapat dimaafkan untuk tidak membuatnya responsif. Untuk memastikan tanda tangan Anda terlihat bagus di mana-mana, gunakan pembuat tanda tangan email HTML dan ujilah sebelum ditayangkan.

• Menambahkan terlalu banyak ikon sosial

Footer email Anda akan terlihat berantakan jika Anda menambahkan ikon untuk setiap jaringan media sosial yang digunakan organisasi Anda. Sebaiknya sertakan hanya saluran yang paling sering diperbarui.

• Izinkan karyawan membuat tanda tangan sendiri

Salah satu cara paling sederhana untuk merusak citra perusahaan Anda adalah dengan meminta karyawan Anda untuk berkreasi dan merancang tanda tangan mereka untuk email sendiri. Sudah pasti mereka tidak akan menyetujui template tanda tangan email standar. Selamat tinggal, konsistensi merek, halo, kekacauan!

• Membuat tanda tangan Anda terlalu panjang

Saat memilih informasi apa yang harus Anda sertakan, patuhi aturan "lebih sedikit lebih banyak". Ingatlah bahwa contoh tanda tangan email terbaik adalah sekitar lima baris teks.

• Mengabaikan ukuran tanda tangan email

Jika Anda tahu perangkat apa yang biasa digunakan audiens Anda, akan lebih mudah bagi Anda untuk menampilkan tanda tangan Anda dengan cara yang benar. Misalnya, pengguna seluler harus membuatnya tidak lebih signifikan dari lebar 320 piksel (piksel). Untuk pengguna desktop, footer email dengan dimensi lebar 600px akan bekerja dengan sempurna.

Bagaimana cara mengelola tanda tangan email untuk seluruh tim?

Baik Anda seorang pekerja lepas, bisnis kecil, atau organisasi besar, desain tanda tangan Anda harus mencerminkan standar profesional bisnis Anda. Dan sementara dalam kasus pekerja lepas dan tim kecil, mungkin cukup mudah untuk membuat tanda tangan bermerek yang konsisten dan sempurna, menyusun dan mengelola beberapa footer email untuk sejumlah besar karyawan dapat menjadi tugas yang rumit. Apa saja hal-hal yang perlu dipertimbangkan?

Gunakan satu templat tanda tangan email untuk semua tim

Konsistensi adalah prioritas nomor satu untuk template tanda tangan email Anda. Tanda tangan yang tidak konsisten memberikan kesan chaos dan tidak profesional.

Buat tanda tangan yang berbeda untuk departemen yang berbeda

Jadi, Anda memutuskan untuk menyiapkan tanda tangan email di seluruh perusahaan dan memahami bahwa mereka harus konsisten untuk mewakili merek Anda dengan sebaik mungkin. Itu benar. Namun, itu tidak berarti bahwa departemen yang berbeda tidak dapat memasukkan informasi tambahan. Misalnya, tim pemasaran Anda lebih mungkin membutuhkan tautan media sosial di tanda tangan mereka daripada karyawan yang mengelola keuangan.

Buat kampanye pemasaran di tanda tangan email Anda

Gunakan footer email Anda untuk mendukung kampanye pemasaran Anda. Misalnya, tambahkan tautan ke media sosial, tautan ke konten terbaru, tautan ke webinar atau acara yang akan Anda hadiri, dan tautan berlangganan buletin.

Gunakan perangkat lunak manajemen tanda tangan email

Untuk memastikan tanda tangan Anda akan ditampilkan dengan benar di berbagai perangkat dan klien email, gunakan generator tanda tangan email berbayar atau gratis . Ini menawarkan template yang berbeda dan dukungan teknis yang baik, dibuat oleh desainer profesional, dan kompatibel dengan hampir semua klien email. Selanjutnya, Anda dapat membuat banyak tanda tangan lebih cepat karena Anda dapat membuat satu tanda tangan utama dan kemudian mengunggah file dengan data kontak, dan sistem akan bekerja pada tanda tangan dengan sendirinya.

Kesimpulan

Untuk tampil profesional dalam komunikasi bisnis Anda, selalu ada tanda tangan di akhir email Anda. Saat membuatnya, pikirkan struktur yang diperlukan. Selain nama dan detail kontak perusahaan Anda, pastikan untuk menggunakan gambar. Secara keseluruhan, manusia adalah makhluk visual. Pilih foto diri Anda yang ramah untuk mempersonalisasi pesan Anda dan menjalin hubungan yang dapat dipercaya dengan penerima Anda. Sertakan ikon media sosial jika Anda memiliki profil perusahaan. Juga, jangan lupa tentang penafian yang diwajibkan secara hukum dengan detail pendaftaran perusahaan Anda. Tambahkan spanduk yang tampak bagus untuk membantu bisnis Anda mencapai KPI-nya. Atur semua komponen ini secara logis dan lacak kemajuan Anda.