Les moyens les plus efficaces de structurer vos signatures d'e-mails pour booster la communication de votre entreprise

1. Pourquoi avez-vous besoin d'une signature email bien structurée ?
2. Que choisir - logo, photo ou les deux - dans une signature d'e-mail
3. Comment structurer les informations de contact dans une signature électronique
4. Quelles icônes de médias sociaux devriez-vous ajouter à la signature ?
5. Pourquoi avez-vous besoin d'une clause de non-responsabilité dans votre signature d'e-mail ?
6. Bannières promotionnelles dans une signature d'e-mail et comment les utiliser
7. Ajouter des boutons d'appel à l'action
8. Les erreurs à éviter dans une signature mail
9. Comment gérer les signatures mails pour toute l'équipe ?

À quoi ressemble la signature de votre e-mail professionnel ? S'agit-il d'une simple signature avec votre nom à la fin, ou s'agit-il d'une déclaration bien structurée de la marque de votre entreprise ?

Une signature d'entreprise peut en dire long sur votre niveau de professionnalisme et sur l'entreprise que vous représentez. Une signature électronique bien conçue est un excellent outil de marketing pour les professionnels et les propriétaires d'entreprise de divers secteurs. Que vous souhaitiez augmenter vos ventes, développer vos réseaux sociaux, générer du trafic sur votre site Web ou améliorer votre taux de réponse par e-mail, un pied de page d'e-mail bien pensé peut vous aider à réaliser tout cela et plus encore.

Dans cet article, nous examinerons les principaux ingrédients d'une signature électronique réussie et vous montrerons comment les structurer à l'avantage de votre entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin d'une signature électronique bien structurée ?

Avoir une signature de courrier électronique HTML professionnelle vous aidera de plusieurs façons. Voici pourquoi vous devriez vous efforcer d'en créer un :

• Une signature électronique donne à votre correspondance un aspect professionnel
• Il s'agit de votre carte de visite numérique, une source de vos informations de contact
• Il augmente la notoriété de votre marque
• Cela augmente la confiance dans votre messagerie professionnelle
• Il génère du trafic vers votre site Web
• Il attire l'attention sur votre contenu
• Il vous aide à promouvoir votre produit ou vos services
• Il vous permet d'obtenir des prospects
• Il vous permet de vous connecter avec les gens

En d'autres termes, une signature électronique bien structurée vous aidera à atteindre un ou plusieurs de vos objectifs commerciaux, marketing ou commerciaux. Et voici ce qu'il doit comprendre : une image (votre photo ou logo d'entreprise), vos coordonnées, des icônes de réseaux sociaux, une mention légale, une bannière promotionnelle. Voyons chacun de ces éléments en profondeur.

Quoi choisir - logo, photo ou les deux - dans une signature d'e-mail

Vous avez besoin d'images de pied de page pour rendre votre marque mémorable, car une signature composée uniquement de texte peut simplement sembler terne. Mais quel type de visuels vaut-il mieux utiliser ? Devrait-il s'agir d'un logo d'entreprise, de votre photo ou peut-être des deux ?

La réponse courte : utilisez les deux.
La réponse longue : cela dépend en effet de vos activités commerciales, de votre poste et de vos objectifs.

Si vous représentez une marque personnelle, vous devez ajouter une photo de vous à votre signature. Un portrait avec une expression faciale amicale et détendue sera un choix parfait.

Les gens se souviennent mieux des visuels que du texte. Cependant, ceux qui souhaitent créer une signature de courrier électronique se demandent souvent de quel type de photos il s'agit "professionnel" et peuvent être inclus dans la signature de courrier électronique de l'entreprise.

Voici quelques conseils pour choisir une photo pour la signature.

• Ajoutez votre photo professionnelle

L'ajout d'une photo personnelle peut accroître la confiance et vous aider à établir une relation avec les clients. Mais assurez-vous de n'utiliser que des images professionnelles, de haute qualité et non floues.  

• Ne faites pas l'image trop grande

La taille de l'image dépend de la largeur du reste de votre signature électronique et de la façon dont elle s'intégrera dans la conception existante. Cependant, dans notre générateur de signature d'e-mail, nous vous recommandons d'utiliser la taille optimale pour les logos et les photos d'une largeur comprise entre 100 et 300 pixels. Plus votre image est grande, plus le destinataire met de temps à la précharger.

• N'utilisez pas de photos inappropriées

Assurez-vous d'utiliser une photo professionnelle, de préférence réalisée dans le même style pour chaque membre de l'équipe, et non un selfie ou une photo recadrée.

Si vous représentez une entreprise, utiliser votre photo présente également de nombreux avantages : elle humanise votre communication professionnelle, crée la confiance et vous aide à établir un lien avec votre destinataire.

Un logo d'entreprise dans une signature d'e-mail pour les entreprises peut aider à accroître la notoriété et la reconnaissance de la marque. Ajoutez le logo si vous souhaitez mieux faire connaître votre marque.

Tout en travaillant sur notre rapport State of Business Email Marketing , nous avons interrogé plus de 750 spécialistes du marketing et propriétaires d'entreprise et avons constaté qu'ils préféraient un logo d'entreprise à une photo professionnelle. L'utilisation de l'image de marque de l'entreprise sur tous les canaux de communication rend l'entreprise reconnaissable entre toutes les parties prenantes et crée de la cohérence.

Ainsi, la meilleure solution consiste à utiliser votre photo dans votre signature (alignée à gauche) avec un logo d'entreprise plus petit (en plus des coordonnées de l'entreprise).

Comment structurer les informations de contact dans une signature électronique

Même la signature la plus complète et la plus optimisée n'aura pas l'air professionnelle si vous mettez toutes vos informations sans les organiser correctement. Suivez les quatre conseils ci-dessous pour garder votre signature bien structurée.

Limitez la quantité d'informations de contact. N'ajoutez que les détails nécessaires. Dites, n'incluez pas votre nom Skype si vous ne l'utilisez pas beaucoup.

Organisez les informations de manière logique. Utilisez d'abord votre numéro de téléphone et l'adresse Web de l'entreprise, puis tous les détails supplémentaires. Assurez-vous que vos icônes sociales arrivent à la fin (sauf si vos profils sociaux sont le principal moyen de rester en contact avec vous).

Utilisez des séparateurs. Ne commencez pas chaque détail de contact à partir de la nouvelle ligne. Vous pouvez utiliser un symbole de ligne verticale pour diviser différents éléments dans une rangée.

Utilisez la couleur du texte. Tirez parti des couleurs de votre marque pour mettre en valeur des éléments de contenu spécifiques. Il peut s'agir de votre nom ou de celui de votre entreprise ou de mots comme « téléphone » ou « e-mail ».

Gardez à l'esprit qu'une bonne signature d'e-mail n'a pas besoin d'être compliquée. Plus c'est simple, mieux c'est. Il doit fournir des informations de base sur vous.

• Nom

Vous seriez surpris, mais environ 30 % des pieds de page des e-mails n'ont même pas de nom, ce qui peut nuire à l'image de votre entreprise.

• Position

Il est essentiel d'inclure votre intitulé de poste pour que les destinataires sachent à qui ils ont affaire et gèrent leurs problèmes.

• Nom de l'entreprise

Si vous représentez une entreprise, le pied de page de votre e-mail doit également contenir le nom de votre entreprise.

• Logo d'entreprise

Vous pouvez également utiliser le logo de votre entreprise, mais assurez-vous qu'il s'intègre au reste de l'esthétique du pied de page de votre e-mail.

• Site Web de l'entreprise

Si vous avez un site Web et que vous cherchez des moyens d'y amener du trafic, envisagez d'ajouter l'URL du site Web à votre signature d'e-mail d'entreprise.

• Informations de contact

Adresse e-mail

Certains articles contiennent des conseils pour ne pas inclure votre adresse e-mail car les destinataires peuvent appuyer sur "Répondre" pour répondre à votre message, mais certains clients de messagerie affichent des noms plutôt que des adresses e-mail dans le champ "De". Et lorsqu'une personne transfère votre message, les destinataires verront votre nom, pas l'adresse.

Numéro de téléphone

Évitez d'utiliser trop de numéros de téléphone. Cela peut être irritant pour le lecteur, surtout s'il utilise des appareils mobiles pour lire votre courrier électronique.

Adresse

Une signature électronique de base peut ne pas fournir votre adresse. Avant d'inclure votre adresse professionnelle, assurez-vous qu'elle ne surcharge pas votre signature.

Quelles icônes de médias sociaux devriez-vous ajouter à la signature ?

Si vous avez des profils sociaux d'entreprise bien gérés, vous devez les lier dans votre signature. Cela vous aidera à générer du trafic vers ces plateformes et éventuellement à augmenter votre nombre de followers.

Contrairement au site Web, vous ne pouvez pas simplement utiliser des URL ici. Ils rendront votre signature trop salissante. Ajoutez des icônes à la place. Ils prennent très peu de place et vous pouvez les organiser soigneusement.

Alors, quels profils devez-vous inclure dans votre signature ? Certainement pas vos comptes personnels où vous vous connectez avec vos amis et votre famille (et partagez vos opinions politiques ou vos vidéos de chats).

Si vous utilisez Facebook et Twitter de manière professionnelle, n'hésitez pas à créer un lien vers eux. Vous pouvez cependant ajouter votre LinkedIn personnel. En général, référez vos contacts professionnels aux profils sociaux de votre entreprise.

Au fait, vous pouvez facilement créer une signature d'e-mail HTML avec des icônes de médias sociaux à l'aide de notre outil de génération de signature .

Pourquoi avez-vous besoin d'une clause de non-responsabilité dans votre signature d'e-mail ?

Une clause de non-responsabilité par e-mail (également appelée divulgation d'e-mail, avis de confidentialité, pied de page ou signature) est requise pour un e-mail d'entreprise dans de nombreux pays. Pour ne pas exposer votre entreprise à des amendes, renseignez-vous sur les exigences légales de votre pays.

Gardez à l'esprit que la plupart des exemples de signatures d'e-mails bien conçus comportent des clauses de non-responsabilité courtes et lisibles.

Techniquement, l'ajout d'une clause de non-responsabilité pour la signature d'e-mail est souvent une obligation légale, en particulier dans l'UE et en Amérique du Nord. Cependant, les demandes peuvent différer d'un pays à l'autre. En règle générale, vous devrez mentionner l'adresse enregistrée de la société, son numéro d'enregistrement et son autorité d'enregistrement.

Il existe différentes opinions sur la question de savoir si vous devez inclure des éléments tels qu'une déclaration de confidentialité dans votre clause de non-responsabilité. Cela pourrait vous aider dans les litiges juridiques au cas où il y en aurait.

Vous pouvez soit disposer d'un exemple universel de clause de non-responsabilité de signature d'e-mail pour l'ensemble de l'entreprise, soit en créer des distincts pour vos services. Dans ce dernier cas, vous pouvez choisir les informations à y inclure en fonction des activités et des besoins du service.

Bannières promotionnelles dans une signature d'e-mail et comment les utiliser

L'ajout d'une bannière promotionnelle à votre signature électronique aidera votre entreprise à atteindre ses objectifs de vente et de marketing. Et si vous pensiez à ces publicités animées ennuyeuses qui vous distrayaient du contenu de nombreux sites Web, il est temps de changer votre idée d'une bannière.

Regardez un exemple de bannière de signature d'e-mail ci-dessous. Il se compose uniquement d'une photo d'arrière-plan, d'un hashtag et d'une adresse de site Web et est assez minime.

Si vous souhaitez que votre bannière fonctionne pour vous (générer du trafic, générer des prospects, augmenter les ventes, etc.), suivez nos trois conseils liés aux bannières.

1. Rendre les bannières de signature accrocheuses

Utilisez des images vives, des phrases courtes et directes et les couleurs de votre marque.

2. Restez simple.

Votre bannière n'a pas besoin d'être trop grande ou trop lumineuse pour se faire remarquer. Alignez-le avec votre signature et votre message.

3. Ajoutez un CTA.

Un CTA clair vous aidera à atteindre votre objectif. Que ce soit pour lire votre dernier article ou vous inscrire à un webinaire, dites-le dans votre bannière. Sinon, cela pourrait être assez inutile.

Les bannières dans les signatures d'e-mails sont idéales pour montrer votre expertise et contribuer à votre promotion. Que devez-vous insérer dans votre bannière ?

• Utilisez des mots d'alerte
  
  Envisagez d'utiliser des mots d'alerte qui encouragent les utilisateurs à cliquer sur vos bannières. Par exemple, "Accès à vie à plus de 1 000 cours vidéo", "Obtenez nos modèles d'annonces les plus performants", "Top 3 des astuces de photographie culinaire non découvertes".
  
  
• Offrez quelque chose de précieux
  
  Donnez aux gens des livres électroniques, des listes de contrôle, des vidéos, des conseils et des procédures utiles.
  
  
• Inviter des destinataires à un événement
  
  Avertissez les gens de l'événement à venir auquel ils peuvent assister. Assurez-vous également de fournir des informations telles que : quoi, quand, où, etc.
  
  
• Présenter une offre de vente
  
  Vous pouvez également ajouter des bannières promotionnelles au pied de page de votre e-mail pour promouvoir une vente à venir.
  
  
• Présentez les récompenses de votre entreprise
  
  Les bannières peuvent vous aider à démontrer votre expertise afin que vos clients potentiels sachent que vous êtes quelqu'un sur qui ils peuvent compter.
  
  
• Faire des annonces à l'échelle de l'entreprise
  
  Chaque e-mail envoyé par les employés en interne offre une opportunité de partager vos nouvelles et annonces internes, les mises à jour marketing, les pratiques d'intégration, etc.
  
  
• Présenter de nouveaux produits
  
  Vous pouvez utiliser des bannières pour annoncer vos nouveaux produits.
  
  
• Félicitez les destinataires avec des jours fériés
  
  De nombreuses entreprises ajoutent des bannières aux pieds de page de leurs e-mails à Noël, souhaitant à leurs lecteurs de bonnes vacances.

Ajouter des boutons d'appel à l'action

Lorsque vous consultez d'excellents exemples de signature, vous remarquerez que les CTA qu'ils contiennent sont très simples, pas trop insistants et généralement alignés sur le thème du message.

Lisez la suite pour voir plusieurs idées pour inciter à l'action vos lecteurs de courrier électronique.

• Associez vos profils de réseaux sociaux à des boutons
  
  Condensez les longs liens de médias sociaux en mots ou phrases courts et simples qui amènent instantanément les destinataires là où ils doivent être en un clic de souris.
  
  
• Partagez vos applications AppStore ou Google Play avec des boutons
  
  Permettez à toute personne à qui vous envoyez un e-mail de voir et de télécharger vos applications.
  
  
• Inviter les destinataires à s'inscrire
  
  En plaçant un appel à l'action en lien hypertexte dans le pied de page de votre e-mail, vous pouvez transformer chaque lecteur en abonné.
  
• Encouragez les gens à vous appeler
  
  Dites aux gens que vous êtes prêt à communiquer avec eux.
  
• Ajouter des planificateurs de rendez-vous
  
  Donnez aux destinataires la possibilité de prendre rendez-vous avec vous rapidement.
  
  
• Faites la promotion de votre démo de produit
  
  Incluez un lien vers une vidéo présentant votre produit/service ou proposez de planifier une démonstration.
  
  
• Laissez les destinataires s'abonner à votre blog
  
  Des articles de blog bien écrits et riches en valeur peuvent être ce qui convainc le destinataire que le produit ou le service que vous proposez est crédible et digne de confiance. Inclure un lien de publication de blog dans la conception de votre carte de visite en ligne peut être un excellent moyen de mettre en valeur votre expertise.

Les erreurs à éviter dans une signature email

Maintenant que vous savez comment créer votre signature électronique et quels éléments y utiliser, regardons ce que vous NE DEVEZ PAS faire. Découvrez les sept erreurs les plus courantes dans les signatures d'e-mails.

• Coordonnées invalides

Votre entreprise peut changer d'adresse ou de numéro de téléphone. Une fois que cela se produit, assurez-vous d'avoir mis à jour les informations pertinentes dans tous vos canaux de communication, y compris votre signature électronique .

• Utiliser des images comme signature

N'utilisez jamais d'images comme signature. Dans le meilleur des cas, votre destinataire ne pourra pas appeler votre téléphone en un clic ou copier l'adresse de votre site Web. Votre signature apparaîtra en pièce jointe dans le pire des cas, ce qui déclenchera le filtre anti-spam de votre destinataire. Utilisez HTML à la place.

• Utiliser trop de couleurs

N'utilisez jamais trop de couleurs, car elles distrairont votre destinataire de votre message. Alternativement, votre signature n'aura l'air que non professionnelle.

• Ajouter des guillemets à votre signature d'e-mail professionnel

Les citations inspirantes ne servent à rien dans la correspondance commerciale. Et si vous vous rapportez à une citation particulière, cela ne signifie pas que votre collectionneur le fait aussi.

• Utilisation d'images de mauvaise qualité

N'oubliez pas que presque tout le monde a maintenant des écrans 4k ou Retina sur son téléphone. Assurez-vous que votre image est petite mais de très haute qualité. Testez-le sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles avant de l'utiliser dans vos e-mails.

• Utiliser différentes polices

Une signature avec de nombreuses polices différentes aura le même aspect qu'une signature avec trop de couleurs. Ce sera distrayant et amateur. Tenez-vous en à vos polices d'entreprise à la place.

• Ne pas rendre votre signature adaptée aux mobiles

Avec autant de personnes lisant leurs e-mails sur mobile ces jours-ci, il serait inexcusable de ne pas le rendre réactif. Pour vous assurer que votre signature s'affiche bien partout, utilisez un générateur de signatures d'e-mails HTML et testez-le avant de le mettre en ligne.

• Ajouter trop d'icônes sociales

Le pied de page de votre e-mail aura l'air encombré si vous ajoutez une icône pour chaque réseau de médias sociaux utilisé par votre organisation. Nous vous recommandons d'inclure uniquement les chaînes les plus régulièrement mises à jour.

• Autoriser les employés à créer eux-mêmes des signatures

L'un des moyens les plus simples de nuire à l'image de votre entreprise est de demander à vos employés de faire preuve de créativité et de concevoir eux-mêmes leurs signatures pour les e-mails. Il est certain qu'ils ne seront pas d'accord sur un modèle de signature électronique standardisé. Adieu, cohérence de la marque, bonjour, chaos !

• Rendre votre signature trop longue

Lorsqu'il s'agit de choisir les informations à inclure, respectez la règle "moins c'est plus". Gardez à l'esprit que les meilleurs exemples de signature d'e-mail sont d'environ cinq lignes de texte.

• Ignorer la taille de la signature électronique

Si vous savez quels appareils votre public utilise couramment, il vous sera plus facile d'afficher votre signature de la bonne manière. Par exemple, les utilisateurs mobiles ne devraient pas faire plus de 320px (pixels) de large. Pour les utilisateurs de bureau, un pied de page d'e-mail avec une dimension de 600 pixels de large fonctionnerait parfaitement.

Comment gérer les signatures mails pour toute l'équipe ?

Que vous soyez un indépendant, une petite entreprise ou une grande organisation, la conception de votre signature doit refléter les normes professionnelles de votre entreprise. Et tandis que dans le cas des indépendants et des petites équipes, il peut être assez facile de créer des signatures cohérentes et parfaitement marquées, la création et la gestion de plusieurs pieds de page d'e-mails pour un grand nombre d'employés peuvent devenir une tâche complexe. Quelles sont les choses à considérer?

Utilisez un modèle de signature électronique pour toute l'équipe

La cohérence est une priorité numéro un pour votre modèle de signature électronique. Des signatures incohérentes donnent une impression de chaos et de manque de professionnalisme.

Créer différentes signatures pour différents départements

Vous avez donc décidé de mettre en place des signatures d'e-mails dans toute l'entreprise et vous avez compris qu'elles devaient être cohérentes pour représenter votre marque sous le meilleur jour possible. C'est vrai. Cependant, cela ne signifie pas que différents services ne peuvent pas inclure d'informations supplémentaires. Par exemple, votre équipe marketing est plus susceptible d'avoir besoin de liens de médias sociaux dans ses signatures que les employés qui gèrent les finances.

Créez des campagnes marketing dans vos signatures e-mail

Utilisez le pied de page de votre e-mail pour soutenir vos campagnes marketing. Par exemple, ajoutez des liens vers les médias sociaux, des liens vers le contenu le plus récent, des liens vers des webinaires ou des événements auxquels vous assisterez et un lien d'abonnement à la newsletter.

Utiliser un logiciel de gestion des signatures e-mail

Pour être sûr que votre signature s'affichera correctement sur divers appareils et clients de messagerie, utilisez des générateurs de signature de messagerie payants ou gratuits . Il propose différents modèles et un bon support technique, créés par des concepteurs professionnels et compatibles avec presque tous les clients de messagerie. De plus, vous pouvez effectuer plusieurs signatures plus rapidement car vous pouvez créer une signature principale, puis télécharger un fichier avec les données de contact, et le système fonctionnera sur les signatures par lui-même.

Conclusion

Pour paraître professionnel dans votre communication d'entreprise, ayez toujours une signature à la fin de votre e-mail. Lorsque vous en créez un, gardez à l'esprit la structure nécessaire. Outre votre nom et vos coordonnées professionnelles, veillez à utiliser des images. Dans l'ensemble, les gens sont des êtres visuels. Choisissez une photo conviviale de vous-même pour personnaliser vos messages et établir un lien de confiance avec vos destinataires. Incluez des icônes de médias sociaux si vous avez des profils d'entreprise. N'oubliez pas non plus une clause de non-responsabilité requise par la loi avec les détails d'enregistrement de votre entreprise. Ajoutez une jolie bannière pour aider votre entreprise à atteindre ses KPI. Disposez tous ces composants de manière logique et suivez vos progrès.