비즈니스 커뮤니케이션을 원활하게 하기 위해 이메일 서명을 구성하는 가장 효과적인 방법

1. 잘 구성된 이메일 서명이 필요한 이유는 무엇입니까?
2. 이메일 서명에서 로고, 사진 또는 둘 다 선택할 항목
3. 이메일 서명에서 연락처 정보를 구성하는 방법
4. 서명에 추가해야 하는 소셜 미디어 아이콘은 무엇입니까?
5. 이메일 서명에 면책 조항이 필요한 이유는 무엇입니까?
6. 이메일 서명의 프로모션 배너 및 사용 방법
7. 클릭 유도문안 버튼 추가
8. 이메일 서명에서 피해야 할 실수
9. 전체 팀의 이메일 서명을 관리하는 방법은 무엇입니까?

비즈니스 이메일 서명은 어떻게 생겼습니까? 마지막에 귀하의 이름이 있는 간단한 서명입니까, 아니면 귀하의 비즈니스 브랜드를 잘 구조화한 진술입니까?

비즈니스 서명은 귀하의 전문성 수준과 귀하가 대표하는 회사에 대해 많은 것을 말해 줄 수 있습니다. 잘 디자인된 이메일 서명은 다양한 산업 분야의 전문가와 비즈니스 소유자를 위한 훌륭한 마케팅 도구입니다. 매출 증대, 소셜 네트워크 성장, 웹사이트 트래픽 증가, 이메일 응답률 향상 등 무엇을 원하든 신중하게 설계된 이메일 바닥글은 이 모든 것 이상을 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 기사에서는 성공적인 전자 메일 서명의 주요 구성 요소를 살펴보고 비즈니스에 유리하도록 구성하는 방법을 보여줍니다.

잘 구성된 이메일 서명이 필요한 이유는 무엇입니까?

전문적인 HTML 이메일 서명이 있으면 여러 면에서 도움이 됩니다. 생성에 노력을 기울여야 하는 이유는 다음과 같습니다.

• 이메일 서명 은 서신을 전문적으로 보이게 합니다 .
• 연락처 정보의 출처인 디지털 명함입니다.
• 그것은 당신의 브랜드 인지도를 높입니다
• 비즈니스 이메일에 대한 신뢰를 높여줍니다.
• 그것은 귀하의 웹사이트에 트래픽을 생성
• 콘텐츠에 대한 관심을 유도합니다.
• 제품이나 서비스를 홍보하는 데 도움이 됩니다.
• 그것은 당신이 리드를 얻을 수 있습니다
• 그것은 당신이 사람들과 연결할 수 있습니다

즉, 잘 구성된 이메일 서명은 비즈니스, 마케팅 또는 판매 목표 중 하나 이상을 달성하는 데 도움이 됩니다. 이미지(사진 또는 회사 로고), 연락처 정보, 소셜 미디어 아이콘, 법적 고지, 홍보 배너로 구성되어야 합니다 . 이러한 각 요소를 자세히 살펴보겠습니다.

이메일 서명에서 로고, 사진 또는 둘 다 선택할 항목

텍스트 전용 서명은 단순히 둔해 보일 수 있으므로 브랜드를 기억에 남게 만들려면 바닥글 이미지가 필요합니다. 그러나 어떤 종류의 비주얼을 사용하는 것이 더 낫습니까? 회사 로고, 사진 또는 둘 다여야 합니까?

짧은 대답: 둘 다 사용하십시오.
긴 대답 은 실제로 귀하의 비즈니스 활동, 직위 및 목표에 달려 있습니다.

개인 브랜드를 대표하는 경우 서명에 자신의 사진을 추가해야 합니다. 다정하고 편안한 표정의 헤드샷은 완벽한 선택이 될 것입니다.

사람들은 텍스트보다 영상을 더 잘 기억합니다. 그러나 이메일 서명 을 만들고자 하는 사람들은 종종 그것이 "전문적"이고 비즈니스 이메일 서명에 포함될 수 있는 사진의 종류를 궁금해합니다.

다음은 서명을 위한 사진 선택에 대한 몇 가지 조언입니다.

• 전문 사진 추가

개인 사진을 추가하면 신뢰를 높이고 고객과의 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다. 그러나 전문적이고 고품질이며 흐릿한 이미지만 사용하십시오.  

• 사진을 너무 크게 만들지 마세요

사진 크기는 나머지 이메일 서명의 너비와 기존 디자인에 얼마나 잘 맞는지에 따라 다릅니다. 그러나 이메일 서명 생성기에서는 100-300픽셀 너비의 로고와 사진에 최적의 크기를 사용하는 것이 좋습니다. 이미지가 클수록 받는 사람이 이미지를 미리 로드하는 데 더 많은 시간이 걸립니다.

• 부적절한 사진을 사용하지 마십시오

셀카나 잘린 사진이 아닌, 가급적이면 각 팀원에게 같은 스타일로 촬영한 전문적인 얼굴 사진을 사용하세요.

회사를 대표하는 경우 사진을 사용하면 다음과 같은 몇 가지 이점도 있습니다. 비즈니스 커뮤니케이션을 보다 인간적으로 만들고 신뢰 를 구축하며 받는 사람과의 연결을 구축하는 데 도움이 됩니다.

비즈니스용 이메일 서명 의 회사 로고 는 브랜드 인지도와 인지도를 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 브랜드를 더 잘 알리고 싶다면 로고를 추가하세요.

비즈니스 이메일 마케팅 현황 보고서 를 작성 하는 동안 750명 이상의 마케팅 담당자와 비즈니스 소유자를 대상으로 설문조사를 실시한 결과 전문적인 얼굴 사진보다 회사 로고를 선호한다는 사실을 발견했습니다. 모든 커뮤니케이션 채널에서 회사 브랜딩을 사용하면 모든 이해 관계자가 회사를 알아볼 수 있고 일관성을 유지할 수 있습니다.

따라서 가장 좋은 해결책은 서명에 사진을 더 작은 회사 로고(회사 연락처 정보 외에)와 함께 사용하는 것입니다(왼쪽 정렬).

이메일 서명에서 연락처 정보를 구성하는 방법

가장 완벽하고 최적화된 서명도 제대로 구성하지 않고 모든 정보를 입력하면 비전문적으로 보일 것입니다. 서명을 잘 구성하려면 아래의 4가지 팁을 따르십시오.

연락처 정보의 양을 제한하십시오. 필요한 세부 정보만 추가합니다. 많이 사용하지 않는 경우 Skype 이름을 포함하지 마십시오.

정보를 논리적으로 배열하십시오. 전화번호와 회사의 웹 주소를 먼저 사용한 다음 모든 추가 정보를 사용하십시오. 소셜 아이콘이 마지막에 오도록 하십시오(소셜 프로필이 연락을 유지하는 주요 방법이 아닌 경우).

칸막이를 사용하십시오. 새 라인에서 모든 연락처 세부 정보를 시작하지 마십시오. 수직선 기호를 사용하여 행의 여러 요소를 나눌 수 있습니다.

텍스트 색상을 사용합니다. 브랜드의 색상을 활용하여 특정 콘텐츠를 강조하세요. 귀하 또는 귀하의 회사 이름 또는 "전화" 또는 "이메일"과 같은 단어일 수 있습니다.

훌륭한 이메일 서명은 복잡할 필요가 없습니다. 단순할수록 좋습니다. 귀하에 대한 기본 정보를 제공해야 합니다.

• 이름

놀라시겠지만 이메일 바닥글의 약 30%에는 이름조차 없기 때문에 회사 이미지에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

• 위치

받는 사람이 누구를 상대하고 문제를 처리하는지 알 수 있도록 직함을 포함하는 것이 중요합니다.

• 회사 이름

회사를 대표하는 경우 이메일 바닥글에도 회사 이름이 있어야 합니다.

• 회사 로고

회사 로고를 사용할 수도 있지만 나머지 이메일 바닥글의 미학에 맞는지 확인하세요.

• 회사의 웹사이트

웹사이트가 있고 트래픽을 가져올 방법을 찾고 있다면 회사 이메일 서명에 웹사이트 URL을 추가하는 것이 좋습니다.

• 연락처 정보

이메일 주소

일부 기사에는 수신자가 "회신"을 눌러 메시지에 응답할 수 있으므로 이메일 주소를 포함하지 말라는 조언이 포함되어 있지만 일부 이메일 클라이언트는 "보낸사람" 필드에 이메일 주소 대신 이름을 표시합니다. 그리고 누군가가 당신의 메시지를 전달할 때 받는 사람은 주소가 아니라 당신의 이름을 보게 됩니다.

전화 번호

너무 많은 전화번호를 사용하지 마십시오. 특히 모바일 장치를 사용하여 이메일을 읽는 경우 독자에게 짜증이 날 수 있습니다.

주소

기본 이메일 서명은 귀하의 주소를 제공하지 않을 수 있습니다. 사업장 주소를 포함하기 전에 서명에 과부하가 걸리지 않는지 확인하십시오.

서명에 추가해야 하는 소셜 미디어 아이콘은 무엇입니까?

잘 관리되는 기업 소셜 프로필이 있는 경우 서명에 링크해야 합니다. 이러한 플랫폼으로 트래픽을 유도하고 궁극적으로 팔로어 수를 늘리는 데 도움이 됩니다.

웹사이트와 달리 여기에서는 URL만 사용할 수 없습니다. 그들은 당신의 서명을 너무 지저분하게 만들 것입니다. 대신 아이콘을 추가하십시오. 공간을 거의 차지하지 않고 깔끔하게 정리할 수 있습니다.

그렇다면 서명에 어떤 프로필을 포함해야 할까요? 물론 친구 및 가족과 연결하고 정치적 견해나 고양이 동영상을 공유하는 개인 계정은 아닙니다.

Facebook과 Twitter를 전문적으로 사용하는 경우 자유롭게 링크하십시오. 그러나 개인 LinkedIn을 추가할 수 있습니다. 일반적으로 비즈니스 연락처에 회사의 소셜 프로필을 참조하세요.

그건 그렇고, 서명 생성 도구 를 사용하여 소셜 미디어 아이콘으로 HTML 이메일 서명을 쉽게 만들 수 있습니다 .

이메일 서명에 면책 조항이 필요한 이유는 무엇입니까?

많은 국가에서 기업 이메일에 이메일 고지 사항(이메일 공개, 기밀 유지 통지, 바닥글 또는 승인이라고도 함)이 필요합니다. 회사를 벌금의 위험에 빠뜨리지 않으려면 해당 국가의 법적 요구 사항에 대한 정보를 얻으십시오.

잘 만들어진 대부분의 이메일 서명 예제에는 짧고 읽기 쉬운 면책 조항이 있습니다.

기술적으로 이메일 서명에 대한 면책 ​​조항을 추가하는 것은 특히 EU 및 북미 지역에서 법적 요구 사항인 경우가 많습니다. 그러나 요구 사항은 국가마다 다를 수 있습니다. 일반적으로 회사의 등록 주소, 등록 번호 및 등록 기관을 언급해야 합니다.

면책조항에 기밀 유지 선언문과 같은 내용을 포함해야 하는지 여부에 대해서는 다양한 의견이 있습니다. 법적 분쟁이 있는 경우에 도움이 될 수 있습니다.

회사 전체에 대한 보편적인 이메일 서명 면책 조항을 만들거나 부서에 대해 별도의 면책 조항을 만들 수 있습니다. 후자의 경우 부서의 활동과 필요에 따라 포함할 정보를 선택할 수 있습니다.

이메일 서명의 프로모션 배너 및 사용 방법

이메일 서명 에 프로모션 배너를 추가하면 회사가 판매 및 마케팅 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 많은 웹사이트의 콘텐츠에서 주의를 산만하게 하는 성가신 애니메이션 광고를 생각했다면 이제 배너에 대한 생각을 바꿔야 합니다.

아래에서 이메일 서명 배너의 예를 살펴보십시오. 배경 사진, 해시태그, 웹사이트 주소만으로 구성되어 있고 아주 최소한의 것입니다.

귀하의 배너가 귀하를 위해 작동하도록 하려면(트래픽 유도, ​​리드 생성, 판매 증대 등) 당사의 세 가지 배너 관련 팁을 따르십시오.

1. 시선을 사로잡는 서명 배너 만들기

생생한 이미지, 짧고 핵심적인 문구, 브랜드 색상을 사용하십시오.

2. 단순하게 유지하십시오.

배너가 눈에 띄기 위해 너무 크거나 너무 밝을 필요는 없습니다. 서명 및 메시지와 일치하도록 합니다.

3. CTA를 추가합니다.

명확한 CTA는 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 최신 기사를 읽기 위한 것이든 웹 세미나에 등록하기 위한 것이든 배너에 그렇게 말하십시오. 그렇지 않으면 꽤 쓸모가 없을 수 있습니다.

이메일 서명의 배너는 전문성을 보여주고 프로모션에 추가하는 데 유용합니다. 배너에 무엇을 삽입해야 하나요?

• 경고 단어 사용
  
  사용자가 배너를 클릭하도록 유도하는 경고 단어를 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어, "1000개 이상의 비디오 과정에 대한 평생 액세스", "최고의 실적을 내는 광고 템플릿 얻기", "상위 3개의 알려지지 않은 음식 사진 트릭".
  
  
• 가치 있는 것을 제공
  
  사람들에게 귀중한 eBook, 체크리스트, 비디오, 팁 및 방법을 제공하십시오.
  
  
• 이벤트 에 수신자를 초대합니다
  
  참석할 수 있는 예정된 이벤트에 대해 사람들에게 알립니다. 또한 무엇을, 언제, 어디서 등과 같은 정보를 제공해야 합니다.
  
  
• 판매 제안을 소개합니다
  
  이메일 바닥글에 프로모션 배너를 추가하여 다가오는 판매를 홍보할 수도 있습니다.
  
  
• 회사의 수상 경력을 보여주세요
  
  배너를 사용하면 전문 지식을 입증하여 잠재 고객이 신뢰할 수 있는 사람임을 알 수 있습니다.
  
  
• 전사적 발표를 한다
  
  직원이 내부적으로 보낸 각 이메일은 내부 뉴스 및 발표, 마케팅 업데이트, 온보딩 관행 등을 공유할 수 있는 기회를 제공합니다.
  
  
• 신제품을 소개합니다
  
  배너를 사용하여 신제품을 광고할 수 있습니다.
  
  
• 휴일로 수취인을 축하하십시오
  
  많은 회사들이 크리스마스 시간에 이메일 바닥글에 배너를 추가하여 독자들에게 멋진 휴가철을 기원합니다.

클릭 유도문안 버튼 추가

훌륭한 서명 예제를 확인하면 CTA가 매우 단순하고 너무 무리하지 않으며 일반적으로 메시지의 주제와 일치한다는 것을 알 수 있습니다.

이메일 독자의 행동을 유도하기 위한 몇 가지 아이디어를 보려면 계속 읽으십시오.

• 소셜 미디어 프로필을 버튼에 연결
  
  긴 소셜 미디어 링크를 짧고 쉬운 단어나 구문으로 압축하여 마우스 클릭만으로 받는 사람이 있어야 하는 곳으로 즉시 이동합니다.
  
  
• 버튼으로 AppStore 또는 Google Play 앱 공유
  
  이메일을 보내는 모든 사람이 앱을 보고 다운로드할 수 있도록 합니다.
  
  
• 수신자를 가입하도록 초대
  
  이메일 바닥글에 하이퍼링크 클릭 유도문안을 배치하면 모든 독자를 구독자로 전환할 수 있습니다.
  
• 사람들이 당신에게 전화하도록 격려하십시오.
  
  사람들에게 당신이 그들과 소통하는 데 열려 있다고 말하십시오.
  
• 약속 스케줄러 추가
  
  받는 사람에게 빠르게 약속을 예약할 수 있는 옵션을 제공하세요.
  
  
• 제품 데모 홍보
  
  제품/서비스를 시연하는 비디오 링크를 포함하거나 데모 일정을 제안합니다.
  
  
• 수취인이 귀하의 블로그를 구독하도록 허용
  
  잘 쓰여지고 가치가 있는 블로그 게시물은 받는 사람에게 귀하가 제공하는 제품이나 서비스가 신뢰할 수 있고 신뢰할 수 있다는 확신을 줄 수 있습니다. 온라인 명함 디자인에 블로그 게시물 링크를 포함하면 전문성을 보여줄 수 있는 훌륭한 방법이 될 수 있습니다.

이메일 서명에서 피해야 할 실수

이제 이메일 서명 을 작성하는 방법과 서명에 사용할 요소를 알았으므로 해서는 안 되는 일을 살펴보겠습니다 . 이메일 승인에서 가장 흔한 7가지 실수를 만나보세요.

• 잘못된 연락처 정보

회사에서 주소나 전화번호를 변경할 수 있습니다. 그런 일이 발생하면 이메일 서명 을 포함하여 모든 커뮤니케이션 채널에서 관련 정보를 업데이트했는지 확인하세요 .

• 이미지를 서명으로 사용

이미지를 서명으로 사용하지 마십시오. 최상의 시나리오에서 수신자는 클릭 한 번으로 전화를 걸거나 웹사이트 주소를 복사할 수 없습니다. 서명은 최악의 시나리오에서 첨부 파일로 표시되어 받는 사람의 스팸 필터를 트리거합니다. 대신 HTML을 사용하십시오.

• 너무 많은 색상 사용

너무 많은 색상을 사용하면 수신자가 메시지에서 주의를 분산시킬 수 있으므로 사용하지 마십시오. 또는 서명이 비전문적으로 보일 수 있습니다.

• 비즈니스 이메일 서명에 따옴표 추가

영감을 주는 인용문은 비즈니스 서신에서 어떤 용도로도 사용되지 않습니다. 그리고 특정 인용문과 관련이 있다고 해서 수집가도 마찬가지라는 의미는 아닙니다.

• 저화질 이미지 사용

이제 거의 모든 사람이 휴대전화에 4k 또는 Retina 화면을 사용한다는 사실을 기억하십시오. 이미지가 작지만 매우 높은 품질인지 확인하십시오. 이메일에 활용하기 전에 데스크탑과 모바일 장치에서 테스트하십시오.

• 다양한 글꼴 사용

다양한 글꼴이 있는 서명은 색상이 너무 많은 서명과 똑같이 보일 것입니다. 그것은 산만하고 아마추어적일 것입니다. 대신 회사 글꼴을 사용하십시오.

• 서명을 모바일 친화적으로 만들지 않음

요즘 모바일에서 이메일을 읽는 사람들이 너무 많기 때문에 응답하지 않는 것은 변명의 여지가 없습니다. 서명이 어디에서나 잘 보이도록 하려면 HTML 이메일 서명 생성기를 사용하고 실제 적용하기 전에 테스트하십시오.

• 너무 많은 소셜 아이콘 추가

조직에서 사용하는 모든 소셜 미디어 네트워크에 아이콘을 추가하면 이메일 바닥글이 어수선해 보일 것입니다. 가장 정기적으로 업데이트되는 채널만 포함하는 것이 좋습니다.

• 직원이 직접 서명을 만들 수 있도록 허용

회사 이미지를 손상시키는 가장 간단한 방법 중 하나는 직원들에게 창의력을 발휘하고 스스로 이메일용 시그를 디자인하도록 요청하는 것입니다. 표준화된 이메일 서명 템플릿에 동의하지 않을 것이 확실합니다. 안녕, 브랜드 일관성, 안녕, 혼돈!

• 서명을 너무 길게 작성

포함해야 할 정보를 선택할 때 "적을수록 좋다"는 원칙을 고수하십시오. 가장 좋은 이메일 서명의 예는 약 5줄의 텍스트라는 점을 명심하십시오.

• 이메일 서명 크기 무시

청중이 일반적으로 사용하는 장치를 알고 있다면 서명을 올바른 방식으로 표시하는 것이 더 쉬울 것입니다. 예를 들어 모바일 사용자는 너비가 320픽셀(픽셀)보다 크지 않아야 합니다. 데스크톱 사용자의 경우 너비가 600px인 이메일 바닥글이 완벽하게 작동합니다.

전체 팀의 이메일 서명을 관리하는 방법은 무엇입니까?

프리랜서, 소규모 비즈니스 또는 대규모 조직에 관계없이 서명 디자인은 비즈니스의 전문적인 표준을 반영해야 합니다. 프리랜서와 소규모 팀의 경우 일관되고 완벽한 브랜드 서명을 만드는 것은 매우 쉬울 수 있지만 많은 직원을 위해 여러 이메일 바닥글을 만들고 관리하는 것은 복잡한 작업이 될 수 있습니다. 고려해야 할 사항은 무엇입니까?

모든 팀에 대해 하나의 이메일 서명 템플릿 사용

일관성은 이메일 서명 템플릿의 최우선 순위입니다. 일관되지 않은 서명은 혼돈과 프로답지 못한 인상을 줍니다.

부서별로 다른 서명 만들기

그래서 회사 전체에서 이메일 서명을 설정하기로 결정했고 가능한 한 최상의 조명으로 브랜드를 나타내기 위해 일관성이 필요하다는 것을 이해했습니다. 맞아 그거야. 그러나 이것이 다른 부서에 추가 정보가 포함될 수 없다는 것을 의미하지는 않습니다. 예를 들어 마케팅 팀은 재무 관리 직원보다 서명에 소셜 미디어 링크가 필요할 가능성이 더 큽니다.

이메일 서명에 마케팅 캠페인 생성

이메일 바닥글을 사용하여 마케팅 캠페인을 지원하십시오. 예를 들어 소셜 미디어에 대한 링크, 최신 콘텐츠에 대한 링크, 참석할 웹 세미나 또는 이벤트에 대한 링크, 뉴스레터 구독 링크를 추가합니다.

이메일 서명 관리 소프트웨어 사용

다양한 장치와 이메일 클라이언트에서 서명이 올바르게 표시되도록 하려면 유료 또는 무료 이메일 서명 생성기 를 사용 하십시오. 전문 디자이너가 만들고 거의 모든 이메일 클라이언트와 호환되는 다양한 템플릿과 우수한 기술 지원을 제공합니다. 또한 하나의 마스터 서명을 만든 다음 연락처 데이터가 포함된 파일을 업로드할 수 있으므로 시스템이 자체적으로 서명 작업을 수행하므로 여러 서명을 더 빠르게 만들 수 있습니다.

결론

비즈니스 커뮤니케이션에서 전문가처럼 보이려면 항상 이메일 끝에 서명을 해야 합니다. 만들 때 필요한 구조를 염두에 두십시오. 이름과 회사 연락처 외에 이미지를 사용하십시오. 결국 사람은 시각적 존재입니다. 자신의 친근한 사진을 선택하여 메시지를 개인화하고 받는 사람과 신뢰할 수 있는 관계를 구축하십시오. 회사 프로필이 있는 경우 소셜 미디어 아이콘을 포함합니다. 또한 회사의 등록 세부 정보와 함께 법적으로 요구되는 면책 조항을 잊지 마십시오. 비즈니스가 KPI에 도달하는 데 도움이 되도록 멋진 배너를 추가하세요. 이러한 모든 구성 요소를 논리적으로 정렬하고 진행 상황을 추적하십시오.