Las formas más efectivas de estructurar sus firmas de correo electrónico para impulsar su comunicación comercial

1. ¿Por qué necesita una firma de correo electrónico bien estructurada?
2. Qué elegir (logotipo, foto o ambos) en una firma de correo electrónico
3. Cómo estructurar la información de contacto en una firma de correo electrónico
4. ¿Qué íconos de redes sociales debería agregar a la firma?
5. ¿Por qué necesita un descargo de responsabilidad en su firma de correo electrónico?
6. Banners promocionales en una firma de correo electrónico y cómo usarlos
7. Añade botones de llamada a la acción
8. Errores a evitar en la firma de un correo electrónico
9. ¿Cómo gestionar las firmas de correo electrónico de todo el equipo?

¿Cómo es la firma de correo electrónico de su empresa? ¿Es un simple cierre de sesión con su nombre al final, o es una declaración bien estructurada de su marca comercial?

Una firma comercial puede decir mucho sobre su nivel de profesionalismo y la empresa que representa. Una firma de correo electrónico bien diseñada es una excelente herramienta de marketing para profesionales y dueños de negocios en varias industrias. Ya sea que desee aumentar las ventas, hacer crecer sus redes sociales, impulsar el tráfico del sitio web o mejorar su tasa de respuesta de correo electrónico, un pie de página de correo electrónico bien pensado puede ayudarlo a lograr todo esto y más.

En este artículo, echaremos un vistazo a los ingredientes principales de una firma de correo electrónico exitosa y le mostraremos cómo estructurarlos en beneficio de su negocio.

¿Por qué necesita una firma de correo electrónico bien estructurada?

Tener una firma de correo electrónico HTML profesional lo ayudará de muchas maneras. He aquí por qué debería esforzarse en crear uno:

• Una firma de correo electrónico hace que su correspondencia se vea profesional
• Es su tarjeta de presentación digital, una fuente de su información de contacto
• Aumenta el conocimiento de su marca
• Aumenta la confianza en el correo electrónico de tu empresa
• Genera tráfico a tu sitio web
• Dirige la atención a su contenido.
• Te ayuda a promocionar tu producto o servicios
• Te permite conseguir leads
• Te permite conectarte con la gente.

En otras palabras, una firma de correo electrónico bien estructurada lo ayudará a lograr uno o más de sus objetivos comerciales, de marketing o de ventas. Y esto es lo que debe contener: una imagen (tu foto o logo corporativo), tu información de contacto, íconos de redes sociales, un aviso legal, un banner promocional. Veamos cada uno de estos elementos en profundidad.

Qué elegir (logotipo, foto o ambos) en una firma de correo electrónico

Necesita algunas imágenes de pie de página para que su marca sea memorable porque una firma de solo texto puede parecer simplemente aburrida. Pero, ¿qué tipo de imágenes es mejor usar? ¿Debería ser un logotipo corporativo, su foto o, tal vez, ambos?

La respuesta corta: usa ambos.
La respuesta larga: de hecho, depende de sus actividades comerciales, posición y objetivos.

Si representas una marca personal, debes agregar una foto tuya a tu firma. Un primer plano con una expresión facial amistosa y relajada será una elección perfecta.

La gente recuerda las imágenes mejor que el texto. Sin embargo, aquellos que quieren crear una firma de correo electrónico a menudo se preguntan qué tipo de imágenes son "profesionales" y se pueden incluir en la firma de correo electrónico comercial.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo elegir una foto para la firma.

• Añade tu foto profesional

Agregar una foto personal puede aumentar la confianza y ayudarlo a construir una relación con los clientes. Pero asegúrese de usar solo imágenes profesionales, de alta calidad y no borrosas.  

• No hagas la imagen demasiado grande.

El tamaño de la imagen depende del ancho del resto de su firma de correo electrónico y de cómo encajará en el diseño existente. Sin embargo, en nuestro generador de firmas de correo electrónico, recomendamos usar el tamaño óptimo para logotipos y fotos entre 100 y 300 píxeles de ancho. Cuanto más grande sea su imagen, más tiempo le llevará al destinatario precargarla.

• No uses fotos inapropiadas

Asegúrate de usar una foto de rostro profesional, preferiblemente hecha con el mismo estilo para cada miembro del equipo, no una selfie o una foto recortada.

Si representas a una empresa, usar tu foto también tiene bastantes ventajas: hace que tu comunicación comercial sea más humana, crea confianza y te ayuda a establecer una conexión con tu destinatario.

Un logotipo de la empresa en una firma de correo electrónico para empresas puede ayudar a aumentar la conciencia y el reconocimiento de la marca. Agregue el logotipo si desea publicitar mejor su marca.

Mientras trabajábamos en nuestro informe Estado del marketing por correo electrónico empresarial , encuestamos a más de 750 comerciantes y propietarios de empresas y descubrimos que prefieren el logotipo de una empresa a una foto de rostro profesional. El uso de la marca de la empresa en todos los canales de comunicación hace que la empresa sea reconocible entre todas las partes interesadas y crea coherencia.

Por lo tanto, la mejor solución es usar su foto en su firma (alineada a la izquierda) con un logotipo de empresa más pequeño (además de la información de contacto de la empresa).

Cómo estructurar la información de contacto en una firma de correo electrónico

Incluso la firma más completa y optimizada se verá poco profesional si coloca toda su información sin organizarla correctamente. Siga los cuatro consejos a continuación para mantener su firma bien estructurada.

Limite la cantidad de información de contacto. Agrega solo los detalles necesarios. Diga, no incluya su nombre de Skype si no lo usa mucho.

Organizar la información de forma lógica. Utilice primero su número de teléfono y la dirección web de la empresa y luego todos los detalles adicionales. Asegúrese de que sus íconos sociales estén al final (a menos que sus perfiles sociales sean la forma principal de mantenerse en contacto con usted).

Usa divisores. No comience cada detalle de contacto desde la nueva línea. Puede usar un símbolo de línea vertical para dividir diferentes elementos en una fila.

Usar color de texto. Aprovecha los colores de tu marca para resaltar piezas de contenido específicas. Puede ser su nombre o el de su empresa o palabras como "teléfono" o "correo electrónico".

Tenga en cuenta que una excelente firma de correo electrónico no tiene por qué ser complicada. Cuanto más simple, mejor. Debe proporcionar información básica sobre usted.

• Nombre

Te sorprendería, pero aproximadamente el 30 % de los pies de página de los correos electrónicos ni siquiera tienen un nombre, lo que puede afectar negativamente la imagen de tu empresa.

• Posición

Es esencial incluir el título de su trabajo para que los destinatarios sepan con quién están tratando y manejar sus problemas.

• Nombre de empresa

Si representa a una empresa, el pie de página de su correo electrónico también debe tener el nombre de su empresa.

• Logo de la compañía

También puede usar el logotipo de su empresa, pero asegúrese de que encaje con el resto de la estética del pie de página de su correo electrónico.

• sitio web de la empresa

Si tiene un sitio web y está buscando formas de generar tráfico, considere agregar la URL del sitio web a su firma de correo electrónico corporativo.

• Información del contacto

Dirección de correo electrónico

Algunos artículos contienen consejos para no incluir su dirección de correo electrónico, ya que los destinatarios pueden presionar "Responder" para responder a su mensaje, pero algunos clientes de correo electrónico muestran nombres en lugar de direcciones de correo electrónico en el campo "De". Y cuando una persona reenvía tu mensaje, los destinatarios verán tu nombre, no la dirección.

Número de teléfono

Evite usar demasiados números de teléfono. Puede ser irritante para el lector, especialmente si usa dispositivos móviles para leer su correo electrónico.

Dirección

Es posible que una firma de correo electrónico básica no proporcione su dirección. Antes de incluir la dirección de su empresa, asegúrese de que no sobrecargue su firma.

¿Qué íconos de redes sociales debería agregar a la firma?

Si tiene perfiles sociales corporativos bien administrados, debe vincularlos en su firma. Le ayudará a dirigir el tráfico a estas plataformas y, finalmente, a aumentar su número de seguidores.

A diferencia del sitio web, no puede simplemente usar URL aquí. Harán que tu firma sea demasiado desordenada. Agregue iconos en su lugar. Ocupan muy poco espacio y puedes organizarlos ordenadamente.

Entonces, ¿qué perfiles necesitas incluir en tu firma? Ciertamente no sus cuentas personales donde se conecta con amigos y familiares (y comparte sus puntos de vista políticos o videos de gatos).

Si usa Facebook y Twitter profesionalmente, siéntase libre de vincularlos. Sin embargo, puede agregar su LinkedIn personal. En general, refiera a sus contactos comerciales a los perfiles sociales de su empresa.

Por cierto, puede crear sin esfuerzo una firma de correo electrónico HTML con íconos de redes sociales con la ayuda de nuestra herramienta de generación de firmas .

¿Por qué necesita un descargo de responsabilidad en su firma de correo electrónico?

En muchos países, se requiere un descargo de responsabilidad por correo electrónico (también llamado divulgación de correo electrónico, aviso de confidencialidad, pie de página o cierre de sesión) para un correo electrónico corporativo. Para no poner a su empresa en riesgo de multas, obtenga información sobre los requisitos legales en su país.

Tenga en cuenta que la mayoría de los ejemplos de firmas de correo electrónico bien elaborados tienen renuncias de responsabilidad breves y legibles.

Técnicamente, agregar un descargo de responsabilidad para la firma de correo electrónico suele ser un requisito legal, especialmente en la UE y América del Norte. Sin embargo, las demandas pueden diferir de un país a otro. Por lo general, deberá mencionar la dirección registrada, el número de registro y la autoridad de registro de la empresa.

Hay diferentes opiniones sobre si debe incluir cosas como una declaración de confidencialidad en su descargo de responsabilidad. Podría ayudarlo en disputas legales en caso de que existan.

Puede tener un ejemplo de descargo de responsabilidad de firma de correo electrónico universal para toda la empresa o crear uno separado para sus departamentos. En este último caso, puede elegir qué información incluir en él en función de las actividades y necesidades del departamento.

Banners promocionales en una firma de correo electrónico y cómo usarlos

Agregar un banner promocional a su firma de correo electrónico ayudará a su empresa a alcanzar sus objetivos de ventas y marketing. Y si pensó en esos molestos anuncios animados que solían distraerlo del contenido en muchos sitios web, es hora de cambiar su idea de un banner.

Mire un ejemplo de un banner de firma de correo electrónico a continuación. Consiste solo en una foto de fondo, un hashtag y una dirección de sitio web y es bastante mínimo.

Si desea que su banner funcione para usted (impulse el tráfico, genere clientes potenciales, aumente las ventas, etc.), siga nuestros tres consejos relacionados con los banners.

1. Haga llamativos los banners exclusivos

Use imágenes vívidas, frases cortas y directas, y los colores de su marca.

2. Mantenlo simple.

Su banner no necesita ser demasiado grande o demasiado brillante para llamar la atención. Haz que se alinee con tu firma y mensaje.

3. Agrega una llamada a la acción.

Una llamada a la acción clara te ayudará a alcanzar tu objetivo. Ya sea para leer su último artículo o inscribirse en un seminario web, dígalo en su banner. De lo contrario, podría ser bastante inútil.

Los banners en las firmas de correo electrónico son excelentes para mostrar su experiencia y sumar a su promoción. ¿Qué debes insertar en tu banner?

• Usar palabras de alerta
  
  Considere usar palabras de alerta que animen a los usuarios a hacer clic en sus banners. Por ejemplo, "Acceso de por vida a más de 1000 cursos en video", "Obtenga nuestras plantillas de anuncios de mejor rendimiento", "Los 3 mejores trucos de fotografía de alimentos no descubiertos".
  
  
• Ofrecer algo valioso
  
  Brinde a las personas valiosos libros electrónicos, listas de verificación, videos, consejos y procedimientos.
  
  
• Invitar a los destinatarios a un evento
  
  Notifique a las personas sobre el próximo evento al que pueden asistir. Además, asegúrese de proporcionar información como: qué, cuándo, dónde, etc.
  
  
• Presentar una oferta de venta
  
  También es posible que desee agregar pancartas promocionales al pie de página de su correo electrónico para promocionar una próxima venta.
  
  
• Muestre los premios de su empresa
  
  Los banners pueden ayudarlo a demostrar su experiencia para que sus clientes potenciales sepan que es alguien en quien pueden confiar.
  
  
• Hacer anuncios en toda la empresa
  
  Cada correo electrónico enviado por los empleados internamente presenta una oportunidad para compartir sus noticias y anuncios internos, actualizaciones de marketing, prácticas de incorporación, etc.
  
  
• Introducir nuevos productos
  
  Puede utilizar banners para anunciar sus nuevos productos.
  
  
• Felicitar a los destinatarios con vacaciones
  
  Muchas empresas agregan pancartas a los pies de página de sus correos electrónicos en Navidad, deseando a sus lectores una gran temporada navideña.

Añadir botones de llamada a la acción

Cuando revise excelentes ejemplos de firmas, notará que los CTA en ellos son muy simples, no demasiado agresivos y generalmente alineados con el tema del mensaje.

Siga leyendo para ver varias ideas para impulsar la acción de sus lectores de correo electrónico.

• Vincula tus perfiles de redes sociales a los botones
  
  Condense los enlaces largos de las redes sociales en palabras o frases cortas y fáciles que lleven instantáneamente a los destinatarios a donde deben estar con un clic del mouse.
  
  
• Comparta sus aplicaciones AppStore o Google Play con botones
  
  Deje que cualquier persona con la que envíe un correo electrónico vea y descargue sus aplicaciones.
  
  
• Invitar a los destinatarios a registrarse
  
  Al colocar un llamado a la acción con hipervínculo en el pie de página de su correo electrónico, puede convertir a cada lector en un suscriptor.
  
• Anima a la gente a que te llame
  
  Dile a la gente que estás abierto a comunicarte con ellos.
  
• Agregar programadores de citas
  
  Ofrezca a los destinatarios la opción de programar una cita con usted rápidamente.
  
  
• Promociona la demostración de tu producto
  
  Incluya un enlace a un video que demuestre su producto/servicio u oferta para programar una demostración.
  
  
• Permite que los destinatarios se suscriban a tu blog
  
  Las publicaciones de blog bien escritas y llenas de valor pueden ser lo que convenza al destinatario de que el producto o servicio que ofreces es creíble y confiable. Incluir un enlace de publicación de blog en el diseño de su tarjeta de presentación en línea puede ser una excelente manera de mostrar su experiencia.

Errores a evitar en una firma de correo electrónico

Ahora que sabe cómo crear su firma de correo electrónico y qué elementos usar en ella, veamos lo que NO DEBE hacer. Conozca los siete errores más comunes en las firmas de correo electrónico.

• Información de contacto no válida

Su empresa puede cambiar su dirección o número de teléfono. Una vez que suceda, asegúrese de haber actualizado la información relevante en todos sus canales de comunicación, incluida su firma de correo electrónico .

• Usar imágenes como firma

Nunca use imágenes como firma. En el mejor de los casos, su destinatario no podrá llamar a su teléfono con un solo clic ni copiar la dirección de su sitio web. Su firma se mostrará como un archivo adjunto en el peor de los casos, lo que activará el filtro de correo no deseado de su destinatario. Utilice HTML en su lugar.

• Usar demasiados colores

Nunca uses demasiados colores, ya que distraerán a tu destinatario de tu mensaje. Alternativamente, su firma solo se verá poco profesional.

• Agregar comillas a la firma de correo electrónico de su empresa

Las citas inspiradoras no sirven para nada en la correspondencia comercial. Y si te relacionas con una cita en particular, esto no significa que tu coleccionista también lo haga.

• Uso de imágenes de baja calidad.

Recuerda que casi todo el mundo ahora tiene pantallas 4k o Retina en sus teléfonos. Asegúrate de que tu imagen sea pequeña pero de muy alta calidad. Pruébelo en dispositivos de escritorio y móviles antes de utilizarlo en sus correos electrónicos.

• Usando diferentes fuentes

Una firma con muchas fuentes diferentes se verá igual que una con demasiados colores. Será una distracción y amateur. Apéguese a sus fuentes corporativas en su lugar.

• No hacer que su firma sea compatible con dispositivos móviles

Con tantas personas leyendo sus correos electrónicos en dispositivos móviles en estos días, sería imperdonable no hacerlo receptivo. Para asegurarse de que su firma se vea bien en todas partes, use un generador de firmas de correo electrónico HTML y pruébelo antes de publicarlo.

• Agregar demasiados íconos sociales

El pie de página de su correo electrónico se verá desordenado si agrega un ícono para cada red social que usa su organización. Recomendamos incluir solo los canales que se actualizan con mayor frecuencia.

• Permita que los empleados creen firmas por sí mismos

Una de las formas más sencillas de dañar la imagen de su empresa es pedirles a sus empleados que sean creativos y diseñen sus firmas para los correos electrónicos por sí mismos. Es una certeza que no estarán de acuerdo con una plantilla de firma de correo electrónico estandarizada. ¡Adiós, consistencia de marca, hola, caos!

• Hacer tu firma demasiado larga

Cuando se trata de elegir qué información debe incluir, apéguese a la regla "menos es más". Tenga en cuenta que los mejores ejemplos de firmas de correo electrónico son unas cinco líneas de texto.

• Ignorar el tamaño de la firma de correo electrónico

Si sabe qué dispositivos usa comúnmente su audiencia, sería más fácil para usted mostrar su firma de la manera correcta. Por ejemplo, los usuarios de dispositivos móviles no deben hacer que tenga más de 320 px (píxeles) de ancho. Para los usuarios de escritorio, un pie de página de correo electrónico con una dimensión de 600 px de ancho funcionaría perfectamente.

¿Cómo administrar las firmas de correo electrónico para todo el equipo?

Ya sea que sea un profesional independiente, una pequeña empresa o una gran organización, el diseño de su firma debe reflejar los estándares profesionales de su empresa. Y aunque en el caso de los trabajadores autónomos y los equipos pequeños, puede ser bastante fácil crear firmas consistentes y perfectamente marcadas, crear y administrar múltiples pies de página de correo electrónico para una gran cantidad de empleados puede convertirse en una tarea compleja. ¿Cuáles son las cosas a considerar?

Use una plantilla de firma de correo electrónico para todo el equipo

La consistencia es una prioridad número uno para su plantilla de firma de correo electrónico. Las firmas inconsistentes dan la impresión de caos y falta de profesionalismo.

Crear diferentes firmas para diferentes departamentos.

Así que decidió configurar firmas de correo electrónico en toda la empresa y entendió que deben ser consistentes para representar su marca de la mejor manera posible. Eso es correcto. Sin embargo, eso no significa que los diferentes departamentos no puedan incluir información adicional. Por ejemplo, es más probable que su equipo de marketing necesite enlaces de redes sociales en sus firmas que los empleados que administran las finanzas.

Crea campañas de marketing en tus firmas de correo electrónico

Utilice el pie de página de su correo electrónico para respaldar sus campañas de marketing. Por ejemplo, agregue enlaces a redes sociales, enlaces al contenido más reciente, enlaces a seminarios web o eventos a los que asistirá y un enlace de suscripción al boletín.

Utilizar software de gestión de firmas de correo electrónico

Para asegurarse de que su firma se muestre correctamente en varios dispositivos y clientes de correo electrónico, use generadores de firmas de correo electrónico pagados o gratuitos . Ofrece diferentes plantillas y un buen soporte técnico, creadas por diseñadores profesionales y compatible con casi cualquier cliente de correo electrónico. Además, puede hacer múltiples firmas más rápido porque puede crear una firma maestra y luego cargar un archivo con datos de contacto, y el sistema trabajará con las firmas por sí mismo.

Conclusión

Para parecer profesional en la comunicación de su empresa, tenga siempre una firma al final de su correo electrónico. Al crear uno, tenga en mente la estructura necesaria. Además de su nombre y datos de contacto corporativos, asegúrese de utilizar imágenes. En definitiva, las personas son seres visuales. Elija una foto amigable suya para personalizar sus mensajes y establecer una conexión de confianza con sus destinatarios. Incluye íconos de redes sociales si tienes perfiles corporativos. Además, no se olvide de un descargo de responsabilidad legalmente requerido con los detalles de registro de su empresa. Agregue un banner atractivo para ayudar a su empresa a alcanzar sus KPI. Organice todos estos componentes de forma lógica y realice un seguimiento de su progreso.