構建您的電子郵件簽名以啟動您的業務溝通的最有效方法
已發表: 2022-06-03
1.為什麼需要結構良好的電子郵件簽名？
2. 在電子郵件簽名中選擇什麼 - 徽標、照片或兩者兼而有之
3.如何在電子郵件簽名中構造聯繫信息
4.您應該在簽名中添加哪些社交媒體圖標？
5.為什麼您的電子郵件簽名中需要免責聲明？
6.電子郵件簽名中的促銷橫幅及其使用方法
7.添加號召性用語按鈕
8. 電子郵件簽名中要避免的錯誤
9、如何管理整個團隊的郵件簽名？
您的企業電子郵件簽名是什麼樣的？ 是在結尾加上你的名字的簡單簽名，還是對你的商業品牌的結構良好的陳述？
商業簽名可以說明您的專業水平和您所代表的公司。 精心設計的電子郵件簽名對於各行各業的專業人士和企業主來說是一種出色的營銷工具。 無論您是想促進銷售、發展您的社交網絡、增加網站流量還是提高電子郵件回复率，一個經過深思熟慮的電子郵件頁腳都可以幫助您實現所有這些以及更多。
在本文中，我們將了解成功的電子郵件簽名的主要成分，並向您展示如何構建它們以使您的業務受益。
為什麼需要結構良好的電子郵件簽名？
擁有專業的 HTML 電子郵件簽名將在許多方面為您提供幫助。 這就是為什麼您應該努力創建一個：
- 電子郵件簽名讓您的信件看起來更專業
- 它是您的數字名片——您的聯繫信息的來源
- 它可以提高您的品牌知名度
- 它增加了對您的企業電子郵件的信任
- 它為您的網站帶來流量
- 它會引起人們對您的內容的關注
- 它可以幫助您推廣您的產品或服務
- 它使您能夠獲得潛在客戶
- 它使您可以與人聯繫
換句話說，結構良好的電子郵件簽名將幫助您實現一個或多個業務、營銷或銷售目標。 它應該包含以下內容：圖像（您的照片或公司徽標）、您的聯繫信息、社交媒體圖標、法律免責聲明、促銷橫幅。 讓我們深入了解這些元素。
在電子郵件簽名中選擇什麼 - 徽標、照片或兩者兼而有之
您需要一些頁腳圖像來使您的品牌令人難忘，因為純文本簽名可能只會顯得乏味。 但是使用什麼樣的視覺效果更好呢？ 它應該是公司標誌、您的照片，還是兩者兼而有之？
簡短的回答：兩者都用。
長答案：這確實取決於您的業務活動、職位和目標。
如果您代表個人品牌，則應在簽名中添加您自己的照片。 面部表情友好而輕鬆的爆頭將是一個完美的選擇。
人們比文字更能記住視覺效果。 然而，那些想要創建電子郵件簽名的人往往想知道它是“專業”的什麼樣的圖片，可以包含在商業電子郵件簽名中。
以下是有關選擇簽名照片的一些建議。
- 添加您的專業照片
添加個人照片可以增加信任並幫助您與客戶建立關係。 但請務必僅使用專業、高質量且不模糊的圖像。
- 圖片不要太大
圖片大小取決於電子郵件簽名的其餘部分有多寬以及它將如何適應現有設計。 但是，在我們的電子郵件簽名生成器中，我們建議使用 100-300 像素寬的徽標和照片的最佳尺寸。 您的圖像越大，收件人預加載它所需的時間就越多。
- 不要使用不合適的照片
確保使用專業的頭像，最好為每個團隊成員以相同的風格製作，而不是自拍或裁剪照片。
如果您代表一家公司，使用您的照片也有很多好處：它使您的業務交流更加人性化，建立信任，並幫助您與收件人建立聯繫。
企業電子郵件簽名中的公司徽標有助於提高品牌知名度和認知度。 如果您想更好地宣傳您的品牌，請添加徽標。
在編寫我們的企業電子郵件營銷狀況報告時，我們對 750 多名營銷人員和企業主進行了調查，發現他們更喜歡公司徽標而不是專業頭像。 在所有溝通渠道中使用公司品牌可以使公司在所有利益相關者中得到認可並保持一致性。
因此，最好的解決方案是在簽名中使用您的照片（左對齊），並帶有較小的公司徽標（除了公司的聯繫信息）。
如何在電子郵件簽名中構建聯繫信息
如果您只是放置所有信息而沒有正確組織它，即使是最完整和優化的簽名也會顯得不專業。 請遵循以下四個提示，以保持您的簽名結構良好。
限制聯繫信息的數量。 僅添加必要的詳細信息。 說，如果您不經常使用它，請不要包含您的 Skype 名稱。
合理安排信息。 首先使用您的電話號碼和公司的網址，然後使用所有其他詳細信息。 確保您的社交圖標出現在最後（除非您的社交資料是與您保持聯繫的主要方式）。
使用分隔線。 不要從新行開始每個聯繫方式。 您可以使用垂直線符號將不同的元素分隔在一行中。
使用文本顏色。 利用您品牌的顏色來突出特定的內容片段。 它可能是您或您公司的名稱或“電話”或“電子郵件”等詞。
請記住，出色的電子郵件簽名不一定要復雜。 越簡單越好。 它應該提供有關您的基本信息。
- 姓名
您會感到驚訝，但大約 30% 的電子郵件頁腳甚至沒有名稱，這可能會對您公司的形象產生負面影響。
- 位置
重要的是要包含您的職位，以便讓收件人知道他們正在與誰打交道並處理他們的問題。
- 公司名稱
如果您代表一家公司，您的電子郵件頁腳也應該包含您公司的名稱。
- 公司標誌
您也可以使用您的公司徽標，但要確保它符合您電子郵件頁腳的其餘部分的美感。
- 公司網站
如果您有一個網站並正在尋找為其帶來流量的方法，請考慮將網站 URL 添加到您的公司電子郵件簽名中。
- 聯繫信息
電子郵件地址
有些文章建議不要包含您的電子郵件地址，因為收件人可以點擊“回复”來回复您的消息，但有些電子郵件客戶端會在“發件人”字段中顯示姓名而不是電子郵件地址。 當有人轉發您的消息時，收件人會看到您的姓名，而不是地址。
電話號碼
避免使用過多的電話號碼。 這可能會讓讀者感到惱火，尤其是當他們使用移動設備閱讀您的電子郵件時。
地址
基本的電子郵件簽名可能無法提供您的地址。 在包含您的公司地址之前，請確保它不會使您的簽名過載。
您應該在簽名中添加哪些社交媒體圖標？
如果您擁有管理良好的企業社交資料，那麼您應該在簽名中鏈接到它們。 它將幫助您將流量吸引到這些平台，並最終增加您的關注者數量。
與網站不同，您不能只在此處使用 URL。 他們會讓你的簽名太亂。 改為添加圖標。 它們佔用的空間很小，您可以整齊地組織它們。
那麼，您需要在簽名中包含哪些個人資料？ 當然不是您與朋友和家人聯繫的個人帳戶（並分享您的政治觀點或貓視頻）。
如果您專業使用 Facebook 和 Twitter，請隨時鏈接到它們。 但是，您可以添加您的個人 LinkedIn。 通常，將您的業務聯繫人推薦給您公司的社交資料。
順便說一句，借助我們的簽名生成工具，您可以毫不費力地創建帶有社交媒體圖標的 HTML 電子郵件簽名。
為什麼您的電子郵件簽名中需要免責聲明？
在許多國家/地區，公司電子郵件都需要電子郵件免責聲明（也稱為電子郵件披露、保密通知、頁腳或簽字）。 不要讓您的公司面臨罰款的風險，請獲取有關您所在國家/地區的法律要求的信息。
請記住，大多數精心設計的電子郵件簽名示例都有簡短易讀的免責聲明。
從技術上講，為電子郵件簽名添加免責聲明通常是法律要求，尤其是在歐盟和北美。 但是，要求可能因國家/地區而異。 通常，您需要提及公司的註冊地址、註冊號和註冊機構。
對於是否應在免責聲明中包含保密聲明等內容，存在不同的意見。 如果有這種情況，它可以幫助您解決法律糾紛。
您可以為整個公司提供通用電子郵件簽名免責聲明示例，也可以為您的部門創建單獨的免責聲明示例。 在後一種情況下，您可以根據部門的活動和需求選擇要包含哪些信息。
電子郵件簽名中的促銷橫幅以及如何使用它們
在您的電子郵件簽名中添加促銷橫幅將幫助您的公司實現其銷售和營銷目標。 如果您想到那些曾經讓您從許多網站上的內容中分心的煩人的動畫廣告，那麼是時候改變您對橫幅的想法了。
查看下面的電子郵件簽名橫幅示例。 它只包含一張背景照片、一個標籤和一個網站地址，而且非常少。
如果您希望橫幅為您服務（增加流量、產生潛在客戶、增加銷售額等），請遵循我們的三個橫幅相關提示。
1.使簽名橫幅醒目
使用生動的圖像、簡短而中肯的短語以及您的品牌色彩。
2. 保持簡單。
您的橫幅不需要太大或太亮而不會引起注意。 使其與您的簽名和信息保持一致。
3. 添加 CTA。
清晰的 CTA 將幫助您實現目標。 無論是閱讀您的最新文章還是註冊網絡研討會，請在您的橫幅中說明。 否則，它可能毫無用處。
電子郵件簽名中的橫幅非常適合展示您的專業知識並增加您的促銷活動。 您應該在橫幅中插入什麼？
- 使用警告詞
考慮使用鼓勵用戶點擊您的橫幅的警告詞。 例如，“終身訪問 1000 多個視頻課程”、“獲取我們表現最佳的廣告模板”、“前 3 個未被發現的美食攝影技巧”。 - 提供有價值的東西
為人們提供有價值的電子書、清單、視頻、提示和操作方法。 - 邀請收件人參加活動
通知人們他們可以參加的即將舉行的活動。 此外，請務必提供以下信息：什麼、何時、何地等。 - 介紹銷售報價
您可能還想在電子郵件頁腳中添加促銷橫幅，以促進即將到來的銷售。 - 展示貴公司的獎項
橫幅可以幫助您展示您的專業知識，以便您的潛在客戶知道您是他們可以依賴的人。 - 發布全公司公告
員工在內部發送的每封電子郵件都有機會分享您的內部新聞和公告、營銷更新、入職實踐等。 - 推出新產品
您可以使用橫幅來宣傳您的新產品。 - 用假期祝賀收件人
許多公司在聖誕節期間在他們的電子郵件頁腳中添加橫幅，希望他們的讀者度過一個愉快的假期。
添加號召性用語按鈕
當您查看出色的簽名示例時，您會注意到其中的 CTA 非常簡單，不太咄咄逼人，並且通常與消息的主題保持一致。
繼續閱讀以了解一些提示您的電子郵件閱讀器採取行動的想法。
- 將您的社交媒體資料鏈接到按鈕
將較長的社交媒體鏈接濃縮成簡短易懂的單詞或短語，只需點擊一下鼠標，即可立即將收件人帶到他們需要的地方。 - 使用按鈕共享您的 AppStore 或 Google Play 應用程序
讓任何與您一起發送電子郵件的人查看和下載您的應用程序。 - 邀請收件人註冊
通過在您的電子郵件頁腳中放置超鏈接號召性用語，您可以將每個讀者變成訂閱者。 - 鼓勵人們給你打電話
告訴人們你願意與他們交流。 - 添加約會計劃程序
讓收件人可以選擇快速與您預約。 - 宣傳您的產品演示
包括一個視頻鏈接，以展示您的產品/服務或提供安排演示。 - 讓收件人訂閱您的博客
寫得好、內容豐富的博客文章可能會讓收件人相信您提供的產品或服務是可信的和值得信賴的。 在您的在線名片設計中包含博客文章鏈接可能是展示您的專業知識的絕佳方式。
電子郵件簽名中要避免的錯誤
現在您已經知道如何構建您的電子郵件簽名以及在其中使用哪些元素，讓我們看看您不應該做什麼。 了解電子郵件簽核中最常見的七個錯誤。
- 聯繫信息無效
您的公司可能會更改其地址或電話號碼。 一旦發生這種情況，請確保您已更新所有通信渠道中的相關信息，包括您的電子郵件簽名。
- 使用圖像作為簽名
切勿使用圖像作為簽名。 在最好的情況下，您的收件人將無法一鍵撥打您的電話或複制您的網站地址。 在最壞的情況下，您的簽名將顯示為附件，這將觸發收件人的垃圾郵件過濾器。 請改用 HTML。
- 使用太多顏色
切勿使用太多顏色，因為它們會分散收件人的注意力。 或者，您的簽名只會顯得不專業。
- 在您的企業電子郵件簽名中添加引號
勵志名言在商務信函中沒有任何用途。 如果你涉及到一個特定的報價，這並不意味著你的收藏家也會這樣做。
- 使用低質量圖像
請記住，現在幾乎每個人的手機上都有 4k 或 Retina 屏幕。 確保您的圖像很小但質量很高。 在您的電子郵件中使用它之前，請先在桌面和移動設備上進行測試。
- 使用不同的字體
具有多種字體的簽名看起來與具有太多顏色的簽名相同。 這將是分散注意力和業餘的。 改用您的公司字體。
- 不讓您的簽名適合移動設備
現在有這麼多人在手機上閱讀他們的電子郵件，不讓它響應是不可原諒的。 為了確保您的簽名在任何地方看起來都很好，請使用 HTML 電子郵件簽名生成器並在使其生效之前對其進行測試。
- 添加太多社交圖標
如果您為組織使用的每個社交媒體網絡添加一個圖標，您的電子郵件頁腳會顯得雜亂無章。 我們建議僅包含最經常更新的頻道。
- 允許員工自己創建簽名
損害公司形象的最簡單方法之一是要求您的員工發揮創意並自行設計電子郵件標誌。 可以肯定的是，他們不會就標準化的電子郵件簽名模板達成一致。 再見，品牌一致性，你好，混亂！
- 讓你的簽名太長
在選擇應包含哪些信息時，請遵循“少即是多”的規則。 請記住，最好的電子郵件簽名示例大約是五行文本。
- 忽略電子郵件簽名大小
如果您知道您的受眾通常使用哪些設備，您就可以更輕鬆地以正確的方式顯示您的簽名。 例如，移動用戶應使其寬度不超過 320 像素（像素）。 對於桌面用戶，一個 600px 寬的電子郵件頁腳可以很好地工作。
如何管理整個團隊的電子郵件簽名？
無論您是自由職業者、小型企業還是大型組織，您的簽名設計都應該反映您企業的專業標準。 雖然對於自由職業者和小團隊來說，創建一致且完美的品牌簽名可能非常容易，但為大量員工製作和管理多個電子郵件頁腳可能會成為一項複雜的任務。 有哪些事項需要考慮？
為所有團隊使用一個電子郵件簽名模板
一致性是您的電子郵件簽名模板的第一要務。 不一致的簽名給人一種混亂和不專業的印象。
為不同的部門創建不同的簽名
因此，您決定在整個公司範圍內設置電子郵件簽名，並了解它們需要保持一致才能以最佳方式代表您的品牌。 沒錯。 但是，這並不意味著不同的部門不能包含其他信息。 例如，與管理財務的員工相比，您的營銷團隊更有可能在簽名中需要社交媒體鏈接。
在您的電子郵件簽名中創建營銷活動
使用您的電子郵件頁腳來支持您的營銷活動。 例如，添加指向社交媒體的鏈接、指向最新內容的鏈接、指向您將參加的網絡研討會或活動的鏈接以及時事通訊訂閱鏈接。
使用電子郵件簽名管理軟件
為確保您的簽名在各種設備和電子郵件客戶端上正確顯示，請使用付費或免費電子郵件簽名生成器。 它提供不同的模板和良好的技術支持，由專業設計師創建，並且與幾乎所有電子郵件客戶端兼容。 此外，您可以更快地進行多個簽名，因為您可以創建一個主簽名，然後上傳包含聯繫人數據的文件，系統將自行處理簽名。
結論
為了在您的商務溝通中顯得專業，請始終在電子郵件末尾簽名。 創建一個時，請牢記必要的結構。 除了您的姓名和公司聯繫方式外，請務必使用圖片。 總而言之，人是視覺動物。 選擇一張您自己的友好照片來個性化您的信息並與您的收件人建立信任的聯繫。 如果您有公司資料，請包括社交媒體圖標。 此外，不要忘記法律要求的免責聲明以及貴公司的註冊詳細信息。 添加漂亮的橫幅以幫助您的企業達到其 KPI。 合理安排所有這些組件並跟踪您的進度。