Najskuteczniejsze sposoby na uporządkowanie podpisów e-mail w celu usprawnienia komunikacji biznesowej

1. Dlaczego potrzebujesz dobrze zorganizowanego podpisu w wiadomości e-mail?
2. Co wybrać - logo, zdjęcie lub jedno i drugie - w podpisie e-mail
3. Jak uporządkować dane kontaktowe w podpisie e-mail?
4. Jakie ikony mediów społecznościowych należy dodać do podpisu?
5. Dlaczego potrzebujesz zastrzeżenia w swoim podpisie e-mail?
6. Banery promocyjne w podpisie e-mail i jak z nich korzystać
7. Dodaj przyciski wezwania do działania
8. Błędy, których należy unikać w podpisie e-mail
9. Jak zarządzać podpisami email dla całego zespołu?

Jak wygląda podpis Twojego firmowego e-maila? Czy jest to prosty podpis z Twoim imieniem na końcu, czy jest to dobrze ustrukturyzowane oświadczenie o Twojej marce biznesowej?

Podpis biznesowy może wiele powiedzieć o Twoim poziomie profesjonalizmu i firmie, którą reprezentujesz. Dobrze zaprojektowany podpis e-mail to doskonałe narzędzie marketingowe dla profesjonalistów i właścicieli firm z różnych branż. Niezależnie od tego, czy chcesz zwiększyć sprzedaż, rozwinąć sieci społecznościowe, zwiększyć ruch w witrynie, czy poprawić współczynnik odpowiedzi na wiadomości e-mail, dobrze przemyślana stopka wiadomości e-mail może pomóc Ci osiągnąć to wszystko i wiele więcej.

W tym artykule przyjrzymy się głównym składnikom udanego podpisu e-mail i pokażemy, jak je uporządkować z korzyścią dla Twojej firmy.

Dlaczego potrzebujesz dobrze zorganizowanego podpisu w wiadomości e-mail?

Posiadanie profesjonalnego podpisu HTML w wiadomości e-mail pomoże Ci na wiele sposobów. Oto dlaczego powinieneś włożyć trochę wysiłku w stworzenie takiego:

• Podpis w wiadomości e-mail sprawia, że ​​korespondencja wygląda profesjonalnie
• To Twoja cyfrowa wizytówka — źródło Twoich informacji kontaktowych
• Zwiększa świadomość Twojej marki
• Zwiększa zaufanie do Twojej biznesowej poczty e-mail
• Generuje ruch do Twojej witryny
• Przyciąga uwagę do treści
• Pomaga promować Twój produkt lub usługi
• Umożliwia pozyskiwanie leadów
• Pozwala łączyć się z ludźmi

Innymi słowy, dobrze skonstruowany podpis e-mail pomoże Ci osiągnąć jeden lub więcej celów biznesowych, marketingowych lub sprzedażowych. A oto, co powinien zawierać: obraz (Twoje zdjęcie lub logo firmy), Twoje dane kontaktowe, ikony mediów społecznościowych, zastrzeżenie prawne, baner promocyjny. Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu z tych elementów.

Co wybrać - logo, zdjęcie lub jedno i drugie - w podpisie e-mail

Potrzebujesz zdjęć w stopce, aby Twoja marka była niezapomniana, ponieważ podpis zawierający tylko tekst może wydawać się nudny. Ale jakiego rodzaju wizualizacji lepiej używać? Czy powinno to być logo firmy, Twoje zdjęcie, czy może jedno i drugie?

Krótka odpowiedź: użyj obu.
Długa odpowiedź: to rzeczywiście zależy od Twojej działalności biznesowej, pozycji i celów.

Jeśli reprezentujesz markę osobistą, powinieneś dodać swoje zdjęcie do swojego podpisu. Strzał w głowę z przyjaznym i zrelaksowanym wyrazem twarzy będzie idealnym wyborem.

Ludzie lepiej zapamiętują wizualizacje niż tekst. Jednak ci, którzy chcą stworzyć podpis w wiadomości e-mail, często zastanawiają się, jakie zdjęcia są „profesjonalne” i mogą być zawarte w podpisie e-maila biznesowego.

Oto kilka porad dotyczących wyboru zdjęcia do podpisu.

• Dodaj swoje profesjonalne zdjęcie

Dodanie osobistego zdjęcia może zwiększyć zaufanie i pomóc w budowaniu relacji z klientami. Pamiętaj jednak, aby używać tylko profesjonalnych, wysokiej jakości i nie rozmazanych obrazów.  

• Nie rób zbyt dużego obrazu

Rozmiar obrazu zależy od tego, jak szeroka jest reszta podpisu e-mail i jak będzie pasował do istniejącego projektu. Jednak w naszym generatorze podpisów e-mail zalecamy używanie optymalnego rozmiaru dla logo i zdjęć o szerokości od 100 do 300 pikseli. Im większy obraz, tym więcej czasu zajmuje odbiorca jego wstępne załadowanie.

• Nie używaj nieodpowiednich zdjęć

Pamiętaj, aby użyć profesjonalnego zdjęcia w głowę, najlepiej wykonanego w tym samym stylu dla każdego członka zespołu, a nie selfie lub przyciętego zdjęcia.

Jeśli reprezentujesz firmę, wykorzystanie swojego zdjęcia ma również wiele zalet: sprawia, że ​​komunikacja biznesowa jest bardziej ludzka, buduje zaufanie i pomaga nawiązać kontakt z odbiorcą.

Logo firmy w podpisie wiadomości e-mail dla firm może pomóc zwiększyć świadomość i rozpoznawalność marki. Dodaj logo, jeśli chcesz lepiej reklamować swoją markę.

Pracując nad naszym raportem o stanie biznesowego marketingu e-mailowego , przeprowadziliśmy ankietę wśród ponad 750 marketerów i właścicieli firm i stwierdziliśmy, że wolą oni logo firmy od profesjonalnego zdjęcia w głowę. Wykorzystanie brandingu firmy we wszystkich kanałach komunikacji sprawia, że ​​firma jest rozpoznawalna wśród wszystkich interesariuszy i tworzy spójność.

Najlepszym rozwiązaniem jest więc umieszczenie zdjęcia w podpisie (wyrównanie do lewej) z mniejszym logo firmy (oprócz danych kontaktowych firmy).

Jak uporządkować dane kontaktowe w podpisie e-mail?

Nawet najbardziej kompletny i zoptymalizowany podpis będzie wyglądał nieprofesjonalnie, jeśli po prostu umieścisz wszystkie informacje bez odpowiedniego ich uporządkowania. Postępuj zgodnie z czterema poniższymi wskazówkami, aby zachować dobrą strukturę podpisu.

Ogranicz ilość informacji kontaktowych. Dodaj tylko niezbędne szczegóły. Powiedz, nie podawaj nazwy użytkownika Skype, jeśli nie używasz jej zbyt często.

Uporządkuj informacje logicznie. Najpierw użyj swojego numeru telefonu i adresu internetowego firmy, a następnie wszystkich dodatkowych informacji. Upewnij się, że Twoje ikony społecznościowe znajdują się na końcu (chyba że Twoje profile społecznościowe są głównym sposobem pozostawania z Tobą w kontakcie).

Użyj przegródek. Nie zaczynaj każdego szczegółu kontaktu od nowej linii. Możesz użyć symbolu pionowej linii, aby podzielić różne elementy w rzędzie.

Użyj koloru tekstu. Wykorzystaj kolory swojej marki, aby wyróżnić określone elementy treści. Może to być nazwa Twoja lub Twojej firmy lub słowa, takie jak „telefon” lub „e-mail”.

Pamiętaj, że świetny podpis w wiadomości e-mail nie musi być skomplikowany. Im prościej, tym lepiej. Powinien zawierać podstawowe informacje o Tobie.

• Nazwa

Zdziwiłbyś się, ale około 30% stopek e-maili nie ma nawet nazwy, co może negatywnie wpłynąć na wizerunek Twojej firmy.

• Pozycja

Niezbędne jest podanie swojego stanowiska, aby odbiorcy wiedzieli, z kim mają do czynienia i radzą sobie z ich problemami.

• Nazwa firmy

Jeśli reprezentujesz firmę, w stopce e-maila powinna znajdować się również nazwa Twojej firmy.

• Logo firmy

Możesz również użyć logo swojej firmy, ale upewnij się, że pasuje do reszty estetyki stopki wiadomości e-mail.

• Strona internetowa firmy

Jeśli masz witrynę internetową i szukasz sposobów na przyciągnięcie do niej ruchu, rozważ dodanie adresu URL witryny do podpisu firmowej poczty e-mail.

• Informacje kontaktowe

Adres e-mail

Niektóre artykuły zawierają porady, aby nie podawać adresu e-mail, ponieważ odbiorcy mogą nacisnąć „Odpowiedz”, aby odpowiedzieć na Twoją wiadomość, ale niektóre klienty poczty e-mail wyświetlają nazwy zamiast adresów e-mail w polu „Od”. A gdy ktoś prześle Twoją wiadomość, odbiorcy zobaczą Twoje imię i nazwisko, a nie adres.

Numer telefonu

Unikaj używania zbyt wielu numerów telefonów. Może to być irytujące dla czytelnika, zwłaszcza jeśli do czytania wiadomości e-mail używa urządzeń mobilnych.

Adres zamieszkania

Podstawowy podpis e-mail może nie zawierać Twojego adresu. Zanim podasz adres swojej firmy, upewnij się, że nie przeciąża on Twojego podpisu.

Jakie ikony mediów społecznościowych należy dodać do podpisu?

Jeśli masz dobrze zarządzane firmowe profile społecznościowe, powinieneś umieścić do nich link w swoim podpisie. Pomoże Ci to zwiększyć ruch na tych platformach i ostatecznie zwiększyć liczbę obserwujących.

W przeciwieństwie do strony internetowej, nie można tutaj po prostu używać adresów URL. Sprawią, że Twój podpis będzie zbyt bałaganiarski. Zamiast tego dodaj ikony. Zajmują bardzo mało miejsca i można je ładnie uporządkować.

Więc jakie profile musisz zawrzeć w swoim podpisie? Z pewnością nie Twoje konta osobiste, na których łączysz się ze znajomymi i rodziną (i dzielisz się swoimi poglądami politycznymi lub filmami z kotami).

Jeśli zawodowo korzystasz z Facebooka i Twittera, możesz dołączyć do nich link. Możesz jednak dodać swój osobisty LinkedIn. Ogólnie rzecz biorąc, kieruj swoje kontakty biznesowe do profili społecznościowych swojej firmy.

Nawiasem mówiąc, możesz bez wysiłku utworzyć podpis e-mail w formacie HTML z ikonami mediów społecznościowych za pomocą naszego narzędzia do generowania podpisów .

Dlaczego potrzebujesz zastrzeżenia w swoim podpisie e-mail?

W wielu krajach w przypadku firmowych wiadomości e-mail wymagane jest zastrzeżenie dotyczące wiadomości e-mail (zwane również ujawnieniem wiadomości e-mail, powiadomieniem o poufności, stopką lub podpisem). Aby nie narażać swojej firmy na grzywny, uzyskaj informacje o wymogach prawnych w Twoim kraju.

Pamiętaj, że większość dobrze przygotowanych przykładów podpisów e-mail zawiera krótkie i czytelne zastrzeżenia.

Technicznie rzecz biorąc, dodanie zastrzeżenia do podpisu w wiadomości e-mail jest często wymogiem prawnym, zwłaszcza w UE i Ameryce Północnej. Jednak wymagania mogą się różnić w zależności od kraju. Zazwyczaj będziesz musiał podać adres siedziby firmy, numer rejestracyjny i organ rejestracyjny.

Istnieją różne opinie na temat tego, czy w swoim zrzeczeniu się odpowiedzialności należy uwzględnić takie elementy, jak oświadczenie o zachowaniu poufności. Może pomóc w sporach prawnych, jeśli takie istnieją.

Możesz mieć uniwersalny przykład wyłączenia odpowiedzialności z podpisem e-mail dla całej firmy lub utworzyć osobne dla swoich działów. W tym drugim przypadku możesz wybrać, jakie informacje w nim zawrzeć w zależności od działań i potrzeb działu.

Banery promocyjne w podpisie e-mail i jak z nich korzystać

Dodanie banera promocyjnego do podpisu e-mail pomoże Twojej firmie osiągnąć cele sprzedażowe i marketingowe. A jeśli pomyślałeś o tych irytujących animowanych reklamach, które odwracały uwagę od treści na wielu stronach internetowych, nadszedł czas, aby zmienić swój pomysł na baner.

Spójrz na poniższy przykład banera z podpisem e-mail. Składa się tylko ze zdjęcia w tle, hashtagu i adresu strony internetowej i jest dość minimalny.

Jeśli chcesz, aby Twój baner działał dla Ciebie (zwiększał ruch, generował leady, zwiększał sprzedaż itp.), postępuj zgodnie z naszymi trzema wskazówkami dotyczącymi banerów.

1. Spraw, aby banery z podpisami przyciągały wzrok

Używaj żywych obrazów, krótkich i rzeczowych fraz oraz kolorów swojej marki.

2. Zachowaj prostotę.

Twój baner nie musi być zbyt duży ani zbyt jasny, aby zostać zauważonym. Dopasuj go do swojego podpisu i wiadomości.

3. Dodaj wezwanie do działania.

Jasne CTA pomoże Ci osiągnąć cel. Niezależnie od tego, czy chcesz przeczytać najnowszy artykuł, czy zapisać się na webinar, powiedz to w swoim banerze. W przeciwnym razie może to być całkiem bezużyteczne.

Banery w podpisach e-mail świetnie nadają się do pokazania Twojej wiedzy i dodania do promocji. Co powinieneś umieścić w swoim banerze?

• Używaj słów ostrzegawczych
  
  Zastanów się nad użyciem słów ostrzegawczych, które zachęcają użytkowników do klikania Twoich banerów. Na przykład „Dożywotni dostęp do ponad 1000 kursów wideo”, „Pobierz nasze najskuteczniejsze szablony reklam”, „Trzy nieodkryte sztuczki z fotografią kulinarną”.
  
  
• Zaoferuj coś wartościowego
  
  Daj ludziom cenne e-booki, listy kontrolne, filmy, wskazówki i poradniki.
  
  
• Zapraszam odbiorców na wydarzenie
  
  Powiadom ludzi o nadchodzącym wydarzeniu, w którym mogą wziąć udział. Pamiętaj też o podaniu informacji takich jak: co, kiedy, gdzie itp.
  
  
• Przedstaw ofertę wyprzedaży
  
  Możesz również dodać banery promocyjne do stopki wiadomości e-mail, aby promować nadchodzącą wyprzedaż.
  
  
• Zaprezentuj nagrody swojej firmy
  
  Banery mogą pomóc Ci zademonstrować swoją wiedzę, aby Twoi potencjalni klienci wiedzieli, że jesteś kimś, na kim mogą polegać.
  
  
• Ogłaszaj ogłoszenia w całej firmie
  
  Każdy e-mail wysłany przez pracowników wewnętrznie stanowi okazję do podzielenia się wewnętrznymi wiadomościami i ogłoszeniami, aktualizacjami marketingowymi, praktykami onboardingowymi i tak dalej.
  
  
• Przedstaw nowe produkty
  
  Możesz użyć banerów do reklamowania swoich nowych produktów.
  
  
• Pogratuluj adresatom wakacji
  
  Wiele firm dodaje banery do swoich stopek e-maili w okresie świątecznym, życząc swoim czytelnikom wspaniałych świąt.

Dodaj przyciski wezwania do działania

Kiedy sprawdzisz świetne przykłady podpisów, zauważysz, że zawarte w nich CTA są bardzo proste, niezbyt nachalne i zwykle dopasowane do tematu wiadomości.

Czytaj dalej, aby zapoznać się z kilkoma pomysłami na zachęcanie czytelników do działania.

• Połącz swoje profile w mediach społecznościowych z przyciskami
  
  Skondensuj długie linki do mediów społecznościowych w krótkie i łatwe słowa lub frazy, które za jednym kliknięciem myszy natychmiast przeniosą odbiorców tam, gdzie muszą.
  
  
• Udostępnij swoje aplikacje AppStore lub Google Play za pomocą przycisków
  
  Pozwól każdemu, z kim korespondujesz, zobaczyć i pobrać Twoje aplikacje.
  
  
• Zaproś odbiorców do rejestracji
  
  Umieszczając hiperłącze wezwania do działania w stopce wiadomości e-mail, możesz zmienić każdego czytelnika w subskrybenta.
  
• Zachęć ludzi, aby do Ciebie dzwonili
  
  Powiedz ludziom, że jesteś otwarty na komunikowanie się z nimi.
  
• Dodaj harmonogramy spotkań
  
  Daj odbiorcom możliwość szybkiego umówienia się na spotkanie z Tobą.
  
  
• Promuj demo swojego produktu
  
  Dołącz link do filmu prezentującego Twój produkt/usługę lub ofertę, aby zaplanować demonstrację.
  
  
• Pozwól adresatom subskrybować Twojego bloga
  
  Dobrze napisane i pełne wartości posty na blogu mogą być tym, co przekonuje odbiorcę, że produkt lub usługa, którą oferujesz, są wiarygodne i godne zaufania. Dołączenie linku do wpisu na blogu w projekcie wizytówki online może być doskonałym sposobem na zaprezentowanie swojej wiedzy.

Błędy, których należy unikać w podpisie e-mail

Teraz, gdy wiesz, jak zbudować swój podpis e-mail i jakich elementów w nim użyć, przyjrzyjmy się, czego NIE NALEŻY robić. Poznaj siedem najczęstszych błędów w podpisywaniu e-maili.

• Nieprawidłowe informacje kontaktowe

Twoja firma może zmienić swój adres lub numer telefonu. Gdy to nastąpi, upewnij się, że zaktualizowałeś odpowiednie informacje we wszystkich kanałach komunikacji, w tym podpis e-maila .

• Używanie obrazów jako podpisu

Nigdy nie używaj obrazów jako podpisu. W najlepszym przypadku Twój odbiorca nie będzie mógł jednym kliknięciem zadzwonić na Twój telefon ani skopiować adresu Twojej witryny. Twój podpis pojawi się jako załącznik w najgorszym przypadku, co uruchomi filtr spamu odbiorcy. Zamiast tego użyj HTML.

• Używanie zbyt wielu kolorów

Nigdy nie używaj zbyt wielu kolorów, ponieważ odciągną one uwagę odbiorcy od wiadomości. Ewentualnie Twój podpis będzie wyglądał nieprofesjonalnie.

• Dodawanie cytatów do podpisu firmowego e-maila

Inspirujące cytaty nie służą żadnemu celowi w korespondencji biznesowej. A jeśli odnosisz się do konkretnego cytatu, nie oznacza to, że twój kolekcjoner też.

• Korzystanie z obrazów o niskiej jakości

Pamiętaj, że prawie każdy ma teraz na swoich telefonach ekrany 4k lub Retina. Upewnij się, że Twój obraz jest mały, ale bardzo wysokiej jakości. Przetestuj go na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych, zanim użyjesz go w wiadomościach e-mail.

• Korzystanie z różnych czcionek

Podpis z wieloma różnymi czcionkami będzie wyglądał tak samo, jak podpis ze zbyt wieloma kolorami. To będzie rozpraszające i amatorskie. Zamiast tego trzymaj się czcionek korporacyjnych.

• Brak dostosowania podpisu do urządzeń mobilnych

Przy tak wielu ludziach czytających swoje e-maile na urządzeniach mobilnych w dzisiejszych czasach byłoby niewybaczalne, aby nie były responsywne. Aby upewnić się, że Twój podpis wygląda wszędzie dobrze, użyj generatora podpisów e-mail w formacie HTML i przetestuj go przed uruchomieniem.

• Dodawanie zbyt wielu ikon społecznościowych

Twoja stopka wiadomości e-mail będzie wyglądać na zagraconą, jeśli dodasz ikonę dla każdej sieci społecznościowej, z której korzysta Twoja organizacja. Zalecamy uwzględnienie tylko tych kanałów, które są najczęściej aktualizowane.

• Pozwól pracownikom na samodzielne tworzenie podpisów

Jednym z najprostszych sposobów na zaszkodzenie wizerunkowi firmy jest poproszenie pracowników o kreatywność i samodzielne zaprojektowanie swoich oznaczeń na e-maile. Na pewno nie zgodzą się na ustandaryzowany szablon podpisu e-mail. Żegnaj spójność marki, witaj chaos!

• Zbyt długi podpis

Jeśli chodzi o wybór informacji, które należy uwzględnić, trzymaj się zasady „mniej znaczy więcej”. Pamiętaj, że najlepsze przykłady podpisów e-mail to około pięciu wierszy tekstu.

• Ignorowanie rozmiaru podpisu e-mail

Jeśli wiesz, z jakich urządzeń często korzystają Twoi odbiorcy, łatwiej będzie Ci wyświetlić swój podpis we właściwy sposób. Na przykład użytkownicy mobilni nie powinni mieć większego znaczenia niż szerokość 320 pikseli (pikseli). W przypadku użytkowników komputerów stacjonarnych idealnie sprawdzi się stopka e-maila o szerokości 600 pikseli.

Jak zarządzać podpisami email dla całego zespołu?

Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, małą firmą, czy dużą organizacją, Twój projekt podpisu powinien odzwierciedlać profesjonalne standardy Twojej firmy. I choć w przypadku freelancerów i małych zespołów tworzenie spójnych i doskonale oznakowanych podpisów może być całkiem łatwe, tworzenie i zarządzanie wieloma stopkami wiadomości e-mail dla dużej liczby pracowników może stać się skomplikowanym zadaniem. Jakie są rzeczy do rozważenia?

Użyj jednego szablonu podpisu e-mail dla całego zespołu

Spójność jest priorytetem numer jeden dla szablonu podpisu e-mail. Niespójne podpisy sprawiają wrażenie chaosu i nieprofesjonalizmu.

Twórz różne podpisy dla różnych działów

Postanowiłeś więc skonfigurować podpisy e-mail w całej firmie i zrozumiałeś, że muszą one być spójne, aby reprezentować Twoją markę w jak najlepszym świetle. To prawda. Nie oznacza to jednak, że różne działy nie mogą zawierać dodatkowych informacji. Na przykład Twój zespół marketingowy będzie bardziej potrzebował linków do mediów społecznościowych w swoich podpisach niż pracownicy, którzy zarządzają finansami.

Twórz kampanie marketingowe w swoich podpisach e-mail

Użyj stopki e-mail, aby wesprzeć swoje kampanie marketingowe. Na przykład dodaj linki do mediów społecznościowych, linki do najnowszych treści, linki do seminariów internetowych lub wydarzeń, w których będziesz uczestniczyć, oraz link do subskrypcji biuletynu.

Użyj oprogramowania do zarządzania podpisami e-mail

Aby mieć pewność, że Twój podpis będzie poprawnie wyświetlany na różnych urządzeniach i klientach poczty e-mail, skorzystaj z płatnych lub bezpłatnych generatorów podpisów e-mail . Oferuje różne szablony i dobre wsparcie techniczne, stworzone przez profesjonalnych projektantów i kompatybilne z prawie każdym klientem poczty e-mail. Co więcej, możesz zrobić wiele podpisów szybciej, ponieważ możesz utworzyć jeden podpis główny, a następnie wgrać plik z danymi kontaktowymi, a system sam będzie pracował na podpisach.

Wniosek

Aby prezentować się profesjonalnie w komunikacji biznesowej, zawsze miej podpis na końcu wiadomości e-mail. Tworząc jeden, miej na uwadze niezbędną strukturę. Oprócz swojego imienia i nazwiska oraz firmowych danych kontaktowych pamiętaj o użyciu zdjęć. Ogólnie rzecz biorąc, ludzie są istotami wizualnymi. Wybierz przyjazne zdjęcie, aby spersonalizować swoje wiadomości i nawiązać zaufane połączenie z odbiorcami. Dołącz ikony mediów społecznościowych, jeśli masz profile firmowe. Nie zapomnij również o prawnie wymaganym wyłączeniu odpowiedzialności z danymi rejestracyjnymi Twojej firmy. Dodaj ładnie wyglądający baner, aby pomóc Twojej firmie osiągnąć kluczowe wskaźniki efektywności. Rozmieść wszystkie te elementy logicznie i śledź swoje postępy.