Como iniciar um negócio on-line de suprimentos para festas e aluguel de equipamentos para eventos

As empresas de aluguel de suprimentos para festas fornecem equipamentos para festas em grandes quantidades para residências e empresas comerciais. Esses negócios permanecem em demanda durante todo o ano. As empresas B2C e B2B do setor geralmente alugam equipamentos como mesas, cadeiras, cortinas, tendas, soluções de iluminação, equipamentos de áudio/vídeo, pódios, palcos e pequenas decorações.

Devido à falta de conscientização e conhecimento sobre a realização de operações comerciais na Internet, muitas empresas de aluguel de festas se abstêm de seguir o caminho do comércio eletrônico. No entanto, para proprietários com ampla experiência na organização de festas e eventos, é fácil entender o funcionamento e as complexidades de um negócio de aluguel de festas online.

Neste artigo, abordamos alguns pré-requisitos e recomendações para ajudar esses proprietários de empresas a obter insights mais profundos e lançar um negócio de aluguel de festas on-line.

Índice

• Tendências do setor
• Segmentação de clientes de um negócio de aluguel de festas
  
• Desafios enfrentados pelas empresas de aluguel de festas
• Soluções de gerenciamento de aluguel de festas
• Características distintivas de um site de aluguel de equipamentos para festas
• Lançamento de um site de aluguel de artigos para festas e eventos
• Modelos de preços para suprimentos para festas e aluguel de equipamentos
• Negócios de aluguel de suprimentos para festas e eventos de marketing
• Para concluir

Últimas tendências no setor de suprimentos para festas e aluguel de eventos

Novas tendências entram na indústria de aluguel de festas todos os anos. Embora seja bastante desafiador para empresas bem estabelecidas adaptar e modificar seus negócios de acordo com essas tendências, startups e empresas nascentes podem rapidamente mudar e capitalizar sobre elas.

Em 2021 e nos anos seguintes , as tendências a seguir vão direcionar a trajetória dos negócios de aluguel de festas e o comportamento do cliente.

Demanda Crescente por Sustentabilidade

Os consumidores modernos estão conscientes das preocupações ambientais e estão ativamente dispostos a participar de medidas ecológicas até certo ponto. Além disso, regulamentações estatutárias variadas também os obrigam a reduzir o uso de plástico e selecionar opções sustentáveis ​​quando possível. Como resultado, os clientes do setor de aluguel de festas estão limitando suas escolhas a talheres degradáveis ​​e suprimentos descartáveis ​​semelhantes para festas.

Locais de eventos não tradicionais

Casamentos de destino e locais de eventos atípicos, como casas de fazenda, galerias de arte, museus e acampamentos estão ganhando destaque entre os consumidores modernos. As pessoas estão relutantes em sediar eventos em locais tradicionais, como hotéis e restaurantes, mais do que nunca. Locais de eventos não tradicionais podem ser difíceis de atender a algumas empresas de aluguel de festas, mas as complicações que surgem nesses locais também manifestam margem para elevação de preços.

Ascensão dos gadgets de festa

Os gadgets tecnológicos estão se tornando uma nova norma nas empresas de aluguel de festas. O aluguel de equipamentos como dispensadores automáticos de alimentos, sistemas de karaokê, projetores, soluções de iluminação, assistentes de voz, roteadores Wi-Fi, extensores de alcance Wi-Fi, balões de LED e aspiradores de pó robóticos estão em alta entre os equipamentos tradicionais de festas.

Eventos Virtuais e Híbridos

Eventos virtuais e híbridos permitem que os convidados participem de locais distantes. Os avanços nas tecnologias AR e VR viabilizaram eventos virtuais e híbridos. Alguns exemplos de eventos virtuais e híbridos são concertos, conferências, eventos esportivos, eventos educacionais e festivais.

Negócio de Aluguel de Festas - Principais Segmentos de Clientes

A base de clientes do setor de aluguel de festas e eventos varia de residências em geral a empresas corporativas e agências governamentais.

Como é de se esperar, em cada base de clientes, o tipo de evento e a demanda por equipamentos variam muito.

Neste gráfico, realizamos uma breve análise de cada segmento de cliente e tipo de evento:

Desafios enfrentados pelas empresas de aluguel de festas

Os negócios de aluguel de festas envolvem o manuseio de logística regularmente. Eles também são obrigados a seguir um cronograma rigoroso para realizar operações comerciais bem-sucedidas. Esse cronograma envolve entrega pontual e aquisição de estoque, que muitas vezes não são fáceis de gerenciar.

Da mesma forma, existem vários desafios inter-relacionados que as empresas de aluguel de festas enfrentam. Os mais complicados entre eles são mencionados abaixo:

Modelo de preço complexo

Pedidos de aluguel envolvendo durações variadas para diferentes equipamentos tornam muitos suprimentos de festas redundantes em eventos de vários dias. Isso significa que o equipamento alugado para o dia 1 do evento pode não ser exigido pelo organizador nos demais dias. Ele/ela estará relutante em alugá-lo por toda a duração do evento.

Nesse cenário, torna-se difícil para as empresas de aluguel de suprimentos para festas calcular o preço do equipamento necessário para duração variável no evento. Quando agrupados com outros equipamentos, o cálculo e cotação de preços para todo o pedido torna-se um verdadeiro desafio para o empresário.

Acompanhamento do fluxo de inventário

Acompanhar a entrega e aquisição de estoque também é um grande desafio no setor de aluguel de festas. Conforme implícito na seção anterior, os clientes podem devolver equipamentos específicos antes do final do evento ou precisar de substituições imediatas de equipamentos. Nessas circunstâncias, acompanhar o fluxo de estoque se torna essencial para empresas de aluguel de festas.

O rastreamento ineficiente pode levar a disputas comerciais, má gestão de estoque e tornar o negócio suscetível a fraudes e roubos. Uma solução comum para problemas de rastreamento de estoque em que as empresas de aluguel de terceiros concordam é o rastreamento em tempo real. No entanto, rastrear o fluxo de estoque no setor de aluguel de festas pode ser trabalhoso e demorado, dependendo do volume do pedido.

Mantendo os níveis de estoque

O estoque de um negócio de aluguel de festas inclui itens consumíveis e não consumíveis. Embora seja comparativamente mais fácil arranjar produtos não consumíveis (considerando que são devolvidos ou adquiridos a tempo), os produtos consumíveis, por outro lado, exigem investimentos recorrentes do proprietário da empresa para reabastecimento de stock.

Além disso, a capacidade de uma empresa de aluguel de festas para atender vários clientes depende invariavelmente do volume de pedidos. Assim, um cliente que encomende um tipo específico de equipamento, por exemplo, soluções de iluminação, em grande volume pode inviabilizar a empresa de aluguer de festas de fornecer o mesmo a outro cliente.

Fornecendo suporte confiável ao cliente

As empresas de suprimentos para festas e aluguel de eventos precisam gerenciar canais abrangentes de suporte ao cliente para lidar com dúvidas e consultas dos clientes. Eles também devem esperar reclamações de última hora de clientes que podem exigir suporte ao cliente por vários motivos, como falta de equipamentos, danos ao equipamento e atraso na entrega.

Os clientes querem canais de suporte rápidos e confiáveis, que muitas vezes são difíceis de gerenciar para pequenas e médias empresas e empresas iniciantes.

“56% das pessoas ao redor do mundo pararam de fazer negócios com uma empresa por causa de uma má experiência de atendimento ao cliente.”
– Microsoft

Como um software de gerenciamento de aluguel de festas resolve esses desafios

A otimização dos processos internos e a automação destacam-se como soluções confiáveis ​​para os desafios citados. Embora revisar e reestruturar processos internos de negócios possa consumir muito tempo para uma empresa, a automação por meio de software de gerenciamento de aluguel de festas é uma solução mais rápida e eficiente.

Entusiastas de negócios e startups podem acessar o software para configurar um negócio de aluguel de festas com um ponto de contato com o cliente de front-end para realizar operações comerciais. Em termos leigos, com a ajuda de um software de aluguel de festas e eventos, os empreendedores podem otimizar seus processos de negócios de back-end enquanto fornecem uma interface (como um site de comércio eletrônico e aplicativo móvel) para seus clientes fazerem pedidos.

Como o software de gerenciamento de aluguel de festas ajuda a resolver os desafios mencionados acima?

O software de aluguel de festas vem com vários recursos, como:

Gerenciamento de estoque: entradas de estoque em tempo real podem ser feitas no software para ajudar as empresas a manter o estoque. O software pode enviar alertas de notificação para devoluções de equipamentos e recargas de estoque. Os equipamentos indisponíveis são rotulados automaticamente como 'esgotados' para agilizar o gerenciamento de pedidos e melhorar a experiência do cliente. Da mesma forma, quantidades limitadas por pedido podem ser definidas em um software de aluguel de festas e eventos.

Gerenciamento de pedidos: registros de vendas e pedidos existentes em um software de aluguel de festa são exibidos em uma única tela e podem ser classificados com a ajuda de vários filtros. Um proprietário de empresa pode filtrar entregas concluídas e pendentes diretamente na guia de gerenciamento de pedidos. Ele também pode marcar a conclusão do pedido na devolução do equipamento.

Suporte ao cliente: o software de gerenciamento de aluguel de festas possui várias integrações de chatbot de IA disponíveis para suporte ao cliente. Alguns até oferecem um sistema de emissão de bilhetes. Com base no tipo de software que um proprietário de empresa seleciona, ele pode obter acesso a várias integrações de suporte ao cliente gratuitas e pagas.

Sistema avançado de reservas: O complexo modelo de preços pode ser resolvido com a ajuda de um sistema avançado de reservas disponível no software de aluguel de festas. Com a ajuda deste sistema, os empresários podem calcular preços precisos com base na localização, horas e dias.

Além dos desafios acima mencionados, um negócio de aluguel enfrenta muitos outros desafios em geral. Você pode ler sobre esses desafios em nosso outro post .

Principais recursos de um site de aluguel de equipamentos para festas

Depois de realizar uma pesquisa aprofundada de vários sites de aluguel de festas e suas características distintivas, compilamos a seguinte lista de recursos necessários para realizar suprimentos para festas e operações comerciais de aluguel de eventos sem problemas:

1. Folhetos e Pacotes de Produtos Temáticos

Os proprietários de empresas de aluguel de festas podem criar folhetos temáticos para diferentes tipos de eventos e carregá-los no site. Isso não apenas permitirá que eles aluguem itens de alto lucro, mas também simplificará os preços e melhorará a experiência do cliente. Por exemplo, a Party Rentals Ltd., uma empresa de aluguel de festas com sede nos EUA, usa folhetos de produtos para expor seus equipamentos.

Juntamente com o folheto e a opção de compra do equipamento mencionado como um pacote, os sites de aluguel de festas também podem fornecer um botão para baixar o folheto em PDF. Isso permitirá que os clientes interessados ​​compartilhem a brochura com sua família e amigos sem exigir que eles visitem o site. Assim, melhorando a experiência do cliente por uma margem enorme.

2. Leitor de código de barras

Um scanner de código de barras vinculado ao banco de dados do site pode automatizar entradas em tempo real. Aumentará a velocidade de processamento de pedidos, eliminará erros de entrada e não exigirá credenciais de login para funcionar. Além disso, ajudará na manutenção do fluxo de estoque e é incrivelmente útil para processar pedidos grandes e realizar verificações de qualidade.

3. Vários carrinhos para diferentes eventos

Os proprietários de empresas podem ajudar os clientes na gestão de diferentes eventos. Para isso, eles podem permitir que os clientes criem vários carrinhos de compras. Cada carrinho pode ter vários atributos, como nome do evento, número de convidados, data de início e término do evento. A opção de trocar de carrinho pode ser dada no canto superior direito da tela. Da mesma forma, também pode chegar assim que o cliente clicar no botão 'adicionar ao carrinho'.

KoutureStudios, um site de gerenciamento de eventos e aluguel de festas, desenvolvido pela Yo!Rent, usa vários carrinhos para permitir que os clientes salvem equipamentos para diferentes eventos. Ele também usa um recurso de automação para selecionar a quantidade de produtos com base no número de convidados.

4. Pacotes de assinatura

As empresas de aluguel de festas podem usar pacotes de assinatura de vários níveis para retenção de clientes. Esse recurso é mais útil ao realizar operações B2B, como fornecer suprimentos de festas para escritórios corporativos e organizadores de eventos. Ambos os tipos de clientes organizam eventos regularmente e apreciam descontos e benefícios para pedidos recorrentes.

5. Galeria de eventos

Os clientes do setor de aluguel de festas compram produtos que são colocados em uma exibição. Eles querem saber como ficará o equipamento antes de efetuar o pagamento. Enquanto as lojas offline podem exibir vários equipamentos, os sites de aluguel de festas de comércio eletrônico podem criar uma galeria de eventos para mostrar seu portfólio.

Uma cativante galeria de produtos também ajudará a se destacar da concorrência.

6. Opção para adicionar equipamento sobressalente

A opção de adicionar equipamentos sobressalentes ao carrinho pode evitar que os clientes enfrentem constrangimentos devido à falta de equipamentos. Muitas vezes o número de convidados em eventos e festas supera o número de convites e resulta na falta de capacidade de assentos. Da mesma forma, pode haver escassez de mesas, decoração, iluminação, copos e outros equipamentos. Danos no produto e problemas de qualidade também levam à escassez.

Como solução, o site de aluguel de festas pode oferecer a opção de adicionar equipamentos sobressalentes no processo de checkout. Esse upselling aumentará as margens de lucro do negócio e é altamente provável que seja encomendado pelos clientes. O proprietário da empresa pode definir uma quantidade padrão de peças sobressalentes para mesas, cadeiras e qualquer equipamento no painel de administração.

7. CMS multiusuário

Um sistema de gerenciamento de conteúdo multiusuário (CMS) é necessário para empresas de aluguel de festas de trabalho intensivo que exigem várias contas de subadministrador.

O administrador do site pode atribuir privilégios a diferentes contas de coadministrador e permitir que eles lidem com várias páginas da web, páginas de blog, banners e processos de back-end na plataforma.

Como lançar um site de aluguel de artigos para festas e eventos

De acordo com o Google Digital Garage, um site funciona como a casa online de uma empresa. Para um negócio de aluguel de festas, é a vitrine digital que o software de gerenciamento de aluguel potencializa.

Abaixo estão as etapas que um proprietário de empresa pode seguir para configurar um site usando um software de gerenciamento de aluguel de festas:

1. Selecione um software de gerenciamento de aluguel de festas

Existem vários softwares de gerenciamento de aluguel de festas disponíveis na Internet, cada um com diferentes requisitos de servidor. Sem mencionar que eles também podem diferir em recursos e funcionalidades, e é por isso que merecem atenção prévia antes de fazer uma escolha de servidor e domínio. O proprietário de uma empresa também pode personalizar o software (consulte a seção “Recursos diferenciados de um site de aluguel de festas” abaixo) de acordo com os requisitos comerciais.

2. Selecione um servidor e domínio

Dependendo dos requisitos do servidor, o proprietário de uma empresa deve selecionar um servidor para hospedar o site. O site também deve ter um nome exclusivo, conhecido como domínio. Para uma empresa de aluguel de festas hiperlocal, o nome de domínio deve facilitar o reconhecimento da empresa pelos visitantes. Pode-se usar uma ferramenta de busca de nomes de domínio para saber qual nome de domínio está disponível e qual já está em uso.

3. Instalando e configurando o software de aluguel de festas

Depois de selecionar o servidor e o nome de domínio, as empresas estão prontas para instalar e configurar o software de gerenciamento de aluguel de festas. A equipe de software pode ajudar na instalação e configuração única. Após a integração, a empresa pode configurar o próprio software no futuro.

4. Adicione produtos e inicie seu negócio de aluguel de suprimentos para festas

Depois de configurar o software, a empresa pode fazer upload de listagens detalhadas de produtos e definir preços de aluguel. Para facilitar a filtragem dos produtos, o proprietário da empresa pode definir categorias para diferentes estilos, tipos de eventos e etiquetas de preço. Quando o catálogo de produtos estiver pronto, o negócio de aluguel de festas online estará pronto para ser lançado.

Saiba como construímos um site de aluguel on-line para uma empresa de aluguel de equipamentos para festas com sede nos EUA neste estudo de caso.

Modelos de preços para um negócio de aluguel de suprimentos para festas e eventos

Existem vários caminhos para resolver os problemas complexos de preços de um negócio de aluguel de festas. Uma abordagem direta para resolvê-los é adaptar um modelo de precificação lucrativo com base na situação do mercado. Além disso, o software moderno de gerenciamento de aluguel de festas pode oferecer suporte a vários modelos de precificação, proporcionando ao negócio mais versatilidade na precificação de seus equipamentos.

Os vários modelos de preços adequados para um negócio de aluguel de festas são:

• Cost Plus Margin: Uma estratégia de preços para cobrir os custos de capital no número mínimo de reservas.
• Precificação Baseada na Demanda: Neste modelo de precificação, o aumento e a diminuição da demanda do consumidor determinam a precificação.
• Preço competitivo: Em vez da demanda do consumidor, os preços estabelecidos pelo concorrente atuam como o principal determinante do preço.
• Agrupamento de preços: O preço é definido para um grupo de produtos e os produtos agrupados não são alugados separadamente.
• Preço de penetração: O preço de penetração envolve o aluguel de produtos a um custo muito baixo para romper o mercado existente.

Comercialização de um negócio de aluguel de suprimentos e eventos para festas on-line

Exceto por algumas exceções, a maioria dos negócios de aluguel de festas são negócios hiperlocais, o que significa que eles operam dentro de uma faixa geográfica muito limitada. Embora isso reduza o público-alvo, o desafio de marketing de como apresentar e promover os serviços de uma empresa de aluguel de festas ainda prevalece.

Abaixo estão algumas soluções de marketing escolhidas a dedo para ajudar as empresas de aluguel de festas iniciantes a promover seus negócios online.

• Participe de eventos de networking
• Faça marketing nas redes sociais
• Implemente a otimização de mecanismo de pesquisa local (SEO)
• Implemente o marketing de mecanismo de pesquisa local (SEM)
• Siga o e-mail marketing
• Faça uma marca hiperlocal
• Publicar comunicados de imprensa
• Anuncie em jornais e revistas locais
• Lançar um programa de marketing de referência

Selecionar e implementar as estratégias de marketing corretas para promoção de negócios é uma tarefa difícil para vários tipos de negócios. Para entender quais funcionarão para um negócio de aluguel de festas, confira este blog.

Para concluir

Os negócios de fornecimento de festas e aluguel de eventos estão em demanda em todas as principais cidades do mundo. No entanto, à medida que a concorrência aumenta, também aumenta a demanda por melhores serviços e experiências do cliente. Se sua empresa pode fornecer equipamentos para festas de alta qualidade com experiência superior do cliente, é possível superar os operadores históricos e estabelecer um nome no setor de aluguel de festas.