Jak założyć firmę zajmującą się wynajmem sprzętu imprezowego i sprzętu na imprezy online?

Wypożyczalnie sprzętu na przyjęcia dostarczają sprzęt na przyjęcia w ilościach hurtowych zarówno do gospodarstw domowych, jak i przedsiębiorstw komercyjnych. Firmy te utrzymują się przez cały rok. Zarówno firmy B2C, jak i B2B w branży często wynajmują sprzęt, taki jak stoły, krzesła, zasłony, namioty, rozwiązania oświetleniowe, sprzęt audio/wideo, podium, sceny i drobny wystrój.

Ze względu na brak świadomości i wiedzy na temat prowadzenia działalności biznesowej w Internecie, wiele firm wynajmujących imprezy powstrzymuje się od podążania drogą eCommerce. Jednak właściciele z dużym doświadczeniem w organizowaniu przyjęć i wydarzeń mogą łatwo zrozumieć działanie i złożoność internetowego biznesu wynajmu imprez.

W tym artykule omówiliśmy niektóre wymagania wstępne i zalecenia, aby pomóc właścicielom firm uzyskać głębszy wgląd i rozpocząć działalność związaną z wynajmem imprez online.

Spis treści

• Trendy w branży
• Segmentacja klientów firmy wynajmującej imprezę
  
• Wyzwania stojące przed firmami wynajmującymi imprezy
• Rozwiązania do zarządzania wynajmem imprez
• Charakterystyczne cechy strony z wypożyczalnią sprzętu imprezowego
• Uruchomienie strony internetowej z artykułami na imprezy i wypożyczeniami imprez
• Modele cenowe na zaopatrzenie imprez i wypożyczenie sprzętu
• Materiały marketingowe na imprezy i imprezy Wypożyczalnia firm
• Na zakończenie

Najnowsze trendy w branży wyposażenia imprez i wynajmu imprez

Co roku w branży wynajmu imprez pojawiają się nowe trendy. Podczas gdy dla firm o ugruntowanej pozycji dostosowanie i modyfikowanie działalności zgodnie z tymi trendami jest dość trudne, startupy i powstające firmy mogą szybko się na nich zmienić i czerpać z nich korzyści.

W 2021 r. i kolejnych latach następujące trendy ukierunkują trajektorię firm wynajmujących imprezy i zachowania klientów.

Rosnące zapotrzebowanie na zrównoważony rozwój

Współcześni konsumenci są świadomi troski o środowisko i do pewnego stopnia aktywnie chcą uczestniczyć w działaniach proekologicznych. Co więcej, różne przepisy ustawowe zobowiązują ich również do ograniczania używania plastiku i wybierania zrównoważonych opcji, jeśli to możliwe. W rezultacie klienci z branży wynajmu imprez ograniczają swój wybór do degradowalnych sztućców i podobnych jednorazowych artykułów na imprezy.

Nietradycyjne miejsca imprez

Wesela i nietypowe miejsca na imprezy, takie jak domy wiejskie, galerie sztuki, muzea i kempingi, zyskują na znaczeniu wśród współczesnych konsumentów. Ludzie bardziej niż kiedykolwiek niechętnie organizują imprezy w tradycyjnych miejscach, takich jak hotele i restauracje. Nietradycyjne miejsca na imprezy mogą być trudne do zaspokojenia niektórym firmom zajmującym się wynajmem imprez, ale komplikacje pojawiające się w tych miejscach również świadczą o możliwości podniesienia cen.

Gadżety imprezowe narodziny

Gadżety techniczne stają się nową normą w wypożyczalniach na imprezy. Wypożyczanie sprzętu, takiego jak automatyczne dystrybutory żywności, systemy karaoke, projektory, rozwiązania oświetleniowe, asystenci głosowi, routery Wi-Fi, przedłużacze zasięgu Wi-Fi, balony LED i zrobotyzowane odkurzacze, stają się coraz popularniejsze wśród tradycyjnego sprzętu imprezowego.

Wydarzenia wirtualne i hybrydowe

Wydarzenia wirtualne i hybrydowe umożliwiają gościom dołączanie z odległych lokalizacji. Postęp w technologiach AR i VR sprawił, że wydarzenia wirtualne i hybrydowe stały się opłacalne. Przykładami wydarzeń wirtualnych i hybrydowych są koncerty, konferencje, wydarzenia sportowe, wydarzenia edukacyjne i festiwale.

Wypożyczalnia imprez – główne segmenty klientów

Baza klientów branży wynajmu imprez i wydarzeń obejmuje zarówno gospodarstwa domowe, firmy korporacyjne, jak i agencje rządowe.

Jak można się spodziewać, w każdej bazie klientów rodzaj imprez i zapotrzebowanie na sprzęt są bardzo zróżnicowane.

Na tej grafice przeprowadziliśmy krótką analizę każdego segmentu klienta i typu zdarzenia:

Wyzwania stojące przed firmami wynajmującymi imprezy

Wypożyczalnie imprezowe zajmują się regularną obsługą logistyki. Są również zobowiązani do przestrzegania ścisłego harmonogramu, aby prowadzić pomyślne operacje biznesowe. Harmonogram ten obejmuje terminową dostawę i zaopatrzenie w zapasy, które często nie są łatwe w zarządzaniu.

Podobnie istnieje kilka powiązanych ze sobą wyzwań, z którymi borykają się firmy zajmujące się wynajmem imprez. Najbardziej skomplikowane z nich wymieniono poniżej:

Złożony model cenowy

Zlecenia wynajmu obejmujące różne czasy trwania dla różnych urządzeń sprawiają, że wiele dostaw imprezowych jest zbędnych w przypadku imprez trwających kilka dni. Oznacza to, że sprzęt wypożyczony na 1 dzień imprezy może nie być wymagany przez organizatora w pozostałe dni. Będzie niechętnie wynajmował go na cały czas trwania imprezy.

W takim scenariuszu firmom zajmującym się wynajmem zaopatrzenia na imprezy trudno jest obliczyć ceny sprzętu wymaganego przez różny czas trwania imprezy. W zestawieniu z innymi urządzeniami kalkulacja ceny i wycena całego zamówienia staje się prawdziwym wyzwaniem dla właściciela firmy.

Śledzenie przepływu zapasów

Śledzenie dostaw i zakupów zapasów jest również dużym wyzwaniem w branży wynajmu imprez. Jak zasugerowano w poprzedniej sekcji, klienci mogą zwrócić określony sprzęt przed zakończeniem imprezy lub potrzebować natychmiastowej wymiany sprzętu. W takich okolicznościach śledzenie przepływu zapasów staje się niezbędne dla firm zajmujących się wynajmem na imprezy.

Nieefektywne śledzenie może prowadzić do sporów biznesowych, złego zarządzania zapasami i narażać firmę na oszustwa i kradzieże. Typowym rozwiązaniem problemów ze śledzeniem zapasów, co do których zgadzają się firmy zajmujące się wynajmem firm, jest śledzenie w czasie rzeczywistym. Jednak śledzenie przepływu zapasów w branży wynajmu imprez może być pracochłonne i czasochłonne, w zależności od wielkości zamówienia.

Utrzymywanie poziomów zapasów

Zapasy firmy zajmującej się wynajmem na imprezy obejmują zarówno materiały eksploatacyjne, jak i niezużywalne. Podczas gdy stosunkowo łatwiej jest zorganizować produkty niekonsumpcyjne (biorąc pod uwagę, że są one zwracane lub nabywane na czas), produkty konsumpcyjne wymagają z drugiej strony powtarzających się inwestycji ze strony właściciela firmy w celu uzupełnienia zapasów.

Również zdolność firmy zajmującej się wynajmem imprezowym do obsługi wielu klientów zależy niezmiennie od wielkości zamówienia. W ten sposób klient zamawiający określony rodzaj sprzętu, na przykład rozwiązania oświetleniowe, w ogromnych ilościach, może uniemożliwić firmom party renting dostarczenie go innemu klientowi.

Zapewnienie niezawodnej obsługi klienta

Firmy zajmujące się zaopatrzeniem imprez i wynajmem na imprezy muszą zarządzać kompleksowymi kanałami obsługi klienta, aby radzić sobie z wątpliwościami i zapytaniami klientów. Powinni również spodziewać się reklamacji w ostatniej chwili od klientów, którzy mogą wymagać obsługi klienta z różnych powodów, takich jak brak sprzętu, uszkodzenie sprzętu i opóźniona dostawa.

Klienci chcą szybkich i niezawodnych kanałów wsparcia, które często są trudne do zarządzania dla małych i średnich firm oraz firm rozpoczynających działalność.

„56% ludzi na całym świecie przestało prowadzić interesy z firmą z powodu słabej obsługi klienta”.
– Microsoft

Jak oprogramowanie do zarządzania wynajmem imprezowym rozwiązuje te wyzwania

Optymalizacja procesów wewnętrznych i automatyzacja wyróżniają się niezawodnymi rozwiązaniami powyższych wyzwań. Podczas gdy rewizja i restrukturyzacja wewnętrznych procesów biznesowych może być czasochłonna dla firmy, automatyzacja za pomocą oprogramowania do zarządzania wynajmem imprez jest szybszym i bardziej wydajnym rozwiązaniem.

Entuzjaści biznesu i start-upy mogą uzyskać dostęp do oprogramowania, aby założyć firmę zajmującą się wynajmem na przyjęcia z punktem kontaktu z klientem frontendowym do prowadzenia operacji biznesowych. Mówiąc o laiku, za pomocą oprogramowania do wypożyczania imprez i wydarzeń, przedsiębiorcy mogą zarówno usprawnić swoje procesy biznesowe zaplecza, jak i udostępnić swoim klientom interfejs (taki jak witryna eCommerce i aplikacja mobilna) do składania zamówień.

W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania wynajmem imprez pomaga w rozwiązywaniu wyżej wymienionych problemów?

Oprogramowanie do wypożyczania na imprezy ma kilka funkcji, takich jak:

Zarządzanie zapasami: do oprogramowania można wprowadzać dane o zapasach w czasie rzeczywistym, aby pomóc firmom w utrzymaniu zapasów. Oprogramowanie może wysyłać powiadomienia o zwrotach sprzętu i uzupełnieniach zapasów. Niedostępny sprzęt jest automatycznie oznaczany jako „brak w magazynie”, aby usprawnić zarządzanie zamówieniami i poprawić jakość obsługi klienta. Podobnie, ograniczone ilości na zamówienie można ustawić w oprogramowaniu do wypożyczania imprez i wydarzeń.

Zarządzanie zamówieniami: rekordy sprzedaży i istniejące zamówienia w oprogramowaniu do wypożyczania stron są wyświetlane na jednym ekranie i można je sortować za pomocą różnych filtrów. Właściciel firmy może filtrować zrealizowane i oczekujące dostawy bezpośrednio na karcie zarządzania zamówieniami. Może również zaznaczyć realizację zamówienia przy zwrocie sprzętu.

Obsługa klienta: Oprogramowanie do zarządzania wynajmem na imprezę ma kilka integracji chatbota AI dostępnych dla obsługi klienta. Niektóre oferują nawet system biletowy. W zależności od rodzaju oprogramowania wybranego przez właściciela firmy, może on/ona uzyskać dostęp do różnych darmowych i płatnych integracji obsługi klienta.

Zaawansowany system rezerwacji: złożony model cenowy można rozwiązać za pomocą zaawansowanego systemu rezerwacji dostępnego w oprogramowaniu do wypożyczania na imprezy. Za pomocą tego systemu właściciele firm mogą obliczyć dokładne ceny na podstawie lokalizacji, godzin i dni.

Poza wyżej wymienionymi wyzwaniami, firma zajmująca się wynajmem stoi ogólnie przed wieloma innymi wyzwaniami. O tych wyzwaniach możesz przeczytać w naszym innym poście .

Kluczowe cechy strony internetowej z wypożyczalnią sprzętu imprezowego

Po przeprowadzeniu dogłębnych badań kilku stron internetowych dotyczących wynajmu imprez i ich charakterystycznych cech, przygotowaliśmy poniższą listę funkcji wymaganych do prowadzenia sprawnego zaopatrzenia imprez i działalności biznesowej związanej z wynajmem imprez:

1. Tematyczne broszury i pakiety produktów

Właściciele firm zajmujących się wynajmem imprez mogą tworzyć broszury tematyczne dotyczące różnych rodzajów wydarzeń i umieszczać je na stronie internetowej. Umożliwi to nie tylko wypożyczanie przedmiotów o wysokim zysku, ale także uproszczenie wyceny i poprawę obsługi klienta. Na przykład firma Party Rentals Ltd. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, zajmująca się wynajmem na imprezy, wykorzystuje broszury produktowe do eksponowania swojego sprzętu.

Oprócz broszury i opcji zakupu wspomnianego sprzętu w pakiecie, strony internetowe z wypożyczalniami na imprezy mogą również udostępniać przycisk do pobrania broszury w formacie PDF. Umożliwi to zainteresowanym klientom udostępnienie broszury rodzinie i znajomym bez konieczności odwiedzania strony internetowej. Tym samym poprawiając doświadczenie klienta o ogromną marżę.

2. Skaner kodów kreskowych

Skaner kodów kreskowych połączony z bazą danych witryny może zautomatyzować wprowadzanie danych w czasie rzeczywistym. Zwiększy szybkość przetwarzania zamówień, wyeliminuje błędy wprowadzania danych i nie wymaga do działania danych logowania. Ponadto pomoże w utrzymaniu przepływu zapasów i jest niezwykle przydatne przy przetwarzaniu dużych zamówień i przeprowadzaniu kontroli jakości.

3. Wiele wózków na różne wydarzenia

Właściciele firm mogą pomagać klientom w zarządzaniu różnymi wydarzeniami. W tym celu mogą umożliwić klientom tworzenie wielu koszyków. Każdy koszyk może mieć wiele atrybutów, takich jak nazwa wydarzenia, liczba gości, data rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia. Opcję zmiany koszyka można podać w prawym górnym rogu ekranu. Podobnie może się pojawić, gdy klient kliknie przycisk „dodaj do koszyka”.

KoutureStudios, witryna do zarządzania wydarzeniami i wypożyczania imprez, obsługiwana przez Yo!Rent, wykorzystuje wiele wózków, aby umożliwić klientom zapisywanie sprzętu na różne imprezy. Wykorzystuje również funkcję automatyzacji, aby wybrać ilość produktów na podstawie liczby gości.

4. Pakiety abonamentowe

Firmy wynajmujące imprezy mogą korzystać z wielopoziomowych pakietów subskrypcji w celu utrzymania klientów. Ta funkcja jest najbardziej użyteczna podczas prowadzenia operacji B2B, takich jak dostarczanie materiałów na przyjęcia do biur korporacyjnych i organizatorów wydarzeń. Obaj tego typu klienci regularnie organizują wydarzenia i cenią sobie rabaty i korzyści przy powtarzających się zamówieniach.

5. Galeria wydarzeń

Klienci z branży wynajmu imprez kupują produkty, które są wystawiane na ekspozycję. Chcą wiedzieć, jak będzie wyglądał sprzęt przed dokonaniem płatności. Podczas gdy sklepy offline mogą wystawiać różne urządzenia, strony internetowe z wypożyczalniami na imprezy eCommerce mogą tworzyć galerię wydarzeń, aby zaprezentować swoje portfolio.

Urzekająca galeria produktów pomoże również wyróżnić się na tle konkurencji.

6. Możliwość dodania wyposażenia zapasowego

Możliwość dodania zapasowego sprzętu do koszyka może uchronić klientów przed zakłopotaniem z powodu braku sprzętu. Często liczba gości na imprezach i przyjęciach przewyższa liczbę zaproszeń i skutkuje niedoborem miejsc siedzących. Podobnie może brakować stołów, wystroju, oświetlenia, szkła i innego wyposażenia. Uszkodzenia produktu i problemy z jakością również prowadzą do niedoborów.

Jako rozwiązanie, strona internetowa wypożyczalni na imprezę może zapewnić opcję dodania zapasowego sprzętu w procesie kasowym. Ta dodatkowa sprzedaż zwiększy marże zysku dla firmy i jest bardzo prawdopodobne, że zostanie zamówiona przez klientów. Właściciel firmy może ustawić domyślną ilość części zamiennych do stołów, krzeseł i dowolnego sprzętu z panelu administratora.

7. CMS dla wielu użytkowników

System zarządzania treścią dla wielu użytkowników (CMS) jest wymagany w przypadku pracochłonnych firm zajmujących się wynajmem stron, które wymagają różnych kont administratora podrzędnego.

Administrator witryny może przypisywać uprawnienia do różnych kont współadministratorów i umożliwiać im obsługę różnych stron internetowych, stron blogów, banerów i procesów zaplecza na platformie.

Jak uruchomić stronę internetową z artykułami na imprezy i wypożyczeniami imprez?

Według Google Digital Garage witryna działa jako internetowa strona internetowa firmy. W przypadku wypożyczalni imprezowych oprogramowanie do zarządzania wynajmem obsługuje cyfrową witrynę sklepową.

Poniżej znajdują się kroki, które właściciel firmy może wykonać, aby skonfigurować witrynę internetową za pomocą oprogramowania do zarządzania wynajmem na imprezę:

1. Wybierz oprogramowanie do zarządzania wynajmem na imprezę

W Internecie dostępnych jest różne oprogramowanie do zarządzania wynajmem stron, z których każde ma inne wymagania dotyczące serwera. Nie wspominając o tym, że mogą różnić się również cechami i funkcjonalnością, dlatego zasługują na wcześniejszą uwagę przed dokonaniem wyboru serwera i domeny. Właściciel firmy może również dostosować oprogramowanie (patrz sekcja „Charakterystyczne cechy witryny internetowej wypożyczalni Party” poniżej) zgodnie z wymaganiami biznesowymi.

2. Wybierz serwer i domenę

W zależności od wymagań serwera właściciel firmy musi wybrać serwer do hostowania witryny. Strona internetowa powinna mieć również unikalną nazwę, zwaną domeną. W przypadku hiperlokalnej firmy wynajmującej imprezy nazwa domeny powinna ułatwiać odwiedzającym rozpoznanie firmy. Można użyć narzędzia do wyszukiwania nazw domen, aby dowiedzieć się, która nazwa domeny jest dostępna, a która jest już zajęta.

3. Instalacja i konfiguracja oprogramowania do wypożyczania na imprezę

Po wybraniu serwera i nazwy domeny firmy są gotowe do zainstalowania i skonfigurowania oprogramowania do zarządzania wynajmem na imprezy. Zespół programistyczny może pomóc w instalacji i jednorazowej konfiguracji. Po onboardingu firma może samodzielnie skonfigurować oprogramowanie w przyszłości.

4. Dodaj produkty i rozpocznij działalność związaną z wynajmem materiałów na imprezy

Po skonfigurowaniu oprogramowania firma może przesyłać szczegółowe wykazy produktów i ustalać ceny wynajmu. Aby produkty były łatwe do filtrowania, właściciel firmy może ustawić kategorie dla różnych stylów, typów wydarzeń i etykiet cenowych. Gdy katalog produktów jest gotowy, firma wynajmu imprez online jest gotowa do uruchomienia.

W tym studium przypadku dowiesz się, jak zbudowaliśmy internetową wypożyczalnię sprzętu dla amerykańskiej firmy zajmującej się wypożyczaniem sprzętu na imprezy.

Modele cenowe dla firm zajmujących się wynajmem imprez i imprez

Istnieją różne sposoby rozwiązywania złożonych problemów cenowych w biznesie wynajmu imprezowego. Bezpośrednim podejściem do ich rozwiązania jest dostosowanie opłacalnego modelu cenowego w oparciu o sytuację rynkową. Co więcej, nowoczesne oprogramowanie do zarządzania wynajmem na imprezy może obsługiwać różne modele cenowe, zapewniając firmie większą wszechstronność w ustalaniu cen sprzętu.

Różne modele cenowe, które są odpowiednie dla firmy wynajmującej imprezy, to:

• Koszt plus marża: strategia cenowa mająca na celu pokrycie kosztów kapitałowych przy minimalnej liczbie rezerwacji.
• Ceny oparte na popycie: W tym modelu cenowym wzrost i spadek popytu determinuje ceny.
• Konkurencyjne ceny: zamiast popytu konsumentów ceny ustalane przez konkurenta są głównym wyznacznikiem cen.
• Pakiet cenowy : Cennik ustalany jest dla grupy produktów i zgrupowane produkty nie są wynajmowane osobno.
• Ceny penetracyjne: Ceny penetracyjne polegają na wynajmowaniu produktów po bardzo niskich kosztach, aby zakłócić istniejący rynek.

Marketing firmy zajmującej się wynajmem materiałów na imprezy online i imprezami

Poza kilkoma wyjątkami większość firm zajmujących się wynajmem imprez to firmy hiperlokalne, co oznacza, że ​​działają w bardzo ograniczonym zakresie geograficznym. Chociaż zawęża to grupę docelową, wciąż przeważa marketingowe wyzwanie, jakim jest wprowadzenie i promowanie usług firmy wynajmującej imprezy.

Poniżej znajduje się kilka starannie dobranych rozwiązań marketingowych, które pomogą firmom wynajmującym imprezy typu start-up promować ich działalność online.

• Weź udział w wydarzeniach networkingowych
• Prowadź marketing w mediach społecznościowych
• Wdróż lokalną optymalizację wyszukiwarek (SEO)
• Wdrożenie marketingu lokalnego w wyszukiwarkach (SEM)
• Realizuj marketing e-mailowy
• Czy hiperlokalny branding
• Publikuj informacje prasowe
• Reklamuj się w lokalnych gazetach i czasopismach
• Uruchom program marketingu polecającego

Wybór i wdrożenie odpowiednich strategii marketingowych do promocji firmy to trudne wyzwanie dla różnych typów firm. Aby zrozumieć, które z nich będą działać w firmie zajmującej się wynajmem imprez, zajrzyj na ten blog.

Na zakończenie

Firmy zajmujące się zaopatrzeniem imprez i wynajmem imprez są poszukiwane we wszystkich większych miastach świata. Jednak wraz ze wzrostem konkurencji rośnie zapotrzebowanie na lepsze usługi i doświadczenia klientów. Jeśli Twoja firma może dostarczać wysokiej jakości sprzęt na imprezy, poparty doskonałą obsługą klienta, możliwe jest prześcignięcie dotychczasowych i umocnienie pozycji w branży wynajmu imprez.