كيف تبدأ مشروعًا لتأجير معدات الحفلات عبر الإنترنت

توفر شركات تأجير لوازم الحفلات معدات الحفلات بكميات كبيرة لكل من المنازل والشركات التجارية. تظل هذه الأعمال مطلوبة طوال العام. عادة ما تقوم كل من الشركات B2C و B2B في الصناعة بتأجير معدات مثل الطاولات والكراسي والستائر والخيام وحلول الإضاءة ومعدات الصوت / الفيديو والمنصات والمراحل والديكور الصغير.

بسبب نقص الوعي والمعرفة حول إجراء العمليات التجارية على الإنترنت ، تمتنع العديد من شركات تأجير الحفلات عن السير في طريق التجارة الإلكترونية. ومع ذلك ، بالنسبة للمالكين الذين يتمتعون بخبرة واسعة في تنظيم الحفلات والمناسبات ، فمن السهل فهم عمل وتعقيدات شركة تأجير الحفلات عبر الإنترنت.

في هذه المقالة ، قمنا بتغطية بعض المتطلبات الأساسية والتوصيات لمساعدة أصحاب الأعمال هؤلاء على اكتساب رؤى أعمق وإطلاق شركة تأجير حفلات عبر الإنترنت.

جدول المحتويات

• اتجاهات الصناعة
• تقسيم العملاء إلى شركة تأجير طرف
  
• التحديات التي تواجهها شركات تأجير الحزب
• حلول إدارة تأجير الحفلات
• السمات المميزة لموقع تأجير معدات الحفلات
• إطلاق موقع لتأجير لوازم الحفلات والمناسبات
• نماذج تسعير لوازم الحفلة وتأجير المعدات
• تسويق تأجير لوازم الحفلات والمناسبات
• ختاماً

أحدث الاتجاهات في صناعة لوازم الحفلات وتأجير الأحداث

الاتجاهات الجديدة تدخل صناعة تأجير الحفلات كل عام. في حين أنه من الصعب للغاية بالنسبة للشركات الراسخة أن تتكيف وتعديل أعمالها وفقًا لتلك الاتجاهات ، يمكن للشركات الناشئة والشركات الناشئة التحول بسرعة والاستفادة منها.

في عام 2021 والسنوات اللاحقة له ، ستوجه الاتجاهات التالية مسار شركات تأجير الحفلات وسلوك العملاء.

زيادة الطلب على الاستدامة

يدرك المستهلكون المعاصرون بوعي الشواغل البيئية وهم على استعداد للمشاركة بنشاط في التدابير الصديقة للبيئة إلى حد ما. علاوة على ذلك ، تلزمهم اللوائح القانونية المختلفة أيضًا بالحد من استخدام البلاستيك واختيار خيارات مستدامة عندما يكون ذلك ممكنًا. نتيجة لذلك ، يقوم العملاء في صناعة تأجير الحفلات بتحديد خياراتهم لأدوات المائدة القابلة للتحلل ومستلزمات الحفلات المماثلة التي تستخدم لمرة واحدة.

أماكن الفعاليات غير التقليدية

تكتسب حفلات الزفاف في الوجهة وأماكن الأحداث غير التقليدية ، مثل بيوت المزارع والمعارض الفنية والمتاحف ومواقع المخيمات ، مكانة بارزة بين المستهلكين المعاصرين. يتردد الناس أكثر من أي وقت مضى في استضافة الأحداث في الأماكن التقليدية مثل الفنادق والمطاعم. قد يكون من الصعب تلبية احتياجات أماكن الفعاليات غير التقليدية لبعض شركات تأجير الحفلات ، ولكن المضاعفات الناشئة في هذه الأماكن تظهر أيضًا مجالًا لارتفاع الأسعار.

صعود أدوات الحزب

أصبحت الأدوات التقنية معيارًا جديدًا في شركات تأجير الحفلات. يتزايد تأجير المعدات مثل موزعات الطعام الآلية وأنظمة الكاريوكي وأجهزة العرض وحلول الإضاءة والمساعدين الصوتيين وأجهزة توجيه Wi-Fi وموسعات نطاق Wi-Fi وبالونات LED والمكانس الكهربائية الآلية بين معدات الحفلات التقليدية.

الأحداث الافتراضية والمختلطة

تتيح الأحداث الافتراضية والمختلطة للضيوف الانضمام من مواقع بعيدة. جعلت التطورات في تقنيات AR و VR الأحداث الافتراضية والهجينة قابلة للحياة. بعض الأمثلة على الأحداث الافتراضية والمختلطة هي الحفلات الموسيقية والمؤتمرات والأحداث الرياضية والأحداث التعليمية والمهرجانات.

أعمال تأجير الحفلة - قطاعات العملاء الرئيسية

تتراوح قاعدة العملاء في صناعة تأجير الحفلات والمناسبات من المنازل العامة إلى الشركات والوكالات الحكومية.

كما هو متوقع ، في كل قاعدة عملاء ، يختلف نوع الأحداث والطلب على المعدات كثيرًا.

في هذا الرسم ، أجرينا تحليلًا موجزًا ​​لكل شريحة من فئات العملاء ونوع الحدث:

التحديات التي تواجهها شركات تأجير الحزب

تتضمن شركات تأجير الحفلات التعامل مع الخدمات اللوجستية على أساس منتظم. كما يُطلب منهم اتباع جدول زمني صارم لإجراء عمليات تجارية ناجحة. يتضمن هذا الجدول الزمني التسليم في الوقت المناسب وشراء المخزون ، والتي لا يسهل إدارتها غالبًا.

وبالمثل ، هناك العديد من التحديات المترابطة التي تواجه شركات تأجير الحفلات. الأكثر تعقيدًا من بينها مذكورة أدناه:

نموذج التسعير المعقد

أوامر الإيجار التي تنطوي على فترات متفاوتة لمعدات مختلفة تجعل الكثير من لوازم الحفلات زائدة عن الحاجة في الأحداث التي تستغرق عدة أيام. هذا يعني أن المعدات المستأجرة لليوم الأول من الحدث قد لا يطلبها المنظم في الأيام الأخرى. سيحجم عن تأجيره طوال مدة الحدث.

في مثل هذا السيناريو ، يصبح من الصعب على شركات تأجير تجهيزات الحفلات حساب أسعار المعدات المطلوبة لفترات متفاوتة في الحدث. عند تجميعها مع معدات أخرى ، يصبح حساب السعر وعرض الأسعار للطلب بأكمله تحديًا حقيقيًا لصاحب العمل.

تتبع تدفق المخزون

يعد تتبع تسليم وشراء المخزون تحديًا كبيرًا في صناعة تأجير الحفلات. كما هو موضح ضمن القسم السابق ، قد يقوم العملاء بإعادة معدات معينة قبل نهاية الحدث أو يحتاجون إلى استبدال المعدات بشكل فوري. في هذه الظروف ، يصبح تتبع تدفق المخزون أمرًا ضروريًا لشركات تأجير الحفلات.

يمكن أن يؤدي التتبع غير الفعال إلى نزاعات تجارية وسوء إدارة المخزون ويجعل الشركة عرضة لعمليات الاحتيال والسرقة. الحل الشائع لمشاكل تتبع المخزون التي تتفق عليها شركات التأجير الطرفية هو التتبع في الوقت الفعلي. ومع ذلك ، فإن تتبع تدفق المخزون في صناعة تأجير الحفلات يمكن أن يكون كثيف العمالة ويستغرق وقتًا طويلاً ، اعتمادًا على حجم الطلب.

الحفاظ على مستويات المخزون

يتضمن مخزون شركة تأجير الحفلة كلاً من العناصر المستهلكة وغير الاستهلاكية. في حين أنه من الأسهل نسبيًا ترتيب المنتجات غير الاستهلاكية (بالنظر إلى إعادتها أو شرائها في الوقت المحدد) ، تتطلب المنتجات الاستهلاكية ، من ناحية أخرى ، استثمارات متكررة من صاحب العمل لإعادة تعبئة المخزون.

أيضًا ، تعتمد قدرة شركة تأجير الحفلة على خدمة عملاء متعددين بشكل ثابت على حجم الطلب. وبالتالي ، يمكن للعميل الذي يطلب نوعًا معينًا من المعدات ، على سبيل المثال ، حلول الإضاءة ، بكميات ضخمة أن يعيق شركة تأجير الحفلة عن توفير نفس الشيء لعميل آخر.

توفير دعم عملاء موثوق

تحتاج شركات لوازم الحفلات وتأجير الأحداث إلى إدارة قنوات دعم العملاء الشاملة للتعامل مع شكوك العملاء واستفساراتهم. يجب أن يتوقعوا أيضًا شكاوى اللحظة الأخيرة من العملاء الذين يمكنهم طلب دعم العملاء لأسباب مختلفة مثل نقص المعدات وتلف المعدات وتأخر التسليم.

يريد العملاء قنوات دعم سريعة وموثوقة ، والتي غالبًا ما يصعب على الشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الناشئة إدارتها.

"توقف 56٪ من الأشخاص حول العالم عن التعامل مع شركة بسبب سوء تجربة خدمة العملاء."
- مايكروسوفت

كيف يحل برنامج إدارة تأجير الطرف هذه التحديات

يبرز تحسين العمليات الداخلية والأتمتة كحلول موثوقة للتحديات المذكورة أعلاه. في حين أن مراجعة عمليات الأعمال الداخلية وإعادة هيكلتها يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً بالنسبة للأعمال التجارية ، فإن التشغيل الآلي عبر وسائل برنامج إدارة تأجير الحفلات يعد حلاً أسرع وأكثر كفاءة.

يمكن لعشاق الأعمال والشركات الناشئة الوصول إلى البرنامج لإنشاء شركة تأجير للحفلات من خلال نقطة اتصال للعملاء في الواجهة الأمامية لإجراء العمليات التجارية. بعبارات عامة ، بمساعدة برنامج تأجير الحفلات والمناسبات ، يمكن لرجال الأعمال تبسيط العمليات التجارية الخلفية مع توفير واجهة (مثل موقع التجارة الإلكترونية وتطبيق الهاتف المحمول) لعملائهم لتقديم الطلبات.

كيف يساعد برنامج إدارة تأجير الحفلات في حل التحديات المذكورة أعلاه؟

يأتي برنامج تأجير الحفلات مزودًا بالعديد من الميزات مثل:

إدارة المخزون: يمكن إدخال مدخلات المخزون في الوقت الفعلي في البرنامج لمساعدة الشركات في الحفاظ على المخزون. يمكن للبرنامج إرسال تنبيهات إشعار بإرجاع المعدات وإعادة تعبئة المخزون. يتم تصنيف المعدات غير المتاحة تلقائيًا على أنها "غير متوفرة بالمخزون" لتبسيط إدارة الطلبات وتحسين تجربة العملاء. وبالمثل ، يمكن تعيين كميات محدودة لكل طلب على برنامج تأجير الحفلات والمناسبات.

إدارة الطلبات: يتم عرض سجلات المبيعات والأوامر الموجودة على برنامج تأجير الحفلات على شاشة واحدة ويمكن فرزها بمساعدة عوامل التصفية المختلفة. يمكن لصاحب العمل تصفية عمليات التسليم المكتملة والمعلقة مباشرةً من خلال علامة تبويب إدارة الطلبات. يمكنه أيضًا وضع علامة على إكمال الطلب عند إرجاع الجهاز.

دعم العملاء: يحتوي برنامج إدارة تأجير الحفلات على العديد من تكامل روبوتات الدردشة AI المتاحة لدعم العملاء. حتى أن البعض يقدم نظام التذاكر. استنادًا إلى نوع البرنامج الذي يختاره صاحب العمل ، يمكنه / يمكنها الوصول إلى العديد من عمليات تكامل دعم العملاء المجانية والمدفوعة.

نظام الحجز المتقدم: يمكن التعامل مع نموذج التسعير المعقد بمساعدة نظام الحجز المتقدم المتوفر في برنامج تأجير الحفلات. بمساعدة هذا النظام ، يمكن لأصحاب الأعمال حساب التسعير الدقيق بناءً على الموقع والساعات والأيام.

بصرف النظر عن التحديات المذكورة أعلاه ، تواجه شركة تأجير العديد من التحديات الأخرى بشكل عام. يمكنك أن تقرأ عن تلك التحديات في منشورنا الآخر .

الميزات الرئيسية لموقع تأجير معدات الحفلات

بعد إجراء بحث متعمق للعديد من مواقع تأجير الحفلات وخصائصها المميزة ، قمنا بتجميع القائمة التالية من الميزات المطلوبة لإجراء عمليات الإمداد السلس للحفلات والعمليات التجارية لتأجير الأحداث:

1. كتيبات وحزم المنتجات تحت عنوان

يمكن لأصحاب الأعمال المؤجرة للحفلات إنشاء كتيبات ذات طابع خاص لأنواع مختلفة من الأحداث وتحميلها على موقع الويب. لن يسمح لهم هذا فقط بتأجير العناصر عالية الربح ، ولكن أيضًا يبسط الأسعار ويحسن تجربة العملاء. على سبيل المثال ، تستخدم شركة بارتي رينتالز المحدودة ، وهي شركة تأجير مقرها الولايات المتحدة ، كتيبات المنتج لعرض معداتها.

إلى جانب الكتيب وخيار شراء المعدات المذكورة كحزمة واحدة ، يمكن لمواقع تأجير الحفلات أيضًا توفير زر لتنزيل الكتيب كملف PDF. سيسمح ذلك للعملاء المهتمين بمشاركة الكتيب مع أسرهم وأصدقائهم دون مطالبتهم بزيارة الموقع. وبالتالي تحسين تجربة العميل بهامش ضخم.

2. ماسح الباركود

يمكن لماسح الباركود المرتبط بقاعدة بيانات موقع الويب أتمتة المدخلات في الوقت الفعلي. سيزيد من سرعة معالجة الطلب ، ويزيل أخطاء الإدخال ولا يتطلب بيانات اعتماد تسجيل الدخول للعمل. علاوة على ذلك ، سيساعد في الحفاظ على تدفق المخزون ومفيد بشكل لا يصدق لمعالجة الطلبات الكبيرة وإجراء فحوصات الجودة.

3. عربات متعددة لأحداث مختلفة

يمكن لأصحاب الأعمال مساعدة العملاء في إدارة الأحداث المختلفة. لهذا ، يمكنهم السماح للعملاء بإنشاء عربات تسوق متعددة. يمكن أن تحتوي كل سلة على سمات متعددة مثل اسم الحدث وعدد المدعوين وتاريخ بدء الحدث وانتهائه. يمكن إعطاء خيار تغيير العربة في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة. وبالمثل ، يمكن أن تصل أيضًا بمجرد نقر العميل على الزر "إضافة إلى عربة التسوق".

KoutureStudios ، موقع لإدارة الأحداث وتأجير الحفلات ، مدعوم من Yo! Rent ، يستخدم عربات متعددة للسماح للعملاء بحفظ المعدات للمناسبات المختلفة. كما تستخدم ميزة الأتمتة لتحديد كمية المنتجات بناءً على عدد الضيوف.

4. باقات الاشتراك

يمكن لشركات تأجير الحفلات استخدام حزم اشتراك متعددة المستويات للاحتفاظ بالعملاء. هذه الميزة مفيدة للغاية أثناء إجراء عمليات B2B ، مثل توفير لوازم الحفلات لمكاتب الشركة ومنظمي الأحداث. ينظم هذان النوعان من العملاء الأحداث على أساس منتظم ويقدرون الخصومات والمزايا للطلبات المتكررة.

5. معرض الأحداث

يشتري العملاء في صناعة تأجير الحفلات المنتجات التي يتم عرضها على الشاشة. يريدون أن يعرفوا كيف ستبدو المعدات قبل الدفع. بينما يمكن للمتاجر غير المتصلة بالإنترنت عرض العديد من المعدات ، يمكن لمواقع تأجير حفلات التجارة الإلكترونية إنشاء معرض للأحداث لعرض محفظتهم.

سيساعد معرض المنتجات الجذاب أيضًا في التميز عن المنافسة.

6. خيار إضافة معدات احتياطية

يمكن لخيار إضافة معدات احتياطية في العربة أن يمنع العملاء من مواجهة الإحراج بسبب نقص المعدات. غالبًا ما يتجاوز عدد الضيوف في الأحداث والحفلات عدد الدعوات ويؤدي إلى نقص في سعة المقاعد. وبالمثل ، يمكن أن يكون هناك نقص في الطاولات والديكور والإضاءة والأواني الزجاجية وغيرها من المعدات. يؤدي تلف المنتج وقضايا الجودة أيضًا إلى نقص.

كحل ، يمكن أن يوفر موقع الويب الخاص بتأجير الحفلات خيار إضافة معدات احتياطية في عملية الدفع. سيؤدي هذا الانتعاش إلى زيادة هوامش الربح للأعمال التجارية ومن المرجح جدًا أن يطلبها العملاء. يمكن لصاحب العمل تعيين كمية افتراضية من قطع الغيار للطاولات والكراسي وأي معدات من لوحة الإدارة.

7. متعدد المستخدمين CMS

مطلوب نظام إدارة محتوى متعدد المستخدمين (CMS) لشركات تأجير الأطراف كثيفة العمالة والتي تتطلب حسابات فرعية مختلفة.

يمكن لمسؤول موقع الويب تعيين امتيازات لحسابات إدارة مشتركة مختلفة والسماح لهم بالتعامل مع صفحات الويب المختلفة وصفحات المدونات واللافتات والعمليات الخلفية على النظام الأساسي.

كيفية إطلاق موقع تأجير لوازم الحفلات والمناسبات

وفقًا لـ Google Digital Garage ، يعمل موقع الويب كمنزل عبر الإنترنت للأعمال. بالنسبة إلى شركة تأجير الحفلات ، فهي واجهة المتجر الرقمية التي يدعمها برنامج إدارة الإيجار.

فيما يلي الخطوات التي يمكن لمالك النشاط التجاري اتباعها لإعداد موقع ويب باستخدام برنامج إدارة تأجير الحفلات:

1. حدد برنامج إدارة تأجير الحفلة

هناك العديد من برامج إدارة تأجير الحفلات المتاحة على الإنترنت ولكل منها متطلبات خادم مختلفة. ناهيك عن أنها قد تختلف في الميزات والوظائف أيضًا ، وهذا هو السبب في أنها تستحق الاهتمام المسبق قبل اختيار الخادم والنطاق. يجوز لصاحب العمل أيضًا تخصيص البرنامج (راجع قسم "الميزات المميزة لموقع الطرف المستأجر" أدناه) وفقًا لمتطلبات العمل.

2. حدد الخادم والمجال

اعتمادًا على متطلبات الخادم ، يتعين على صاحب العمل تحديد خادم لاستضافة موقع الويب. يجب أن يكون لموقع الويب أيضًا اسم فريد يُعرف باسم المجال. بالنسبة إلى شركة تأجير طرف محلي ، يجب أن يسهل اسم المجال على الزائرين التعرف على النشاط التجاري. يمكن للمرء استخدام أداة البحث عن اسم المجال لمعرفة اسم المجال المتاح والذي تم استخدامه بالفعل.

3. تثبيت وتكوين برنامج Party Rental

بعد تحديد الخادم واسم المجال ، تكون الشركات جاهزة لتثبيت وتهيئة برنامج إدارة تأجير الحفلات. قد يساعد فريق البرنامج في التثبيت والتكوين لمرة واحدة. بعد الانضمام ، يمكن للشركة تكوين البرنامج بنفسه في المستقبل.

4. أضف منتجات وابدأ أعمال تأجير تجهيزات الحفلات

بعد تكوين البرنامج ، يمكن للشركة تحميل قوائم المنتجات التفصيلية وتحديد أسعار الإيجار. لتسهيل تصفية المنتجات ، يمكن لصاحب العمل تعيين فئات لأنماط وأنواع أحداث وعلامات أسعار مختلفة. بمجرد أن يصبح كتالوج المنتج جاهزًا ، يصبح نشاط تأجير الحفلات عبر الإنترنت جاهزًا للانطلاق.

تعرف على كيفية إنشاء موقع ويب للتأجير عبر الإنترنت لشركة لتأجير معدات الحفلات في الولايات المتحدة في دراسة الحالة هذه.

نماذج التسعير لأعمال تأجير لوازم الحفلات والمناسبات

هناك طرق مختلفة لحل مشكلات التسعير المعقدة لأعمال تأجير الحفلات. تتمثل الطريقة المباشرة لحلها في تكييف نموذج تسعير مربح بناءً على حالة السوق. علاوة على ذلك ، يمكن لبرامج إدارة تأجير الحفلات الحديثة أن تدعم نماذج التسعير المختلفة ، مما يوفر للأعمال التجارية مزيدًا من التنوع في تسعير معداتها.

نماذج التسعير المختلفة المناسبة لأعمال تأجير الحفلات هي:

• هامش التكلفة زائد: إستراتيجية تسعير لتغطية تكاليف رأس المال في الحد الأدنى لعدد الحجوزات.
• التسعير حسب الطلب: في نموذج التسعير هذا ، تحدد الزيادة والنقصان في طلب المستهلك السعر.
• التسعير التنافسي: بدلاً من طلب المستهلك ، تعمل الأسعار التي يحددها المنافس كمحدد رئيسي للتسعير.
• تجميع السعر: يتم تحديد السعر لمجموعة من المنتجات ولا يتم تأجير المنتجات المجمعة بشكل منفصل.
• تسعير الاختراق: يتضمن تسعير الاختراق تأجير المنتجات بتكلفة منخفضة للغاية لتعطيل السوق الحالية.

تسويق أعمال تأجير لوازم الحفلات والمناسبات عبر الإنترنت

باستثناء بعض الاستثناءات القليلة ، فإن غالبية الشركات المؤجرة للحفلات هي شركات محلية ، مما يعني أنها تعمل ضمن نطاق جغرافي محدود للغاية. في حين أن هذا يضيق نطاق الجمهور المستهدف ، فإن التحدي التسويقي المتمثل في كيفية تقديم خدمات شركة تأجير الحفلات والترويج لها لا يزال سائدًا.

فيما يلي بعض الحلول التسويقية المختارة بعناية لمساعدة شركات تأجير حفلات بدء التشغيل في الترويج لأعمالهم عبر الإنترنت.

• احضر فعاليات التواصل
• القيام بالتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي
• تنفيذ تحسين محرك البحث المحلي (SEO)
• تنفيذ التسويق عبر محرك البحث المحلي (SEM)
• متابعة التسويق عبر البريد الإلكتروني
• قم بعمل العلامات التجارية المحلية
• نشر البيانات الصحفية
• أعلن في الصحف والمجلات المحلية
• إطلاق برنامج تسويق الإحالة

يعد اختيار وتنفيذ استراتيجيات التسويق الصحيحة لترويج الأعمال بمثابة دعوة صعبة لأنواع مختلفة من الأعمال. لفهم أي منها سيعمل في شركة تأجير الحفلات ، تحقق من هذه المدونة.

ختاماً

هناك طلب على شركات توريد الحفلات وتأجير المناسبات في جميع المدن الرئيسية في العالم. ومع ذلك ، مع زيادة المنافسة ، يزداد الطلب على خدمات وتجارب عملاء أفضل. إذا كان بإمكان عملك توفير معدات حفلات عالية الجودة مدعومة بتجربة عملاء فائقة ، فمن الممكن أن تتفوق على أصحاب المناصب وتؤسس اسمًا في صناعة تأجير الحفلات.