Comment démarrer une entreprise de location de fournitures de fête et d'équipement événementiel en ligne

Les entreprises de location de fournitures de fête fournissent des équipements de fête en grandes quantités aux ménages et aux entreprises commerciales. Ces entreprises restent en demande tout au long de l'année. Les entreprises B2C et B2B du secteur louent généralement des équipements tels que des tables, des chaises, des rideaux, des tentes, des solutions d'éclairage, des équipements audio/vidéo, des podiums, des scènes et de petits décors.

En raison d'un manque de sensibilisation et de connaissances sur la conduite d'opérations commerciales sur Internet, de nombreuses entreprises de location de fêtes s'abstiennent de s'engager sur la voie du commerce électronique. Cependant, pour les propriétaires ayant une vaste expérience dans l'organisation de fêtes et d'événements, il est facile de comprendre le fonctionnement et les complexités d'une entreprise de location de fêtes en ligne.

Dans cet article, nous avons couvert certaines conditions préalables et recommandations pour aider ces propriétaires d'entreprise à acquérir des connaissances plus approfondies et à lancer une entreprise de location de fêtes en ligne.

Table des matières

• Tendances de l'industrie
• Segmentation de la clientèle d'une entreprise de location de fêtes
  
• Défis rencontrés par les entreprises de location de fêtes
• Solutions de gestion de location de fêtes
• Caractéristiques distinctives d'un site Web de location d'équipement de fête
• Lancement d'un site Web de location de fournitures de fête et d'événements
• Modèles de tarification pour les articles de fête et la location d'équipement
• Commercialisation de fournitures de fêtes et d'événements Entreprise de location
• En conclusion

Dernières tendances dans l'industrie des fournitures de fête et de la location d'événements

De nouvelles tendances apparaissent chaque année dans l'industrie de la location de fêtes. Bien qu'il soit assez difficile pour les entreprises bien établies de s'adapter et de modifier leurs activités en fonction de ces tendances, les startups et les entreprises naissantes peuvent rapidement les changer et en tirer parti.

En 2021 et dans les années suivantes, les tendances suivantes vont orienter la trajectoire des entreprises de location de fêtes et le comportement des clients.

Demande croissante de durabilité

Les consommateurs modernes sont consciemment conscients des préoccupations environnementales et sont activement disposés à participer à des mesures respectueuses de l'environnement dans une certaine mesure. De plus, diverses réglementations légales les obligent également à limiter l'utilisation du plastique et à sélectionner des options durables lorsque cela est possible. En conséquence, les clients du secteur de la location de fêtes limitent leurs choix à des couverts dégradables et à des fournitures de fête jetables similaires.

Lieux événementiels non traditionnels

Les mariages à destination et les lieux d'événements atypiques, tels que les fermes, les galeries d'art, les musées et les campings, gagnent en importance parmi les consommateurs modernes. Les gens hésitent plus que jamais à organiser des événements dans des lieux traditionnels comme les hôtels et les restaurants. Les lieux d'événements non traditionnels peuvent être difficiles à satisfaire pour certaines entreprises de location de fêtes, mais les complications qui surviennent dans ces lieux manifestent également une possibilité d'augmentation des prix.

Montée des gadgets de fête

Les gadgets technologiques deviennent une nouvelle norme dans les entreprises de location de fêtes. La location d'équipements tels que des distributeurs automatiques de nourriture, des systèmes de karaoké, des projecteurs, des solutions d'éclairage, des assistants vocaux, des routeurs Wi-Fi, des prolongateurs de portée Wi-Fi, des ballons LED et des robots aspirateurs est en augmentation parmi les équipements de fête traditionnels.

Événements virtuels et hybrides

Les événements virtuels et hybrides permettent aux invités de se joindre à distance. Les progrès des technologies AR et VR ont rendu viables les événements virtuels et hybrides. Quelques exemples d'événements virtuels et hybrides sont les concerts, les conférences, les événements sportifs, les événements éducatifs et les festivals.

Activité de location de fêtes - Principaux segments de clientèle

La clientèle de l'industrie de la location de fêtes et d'événements s'étend des ménages aux entreprises et aux agences gouvernementales.

Comme on pouvait s'y attendre, dans chaque clientèle, le type d'événements et la demande d'équipement varient beaucoup.

Dans ce graphique, nous avons effectué une brève analyse de chaque segment de clientèle et type d'événement :

Défis rencontrés par les entreprises de location de fêtes

Les entreprises de location de fêtes impliquent une gestion logistique régulière. Ils sont également tenus de suivre un calendrier strict pour mener à bien leurs opérations commerciales. Ce calendrier implique des délais de livraison et d'approvisionnement des stocks, qui ne sont souvent pas faciles à gérer.

De même, les entreprises de location de fêtes sont confrontées à plusieurs défis interdépendants. Les plus compliqués d'entre eux sont mentionnés ci-dessous:

Modèle de tarification complexe

Les commandes de location impliquant des durées variables pour différents équipements rendent de nombreuses fournitures de fête superflues lors d'événements de plusieurs jours. Cela signifie que le matériel loué pour le jour 1 de l'événement peut ne pas être requis par l'organisateur les autres jours. Il hésitera à le louer pour toute la durée de l'événement.

Dans un tel scénario, il devient difficile pour les entreprises de location de fournitures de fête de calculer le prix de l'équipement requis pour une durée variable dans l'événement. Lorsqu'ils sont regroupés avec d'autres équipements, le calcul du prix et le devis pour l'ensemble de la commande deviennent un véritable défi pour le propriétaire de l'entreprise.

Suivi du flux d'inventaire

Le suivi de la livraison et de l'approvisionnement des stocks est également un défi majeur dans l'industrie de la location de fêtes. Comme indiqué dans la section précédente, les clients peuvent retourner un équipement spécifique avant la fin de l'événement ou avoir besoin d'un remplacement immédiat de l'équipement. Dans ces circonstances, le suivi des flux d'inventaire devient essentiel pour les entreprises de location de fêtes.

Un suivi inefficace peut entraîner des litiges commerciaux, une mauvaise gestion des stocks et rendre l'entreprise vulnérable aux fraudes et aux vols. Une solution courante aux problèmes de suivi des stocks sur laquelle les entreprises de location de fêtes s'accordent est le suivi en temps réel. Cependant, le suivi du flux des stocks dans le secteur de la location de fêtes peut demander beaucoup de travail et de temps, en fonction du volume des commandes.

Maintien des niveaux d'inventaire

L'inventaire d'une entreprise de location de fêtes comprend à la fois des articles consommables et non consommables. S'il est relativement plus facile d'organiser les produits non consommables (étant donné qu'ils sont retournés ou achetés à temps), les produits consommables, en revanche, nécessitent des investissements récurrents de la part du propriétaire de l'entreprise pour le réapprovisionnement des stocks.

De plus, la capacité d'une entreprise de location de fêtes à servir plusieurs clients dépend invariablement du volume de commandes. Ainsi, un client commandant un type d'équipement spécifique, par exemple des solutions d'éclairage, en grand volume peut empêcher l'entreprise de location de fêtes de fournir le même à un autre client.

Fournir un support client fiable

Les entreprises de fournitures de fête et de location d'événements doivent gérer des canaux d'assistance client complets pour gérer les doutes et les questions des clients. Ils doivent également s'attendre à des plaintes de dernière minute de la part de clients qui peuvent avoir besoin d'une assistance clientèle pour diverses raisons, telles qu'une pénurie d'équipement, des dommages matériels et un retard de livraison.

Les clients veulent des canaux d'assistance rapides et fiables, souvent difficiles à gérer pour les PME et les startups.

"56 % des personnes dans le monde ont cessé de faire affaire avec une entreprise en raison d'une mauvaise expérience de service client."
–Microsoft

Comment un logiciel de gestion de location de fête résout ces défis

L'optimisation des processus internes et l'automatisation s'imposent comme des solutions fiables aux défis susmentionnés. Alors que la révision et la restructuration des processus métier internes peuvent être chronophages pour une entreprise, l'automatisation via le logiciel de gestion locative des fêtes est une solution plus rapide et plus efficace.

Les passionnés d'affaires et les startups peuvent accéder au logiciel pour créer une entreprise de location de fêtes avec un point de contact client frontal pour mener des opérations commerciales. En termes simples, avec l'aide d'un logiciel de location de fêtes et d'événements, les entrepreneurs peuvent à la fois rationaliser leurs processus commerciaux backend tout en fournissant une interface (telle qu'un site Web de commerce électronique et une application mobile) à leurs clients pour passer des commandes.

Comment le logiciel de gestion de location de fête aide-t-il à résoudre les défis susmentionnés ?

Les logiciels de location de soirées sont livrés avec plusieurs fonctionnalités telles que :

Gestion des stocks : des entrées d'inventaire en temps réel peuvent être effectuées dans le logiciel pour aider les entreprises à maintenir leurs stocks. Le logiciel peut envoyer des alertes de notification pour les retours d'équipement et les recharges de stock. Les équipements indisponibles sont automatiquement étiquetés comme « en rupture de stock » afin de rationaliser la gestion des commandes et d'améliorer l'expérience client. De même, des quantités limitées par commande peuvent être définies sur un logiciel de location de fêtes et d'événements.

Gestion des commandes : Les enregistrements de ventes et les commandes existantes sur un logiciel de location de fêtes sont affichés sur un seul écran et peuvent être triés à l'aide de différents filtres. Un propriétaire d'entreprise peut filtrer les livraisons terminées et en attente directement via l'onglet de gestion des commandes. Il peut également marquer l'achèvement de la commande sur le retour de l'équipement.

Support client : le logiciel de gestion de location de fêtes propose plusieurs intégrations de chatbot IA disponibles pour le support client. Certains proposent même un système de billetterie. En fonction du type de logiciel qu'un propriétaire d'entreprise sélectionne, il peut accéder à diverses intégrations de support client gratuites et payantes.

Système de réservation avancé : le modèle de tarification complexe peut être résolu à l'aide d'un système de réservation avancé disponible sur le logiciel de location de fêtes. Avec l'aide de ce système, les propriétaires d'entreprise peuvent calculer des prix précis en fonction de l'emplacement, des heures et des jours.

Outre les défis susmentionnés, une entreprise de location est confrontée à de nombreux autres défis en général. Vous pouvez en savoir plus sur ces défis dans notre autre article .

Principales caractéristiques d'un site Web de location d'équipement de fête

Après avoir effectué des recherches approfondies sur plusieurs sites Web de location de fêtes et leurs caractéristiques distinctives, nous avons compilé la liste suivante des fonctionnalités requises pour mener à bien les opérations commerciales de fournitures de fêtes et de location d'événements :

1. Brochures et packages de produits thématiques

Les propriétaires d'entreprises de location de fêtes peuvent créer des brochures thématiques pour différents types d'événements et les télécharger sur le site Web. Cela leur permettra non seulement de louer des articles très rentables, mais aussi de simplifier la tarification et d'améliorer l'expérience client. Par exemple, Party Rentals Ltd., une entreprise de location de fêtes basée aux États-Unis, utilise des brochures de produits pour exposer son équipement.

En plus de la brochure et de la possibilité d'acheter l'équipement mentionné sous forme de package, les sites Web de location de fêtes peuvent également fournir un bouton pour télécharger la brochure au format PDF. Cela permettra aux clients intéressés de partager la brochure avec leur famille et leurs amis sans qu'ils aient à visiter le site Web. Ainsi, l'amélioration de l'expérience client par une énorme marge.

2. Lecteur de code-barres

Un scanner de codes-barres lié à la base de données du site Web peut automatiser les entrées en temps réel. Il augmentera la vitesse de traitement des commandes, éliminera les erreurs de saisie et ne nécessitera pas d'identifiants de connexion pour fonctionner. De plus, cela aidera à maintenir le flux d'inventaire et est incroyablement utile pour traiter des commandes importantes et effectuer des contrôles de qualité.

3. Plusieurs chariots pour différents événements

Les propriétaires d'entreprise peuvent aider les clients à gérer différents événements. Pour cela, ils peuvent permettre aux clients de créer plusieurs paniers. Chaque panier peut avoir plusieurs attributs tels que le nom de l'événement, le nombre d'invités, la date de début et de fin de l'événement. L'option de changement de panier peut être donnée dans le coin supérieur droit de l'écran. De même, il peut également arriver une fois que le client a cliqué sur le bouton "ajouter au panier".

KoutureStudios, un site Web de gestion d'événements et de location de fêtes, propulsé par Yo!Rent, utilise plusieurs chariots pour permettre aux clients d'économiser du matériel pour différents événements. Il utilise également une fonction d'automatisation pour sélectionner la quantité de produits en fonction du nombre d'invités.

4. Forfaits d'abonnement

Les entreprises de location de fêtes peuvent utiliser des forfaits d'abonnement à plusieurs niveaux pour fidéliser la clientèle. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors de la réalisation d'opérations B2B, telles que la fourniture de fournitures de fête aux bureaux de l'entreprise et aux organisateurs d'événements. Ces deux types de clients organisent régulièrement des événements et apprécient les remises et avantages pour les commandes récurrentes.

5. Galerie d'événements

Les clients de l'industrie de la location de fêtes achètent des produits qui sont exposés. Ils veulent savoir à quoi ressemblera l'équipement avant d'effectuer le paiement. Alors que les magasins hors ligne peuvent exposer divers équipements, les sites Web de location de fêtes de commerce électronique peuvent créer une galerie d'événements pour présenter leur portefeuille.

Une galerie de produits captivante aidera également à se démarquer de la concurrence.

6. Possibilité d'ajouter un équipement de rechange

L'option d'ajouter des équipements de rechange dans le panier peut éviter aux clients d'être embarrassés en raison d'une pénurie d'équipement. Souvent, le nombre d'invités aux événements et aux fêtes dépasse le nombre d'invitations et entraîne une pénurie de places assises. De même, il peut y avoir pénurie de tables, de décoration, d'éclairage, de verrerie et d'autres équipements. Les dommages aux produits et les problèmes de qualité entraînent également des pénuries.

En guise de solution, le site Web de location de fêtes peut offrir la possibilité d'ajouter du matériel de rechange lors du processus de paiement. Cette vente incitative augmentera les marges bénéficiaires de l'entreprise et sera très probablement commandée par les clients. Le propriétaire de l'entreprise peut définir une quantité par défaut de pièces de rechange pour les tables, les chaises et tout équipement à partir du panneau d'administration.

7. CMS multi-utilisateurs

Un système de gestion de contenu (CMS) multi-utilisateurs est requis pour les entreprises de location de fêtes à forte intensité de main-d'œuvre qui nécessitent divers comptes sous-administrateurs.

L'administrateur du site Web peut attribuer des privilèges à différents comptes co-administrateurs et leur permettre de gérer diverses pages Web, pages de blog, bannières et processus backend sur la plate-forme.

Comment lancer un site Web de location de fournitures de fête et d'événements

Selon Google Digital Garage, un site Web agit comme la maison en ligne d'une entreprise. Pour une entreprise de location de fêtes, c'est la vitrine numérique que propulse le logiciel de gestion de location.

Vous trouverez ci-dessous les étapes qu'un propriétaire d'entreprise peut suivre pour créer un site Web à l'aide d'un logiciel de gestion de location de fête :

1. Sélectionnez un logiciel de gestion de location de fête

Il existe différents logiciels de gestion de location de fêtes disponibles sur Internet, chacun ayant des exigences de serveur différentes. Sans oublier qu'ils peuvent également différer en termes de caractéristiques et de fonctionnalités, c'est pourquoi ils méritent une attention préalable avant de faire un choix de serveur et de domaine. Un propriétaire d'entreprise peut également personnaliser le logiciel (voir la section « Caractéristiques distinctives d'un site Web de location de fêtes » ci-dessous) selon les besoins de l'entreprise.

2. Sélectionnez un serveur et un domaine

Selon les exigences du serveur, un propriétaire d'entreprise est tenu de sélectionner un serveur pour héberger le site Web. Le site Web doit également avoir un nom unique, appelé domaine. Pour une entreprise de location de fêtes hyperlocale, le nom de domaine doit permettre aux visiteurs de reconnaître plus facilement l'entreprise. On peut utiliser un outil de recherche de nom de domaine pour savoir quel nom de domaine est disponible et lequel est déjà pris.

3. Installation et configuration du logiciel Party Rental

Après avoir sélectionné le serveur et le nom de domaine, les entreprises sont prêtes à installer et à configurer le logiciel de gestion de location de fête. L'équipe du logiciel peut aider à l'installation et à la configuration unique. Après l'intégration, l'entreprise peut configurer le logiciel elle-même à l'avenir.

4. Ajoutez des produits et lancez votre entreprise de location de fournitures de fête

Après avoir configuré le logiciel, l'entreprise peut télécharger des listes de produits détaillées et fixer les prix de location. Pour faciliter le filtrage des produits, le propriétaire de l'entreprise peut définir des catégories pour différents styles, types d'événements et étiquettes de prix. Une fois le catalogue de produits prêt, l'activité de location de fêtes en ligne est prête à être lancée.

Découvrez comment nous avons créé un site Web de location en ligne pour une entreprise de location de matériel de fête basée aux États-Unis dans cette étude de cas.

Modèles de tarification pour une entreprise de location de fournitures de fête et d'événements

Il existe différentes voies pour résoudre les problèmes complexes de tarification d'une entreprise de location de fêtes. Une approche directe pour les résoudre consiste à adapter un modèle de tarification rentable en fonction de la situation du marché. De plus, les logiciels modernes de gestion de location de fêtes peuvent prendre en charge divers modèles de tarification, offrant à l'entreprise une plus grande polyvalence dans la tarification de son équipement.

Les différents modèles de tarification qui conviennent à une entreprise de location de fêtes sont :

• Cost Plus Margin : Une stratégie de tarification pour couvrir les coûts d'investissement dans le nombre minimum de réservations.
• Tarification basée sur la demande : dans ce modèle de tarification, l'augmentation et la diminution de la demande des consommateurs déterminent la tarification.
• Prix ​​compétitifs : Au lieu de la demande des consommateurs, les prix fixés par le concurrent agissent comme le principal déterminant de la tarification.
• Regroupement de prix : le prix est fixé pour un groupe de produits et les produits groupés ne sont pas loués séparément.
• Tarification de pénétration : la tarification de pénétration consiste à louer des produits à un coût très bas pour perturber le marché existant.

Marketing d'une entreprise de location de fournitures de fête et d'événements en ligne

À quelques exceptions près, la majorité des entreprises de location de fêtes sont des entreprises hyperlocales, ce qui signifie qu'elles opèrent dans un rayon géographique très limité. Bien que cela réduise le public cible, le défi marketing de la manière de présenter et de promouvoir les services d'une entreprise de location de fêtes prévaut toujours.

Vous trouverez ci-dessous quelques solutions marketing triées sur le volet pour aider les entreprises de location de fêtes en démarrage à promouvoir leur activité en ligne.

• Assister à des événements de réseautage
• Mener le marketing des médias sociaux
• Mettre en œuvre l'optimisation des moteurs de recherche locaux (SEO)
• Mettre en œuvre le marketing des moteurs de recherche locaux (SEM)
• Poursuivre le marketing par e-mail
• Faire du branding hyperlocal
• Publier des communiqués de presse
• Annoncez dans les journaux et magazines locaux
• Lancer un programme de marketing de référence

La sélection et la mise en œuvre des stratégies de marketing appropriées pour la promotion des entreprises est une tâche difficile pour divers types d'entreprises. Pour comprendre ceux qui fonctionneront pour une entreprise de location de fêtes, consultez ce blog.

En conclusion

Les entreprises de fourniture de fêtes et de location d'événements sont en demande dans toutes les grandes villes du monde. Cependant, à mesure que la concurrence augmente, la demande de meilleurs services et expériences client augmente également. Si votre entreprise peut fournir un équipement de fête de haute qualité soutenu par une expérience client supérieure, il est possible de surpasser les titulaires et de se faire un nom dans le secteur de la location de fêtes.