So starten Sie ein Online-Vermietungsgeschäft für Partybedarf und Veranstaltungsausrüstung

Partyzubehör-Vermieter liefern Partyequipment in großen Mengen an Haushalte und gewerbliche Unternehmen. Diese Unternehmen sind das ganze Jahr über gefragt. Sowohl B2C- als auch B2B-Unternehmen in der Branche vermieten üblicherweise Geräte wie Tische, Stühle, Vorhänge, Zelte, Beleuchtungslösungen, Audio-/Videogeräte, Podien, Bühnen und kleine Dekorationen.

Aufgrund mangelnden Bewusstseins und Wissens über die Durchführung von Geschäftsvorgängen im Internet schrecken viele Partyvermieter davon ab, den Weg des E-Commerce einzuschlagen. Für Eigentümer mit umfassender Erfahrung in der Organisation von Partys und Veranstaltungen ist es jedoch einfach, die Funktionsweise und Komplexität eines Online-Partyvermietungsgeschäfts zu verstehen.

In diesem Artikel haben wir einige Voraussetzungen und Empfehlungen behandelt, um solchen Geschäftsinhabern zu helfen, tiefere Einblicke zu gewinnen und ein Online-Partyvermietungsgeschäft zu starten.

Inhaltsverzeichnis

• Branchentrends
• Kundensegmentierung eines Partyvermietungsunternehmens
  
• Herausforderungen für Partyvermieter
• Managementlösungen für Partyvermietung
• Besonderheiten einer Website zum Verleih von Partyequipment
• Starten einer Partyzubehör- und Veranstaltungsvermietungs-Website
• Preismodelle für Partyzubehör & Ausrüstungsverleih
• Marketing Vermietung von Partybedarf und Veranstaltungen
• Abschließend

Neueste Trends in der Partyzubehör- und Veranstaltungsvermietungsbranche

Jedes Jahr kommen neue Trends in die Partyvermietungsbranche. Während es für etablierte Unternehmen eine ziemliche Herausforderung ist, ihr Geschäft an diese Trends anzupassen und zu modifizieren, können Startups und aufstrebende Unternehmen schnell umsteigen und davon profitieren.

Im Jahr 2021 und den Folgejahren werden die folgenden Trends die Entwicklung des Partyvermietgeschäfts und des Kundenverhaltens bestimmen.

Steigende Nachfrage nach Nachhaltigkeit

Der moderne Verbraucher ist sich der Umweltbelange bewusst und bis zu einem gewissen Grad aktiv bereit, sich an umweltfreundlichen Maßnahmen zu beteiligen. Darüber hinaus verpflichten sie auch unterschiedliche gesetzliche Vorschriften, die Verwendung von Plastik einzuschränken und möglichst nachhaltige Optionen zu wählen. Infolgedessen beschränken Kunden in der Partyverleihbranche ihre Auswahl auf abbaubares Besteck und ähnliches Einweg-Partyzubehör.

Nicht-traditionelle Veranstaltungsorte

Destination Weddings und untypische Veranstaltungsorte wie Bauernhäuser, Kunstgalerien, Museen und Campingplätze gewinnen bei modernen Verbrauchern an Bedeutung. Die Menschen zögern mehr denn je, Veranstaltungen an traditionellen Veranstaltungsorten wie Hotels und Restaurants zu veranstalten. Nicht-traditionelle Veranstaltungsorte könnten für einige Partyvermieter schwierig zu bedienen sein, aber die Komplikationen, die an diesen Orten auftreten, zeigen auch Spielraum für Preiserhöhungen.

Aufstieg der Party-Gadgets

Tech-Gadgets werden zu einer neuen Norm bei Partyverleihern. Mietgeräte wie Essensautomaten, Karaoke-Systeme, Projektoren, Beleuchtungslösungen, Sprachassistenten, Wi-Fi-Router, Wi-Fi-Range-Extender, LED-Ballons und Roboter-Staubsauger sind unter den traditionellen Partygeräten auf dem Vormarsch.

Virtuelle und hybride Events

Virtuelle und hybride Veranstaltungen ermöglichen es Gästen, von entfernten Orten aus teilzunehmen. Die Fortschritte in den AR- und VR-Technologien haben virtuelle und hybride Veranstaltungen realisierbar gemacht. Einige Beispiele für virtuelle und hybride Veranstaltungen sind Konzerte, Konferenzen, Sportveranstaltungen, Bildungsveranstaltungen und Festivals.

Party Rental Business – Wichtige Kundensegmente

Der Kundenstamm der Party- und Veranstaltungsvermietungsbranche reicht von allgemeinen Haushalten bis hin zu Unternehmen und Regierungsbehörden.

Wie zu erwarten ist, variieren die Art der Veranstaltungen und die Nachfrage nach Ausrüstung in jedem Kundenstamm stark.

In dieser Grafik haben wir für jedes Kundensegment und jeden Veranstaltungstyp eine kurze Analyse durchgeführt:

Herausforderungen für Partyvermieter

Partyvermietungsunternehmen beinhalten regelmäßig die Abwicklung der Logistik. Sie müssen auch einen strengen Zeitplan einhalten, um einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb zu führen. Dieser Zeitplan beinhaltet eine rechtzeitige Lieferung und Bestandsbeschaffung, die oft nicht einfach zu verwalten sind.

In ähnlicher Weise gibt es mehrere miteinander verbundene Herausforderungen, denen Partyvermieter gegenüberstehen. Die kompliziertesten unter ihnen sind unten aufgeführt:

Komplexes Preismodell

Mietaufträge mit unterschiedlichen Laufzeiten für unterschiedliches Equipment machen bei mehrtägigen Events manches Partyzubehör überflüssig. Das bedeutet, dass die für den 1. Veranstaltungstag gemietete Ausrüstung an den anderen Tagen vom Veranstalter ggf. nicht benötigt wird. Er mietet es nur ungern für die gesamte Dauer der Veranstaltung.

In einem solchen Szenario wird es für Verleihfirmen von Partyartikeln schwierig, die Preise für die Ausrüstung zu berechnen, die für unterschiedliche Dauer der Veranstaltung benötigt wird. Zusammen mit anderen Geräten wird die Preiskalkulation und Angebotserstellung für den gesamten Auftrag zu einer echten Herausforderung für den Geschäftsinhaber.

Bestandsfluss verfolgen

Die Verfolgung der Lieferung und Beschaffung von Inventar ist auch in der Partyvermietungsbranche eine große Herausforderung. Wie im vorherigen Abschnitt angedeutet, können Kunden bestimmte Geräte vor dem Ende der Veranstaltung zurückgeben oder einen sofortigen Ersatz der Geräte benötigen. Unter diesen Umständen wird die Verfolgung des Bestandsflusses für Partyvermietungsunternehmen unerlässlich.

Eine ineffiziente Nachverfolgung kann zu geschäftlichen Streitigkeiten und einer schlechten Bestandsverwaltung führen und das Unternehmen anfällig für Betrug und Diebstähle machen. Eine gängige Lösung für Probleme bei der Bestandsverfolgung, auf die sich Partyvermieter einigen, ist die Echtzeitverfolgung. Allerdings kann die Verfolgung des Bestandsflusses in der Partyvermietungsbranche je nach Auftragsvolumen arbeitsintensiv und zeitaufwändig sein.

Lagerbestände aufrechterhalten

Das Inventar für ein Partyvermietungsgeschäft umfasst sowohl verbrauchbare als auch nicht verbrauchbare Artikel. Während es vergleichsweise einfacher ist, nicht verbrauchbare Produkte zu organisieren (wenn man bedenkt, dass sie rechtzeitig zurückgegeben oder beschafft werden), erfordern Verbrauchsprodukte andererseits wiederkehrende Investitionen des Geschäftsinhabers für die Auffüllung der Lagerbestände.

Außerdem hängt die Kapazität eines Partyvermietungsunternehmens, mehrere Kunden zu bedienen, ausnahmslos vom Auftragsvolumen ab. Daher kann ein Kunde, der eine bestimmte Art von Ausrüstung, beispielsweise Beleuchtungslösungen, in großem Umfang bestellt, das Partyvermietungsgeschäft daran hindern, dasselbe einem anderen Kunden anzubieten.

Bereitstellung eines zuverlässigen Kundensupports

Partybedarfs- und Veranstaltungsvermietungsunternehmen müssen umfassende Kundensupportkanäle verwalten, um Kundenzweifel und -anfragen zu bearbeiten. Sie sollten auch mit Last-Minute-Beschwerden von Kunden rechnen, die aus verschiedenen Gründen wie Gerätemangel, Geräteschäden und verspätete Lieferung Kundenunterstützung benötigen können.

Kunden wollen schnelle und zuverlässige Supportkanäle, die für KMUs und Start-ups oft schwierig zu verwalten sind.

„56 % der Menschen auf der ganzen Welt haben ihre Geschäftsbeziehung mit einem Unternehmen aufgrund eines schlechten Kundendiensterlebnisses eingestellt.“
– Microsoft

Wie eine Party Rental Management Software diese Herausforderungen löst

Die Optimierung interner Prozesse und die Automatisierung zeichnen sich als zuverlässige Lösungen für die oben genannten Herausforderungen aus. Während die Überarbeitung und Umstrukturierung interner Geschäftsprozesse für ein Unternehmen zeitaufwändig sein kann, ist die Automatisierung mit Hilfe von Party Rental Management Software eine schnellere und effizientere Lösung.

Geschäftsbegeisterte und Start-ups können auf die Software zugreifen, um ein Partyvermietungsgeschäft mit einem Frontend-Kundenkontaktpunkt für die Durchführung des Geschäftsbetriebs aufzubauen. Laienhaft ausgedrückt können Unternehmer mit Hilfe einer Party- und Veranstaltungsvermietungssoftware sowohl ihre Backend-Geschäftsprozesse rationalisieren als auch ihren Kunden eine Schnittstelle (wie eine E-Commerce-Website und eine mobile App) für die Aufgabe von Bestellungen bereitstellen.

Wie hilft eine Partyvermietungs-Management-Software bei der Lösung der oben genannten Herausforderungen?

Die Party-Vermietungssoftware verfügt über mehrere Funktionen wie:

Bestandsverwaltung: Bestandseingaben in Echtzeit können in die Software eingegeben werden, um Unternehmen bei der Bestandspflege zu unterstützen. Die Software kann Benachrichtigungen für Geräterückgaben und Lagerauffüllungen senden. Nicht verfügbare Geräte werden automatisch als „nicht vorrätig“ gekennzeichnet, um die Auftragsverwaltung zu optimieren und das Kundenerlebnis zu verbessern. Ebenso können begrenzte Mengen pro Bestellung für eine Party- und Event-Mietsoftware eingestellt werden.

Auftragsverwaltung: Verkaufsdatensätze und bestehende Aufträge einer Partyvermietungssoftware werden auf einem einzigen Bildschirm angezeigt und können mit Hilfe verschiedener Filter sortiert werden. Ein Geschäftsinhaber kann abgeschlossene und ausstehende Lieferungen direkt über die Registerkarte „Auftragsverwaltung“ filtern. Er/Sie kann den Auftragsabschluss auch bei der Rückgabe der Geräte vermerken.

Kundensupport: Die Verwaltungssoftware für Partyvermietung verfügt über mehrere KI-Chatbot-Integrationen für den Kundensupport. Einige bieten sogar ein Ticketsystem an. Basierend auf der Art der Software, die ein Geschäftsinhaber auswählt, kann er/sie Zugriff auf verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Kundensupport-Integrationen erhalten.

Erweitertes Buchungssystem: Das komplexe Preismodell kann mit Hilfe eines erweiterten Buchungssystems angegangen werden, das in der Partyvermietungssoftware verfügbar ist. Mit Hilfe dieses Systems können Geschäftsinhaber genaue Preise basierend auf Standort, Stunden und Tagen berechnen.

Abgesehen von den oben genannten Herausforderungen steht ein Vermietungsunternehmen im Allgemeinen vor vielen anderen Herausforderungen. Sie können über diese Herausforderungen in unserem anderen Beitrag lesen .

Hauptmerkmale einer Website zum Mieten von Partyequipment

Nach eingehender Recherche mehrerer Partyvermietungs-Websites und ihrer Besonderheiten haben wir die folgende Liste von Funktionen zusammengestellt, die für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb von Partybedarf und Eventvermietung erforderlich sind:

1. Thematische Produktbroschüren und -pakete

Eigentümer von Partyvermietungsunternehmen können Themenbroschüren für verschiedene Arten von Veranstaltungen erstellen und diese auf die Website hochladen. Auf diese Weise können sie nicht nur Artikel mit hohem Gewinn vermieten, sondern auch die Preisgestaltung vereinfachen und das Kundenerlebnis verbessern. Zum Beispiel verwendet Party Rentals Ltd., ein in den USA ansässiges Partyvermietungsunternehmen, Produktbroschüren, um seine Ausrüstung auszustellen.

Neben der Broschüre und der Option, die genannten Geräte als Paket zu erwerben, können Partyvermietungs-Websites auch eine Schaltfläche zum Herunterladen der Broschüre als PDF bereitstellen. Auf diese Weise können interessierte Kunden die Broschüre mit ihrer Familie und ihren Freunden teilen, ohne dass sie die Website besuchen müssen. So wird das Kundenerlebnis um ein Vielfaches verbessert.

2. Barcode-Scanner

Ein Barcode-Scanner, der mit der Datenbank der Website verbunden ist, kann Eingaben in Echtzeit automatisieren. Es beschleunigt die Auftragsabwicklung, eliminiert Eingabefehler und benötigt keine Anmeldedaten, um zu funktionieren. Darüber hinaus hilft es bei der Aufrechterhaltung des Bestandsflusses und ist unglaublich nützlich für die Bearbeitung großer Bestellungen und die Durchführung von Qualitätsprüfungen.

3. Mehrere Wagen für verschiedene Veranstaltungen

Geschäftsinhaber können Kunden bei der Verwaltung verschiedener Veranstaltungen unterstützen. Dazu können sie Kunden erlauben, mehrere Warenkörbe zu erstellen. Jeder Einkaufswagen kann mehrere Attribute wie Veranstaltungsname, Anzahl der Gäste, Start- und Enddatum der Veranstaltung haben. Die Option zum Wechseln des Warenkorbs kann in der oberen rechten Ecke des Bildschirms angegeben werden. Ebenso kann es auch eintreffen, sobald der Kunde auf die Schaltfläche „In den Warenkorb“ klickt.

KoutureStudios, eine von Yo!Rent betriebene Website für Veranstaltungsmanagement und Partyvermietung, verwendet mehrere Wagen, damit Kunden Ausrüstung für verschiedene Veranstaltungen speichern können. Es verwendet auch eine Automatisierungsfunktion, um die Menge der Produkte basierend auf der Anzahl der Gäste auszuwählen.

4. Abonnementpakete

Partyvermieter können mehrstufige Abonnementpakete zur Kundenbindung verwenden. Diese Funktion ist am nützlichsten bei der Durchführung von B2B-Operationen, wie z. B. der Bereitstellung von Partybedarf für Unternehmensbüros und Veranstaltungsorganisatoren. Beide Kundentypen organisieren regelmäßig Events und schätzen Rabatte und Vorteile bei wiederkehrenden Bestellungen.

5. Event-Galerie

Kunden in der Partyverleihbranche kaufen Produkte, die auf einem Display präsentiert werden. Sie wollen wissen, wie die Ausrüstung aussehen wird, bevor sie die Zahlung leisten. Während Offline-Läden verschiedene Geräte ausstellen können, können E-Commerce-Websites zur Vermietung von Partys eine Event-Galerie erstellen, um ihr Portfolio zu präsentieren.

Eine fesselnde Produktgalerie hilft auch dabei, sich von der Konkurrenz abzuheben.

6. Option zum Hinzufügen von Ersatzgeräten

Die Option, Ersatzgeräte in den Warenkorb zu legen, kann verhindern, dass Kunden aufgrund von Gerätemangel in Verlegenheit geraten. Oftmals übersteigt die Anzahl der Gäste bei Veranstaltungen und Partys die Anzahl der Einladungen und führt zu einer Verknappung der Sitzplatzkapazität. Ebenso kann es an Tischen, Dekoration, Beleuchtung, Glaswaren und anderen Geräten fehlen. Auch Produktschäden und Qualitätsprobleme führen zu Engpässen.

Als Lösung bietet die Partyvermietungs-Website die Möglichkeit, Ersatzgeräte im Bestellvorgang hinzuzufügen. Dieses Upselling erhöht die Gewinnmargen für das Unternehmen und wird mit hoher Wahrscheinlichkeit von Kunden bestellt. Der Geschäftsinhaber kann im Admin-Bereich eine Standardmenge an Ersatzteilen für Tische, Stühle und alle Geräte festlegen.

7. Mehrbenutzer-CMS

Ein Mehrbenutzer-Content-Management-System (CMS) ist für arbeitsintensive Partyvermietungsunternehmen erforderlich, die mehrere Subadmin-Konten benötigen.

Der Administrator der Website kann verschiedenen Co-Admin-Konten Berechtigungen zuweisen und ihnen erlauben, verschiedene Webseiten, Blogseiten, Banner und Backend-Prozesse auf der Plattform zu verwalten.

So starten Sie eine Website zum Mieten von Partyzubehör und Veranstaltungen

Laut Google Digital Garage fungiert eine Website als Online-Heimat eines Unternehmens. Für ein Partyvermietungsunternehmen ist es das digitale Schaufenster, das die Mietverwaltungssoftware antreibt.

Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die ein Geschäftsinhaber befolgen kann, um eine Website mit einer Verwaltungssoftware für Partymieten einzurichten:

1. Wählen Sie eine Party Rental Management Software aus

Es gibt verschiedene im Internet verfügbare Mietverwaltungssoftware für Partys, die jeweils unterschiedliche Serveranforderungen haben. Ganz zu schweigen davon, dass sie sich auch in Merkmalen und Funktionen unterscheiden können, weshalb sie vorherige Aufmerksamkeit verdienen, bevor Sie eine Server- und Domänenauswahl treffen. Ein Geschäftsinhaber kann die Software auch gemäß den Geschäftsanforderungen anpassen (siehe Abschnitt „Besondere Merkmale einer Party-Vermietungs-Website“ weiter unten) .

2. Wählen Sie einen Server und eine Domäne aus

Abhängig von den Serveranforderungen muss ein Geschäftsinhaber einen Server zum Hosten der Website auswählen. Die Website sollte auch einen eindeutigen Namen haben, der als Domain bezeichnet wird. Bei einem hyperlokalen Partyvermietungsgeschäft sollte der Domainname es den Besuchern erleichtern, das Geschäft zu erkennen. Man kann ein Suchtool für Domainnamen verwenden, um zu erfahren, welcher Domainname verfügbar und welcher bereits vergeben ist.

3. Installieren und Konfigurieren der Party Rental Software

Nach Auswahl des Server- und Domainnamens sind Unternehmen bereit, die Partymietverwaltungssoftware zu installieren und zu konfigurieren. Das Softwareteam kann bei der Installation und einmaligen Konfiguration behilflich sein. Nach dem Onboarding kann das Unternehmen die Software künftig selbst konfigurieren.

4. Fügen Sie Produkte hinzu und starten Sie Ihr Vermietungsgeschäft für Partyzubehör

Nach der Konfiguration der Software kann das Unternehmen detaillierte Produktlisten hochladen und Mietpreise festlegen. Um das Filtern der Produkte zu vereinfachen, kann der Geschäftsinhaber Kategorien für verschiedene Stile, Veranstaltungstypen und Preisschilder festlegen. Sobald der Produktkatalog fertig ist, kann das Online-Partyverleihgeschäft gestartet werden.

Erfahren Sie in dieser Fallstudie, wie wir eine Online-Verleih-Website für ein in den USA ansässiges Vermietungsunternehmen für Partyausrüstung erstellt haben.

Preismodelle für ein Vermietungsgeschäft für Partybedarf und Veranstaltungen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die komplexen Preisprobleme eines Partyvermietungsunternehmens zu lösen. Ein direkter Lösungsansatz ist die Anpassung eines profitablen Preismodells an die Marktsituation. Darüber hinaus kann eine moderne Party-Vermietungs-Management-Software verschiedene Preismodelle unterstützen, was dem Unternehmen mehr Flexibilität bei der Preisgestaltung seiner Ausrüstung bietet.

Die verschiedenen Preismodelle, die für einen Partyverleih geeignet sind, sind:

• Kosten-Plus-Marge: Eine Preisstrategie zur Deckung der Kapitalkosten bei einer minimalen Anzahl von Buchungen.
• Nachfragebasierte Preisgestaltung: Bei diesem Preismodell bestimmt die Zunahme und Abnahme der Verbrauchernachfrage die Preisgestaltung.
• Wettbewerbsfähige Preisgestaltung: Anstelle der Verbrauchernachfrage fungieren die vom Wettbewerber festgelegten Preise als Hauptbestimmungsfaktor für die Preisgestaltung.
• Preisbündelung: Die Preise werden für eine Gruppe von Produkten festgelegt und gruppierte Produkte werden nicht separat vermietet.
• Penetration Pricing: Beim Penetration Pricing werden Produkte zu sehr niedrigen Kosten vermietet, um den bestehenden Markt zu stören.

Marketing für ein Online-Vermietungsgeschäft für Partyzubehör und Events

Abgesehen von wenigen Ausnahmen sind die meisten Partyvermieter hyperlokale Unternehmen, was bedeutet, dass sie in einem sehr begrenzten geografischen Bereich tätig sind. Während dies die Zielgruppe eingrenzt, überwiegt nach wie vor die Marketingherausforderung, wie die Dienstleistungen eines Partyvermietungsunternehmens vorgestellt und beworben werden können.

Nachfolgend finden Sie einige handverlesene Marketinglösungen, mit denen Vermietungsunternehmen von Start-ups ihr Online-Geschäft bewerben können.

• Nehmen Sie an Networking-Events teil
• Führen Sie Social-Media-Marketing durch
• Lokale Suchmaschinenoptimierung (SEO) implementieren
• Implementieren Sie lokales Suchmaschinenmarketing (SEM)
• Betreiben Sie E-Mail-Marketing
• Führen Sie hyperlokales Branding durch
• Pressemitteilungen veröffentlichen
• Inserieren Sie in lokalen Zeitungen und Zeitschriften
• Starten Sie ein Empfehlungsmarketingprogramm

Die Auswahl und Umsetzung der richtigen Marketingstrategien für die Unternehmensförderung ist eine schwierige Aufgabe für verschiedene Arten von Unternehmen. Um zu verstehen, welche für einen Partyverleih geeignet sind, lesen Sie diesen Blog.

Abschließend

Partybedarf und Eventvermietung sind in allen Metropolen der Welt gefragt. Mit zunehmendem Wettbewerb steigt jedoch auch die Nachfrage nach besseren Dienstleistungen und Kundenerlebnissen. Wenn Ihr Unternehmen qualitativ hochwertige Partyausrüstung liefern kann, die durch eine hervorragende Kundenerfahrung unterstützt wird, ist es möglich, etablierte Anbieter zu übertreffen und sich einen Namen in der Partyvermietungsbranche zu machen.