Ostateczna lista kontrolna dotycząca orientacji na nowego pracownika

Możesz być menedżerem HR, ale jesteś także pracownikiem. A to oznacza, że ​​sam byłeś kiedyś nowym pracownikiem.

Teraz spróbuj wyobrazić sobie taki scenariusz:

Pracowałeś nad swoim CV i kilkakrotnie je poprawiałeś przed przesłaniem. Spędziłeś godziny pisząc zabójczy list motywacyjny. Pokonałeś system śledzenia kandydatów. Udało ci się przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, wynegocjowałeś ofertę i kupiłeś zupełnie nową garderobę. Nie możesz się doczekać nowej pracy.

Ale twój pierwszy dzień nie przebiega zgodnie z planem. Nikt ci nic nie wyjaśnia. Asystent HR wskazuje Twoje biurko i odchodzi. Nie ma żadnych wstępów, tylko stos dokumentów na twoim biurku, które zakładasz, że musisz je wypełnić. Czy jesteś we właściwym miejscu?

Nie wracaj do „starych” czasów HR

Jako menedżer HR — a nawet jeśli nie jesteś — prawdopodobnie nie wyobrażasz sobie poddania nowego pracownika takiemu pierwszemu dniu. Ale co składa się na płynną orientację na nowego pracownika? Co powinieneś zrobić? I kiedy? Co powinien wiedzieć nowy pracownik?

Czy kiedykolwiek zadawałeś te pytania i próbowałeś sporządzić listę, aby przewidzieć każdą potrzebę nowego pracownika, ale w końcu zastanawiałeś się: „Co jeszcze? „Jeśli tak, ta lista jest dla Ciebie: ostateczna lista kontrolna dotycząca nowej orientacji pracowników.

Ta lista nie jest uporządkowana według priorytetów. Znasz lepiej specyficzne potrzeby swojej firmy niż my, więc pomiń wszystkie nieodpowiednie pozycje. Po prostu zwróć szczególną uwagę na te, które są najważniejsze i rozważ tematy, które mogłeś przeoczyć w przeszłości.

Dlaczego potrzebujesz wstępnej listy kontrolnej pracownika?

Korzyści z orientacyjnej listy kontrolnej są liczne.

Zastanów się, jakie pierwsze wrażenie chcesz zrobić. Pomyśl o informacjach, które nowy pracownik powinien znać pierwszego dnia, pierwszego tygodnia i pierwszego miesiąca. Chcesz, aby opuścili pierwszy dzień, czując się gotowymi na powrót i pracę dla Twojej firmy.

Podczas gdy pierwsze wrażenie wiąże się w dużej mierze z innymi pracownikami i samą pracą, jako specjalista ds. HR na pokładzie, który służy jako pierwszy punkt kontaktu, masz dużą kontrolę nad stopą, jaką stawia Twoja firma. W rzeczywistości Instytut Kapitału Ludzkiego ^[1] stwierdza, że ​​onboarding oparty na doświadczeniu może poprawić retencję pracowników nawet o 82%.

Jeśli szukasz sposobu na ułatwienie sobie pracy, odpowiedzią może być oprogramowanie do wdrażania pracowników firmy Rockstar. Oprogramowanie do wdrażania jest jak ściągawka do śledzenia tego procesu, ale może znacznie więcej. Młodsi pracownicy, zwłaszcza Millenialsi i Gen Zers, już wiedzą, jak korzystać z technologii i uwielbiają narzędzia, które ułatwiają im życie.

Chociaż musisz przeanalizować swoje procesy, aby ułatwić wprowadzanie nowych pracowników, platforma oprogramowania jest doskonałym miejscem na rozpoczęcie.

Jak korzystać z tej nowej listy kontrolnej dotyczącej orientacji pracowników

Skorzystaj z tej listy kontrolnej w całości lub w części, w zależności od pozycji i sekcji istotnych dla Twojej firmy i procesów.

Zrób jego kopię. Wyślij go e-mailem do pracowników działu HR. Rozmawiaj o tym na cotygodniowych spotkaniach zespołu. Możesz go rozszerzać lub zmniejszać.

Prezentacje firmy

• Przegląd działalności, cel firmy, oferowane produkty/usługi
• Kultura korporacyjna, aby uzyskać klimat firmy.
• Misja: dlaczego firma istnieje.
• Hierarchia/struktura wydziałowa/schemat organizacyjny: podstawowy zarys tego, kto podlega komu.

Formularze do wypełnienia (cyfrowe lub papierowe)

• Zaliczka na podatek dochodowy, np. W-4 lub I-9
• Formularz sprawdzania przeszłości
• Formularz testu narkotykowego
• Formularz wpłaty bezpośredniej
• Potwierdzenie, umowa i formularz zgody pracownika (w tym umowa o arbitraż)

Wyjaśnienie korzyści i odpowiadających im formularzy

• Ubezpieczenie: zdrowotne/dentystyczne/wzrokowe/życiowe/wypadkowe
• Emerytura, 401(k), IRA
• Program pomocy pracowniczej (EAP)
• Świadczenia z tytułu opieki nad dziećmi
• Urlop rodzicielski/PTO/zwolnienie chorobowe
• Opieka na utrzymaniu
• Programy motywacyjne i bonusowe
• Umowa, umowa NDA, struktura premii i zestawienie wynagrodzeń
• Program odnowy biologicznej dla pracowników
• Szkolenia i kształcenie ustawiczne
• Opcje na akcje lub podział zysków

Procesy i procedury administracyjne

• Biuro/biurko/stacja robocza
• Nazwa użytkownika i hasło komputera
• E-mail
• Klucze/karta dostępu
• ID odznaka
• Procedury bezpieczeństwa i awaryjne
• Nieobecności
• Ochrona danych
• Poczta (przychodząca i wychodząca)
• Wizytówki
• Żądania zakupu
• Telefony
• Sale konferencyjne
• Raporty wydatków

Zasady biura

• Przeciwdziałanie molestowaniu/dyskryminacji
• Różnorodność i włączanie
• Urlop i zwolnienie chorobowe
• FMLA/urlopy
• Z biegiem czasu
• Kod ubioru
• Osobiste standardy postępowania
• Postępująca dyscyplina
• Standardy wypowiedzenia
• Protokoły bezpieczeństwa
• Poufność
• Bezpieczeństwo
• Zgłaszanie obrażeń
• Procedury awaryjne
• Korzystanie z poczty e-mail i internetu
• Mapa budynku (jeśli dotyczy)

Wycieczka po budynku

• Wejścia i wyjścia
• Toalety
• Przerwy w pokojach
• Stacja robocza, w tym konfiguracja
• Kopiuj pokój
• Poczta
• Automat
• Fontanny wodne
• Artykuły biurowe
• Wyjścia bezpieczeństwa
• Alarm pożarowy ciągnie
• Szafa na wycieki
• Sale konferencyjne/sale spotkań
• Przedstawienia personelu
• Zespół HR
• Bezpośredni przełożony
• Koledzy z tym samym przełożonym
• zespół IT
• Personel administracyjny
• CEO/właściciel, jeśli firma jest mała

Czy naprawdę musisz zrobić wszystko na tej nowej liście kontrolnej dotyczącej orientacji pracowników?

Nie. Nie znamy Twojej firmy tak jak Ty. Od Ciebie zależy, które elementy z tej listy są dla Ciebie cenne, a które możesz pominąć.

Co znajduje się na Twojej nowej liście kontrolnej dotyczącej orientacji pracowników?

Czy coś przeoczyliśmy? Coś, co chciałbyś zobaczyć na zaktualizowanej liście? Powiedz nam o tym w komentarzach poniżej.

Źródła

1. Onboarding w gospodarce doświadczeń, Instytut Kapitału Ludzkiego