Daftar Periksa Orientasi Karyawan Baru Terbaik

Anda mungkin seorang manajer SDM, tetapi Anda juga seorang karyawan. Dan itu berarti Anda sendiri pernah menjadi karyawan baru.

Sekarang coba bayangkan skenario ini:

Anda mengerjakan resume Anda dan merevisinya beberapa kali sebelum mengirimkannya. Anda menghabiskan berjam-jam menulis surat pengantar pembunuh. Anda mengalahkan sistem pelacakan pelamar. Anda berhasil dalam wawancara, menegosiasikan tawaran, dan membeli lemari pakaian kerja yang sama sekali baru. Anda bersemangat untuk pekerjaan baru Anda.

Tapi hari pertamamu tidak berjalan sesuai rencana. Tidak ada yang menjelaskan apa pun kepada Anda. Seorang asisten HR mengarahkan Anda ke meja Anda dan berjalan pergi. Tidak ada perkenalan, hanya setumpuk kertas di meja Anda yang Anda anggap perlu Anda isi. Apakah Anda bahkan di tempat yang tepat?

Jangan kembali ke hari-hari "lama" HR

Sebagai manajer SDM — dan bahkan jika tidak — Anda mungkin tidak dapat membayangkan membuat karyawan baru mengalami hari pertama seperti itu. Tapi apa yang masuk ke dalam orientasi karyawan baru yang mulus? Apa yang harus Anda lakukan? Dan kapan? Apa yang perlu diketahui karyawan baru?

Pernahkah Anda menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini dan mencoba membuat daftar untuk mengantisipasi setiap kebutuhan karyawan baru, tetapi akhirnya bertanya-tanya, “ Apa lagi? Jika demikian, daftar ini adalah untuk Anda: daftar periksa orientasi karyawan baru yang terbaik.

Daftar ini tidak dalam urutan prioritas. Anda mengetahui kebutuhan spesifik perusahaan Anda lebih baik daripada kami, jadi lewati item apa pun yang tidak berlaku. Pastikan untuk memberikan perhatian ekstra pada hal-hal yang paling penting, dan pertimbangkan topik yang mungkin Anda abaikan di masa lalu.

Mengapa Anda memerlukan daftar periksa orientasi karyawan?

Manfaat daftar periksa orientasi sangat banyak.

Pertimbangkan jenis kesan pertama yang ingin Anda buat. Pikirkan tentang informasi yang harus diketahui karyawan baru pada hari pertama, minggu pertama, dan bulan pertama mereka. Anda ingin mereka meninggalkan hari pertama mereka dengan perasaan siap untuk kembali dan bekerja untuk perusahaan Anda.

Sementara sebagian besar kesan pertama melibatkan karyawan lain dan pekerjaan itu sendiri, sebagai profesional SDM di dek yang berfungsi sebagai titik kontak pertama, Anda memiliki banyak kendali atas kaki yang diajukan perusahaan Anda. Faktanya, Human Capital Institute ^[1] menyatakan bahwa orientasi berbasis pengalaman dapat meningkatkan retensi karyawan sebanyak 82%.

Jika Anda mencari cara untuk membuat pekerjaan Anda lebih mudah, perangkat lunak orientasi karyawan rockstar mungkin adalah jawabannya. Perangkat lunak orientasi seperti lembar contekan untuk melacak proses ini, tetapi lebih dari itu. Karyawan yang lebih muda, khususnya Milenial dan Gen Z, sudah tahu cara menggunakan teknologi dan menyukai alat yang membuat hidup mereka lebih mudah.

Meskipun Anda perlu memeriksa proses Anda untuk mempermudah perekrutan karyawan baru, platform perangkat lunak adalah tempat yang tepat untuk memulai.

Cara menggunakan daftar periksa orientasi karyawan baru ini

Gunakan daftar periksa ini secara penuh atau sebagian, tergantung pada item dan bagian yang relevan dengan perusahaan dan proses Anda.

Buat salinannya. Email ke karyawan departemen HR. Bicarakan hal itu dalam rapat tim mingguan Anda. Jangan ragu untuk memperluas atau mengecilkannya.

Perkenalan perusahaan

• Tinjauan bisnis, tujuan perusahaan, produk/jasa yang ditawarkan
• Budaya perusahaan untuk mendapatkan getaran bisnis.
• Pernyataan misi: mengapa perusahaan itu ada.
• Hirarki/struktur departemen/bagan organisasi: garis besar dasar tentang siapa melapor kepada siapa.

Formulir yang harus diisi (digital atau kertas)

• Pemotongan pajak penghasilan, misalnya W-4 atau I-9
• Formulir pemeriksaan latar belakang
• Formulir tes narkoba
• Formulir setoran langsung
• Formulir pengakuan, perjanjian, dan persetujuan karyawan (termasuk perjanjian arbitrase)

Penjelasan manfaat dan formulir yang sesuai

• Asuransi: kesehatan/gigi/penglihatan/jiwa/kecelakaan
• Pensiun, 401(k), IRA
• Program bantuan karyawan (EAP)
• Manfaat penitipan anak
• Cuti orang tua/PTO/cuti sakit
• Perawatan ketergantungan
• Program insentif dan bonus
• Kontrak, NDA, struktur bonus, dan pernyataan pembayaran
• Program kesehatan karyawan
• Pelatihan dan pendidikan berkelanjutan
• Opsi saham atau bagi hasil

Proses dan prosedur administrasi

• Kantor/meja/workstation
• Nama pengguna dan kata sandi komputer
• Surel
• Kunci/kartu akses
• lencana identitas
• Prosedur keselamatan dan darurat
• Absen
• Keamanan data
• Surat (masuk dan keluar)
• Kartu nama
• Permintaan pembelian
• Telepon
• Ruang konferensi
• Laporan biaya

Kebijakan kantor

• Anti-pelecehan/diskriminasi
• Keanekaragaman/inklusi
• Liburan dan cuti sakit
• FMLA / cuti
• Lembur
• Aturan berbusana
• Standar perilaku pribadi
• Disiplin progresif
• Standar penghentian
• Protokol keamanan
• Kerahasiaan
• Keamanan
• Pelaporan cedera
• Prosedur darurat
• Penggunaan email dan internet
• Peta bangunan (jika ada)

Tur gedung

• Pintu masuk dan keluar
• Toilet
• Ruang istirahat
• Workstation, termasuk setup
• ruang fotokopi
• ruang surat
• Mesin penjual
• Air mancur
• Peralatan Kantor
• Pintu keluar darurat
• Alarm kebakaran menarik
• Lemari kebersihan untuk tumpahan
• Ruang konferensi/ruang pertemuan
• Perkenalan staf
• tim SDM
• Atasan Langsung
• Rekan dengan supervisor yang sama
• tim TI
• Staf administrasi
• CEO/pemilik, jika perusahaannya kecil

Apakah Anda benar-benar perlu melakukan semua yang ada di daftar periksa orientasi karyawan baru ini?

Tidak. Kami tidak mengenal perusahaan Anda seperti Anda. Terserah Anda untuk memilih dan memilih elemen apa dari daftar ini yang berharga bagi Anda, dan hal mana yang dapat Anda lewati.

Apa yang ada di daftar periksa orientasi karyawan baru Anda?

Ada yang kami lewatkan? Apa pun yang ingin Anda lihat di daftar yang diperbarui? Beritahu kami tentang hal itu di komentar di bawah.

Sumber

1. Orientasi di Ekonomi Pengalaman, Human Capital Institute