La liste de contrôle ultime pour l'orientation des nouveaux employés

Vous êtes peut-être un responsable des ressources humaines, mais vous êtes également un employé. Et cela signifie que vous étiez vous-même une nouvelle recrue.

Essayez maintenant d'imaginer ce scénario :

Vous avez travaillé sur votre CV et l'avez révisé plusieurs fois avant de le soumettre. Vous avez passé des heures à écrire une lettre de motivation qui tue. Vous avez battu le système de suivi des candidatures. Vous avez réussi l'entretien, négocié une offre et acheté une toute nouvelle garde-robe de travail. Vous êtes excité pour votre nouveau travail.

Mais votre premier jour ne se passe pas comme prévu. Personne ne t'explique rien. Un assistant RH vous indique votre bureau et s'éloigne. Il n'y a pas de présentations, seulement une pile de papiers sur votre bureau que vous supposez devoir remplir. Êtes-vous même au bon endroit?

Ne revenez pas aux « vieux » jours des RH

En tant que responsable des ressources humaines - et même si vous ne l'êtes pas - vous ne pouvez probablement pas imaginer soumettre un nouvel employé à un premier jour comme celui-là. Mais qu'est-ce qui se passe dans une orientation transparente des nouveaux employés ? Que devrais tu faire? Et quand? Que doit savoir un nouvel employé ?

Vous est-il déjà arrivé de poser ces questions et d'essayer de dresser une liste pour anticiper tous les besoins d'un nouvel employé, mais de finir par vous demander : « Quoi d'autre ? » Si oui, cette liste est pour vous : la liste de contrôle ultime pour l'orientation des nouveaux employés.

Cette liste n'est pas par ordre de priorité. Vous connaissez mieux que nous les besoins spécifiques de votre entreprise, alors sautez tout élément qui ne s'applique pas. Assurez-vous simplement de porter une attention particulière à ceux qui comptent le plus et tenez compte des sujets que vous avez peut-être négligés dans le passé.

Pourquoi avez-vous besoin d'une liste de contrôle pour l'intégration des employés ?

Les avantages d'une liste de contrôle d'orientation sont nombreux.

Réfléchissez au type de première impression que vous voulez faire. Pensez aux informations qu'un nouvel employé devrait connaître le premier jour, la première semaine et le premier mois. Vous voulez qu'ils quittent leur premier jour en se sentant prêts à revenir et à travailler pour votre entreprise.

Bien qu'une grande partie de la première impression implique les autres employés et le travail lui-même, en tant que professionnel des RH sur le pont qui sert de premier point de contact, vous avez beaucoup de contrôle sur le pied que votre entreprise met en avant. En fait, l'Institut du capital humain ^[1] affirme que l'intégration axée sur l'expérience peut améliorer la rétention des employés jusqu'à 82 %.

Si vous cherchez un moyen de faciliter votre travail, le logiciel d'intégration des employés de rockstar peut être la réponse. Le logiciel d'intégration est comme une feuille de triche pour suivre ce processus, mais il fait beaucoup plus. Les jeunes employés, en particulier la génération Y et la génération Z, savent déjà utiliser la technologie et aiment les outils qui leur facilitent la vie.

Bien que vous deviez examiner vos processus pour faciliter l'intégration des nouvelles recrues, une plate-forme logicielle est un excellent point de départ.

Comment utiliser cette liste de vérification pour l'orientation des nouveaux employés

Utilisez cette liste de contrôle en totalité ou en partie, selon les éléments et les sections pertinents pour votre entreprise et vos processus.

Faites-en une copie. Envoyez-le par e-mail aux employés du service RH. Parlez-en lors de vos réunions d'équipe hebdomadaires. N'hésitez pas à l'étendre ou à le réduire.

Présentations de l'entreprise

• Présentation de l'activité, objet de l'entreprise, produits/services proposés
• Culture d'entreprise pour obtenir l'ambiance de l'entreprise.
• Énoncé de mission : pourquoi l'entreprise existe.
• Hiérarchie/structure départementale/organigramme : un aperçu de base de qui relève de qui.

Formulaires à remplir (numérique ou papier)

• Retenue d'impôt sur le revenu, par exemple W-4 ou I-9
• Formulaire de vérification des antécédents
• Formulaire de test de dépistage de drogue
• Formulaire de dépôt direct
• Reconnaissance, accord et formulaire de consentement de l'employé (y compris une convention d'arbitrage)

Explication des prestations et formulaires correspondants

• Assurance : santé/dentaire/vision/vie/accident
• Retraite, 401(k), IRA
• Programme d'aide aux employés (PAE)
• Prestations de garde d'enfants
• Congé parental/PTO/arrêt de travail
• Soins aux personnes à charge
• Programmes d'incitation et de bonus
• Contrat, NDA, structure de bonus et relevé de paie
• Programme de bien-être des employés
• Formation et formation continue
• Options d'achat d'actions ou participation aux bénéfices

Processus et procédures administratifs

• Bureau/bureau/poste de travail
• Nom d'utilisateur et mot de passe de l'ordinateur
• E-mail
• Clés/carte d'accès
• badge d'identité
• Procédures de sécurité et d'urgence
• Absences
• Sécurité des données
• Courrier (entrant et sortant)
• Cartes de visite
• Demandes d'achat
• Téléphones
• Salles de conférence
• Rapports de dépenses

Politiques du bureau

• Anti-harcèlement/discrimination
• Diversité/inclusion
• Vacances et congés de maladie
• FMLA/congés
• Au fil du temps
• Code vestimentaire
• Normes de conduite personnelle
• Discipline progressive
• Normes de terminaison
• Protocoles de sécurité
• Confidentialité
• Sécurité
• Signalement des blessures
• Procédures d'urgence
• Utilisation du courrier électronique et d'Internet
• Plan du bâtiment (le cas échéant)

Visite du bâtiment

• Entrées et sorties
• TOILETTES
• Salles de repos
• Poste de travail, y compris la configuration
• Salle de copie
• Salle du courrier
• Distributeur automatique
• Fontaines d'eau
• Fournitures de bureau
• Issues de secours
• L'alarme incendie tire
• Placard de conciergerie pour les déversements
• Salles de conférence/salles de réunion
• Présentations du personnel
• Equipe RH
• Superviseur immédiat
• Collègues avec le même superviseur
• Équipe informatique
• Personnel administratif
• PDG/propriétaire, si l'entreprise est petite

Avez-vous vraiment besoin de tout faire sur cette liste de contrôle pour l'orientation des nouveaux employés ?

Non. Nous ne connaissons pas votre entreprise comme vous. C'est à vous de choisir quels éléments de cette liste sont précieux pour vous et quelles choses vous pouvez ignorer.

Qu'y a-t-il sur votre liste de contrôle pour l'orientation des nouveaux employés ?

Quelque chose que nous avons manqué? Quelque chose que vous voudriez voir sur une liste mise à jour ? Parlez-nous-en dans les commentaires ci-dessous.

Sources

1. Intégration dans l'économie de l'expérience, Human Capital Institute