I 3 migliori software di gestione dei documenti per le risorse umane
Pubblicato: 2022-09-21Il software di gestione dei documenti aiuta i team delle risorse umane a gestire e archiviare i documenti dei dipendenti.
I professionisti delle risorse umane intervistano i candidati, assumono nuovi dipendenti e conducono colloqui di uscita, tra le altre attività di gestione della forza lavoro. Tutti questi processi coinvolgono pile di documenti, la gestione che utilizzando un sistema manuale basato su carta semplicemente non li taglia. Investire in software per la gestione dei documenti delle risorse umane può aiutare a semplificare e digitalizzare il processo.
Le soluzioni di gestione dei documenti consentono di archiviare e organizzare i documenti dei dipendenti, mantenere la conformità e migliorare l'efficienza amministrativa dei team delle risorse umane. Questo articolo esamina i tre migliori strumenti di gestione dei documenti considerati affidabili da utenti reali del settore delle risorse umane. (Leggi come abbiamo selezionato questi prodotti.)
Quali funzionalità offre il software di gestione dei documenti HR?
Le caratteristiche principali del software di gestione dei documenti HR sono:
- Acquisizione documenti: converti documenti fisici in file digitali.
- Archiviazione dei documenti: archivia i documenti in un repository centralizzato per un facile accesso.
- Ricerca full-text : esamina i documenti delle risorse umane per trovare informazioni specifiche come l'indirizzo di un dipendente.
Tutti i prodotti elencati in questo rapporto includono le caratteristiche sopra menzionate.
Oltre a queste funzionalità principali, i sistemi di gestione dei documenti delle risorse umane offrono comunemente anche:
- Controlli/autorizzazioni di accesso
- Archiviazione e conservazione
- Strumenti di collaborazione
- Monitoraggio della conformità
- Classificazione dei documenti
- Conversione di file
- Gestione e condivisione dei file
- Portale dei dati dei dipendenti
- Riconoscimento ottico dei caratteri
- Controllo della versione
Cosa copriamo per ogni prodotto
Per ogni prodotto, trattiamo quanto segue:
In che modo gli utenti hanno valutato i prodotti in primo piano su diversi aspetti?
Abbiamo analizzato 71 recensioni su tutti i prodotti per scoprire come gli utenti percepiscono questi prodotti in base a parametri quali facilità d'uso, assistenza clienti, rapporto qualità-prezzo e funzionalità.
Cosa dicono gli utenti sui prodotti?
Per ciascuno dei prodotti in primo piano, abbiamo incluso alcuni estratti di recensioni dell'anno finale.
Come sono i prezzi dei prodotti?
I modelli di prezzo sono generalmente uno dei seguenti: forfettario, basato sull'utilizzo, per utente o per funzionalità. Inoltre, la maggior parte delle volte, la frequenza di pagamento è una tantum, annuale o mensile.
Nota: il prezzo di un prodotto può variare in base alle funzionalità necessarie, al supporto o alla formazione richiesti e alle richieste di personalizzazione. Quando trovi un prodotto adatto alle tue esigenze, parla con il venditore per capire cosa possono offrire.
I prodotti sono adatti al tuo personale delle risorse umane?
Alcuni strumenti sono creati appositamente per le imprese, mentre altri funzionano perfettamente per le piccole e medie imprese. Conoscere la base di utenti tipica di questi prodotti è un altro fattore di differenziazione per aiutare a decidere la soluzione giusta per il personale delle risorse umane.
Inoltre, i revisori provengono da vari settori. Se una grande quota di revisori proviene da un settore, è probabile che il prodotto sia di nicchia e potrebbe non funzionare altrettanto bene per altri settori. D'altra parte, se i revisori sono sparsi in tutti i settori, è probabile che il prodotto sia adatto a più settori.
I 3 migliori software per la gestione dei documenti delle risorse umane
1. Dropbox Business
4,5/5
4.0/5
4.3/5
4.4/5
Piccole imprese
$ 15 per utente, al mese
Immagine dello schermo:
Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:
“È molto facile e fantastico avere un sistema di cartelle condivise con i miei colleghi. Dropbox ha semplificato la mia giornata di lavoro di oggi con i miei compagni di squadra. In precedenza era una seccatura archiviare i dati condivisi con i miei compagni di squadra. Ma ora, con Dropbox è un livello totalmente nuovo e un'esperienza meravigliosa".
"La caratteristica più importante di Dropbox Business è che consente la collaborazione all'interno della tua azienda. Gli individui possono caricare il proprio lavoro nel programma e quel lavoro può essere organizzato in cartelle per mantenere tutto pulito. Il contenuto può essere organizzato in quale sito deve essere caricato. Il sito è molto facile da usare e accessibile, il che lo rende un ottimo strumento facile per aiutare nella tua attività.
“Adoro la semplicità di Dropbox, ma non sono d'accordo con i loro prezzi e il blocco delle licenze. . . Se devo offrire una soluzione ai clienti, deve essere vincente e altre soluzioni vincono semplicemente grazie alle licenze".
Leggi tutte le recensioni su Dropbox Business qui.
2. Google Drive
4.7/5
4.6/5
4.9/5
4.8/5
Piccole imprese
$ 6 per utente, al mese
Immagine dello schermo:
Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:
“Quello che mi piace di più di questo software è il modo in cui riesco a salvare qualsiasi cosa su di esso. Dalle immagini ai PDF ai documenti. Tutto può essere salvato su Google Drive. In un certo senso è come un'unità flash portatile e digitale. Anche la grande quantità di memoria è eccezionale".
“Ha molte funzionalità e tutte le funzionalità sono davvero fantastiche, ma la mia caratteristica preferita è l'archiviazione nel cloud. onestamente mi piace il cloud storage e penso che questo sia il miglior backup e ripristino cloud. puoi trasferire i dati del tuo vecchio telefono nel nuovo telefono senza PC, cavo dati che è davvero un'ottima opzione. "
“Google Drive è la scelta intelligente per l'archiviazione di file e il backup di documenti importanti. Si integra facilmente con Gmail, il che rende la condivisione di file super facile e veloce. Essere in grado di organizzare i documenti in diverse cartelle e determinare chi ha accesso alle singole cartelle è un ottimo strumento".
Leggi tutte le recensioni su Google Drive qui .
3. Microsoft 365
4.6/5
4.2/5
4.7/5
4.8/5
Piccole imprese, imprese
$ 6,99 al mese
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Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:
"Un buon software per l'era del cloud, eccellente per lavorare su posizioni più variabili. Un insieme di buoni software per Office che aiutano tutto il tempo in un unico posto... Più flessibilità e funzionalità rispetto ad altre tute. Buona collaborazione con Microsoft Softwares."
“Lo spazio di 1 TB su Onedrive è semplicemente fantastico. Ho un piano familiare, quindi molte persone condividono questo vantaggio. La migliore applicazione per me è Excel. Anche le altre applicazioni sono molto buone e produttive".
“Quello che mi piace di più è il fatto che può essere facilmente navigato e facile da capire. Rende anche il lavoro un po' più piacevole grazie alle numerose funzionalità.
Leggi tutte le recensioni di Microsoft 365 qui.
Come scegliere il giusto software di gestione dei documenti HR per la tua azienda
L'acquisto di software può essere difficile se non sai cosa cercare. Ecco alcuni consigli da tenere a mente quando si seleziona un software di gestione dei documenti per il team delle risorse umane:
- Verificare se il software offre il ripristino dei documenti. Questa funzione ti consentirà di recuperare e ripristinare i documenti dei dipendenti in caso di eliminazioni accidentali. Uno strumento di gestione dei documenti ideale manterrà un backup di tutti i record e i documenti delle risorse umane per prevenire la perdita di dati.
- Cerca il servizio di scansione dei documenti. L'inserimento manuale dei dati da un documento cartaceo nel software è un'operazione che richiede tempo. Ma se il software scelto offre funzionalità di scansione dei documenti, puoi facilmente scansionare file cartacei per convertirli in documenti digitali o elettronici.
- Assicurati che il software disponga di un portale self-service per i dipendenti. Seleziona una soluzione di gestione dei documenti che offra un portale self-service in cui i tuoi dipendenti possono aggiornare e accedere ai propri documenti, come W-2 e I-9. Questa funzionalità aiuterà non solo a ridurre l'onere per il tuo dipartimento delle risorse umane, ma anche a migliorare l'esperienza dei dipendenti.
Domande comuni da porre ai fornitori quando acquistano un software di gestione dei documenti per le risorse umane
Il tuo software offre la ricerca di testo per i documenti?
Uno strumento di gestione dei documenti ideale dovrebbe consentirti di cercare documenti specifici come le buste paga o i contratti dei dipendenti utilizzando una funzione di ricerca di testo per rendere più efficienti processi come l'onboarding e i colloqui di uscita.
Posso archiviare documenti in varie categorie e controllare l'accesso degli utenti?
Diventerà più facile cercare informazioni se il tuo sistema di gestione dei documenti digitali ti consente di archiviare documenti in più sottocategorie, come i dati dei dipendenti e le informazioni aziendali, e condividerli con persone specifiche all'interno della tua organizzazione. Quando selezioni le opzioni software, chiedi ai fornitori se il loro prodotto ti consente di segmentare i tipi di documenti e limitare l'accesso degli utenti ad essi.
Il tuo software si integra con piattaforme di gestione dei file di terze parti?
Il software acquistato dovrebbe essere in grado di integrarsi con applicazioni di terze parti in modo da poter migrare e trasferire facilmente dati e documenti importanti dei dipendenti. Assicurati di chiedere ai fornitori se il loro prodotto ha tali capacità di integrazione.
Come abbiamo scelto questi prodotti? Noi non... tu l'hai fatto
Per trovare la corrispondenza software ideale, hai bisogno di informazioni di cui ti puoi fidare, così puoi risparmiare tempo, rispettare il budget e concentrare più energie sulla crescita della tua attività. È per questo che controlliamo e verifichiamo tutte le recensioni dei nostri utenti e consigliamo solo gli strumenti approvati da persone come te.
In altre parole, i nostri consigli sui prodotti non vengono mai acquistati o venduti, o basati sull'opinione di un singolo individuo: sono scelti dai tuoi colleghi, riflettendo le opinioni e le esperienze della nostra base indipendente di revisori del software.
Gli strumenti di gestione dei documenti delle risorse umane presenti in questo articolo sono i più consigliati in base alle recensioni verificate degli utenti. Tuttavia, se non soddisfano i requisiti di gestione dei documenti del tuo team delle risorse umane, puoi consultare la nostra directory del software di gestione dei documenti per trovare la soluzione più adatta.
Per essere presi in considerazione per questa lista, i prodotti dovevano:
- Avere almeno 20 recensioni di prodotti uniche da parte di utenti del settore delle risorse umane, pubblicate su Capterra tra settembre 2020-22. Abbiamo selezionato i tre prodotti con le valutazioni più alte da presentare in questo articolo.
- Soddisfa la definizione del mercato dei nostri software per la gestione dei documenti offrendo le seguenti funzionalità principali: acquisizione dei documenti, archiviazione dei documenti, ricerca full-text.
Per determinare da quali aziende di dimensioni ciascun prodotto è "comunemente utilizzato", controlliamo se almeno il 20% dei revisori proviene da una determinata dimensione aziendale e solo allora classifichiamo il prodotto come avente clienti di quella dimensione aziendale.
Gli estratti di recensione sono passaggi estratti da recensioni più lunghe scritte da revisori verificati. Otteniamo questi estratti applicando un algoritmo che considera fattori inclusi, ma non limitati a, il conteggio delle parole e la copertura degli argomenti. Gli estratti vengono valutati per il sentimento positivo e ricevono un punteggio del sentimento.
Gli estratti rappresentano l'opinione dell'utente e non rappresentano le opinioni di, né costituiscono un'approvazione da parte di Capterra o dei suoi affiliati. Gli estratti non vengono modificati per chiarezza o grammatica. Nuove recensioni potrebbero essere state aggiunte dopo la pubblicazione di questo articolo, quindi i dati delle recensioni in questo pezzo potrebbero non riflettere le condizioni attuali. Capterra non garantisce che le recensioni rimarranno pubblicate per l'intero periodo in cui questo rapporto è attivo.