I 27 migliori strumenti di produttività online

Mantenere alti livelli di produttività può essere una sfida. Fortunatamente, ci sono una serie di app volte ad aiutarti a concentrarti sulle tue attività e mantenere un'elevata produttività.

In questo post del blog, ti guideremo attraverso i principali strumenti di produttività che puoi utilizzare per lavorare in modo più efficiente e completare le tue attività con facilità.

Le 5 migliori app per la produttività

Pumble — strumento di comunicazione e collaborazione

Iniziamo il nostro elenco di strumenti di produttività con Pumble, una piattaforma di gestione aziendale che aiuta il tuo team a collaborare e comunicare.

Puoi creare canali diversi per progetti e argomenti diversi, quindi invitare tutte le persone pertinenti a unirsi a loro. Oltre ai canali, c'è un'opzione per utilizzare i messaggi diretti, nel caso in cui sia necessario contattare colleghi particolari.

Questa app ti consente anche di personalizzare le tue notifiche. Ad esempio, se vuoi impegnarti in un lavoro approfondito, puoi mettere in pausa le notifiche per 5 o 30 minuti o anche più a lungo (fino a 2 ore). Questo ti aiuterà a rimanere concentrato e a completare i tuoi compiti.

Pumble è particolarmente utile per i team remoti perché consente la comunicazione in tempo reale, poiché tutti i membri del team si trovano nello stesso posto. Questo strumento offre un numero illimitato di utenti, una cronologia chat illimitata e anche servizi di self-hosting.

Disponibilità : macOS, mac (M1), Windows, Linux, Android, iOS, Web

Clockify — software di monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo di Clockify ti aiuta a tenere traccia di tutto il tuo tempo e ti offre una panoramica delle tue prestazioni in termini di produttività. Puoi tenere traccia del tempo con un timer nella modalità timer o aggiungerlo manualmente, in modalità manuale o tramite un foglio presenze.

Dopo aver terminato il monitoraggio del tempo, sarai in grado di concludere se sei produttivo o se dedichi troppo tempo ad attività banali. Per fare ciò, puoi generare ed esportare rapporti di riepilogo e dettagliati su tutte le tue attività, sia di lavoro che di altro tipo, quindi puoi importare i tuoi risultati in altri programmi, per ulteriori analisi. Hai anche accesso ai rapporti settimanali che mostrano quanto tempo tu e il tuo team avete monitorato ogni giorno, per vedere se avete raggiunto le quote giornaliere e settimanali desiderate.

Questa app ti consente anche di aggiungere e tenere traccia delle spese e gestire le tue vacanze e altri tipi di congedo con il tracker del tempo libero.

Disponibilità : Mac OS X, Windows, Linux, iOS, Android, estensioni del browser per Chrome, Firefox e Edge, Web

Posta in arrivo giusta: strumento di monitoraggio della posta elettronica

Tenere il passo con la pila di e-mail che ricevi ogni giorno può essere così estenuante. Fortunatamente, ci sono molti preziosi strumenti di produttività che possono prevenire tali situazioni.

Right Inbox è un'app di monitoraggio della posta elettronica che ti aiuta a gestire la produttività della posta elettronica.

Con questa estensione, puoi impostare promemoria e-mail automatici per assicurarti di rimanere aggiornato sulle tue e-mail e scadenze significative. Right Inbox ti fornisce anche la funzione "tracciamento e-mail", che ti aiuta ad avere una visione più chiara dei tuoi destinatari di posta elettronica: chi apre le tue e-mail e se fanno clic sui collegamenti e-mail.

Inoltre, puoi trasformare le tue e-mail ripetitive in modelli di e-mail, nonché aggiungere note e-mail, che sono visibili solo a te.

Disponibilità : Chrome, Firefox, estensione Safari e Google Workspace

Zoom: strumento di videoconferenza

Una corretta comunicazione gioca un ruolo fondamentale in qualsiasi azienda, soprattutto quando si lavora in remoto. Poiché i problemi di comunicazione sono tra le sfide più comuni del lavoro a distanza, avrai bisogno di uno strumento online affidabile per il tuo team.

Essendo uno dei 100 prodotti in più rapida crescita, Zoom aiuta i team a collaborare tra loro tenendo riunioni e teleconferenze. Per assicurarti di non perdere nessun incontro importante, puoi persino integrare il tuo account Zoom con il calendario di Google.

Inoltre, con questo strumento, sarai in grado di ospitare webinar, costruendo così il tuo business.

Disponibilità : macOS, Windows, Linux, iOS, Android, estensioni per Chrome e Firefox, plugin per Microsoft Outlook, IBM Notes, Skype for Business

Google Drive (Documenti, Fogli, Presentazioni): servizio di sincronizzazione file

Il prossimo nel nostro elenco di strumenti di produttività web è Google Drive, l'app che rende la collaborazione e le consulenze in team su un progetto più facili e veloci. Con esso, puoi creare documenti, modificarli e condividerli con i membri del tuo team.

Questo strumento è perfetto per i progetti collaborativi perché tutti i membri del team possono lavorare sugli stessi documenti contemporaneamente, dai propri dispositivi.

Le persone che hanno il collegamento al documento possono visualizzarlo, modificarlo direttamente o aggiungere suggerimenti. Dipende dalle autorizzazioni fornite dalla persona che ha creato il documento.

Ottieni 15 GB gratuiti per tutte le immagini, i video e i testi che desideri archiviare e condividere (Google Drive, Gmail e Google Foto), ma puoi anche eseguire l'upgrade a un piano più ampio.

Disponibilità : macOS/PC, Android, iOS

Mentionlytics: app di monitoraggio web e social media

Vuoi essere aggiornato con i tuoi argomenti più rilevanti? Invece di cercare manualmente parole chiave specifiche, lascia che un'app lo faccia per te.

Mentionlytics è uno strumento di monitoraggio del web e dei social media. Questo strumento è stato riconosciuto come High Performer Fall 2021 di G2. Per utilizzare questa app, devi inserire la tua parola chiave principale, che può essere il tuo marchio o il nome della tua azienda. Mentionlytics ricerca determinate parole chiave su social media, notizie online, blog e altri siti Web.

Inoltre, puoi monitorare i tuoi concorrenti, ma anche scoprire il tuo mercato di riferimento.

Disponibilità : web, Android, iPhone/iPad

Dropbox — servizio di file hosting

Esistono molti strumenti di produttività Web per l'archiviazione dei dati. Se non sei sicuro di quale utilizzare, ti consigliamo Dropbox.

Questa app ti consente di mantenere tutti i tuoi dati al sicuro e in un unico posto. Puoi caricare tutti i tuoi documenti su un cloud, quindi accedervi quando vuoi, da tutti i tuoi dispositivi.

Con Dropbox puoi condividere in sicurezza file e cartelle con il tuo team. Poiché ci sono opzioni come "autorizzazioni di download" e "protezione con password", puoi essere certo che nessuna cartella andrà persa. Inoltre, puoi proteggere i tuoi file da eliminazioni o virus ripristinandoli o ripristinandoli.

Disponibilità : macOS, Windows, Linux, Android, iPhone, iPad

Google Calendar: calendario online

La prossima app nel nostro elenco di strumenti di produttività è Google Calendar, un semplice calendario online che ti aiuta a creare e mantenere un programma settimanale in pochi clic. Puoi creare programmi per te stesso o con il tuo team.

Questo strumento è allineato con le attività che svolgi in Google Tasks, un'opzione che puoi trovare sul lato destro del tuo Google Calendar. Dopo aver aggiunto i tuoi compiti per la settimana, potrai vederli nel tuo calendario. Inoltre, puoi contrassegnarli come completati.

Con Google Calendar potrai anche programmare riunioni, organizzare eventi, aggiungere allegati ed effettuare videochiamate con Google Meet.

Disponibilità : Android, iPhone e iPad

ClickUp — software tutto compreso per la gestione del lavoro

ClickUp è un potente strumento di produttività per team di tutte le dimensioni in diversi settori. È completamente personalizzabile e offre un'esperienza ricca di funzionalità per gestire il carico di lavoro, monitorare gli aggiornamenti dei progetti e comunicare con il team, indipendentemente dallo stile di progetto utilizzato.

L'esclusiva gerarchia organizzativa di ClickUp ti offre maggiore flessibilità e controllo per strutturare anche i progetti più complessi, mentre le attività secondarie e le liste di controllo all'interno delle attività possono aiutarti a gestire qualsiasi cosa, dai flussi di lavoro in più fasi alle semplici attività.

La collaborazione è al centro di ogni funzionalità di ClickUp; commentare in thread, assegnare commenti, modificare e allegare file secondo necessità direttamente all'interno di un'attività ClickUp o di un documento. Viste multiple in ClickUp tra cui Gantt, Mappe mentali, Elenco e la sua visualizzazione Board simile a Kanban ti consentono di scegliere il modo ottimale per vedere le attività correnti e gli stati personalizzabili consentono a tutti di vedere l'avanzamento del tuo progetto.

Inoltre, ClickUp si collega senza problemi a oltre 1.000 altri strumenti di lavoro come Google Drive, Slack, GitHub, Dropbox e altri.

Disponibilità : Web, macOS, Windows, iOS, app mobile, Android

Calendly — software di pianificazione degli appuntamenti

Un altro strumento pratico per la pianificazione di riunioni e appuntamenti è Calendly. Uno dei vantaggi cruciali di questo strumento è che impedisce lo scambio di e-mail con i partecipanti alla riunione.

Devi semplicemente impostare le ore disponibili durante una settimana in Calendly, quindi chiunque desideri programmare un incontro con te potrà vedere quando sei libero. Puoi anche impostare un tempo di bufferizzazione, per assicurarti di fare delle pause durante il giorno.

Inoltre, questo strumento ti consente di integrare il tuo account Calendly con altre app, come Slack, Zoom o Zapier.

Disponibilità : web, iPhone, Android

Streak per Gmail: gestore di posta elettronica

Gestire le tue e-mail è sempre dispendioso in termini di tempo e raramente produttivo, ma se vuoi velocizzare il tuo lavoro di posta elettronica, puoi rivolgerti a Streak per Gmail.

Questo strumento ti consente di tenere traccia delle tue e-mail, così saprai quando e se i destinatari le hanno aperte. Ti consente anche di scrivere e-mail ora e inviarle automaticamente in seguito.

Per risparmiare tempo prezioso, assicurati di provare l'opzione "snippet". Con questa funzione, puoi creare scorciatoie e modelli per e-mail ricorrenti.

Inoltre, con l'opzione “Mail Merge”, puoi inviare più email personalizzate contemporaneamente, utilizzando i dati dei tuoi file CSV.

Disponibilità : iOS, Android, estensione Chrome

EmailAnalytics — strumento di visualizzazione e-mail

EmailAnalytics è rivolto a chiunque utilizzi Gmail o G Suite per condurre attività e-mail quotidiane. Visualizza l'attività e-mail, fornendoti informazioni dettagliate sulla tua produttività e-mail e su quella del tuo team o dei tuoi dipendenti.

Calcola il tempo medio di risposta e-mail, che è un KPI critico per i team di vendita e assistenza clienti.

Inoltre, invia un report e-mail giornaliero che riassume l'attività e-mail di ieri per l'intero team, rendendo comodo e semplice monitorare l'attività dei dipendenti, riequilibrare i carichi di lavoro e aumentare la produttività.

Disponibilità : basata sul web

Trello — Strumento per la gestione dei progetti e delle cose da fare

Trello è un'applicazione web per la collaborazione e la comunicazione in team. Ma va anche oltre, consentendoti di gestire le tue attività e i tuoi progetti.

In Trello ci sono le bacheche e ogni bacheca rappresenta un progetto. Una volta creata una bacheca, puoi aggiungere le carte, che fungono da attività.

Quindi, puoi aggiungere persone a queste attività e tenere traccia dei tuoi progressi; puoi creare elenchi di cose da fare, indicare a quali attività stai attualmente lavorando e spostarli nella colonna "fatto" al termine.

I membri del team possono discutere progetti e attività, aggiungere commenti e votare idee. Puoi anche caricare allegati, definire date di scadenza e aggiungere etichette, per una navigazione più rapida attraverso lo strumento.

Trello ti consente anche di integrarlo con Google Calendar e Gmail, oltre a molte altre app, per una routine di lavoro più snella.

Disponibilità : web, macOS, Windows, iOS, Android

TeamViewer — strumento di controllo remoto e condivisione desktop

Un'altra app che abbiamo incluso nel nostro elenco di strumenti di produttività Web è TeamViewer, un software che consente ai team di connettersi in remoto. Con TeamViewer Meeting, i team possono tenere riunioni online, fare presentazioni online e impegnarsi nel lavoro di squadra online.

I maggiori vantaggi di questo strumento di produttività sono che consente la condivisione di desktop e file e il controllo remoto. Una volta ottenuta l'autorizzazione, puoi accedere a tutti i dati sul computer del tuo collega e visualizzare tutti i documenti rilevanti, senza disturbare il tuo collega.

La lavagna online è un'altra utile funzionalità, particolarmente pratica per sessioni di brainstorming con il tuo team.

Disponibilità: Windows, macOS, Linux, ChromeOS, Raspberry Pi, Android, iOS

Evernote: app per prendere appunti

Evernote è ottimo per condividere informazioni e prendere appunti veloci mentre lavori. Queste note possono essere file audio e video, immagini, clip Web o pagine Web; puoi condividere queste note e accedervi da qualsiasi dispositivo.

Puoi anche aggiungere note "a inchiostro" e disegnare diagrammi, grafici e frecce per rendere le tue note scritte più concise.

Puoi anche utilizzare i modelli Evernote, come il Business plan o il Project tracker, e scansionare documenti importanti.

Se hai bisogno di tenere traccia del tuo tempo e della tua produttività, c'è un'integrazione di Clockify con Evernote che ti consente di tenere traccia del tempo sulle tue note con un solo clic. Puoi anche integrare Evernote con Google Calendar, in modo da poter collegare le tue note agli eventi del calendario.

Disponibilità : iOS, Android, estensione del browser Web Clipper

Hootsuite — Gestore dei social media

Se il tuo compito è gestire diverse piattaforme di social media, allora Hootsuite è lo strumento che fa per te.

Questo strumento ti aiuta a risparmiare tempo consentendoti di programmare più post da visualizzare su più piattaforme contemporaneamente, con Bulk Composer. Con Hootsuite, i tuoi colleghi possono apportare modifiche prima che le bozze vengano pubblicate.

Puoi anche monitorare tutte le menzioni di argomenti rilevanti per te sui social media, nonché creare campagne pubblicitarie.

Disponibilità: iOS, Android

Buffer — Strumento di gestione dei social media

Un altro strumento che può aiutarti a gestire i tuoi account sui social media è Buffer, l'app riconosciuta come Leader Fall 2021 di G2.

Puoi pianificare e programmare i tuoi post per vari canali di social media, ma anche impostare promemoria per le tue storie di Instagram. Per assicurarti di pubblicare contenuti di qualità, puoi impostare un'opzione per richiedere l'approvazione prima che i post vengano pubblicati.

Buffer ti consente anche di rivedere le tue analisi sui social media, quindi avere una migliore comprensione di come dovrebbero apparire i tuoi contenuti. Con questa funzione, puoi creare report personalizzati, quindi condividerli con i tuoi supervisori o clienti.

Disponibilità: iOS, Android, estensione Chrome

IFTTT — creatore di dichiarazioni condizionali

IFTTT funziona sul principio "se-questo-allora-quello", da cui il nome; puoi sincronizzare due app insieme, in modo che quando un'app completa le sue attività, l'altra inizi a lavorare sulle proprie attività.

Una volta effettuato l'accesso, puoi scegliere tra una serie di applet e servizi nel repository dello strumento e numerose "ricette" su come combinarle per ottimizzare il flusso di lavoro.

Ad esempio, puoi combinare l'app Pocket con il tuo Kindle, in modo che ogni volta che tagghi un articolo in Pocket, questo venga automaticamente inviato a Kindle.

Disponibilità : web, iOS, Android

Zapier — strumento di automazione del flusso di lavoro

Un'altra app che ti permette di connettere diversi strumenti è Zapier. Con questa app, sarai in grado di automatizzare il tuo flusso di lavoro.

Innanzitutto, devi scegliere un trigger, una routine in una particolare app. Quindi, imposta una o più azioni che dovrebbero avvenire automaticamente. Ad esempio, quando ricevi un'e-mail in Gmail (trigger), vuoi che Zapier copi tutti gli allegati su Dropbox (prima azione) e ti avvisi in Slack su questi allegati (seconda azione). In questo modo, puoi automatizzare alcune attività ripetitive, quindi avere più tempo per concentrarti su incarichi significativi.

Questo strumento ha alcuni flussi di lavoro predefiniti che puoi utilizzare. Inoltre, puoi anche provare Zapier per i team, se vuoi aiutare i tuoi colleghi ad automatizzare il loro lavoro ed essere più produttivi.

Disponibilità : web

LastPass — cassaforte della password

Continui a dimenticare e modificare le password che hai per più account? Se hai familiarità con questo problema, assicurati che LastPass possa risolverlo. Questa app ti aiuta a memorizzare tutte le tue password e dati di accesso in un luogo sicuro. Pertanto, non devi preoccuparti di essere bloccato dai tuoi account.

Una volta scaricato il tuo LastPass, potrai vedere il suo pulsante nell'angolo in alto a destra della barra degli strumenti del browser. Successivamente, accedi al tuo account utilizzando questo pulsante. È fondamentale che tu scelga una password principale complessa per proteggere i tuoi dati. Infine, aggiungi i tuoi siti importandoli dalla tua email o scegliendo un'opzione per consentire a LastPass di salvare i siti ogni volta che li visiti e accedi.

Tutte le tue informazioni sono crittografate e rese segrete, anche dal software stesso. Oltre alla password principale, puoi scegliere un processo di autenticazione in 2 fasi, per una maggiore sicurezza.

Disponibilità : Windows, macOS, Linux, iOS, Android ed estensioni

Dynalist: creatore di checklist

Dynalist è un'app per la creazione di elenchi. Dopo aver creato le tue liste, puoi trasformarle in liste di controllo delle attività che devi completare.

Questo strumento ti consente anche di prendere appunti e organizzare gli elementi nelle tue liste, impostando le date di scadenza. Sarai in grado di classificare gli articoli etichettandoli con tag, codifica a colori e collegandoli.

Dynalist ti consente inoltre di collaborare con i membri del tuo team e di aggiungere file condivisi di dimensioni fino a 50 MB.

Disponibilità : Estensione per Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Chrome e Firefox

Un mormorio morbido - generatore di rumore

A Soft Murmur è un sito Web che ti aiuta a rimanere concentrato sul tuo lavoro, fornendo suoni ambientali.

Puoi scegliere tra una serie di rumori di sottofondo, come il suono del tuono, il suono della pioggia, il vento, le chiacchiere del bar, una campana tibetana e molto altro. Puoi quindi combinare questi suoni, per trovare il mix perfetto per la tua produttività. Se lavori in un ufficio aperto o da casa, dove è probabile che ti distragga spesso, accendi A Soft Murmur e metti le cuffie.

Un'altra caratteristica pratica di questa app è il timer. Ad esempio, se vuoi addormentarti ascoltando il suono rilassante delle onde, puoi semplicemente impostare il timer affinché l'app smetta di suonare dopo un po' di tempo.

Disponibilità : iPad, iPhone, Android

Figma — strumento di progettazione

Figma è uno strumento di progettazione che garantisce collaborazione e scambio di idee all'interno dei team. Questo strumento è stato riconosciuto come Leader Fall 2021 di G2.

Figma offre ai designer opzioni come un moderno strumento penna e funzionalità avanzate per i caratteri. Inoltre, se desideri automatizzare le tue attività ricorrenti, assicurati di utilizzare i plug-in, che possono essere disponibili per chiunque, oppure puoi renderli privati.

Inoltre, Figma ti consente di creare prototipi che puoi condividere con i tuoi colleghi. Inoltre, i team possono sfogliare le pagine del progetto e i file più recenti, il che garantisce una collaborazione adeguata.

Disponibilità: Windows, macOS

Schizzo: kit di strumenti di progettazione

Un'altra pratica app di design è Sketch. È semplice da usare, offre numerose funzioni pratiche e puoi collaborare con i tuoi colleghi in tempo reale. È uno dei migliori strumenti di produttività web per Mac rivolto ai designer.

Sketch ti consente di creare componenti e di riutilizzarli successivamente. Inoltre, se devi progettare per diverse piattaforme, assicurati di poter esportare file in tutte le dimensioni e formati.

Questo strumento ti consente anche di trasformare le tue idee in realtà più velocemente, fornendo guide e griglie che ti aiutano a progettare più velocemente, ma con precisione.

Disponibilità : macOS

Alfred — creatore di scorciatoie

Alfred è un altro strumento di produttività per Mac. Ti aiuta a velocizzare il tuo lavoro attraverso le scorciatoie, così puoi trovare e aprire tutti i tuoi file più velocemente, fare calcoli veloci, controllare la tua musica e altro ancora.

Puoi passare ai flussi di lavoro Alfred per ridurre le attività ripetitive; basta scaricare alcuni dei flussi di lavoro già disponibili e integrarli nel tuo lavoro.

Oppure, se desideri avere i tuoi flussi di lavoro personalizzati, puoi farlo combinando parole chiave, tasti di scelta rapida e attività specifiche.

Disponibilità: macOS

Libertà: blocco delle distrazioni

Di solito lotti con la procrastinazione? La procrastinazione può portarti via molto tempo, ma, rivolgendoti a Freedom, ridurrai al minimo il tempo sprecato con il tuo telefono e vari siti web.

Puoi usarlo sul tuo Mac, Windows, Android, iOS o Chrome e in seguito sincronizzare tutti gli aggiornamenti delle impostazioni su questi dispositivi. Con Freedom puoi bloccare interi siti Web, app, ma anche creare elenchi di blocchi e pianificare blocchi per l'avvio automatico.

Questo strumento di produttività può anche aiutarti a bloccare l'intera Internet, quindi non sarai tentato di navigare su Facebook, YouTube e siti Web simili.

Disponibilità: Mac, Windows, Android, iOS e Chrome

Raccomandazione

Se desideri scoprire altre app per la produttività e la collaborazione, ti consigliamo i seguenti articoli:

• I migliori strumenti di produttività per i team remoti
• 30 migliori strumenti di collaborazione online per i team