5 elementi chiave da considerare quando si sviluppa la messaggistica in attesa
Pubblicato: 2022-04-27Nel nostro mondo estremamente digitale di tecnologia in continua evoluzione, può essere facile trascurare strumenti che esistono da decenni.
Mentre tentano di tenere il passo con le moderne strategie di marketing, creando siti Web e aggiornando i profili dei social media, molti marchi dimenticano semplicemente di prestare attenzione a un elemento meno appariscente, ma estremamente importante della loro attività: i loro telefoni.
L'esperienza di un cliente quando chiama la tua azienda è importante tanto quanto l'esperienza di un cliente mentre visita il tuo sito Web o la tua pagina Facebook. Con questo in mente, è fondamentale avere una sorta di messaggistica in attesa per offrire ai tuoi clienti un'esperienza positiva del marchio mentre chiamano la tua attività.
La messaggistica in attesa può essere utilizzata per:
- crea fiducia con il tuo cliente
- rafforzare la voce del tuo marchio
- ridurre il tempo di attesa percepito
- consentono di parlare direttamente a un pubblico altamente mirato
- massimizzare l'efficienza delle vostre risorse umane
Se questi vantaggi non convalidano la necessità di messaggistica in attesa, considera questo fatto da un sondaggio della CNN.
Senza un qualche tipo di supporto in attesa, il 60% dei chiamanti riattaccherà.
Ciò significa che la tua azienda potrebbe perdere tre chiamanti su cinque perché hai deciso di non utilizzare la messaggistica in attesa.
Quindi, quando si tratta di messaggistica in attesa, non c'è dubbio se dovresti usarla o meno. Tuttavia, ci sono alcuni elementi che devi considerare quando sviluppi la tua strategia.
1. Voglio musica o messaggi di attesa fuori campo?
Se vuoi mantenerlo semplice, puoi utilizzare la musica per coinvolgere i tuoi interlocutori. Questa è una buona opzione per le aziende che hanno appena iniziato con la messaggistica in attesa poiché è veloce e facile da configurare e richiede una minore considerazione delle preferenze.
Se scegli il percorso musicale, devi solo selezionare lo stile musicale che si adatta meglio al tuo pubblico. Ti consigliamo di selezionare un suono che dia il tono e guidi i tuoi messaggi di branding.
Per molte aziende, l'easy listening o il jazz saranno l'opzione migliore in quanto accettabili per un pubblico vasto e variegato. Ma se hai una base di clienti con gusti molto particolari, puoi scegliere tra country, oldies, rock o anche techno. Se hai bisogno di qualcosa di più specifico, Spectrio può persino creare una miscela personalizzata di musica che corrisponda al tuo marchio unico.
Tuttavia, se scegli di seguire la strada della messaggistica vocale fuori campo, prendi la tua attività attraverso le seguenti considerazioni.
2. Come dovrebbe suonare il mio marchio?
Considera quale si adatterebbe meglio al tuo marchio. Proprio come abbineresti il tuo marchio a uno stile musicale, dovrai abbinare il tuo marchio a uno stile di voce e tono.
- Amichevole o autorevole?
- Maschio o femmina?
- Stile personale o annunciatore?
- Giovane o Distinto?
- Ad alta energia e salesy o rilassato e casual?
Se definire la voce del tuo marchio attraverso la terminologia è difficile, riempi lo spazio vuoto di questa affermazione: se potessi scegliere una celebrità o una persona famosa per rappresentare il mio marchio, sarebbe [vuoto].
Quindi elenca le caratteristiche di quella persona e avrai un progetto per la voce che rappresenterà al meglio il tuo marchio.
3. Come posso utilizzare la messaggistica in attesa per rispondere alle domande frequenti?
Il tuo messaggio di attesa è il luogo perfetto per rispondere alle domande frequenti dei tuoi clienti.
Puoi utilizzare i tuoi messaggi come un'opportunità per fornire informazioni a domande che non sapevano di avere e, cosa più importante, potresti essere in grado di rispondere alla domanda che è il motivo della loro chiamata.
Ciò evita al cliente di attendere in attesa e salva la tua azienda dal fornire le risorse umane necessarie per rispondere alla sua chiamata.
Quando crei il tuo messaggio di attesa, rispondi alle domande frequenti specifiche della tua attività e fornisci sempre:
- Il tuo orario di lavoro
- Il tuo indirizzo (con brevi indicazioni da un'autostrada principale)
- Dove trovare informazioni aggiuntive (sito web)
Fornire valore e ridurre i tempi di attesa porterà a clienti più felici e soddisfatti.
4. Cosa voglio promuovere?
Come accennato in precedenza, i tuoi messaggi di attesa sono il momento perfetto per parlare direttamente a un pubblico altamente mirato.
Se un cliente chiama la tua azienda, è già interessato ai tuoi prodotti o servizi. Ciò li rende un vantaggio prezioso e altamente coinvolto.
Un sondaggio di una rivista di telemarketing ha rilevato che dal 15% al 20% dei clienti ha effettuato acquisti in base alle informazioni che ha sentito in attesa.
Quindi, non perdere l'opportunità di incrementare le vendite. Incorpora strategie di vendita e marketing nei tuoi messaggi.
Aggiungi informazioni su:
- Saldi/Offerte speciali
- Una carrellata dei tuoi prodotti e servizi
- La missione del tuo marchio
E grida:
- Punti deboli del cliente
- Vantaggi dei tuoi prodotti e servizi
- Perché sei superiore ai tuoi concorrenti
Non perdere questa occasione per offrire pubblicità gratuita a un gruppo di contatti interessati.
5. Con quale frequenza aggiornerò i miei messaggi in attesa?
L'unica cosa peggiore di non avere un messaggio di attesa è avere un messaggio di attesa obsoleto.
Quindi, quando inizi la tua strategia, crea un piano per quanto spesso e quando aggiornerai i tuoi messaggi.
Considera la tempestività delle informazioni nel tuo messaggio e poi decidi con quale frequenza dovrai programmare i tuoi aggiornamenti.
Se hai offerte speciali e promozioni che cambiano frequentemente, considera di rivedere i tuoi messaggi più spesso. Se hai impostato informazioni che cambiano raramente, puoi aggiornare meno frequentemente.
Ti suggeriamo di aggiornare il tuo messaggio secondo uno dei seguenti programmi:
- Mensile (12 aggiornamenti/anno)
- Bimestrale (6 aggiornamenti/anno)
- Trimestrale (4 aggiornamenti/anno)
- Semestrale (2 aggiornamenti/anno)
- Annuale (1 aggiornamento/anno)
Anche se scegli di aggiornare solo una volta all'anno, non limitarti a impostarlo e dimenticarlo.
Calendario un orario una volta al mese o una volta alla settimana se aggiorni frequentemente il tuo copione, per chiamare e ascoltare il messaggio. Ascoltare te stesso ti aiuterà a verificare che tutte le informazioni siano aggiornate e potrebbe anche darti idee su cosa includere nel tuo prossimo aggiornamento.
Se la tua fitta agenda rende difficile programmare aggiornamenti e revisioni, prendi in considerazione l'utilizzo di un fornitore che gestirà le tue campagne di messaggistica in attesa per te.
Esistono diverse considerazioni quando si sceglie un programma per la messaggistica in attesa, ma i fattori rimarranno sempre costanti.
Hai bisogno di messaggi in attesa per mantenere i tuoi clienti in linea. Potrebbe essere la differenza tra il 60% dei tuoi clienti che rimangono in linea per connettersi con te o il 100%.
Quale preferiresti?
Lascia che uno dei nostri esperti ti aiuti a vedere come Spectrio può impostare la tua messaggistica in attesa per coinvolgere, istruire e ispirare i tuoi clienti.