Cara membina koneksi dengan kolaborasi klien yang lancar

Hubungan jangka panjang sangat penting untuk pertumbuhan agensi, dan unsur yang sangat diperlukan dalam kemitraan yang menguntungkan ini adalah kolaborasi klien yang efektif. Hal ini mengacu pada proses kerja sama yang berkelanjutan, pengambilan keputusan bersama, dan interaksi antara lembaga dan klien mereka yang diperlukan untuk menciptakan hasil yang saling menguntungkan.

Unduh “Mengapa manajemen reputasi penting: Studi churn” untuk mengetahui strategi berbasis data dalam mempertahankan klien lebih lama menggunakan manajemen reputasi online.

Memprioritaskan kolaborasi klien yang positif di agensi digital Anda dapat menyiapkan organisasi Anda untuk meraih kesuksesan berkelanjutan yang dihasilkan oleh kemitraan jangka panjang dengan kepercayaan tinggi. Dalam postingan blog ini, kami akan mendalami mengapa peningkatan kolaborasi klien harus menjadi agenda Anda, dan memberi Anda alat untuk menciptakan budaya kolaborasi di biro iklan Anda. Kemudian, kami akan membahas tips yang dapat ditindaklanjuti untuk kolaborasi klien yang lebih baik dan memberikan gambaran umum tentang alat yang tersedia untuk memudahkan kolaborasi.

Mengapa kolaborasi klien itu penting

Sebagai pemilik agensi, Anda pasti tahu perasaan puas yang muncul setelah mendapatkan klien baru. Anda melakukan pekerjaannya, dan sekarang Anda memiliki pelanggan baru yang membayar untuk agen pemasaran digital pengecer Anda. Namun upaya nyata untuk mengubah klien baru tersebut menjadi kolaborator jangka panjang yang bernilai tinggi baru saja dimulai.

Dengan alat dan pengetahuan untuk mendorong kolaborasi klien yang bermanfaat dan saling menguntungkan, Anda dapat mengamankan hubungan klien yang kuat sehingga agensi Anda tahan resesi. Inilah mengapa kolaborasi harus menjadi nilai terpenting.

Meningkatkan pemahaman tentang kebutuhan dan harapan klien

Jika Anda tidak benar-benar memahami tantangan dan tujuan klien Anda, Anda menyiapkan diri untuk kegagalan dengan menawarkan layanan yang ingin Anda jual, bukan layanan yang mengatasi masalah aktif klien. Anda dapat menghindari kesalahan yang terlalu umum ini dengan menggabungkan sistem kolaborasi klien yang andal ke dalam alur kerja Anda untuk menangkap informasi penting.

Dengan memahami kebutuhan mereka, Anda dapat memenuhi harapan tersebut dan menjadi mitra yang sangat diperlukan dalam membantu pelanggan Anda mencapai tujuan bisnis mereka.

Membangun kepercayaan dan memperkuat hubungan klien

Kepercayaan adalah mata uang yang berharga dalam dunia agensi: tidak ada kekurangan pesaing di luar sana, jadi untuk mengurangi kebisingan dan membangun daftar klien yang sehat, pelanggan memerlukan alasan yang baik untuk memilih agensi Anda.

Melalui kolaborasi klien, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda memahami kebutuhan mereka dan memberikan keyakinan kepada pelanggan bahwa Anda mengutamakan kepentingan mereka. Saat mengambil keputusan pembelian, pemilik bisnis akan memilih penyedia layanan yang dapat mereka percayai.

Meningkatkan kepuasan dan loyalitas klien

Jika klien terus-menerus keluar, Anda akan menyadari bahwa Anda tidak akan pernah bisa berhenti mencari klien dan mengatur napas. Namun jika klien yang Anda tandatangani tetap membayar klien dalam jangka panjang, pendapatan yang stabil akan mempermudah perkiraan dan melakukan investasi untuk mengembangkan bisnis Anda.

Kunci untuk mengurangi churn dan meningkatkan kepuasan? Kolaborasi klien yang efektif dan jujur.

Dengan memasukkan kolaborasi ke dalam interaksi Anda dengan klien selama kemitraan, Anda terus menunjukkan bahwa Anda menghargai pengalaman dan hasil mereka. Loyalitas ini memberikan asuransi bahkan jika Anda mengalami masalah yang tidak terduga atau bulan yang mengecewakan.

Mendorong inovasi dan menumbuhkan kreativitas

Meskipun klien Anda bukan pemasar berpengalaman, mereka menghadirkan keahlian dan pengetahuan yang kuat tentang bisnis mereka. Mengeksplorasi ide dan solusi secara rutin bersama melalui kolaborasi klien memungkinkan Anda memanfaatkan keahlian mereka untuk mengembangkan solusi yang lebih inovatif dan kreatif, sehingga meningkatkan strategi pemasaran digital Anda.

Meningkatkan hasil proyek dan kesuksesan bisnis secara keseluruhan

Keuntungan dari memiliki hubungan kolaboratif dengan klien Anda adalah bahwa hal ini menguntungkan kedua belah pihak: pelanggan menang karena masalah mereka teratasi, memungkinkan mereka fokus pada bagian bisnis yang paling mereka kuasai, dan biro iklan Anda menang karena pencapaian tersebut mendorong kesuksesan jangka panjang organisasi Anda.

Bagaimana menciptakan budaya dan lingkungan kolaboratif

Hubungan yang kuat dimulai dengan budaya biro iklan Anda, jadi penting untuk membangun lingkungan yang mendorong kolaborasi klien. Mari kita lihat beberapa cara untuk menanamkan etos kerja sama dan saling mendukung dalam organisasi Anda.

Menumbuhkan komunikasi yang terbuka dan transparan

Semangat keterbukaan dan transparansi harus didorong dalam organisasi Anda, baik dalam interaksi internal maupun interaksi dengan klien. Beberapa tips untuk melakukan hal ini antara lain:

• Siapkan saluran komunikasi reguler, terutama jika Anda bekerja dari jarak jauh. Hal ini dapat mencakup penggunaan platform kolaborasi dan pertemuan langsung secara berkala. Sebagai pemilik, tunjukkan keterbukaan dengan berpartisipasi secara rutin di saluran ini.
• Dorong umpan balik. Klien dan rekan satu tim harus merasa nyaman dan terdorong untuk memberikan umpan balik mereka mengenai layanan, proses, dan aspek lain dari bisnis Anda.
• Menunjukkan pengambilan keputusan yang transparan. Menjelaskan alasan di balik keputusan, baik pada akun klien maupun secara internal, membantu membangun rasa percaya dan keterlibatan di antara semua pemangku kepentingan lembaga Anda.
• Contohkan norma-norma komunikasi yang Anda ingin orang lain wujudkan. Baik itu bahasa yang ramah, pembaruan status rutin, atau tanggapan cepat, Anda dapat mendorong hubungan kolaboratif yang positif dengan menjunjung tinggi bagian Anda dalam tawar-menawar dan mencontohkan sumber kolaborasi.

Dorong mendengarkan secara aktif dan empati

Saat merekrut anggota tim baru dan menerima klien baru, mulailah hubungan dengan nada positif dengan menekankan nilai mendengarkan secara aktif dan pendekatan empati.

Anda dapat memasukkan bagian tentang nilai-nilai ini dalam modul pelatihan untuk karyawan baru. Demikian pula, ketika menyajikan nilai-nilai perusahaan Anda kepada prospek dan klien, jelaskan secara eksplisit bahwa ini adalah prinsip-prinsip yang dapat mereka harapkan dari Anda.

Tetapkan tujuan dan harapan yang jelas

Cara pasti untuk memperburuk hubungan adalah dengan membuat kolaborator Anda merasa Anda gagal memenuhi komitmen Anda. Hal ini terjadi ketika tujuan tidak didefinisikan dengan jelas, sehingga semua pihak tidak memiliki pemahaman yang sama mengenai hasil yang diharapkan.

Untuk menghindari hal ini, pastikan tujuan dan harapan didefinisikan dengan jelas sebelum memulai pekerjaan apa pun. Luangkan waktu untuk merangkum ringkasan ini di akhir rapat perencanaan, sehingga klien atau kolega Anda mempunyai kesempatan untuk mengklarifikasi jika mereka tidak setuju dengan ringkasan Anda.

Mempromosikan budaya saling menghormati dan inklusivitas

Kolaborasi internal dan klien tidak harus berarti Anda setuju dalam segala hal atau sepakat dalam semua masalah. Perbedaan dapat menghasilkan lebih banyak kreativitas dengan menghadirkan beragam sudut pandang ke dalam proyek, asalkan semua pihak didorong untuk berbagi pandangan tanpa takut dicela.

Lihat video ini di mana spesialis program penjualan kami, Jacob, mendalami cara meningkatkan kolaborasi dengan integrasi Microsoft Teams Vendasta:

Memberikan peluang untuk kolaborasi dan kerja sama tim

Kolaborasi tidak selalu terjadi secara alami, jadi jika Anda ingin kolaborasi menjadi bagian dari alur kerja reguler biro iklan Anda, penting untuk secara sengaja memasukkannya ke dalam proses Anda.

Hal ini dapat berupa:

• Check-in rutin
• Pengakuan atas keberhasilan kolaboratif
• Kegiatan membangun tim dan apresiasi klien
• Lokakarya lintas tim untuk mendorong kolaborasi antara, misalnya, penjualan dan pemasaran

Kiat dan taktik untuk kolaborasi klien yang lebih baik

Baik Anda memulai agensi atau ingin meningkatkan kolaborasi dalam organisasi Anda, terapkan tips berikut untuk membangun budaya yang baik dan memupuk kerja tim.

Komunikasikan dan perbarui klien secara teratur tentang kemajuan proyek

Jika Anda hanya melakukan satu hal untuk meningkatkan kolaborasi klien di agensi Anda, itu adalah hal ini. Komunikasi yang teratur membantu klien merasa berada di tangan yang tepat, berurusan dengan mitra yang dengan tulus berinvestasi dalam kesuksesan mereka.

Ini bisa berupa email ringkasan sederhana setiap hari Jumat, panggilan telepon dua mingguan, atau interval lain yang masuk akal bagi proyek dan klien. Kuncinya adalah membiasakan diri memberikan pembaruan secara teratur.

Carilah umpan balik klien dan libatkan mereka dalam proses pengambilan keputusan

Jika Anda tidak meminta umpan balik sampai akhir proyek, Anda mungkin mendapati klien Anda sedang melakukan observasi yang akan jauh lebih berguna di awal proses. Beberapa klien mungkin secara terbuka mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik tanpa diminta, namun sering kali, Anda harus secara aktif mencari masukan dari mereka. Jangan biarkan hal itu terjadi secara kebetulan.

Tetapkan jadwal yang realistis dan kelola ekspektasi secara efektif

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, kegagalan memenuhi ekspektasi dapat membuat hubungan tidak dapat diperbaiki lagi. Ini tidak berarti Anda harus menetapkan target yang rendah, namun ini berarti Anda harus realistis mengenai apa yang dapat dicapai oleh lembaga Anda dan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk setiap proyek. Bekerja sama dengan agen pemasaran digital label putih dapat meningkatkan output Anda secara signifikan, jadi jika pertumbuhan Anda dibatasi oleh kapasitas internal, ini adalah cara yang bagus untuk dipertimbangkan.

Bersikaplah proaktif dalam mengatasi masalah dan menyelesaikan konflik

Masalah kecil cenderung membesar menjadi masalah besar. Hindari membiarkan masalah memburuk dengan memperhatikan hal-hal yang berpotensi menjadi lebih signifikan seiring berjalannya waktu, dan selesaikan masalah tersebut secara transparan dengan klien Anda.

Terus tingkatkan dan belajar dari pengalaman klien

Proses peninjauan proyek internal adalah cara terbaik untuk melacak keberhasilan dan tantangan yang muncul dari setiap klien atau proyek. Katakanlah Anda mencoba sesuatu yang baru dengan klien, seperti menyiapkan sistem e-niaga untuk layanan mereka. Jika Anda mengalami tantangan tak terduga dalam penyiapan Anda, mendokumentasikannya dapat membantu tim Anda memberikan pengalaman yang lebih baik di lain waktu.

Cara memanfaatkan alat kolaborasi klien

Alat kolaborasi klien modern memudahkan Anda untuk tetap terhubung, bahkan seiring berkembangnya biro iklan Anda. Ini termasuk:

• Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) : Memusatkan dan mengatur informasi klien sehingga semua anggota tim Anda dapat melihat informasi yang relevan di satu tempat.
• Google Workspace : Mencakup alat kolaborasi seperti Google Meet dan hosting awan bersama.
• Dasbor klien : Meningkatkan pengalaman klien Anda dengan memberi mereka dasbor pusat tempat mereka dapat mengakses data real-time tentang proyek dan akun mereka.
• Platform label putih : Tetapkan profesional label putih untuk bekerja dengan klien di bawah bendera agensi Anda, sehingga memberi mereka pengalaman yang lebih personal.
• Alat desain kolaboratif: Ciptakan alur kerja yang lebih lancar untuk proyek terkait desain Anda dengan berbagi dan melakukan iterasi secara kolaboratif pada papan suasana hati, gambar rangka, dan maket.
• Platform manajemen proyek : Pastikan tidak ada prospek atau klien yang gagal dengan menggunakan tugas dan manajer proyek yang tangguh.

Memilih alat yang tepat untuk agensi Anda

Saat memilih alat kolaborasi klien agensi, variabel utama yang perlu diingat adalah:

• Anggaran Mu
• Tantangan agensi Anda saat ini
• Kebutuhan dan preferensi klien Anda

Alat yang Anda pilih harus membuat hidup lebih mudah bagi Anda dan klien Anda, daripada menambahkan teknologi rumit lainnya ke dalam proses Anda. Jika klien Anda tidak terlalu paham teknologi, dasbor yang mudah digunakan mungkin akan lebih berguna bagi mereka dibandingkan sesuatu yang lebih canggih, seperti platform desain kolaboratif.

Cara memaksimalkan alat kolaborasi Anda

Alat kolaborasi terbaik adalah yang digunakan tim dan klien Anda. Berikut cara memastikan hal itu terjadi:

• Memberikan pelatihan dan dokumentasi untuk setiap alat baru yang diperkenalkan, termasuk prosedur operasi standar (SOP) internal.
• Integrasikan alat dengan solusi lain sedapat mungkin untuk meminimalkan kebutuhan memasukkan data secara manual.
• Dorong partisipasi klien di awal hubungan Anda agar mereka terbiasa dengan platform atau alat pilihan Anda.
• Terus dapatkan informasi terkini tentang fitur-fitur baru yang ditambahkan.