Cómo cultivar conexiones con una colaboración perfecta con el cliente

Las relaciones duraderas son esenciales para el crecimiento de la agencia y un ingrediente indispensable en estas asociaciones rentables es la colaboración eficaz con el cliente. Esto se refiere al proceso continuo de cooperación, toma de decisiones compartida e interacción entre agencias y sus clientes necesarios para crear resultados mutuamente beneficiosos.

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Dar prioridad a la colaboración positiva con los clientes en su agencia digital puede preparar a su organización para el éxito continuo que aportan las asociaciones a largo plazo y de alta confianza. En esta publicación de blog, profundizaremos en por qué mejorar la colaboración con los clientes debería estar en su agenda y le brindaremos las herramientas para crear una cultura de colaboración en su agencia. Luego, cubriremos consejos prácticos para una mejor colaboración con el cliente y brindaremos una descripción general de las herramientas disponibles para hacer que la colaboración sea muy sencilla.

Por qué la colaboración con el cliente es importante

Como propietario de una agencia, conoce la sensación de logro que conlleva cerrar un nuevo cliente. Usted se esforzó y ahora tiene un nuevo cliente de pago para su agencia de marketing digital revendedor. Pero el verdadero trabajo de convertir a ese nuevo cliente en un colaborador de alto valor y a largo plazo apenas había comenzado.

Con las herramientas y el conocimiento para fomentar una colaboración fructífera y mutuamente beneficiosa con los clientes, puede asegurar esas relaciones difíciles con los clientes que protegerán a su agencia de la recesión. He aquí por qué la colaboración debería ser un valor primordial.

Mejora la comprensión de las necesidades y expectativas del cliente.

Si no comprende a fondo los desafíos y objetivos de su cliente, se prepara para el fracaso al ofrecer los servicios que desea vender en lugar de aquellos que abordan los puntos débiles activos del cliente. Puede evitar este error tan común incorporando un sistema confiable de colaboración con el cliente en su flujo de trabajo para capturar información clave.

Al comprender sus necesidades, puede satisfacer esas expectativas y convertirse en el socio indispensable para ayudar a sus clientes a alcanzar sus objetivos comerciales.

Genera confianza y fortalece la relación con el cliente.

La confianza es una moneda valiosa en el mundo de las agencias: no hay escasez de competidores, por lo que para eliminar el ruido y crear una lista de clientes saludable, los clientes necesitan una buena razón para elegir su agencia.

A través de la colaboración con el cliente, puede demostrar que comprende sus necesidades y brindarles la confianza de que se preocupa por sus mejores intereses. A la hora de tomar una decisión de compra, los propietarios de empresas optarán por el proveedor de servicios en el que puedan confiar.

Aumenta la satisfacción y fidelidad del cliente

Si los clientes están constantemente surgiendo, descubrirá que nunca podrá salir de la rutina de adquisición de clientes y recuperar el aliento. Pero si los clientes que contrata siguen pagando a largo plazo, esos ingresos constantes hacen que sea mucho más fácil pronosticar y realizar inversiones para hacer crecer su negocio.

¿La clave para reducir la deserción y aumentar la satisfacción? Colaboración eficaz y honesta con el cliente.

Al incorporar la colaboración en sus interacciones con su cliente a lo largo de su asociación, demuestra continuamente que valora su experiencia y sus resultados. Esta lealtad proporciona un seguro incluso si tiene algún contratiempo inesperado o un mes decepcionante.

Impulsa la innovación y fomenta la creatividad.

Incluso si su cliente no es un especialista en marketing, aporta su experiencia y su sólido conocimiento de su negocio. Explorar regularmente ideas y soluciones juntos a través de la colaboración con el cliente le permite aprovechar sus competencias para desarrollar soluciones más innovadoras y creativas, mejorando sus estrategias de marketing digital.

Mejora los resultados del proyecto y el éxito empresarial general.

Lo bueno de tener una relación de colaboración con sus clientes es que beneficia a ambos participantes: los clientes ganan porque se resuelven sus puntos débiles, lo que les permite centrarse en las partes de su negocio en las que son mejores, y su agencia gana porque esos logros impulsan el éxito a largo plazo de su organización.

Cómo crear una cultura y un entorno colaborativo

Las relaciones sólidas comienzan con la cultura de su agencia, por lo que es importante establecer un entorno que promueva la colaboración con el cliente. Echemos un vistazo a algunas formas en que puede infundir a su organización un espíritu de cooperación y apoyo mutuo.

Fomentar una comunicación abierta y transparente.

Se debe fomentar un espíritu de apertura y transparencia dentro de su organización, tanto en las interacciones internas como en las interacciones cara al cliente. Algunos consejos para hacer esto incluyen:

• Establece canales de comunicación regulares, especialmente si trabajas de forma remota. Esto podría incluir el uso de plataformas de colaboración y reuniones en vivo a intervalos regulares. Como propietario, muestre apertura participando regularmente en estos canales.
• Fomente la retroalimentación. Los clientes y compañeros de equipo deben sentirse cómodos y animados a dar su opinión sobre sus servicios, procesos y otras facetas de su negocio.
• Demostrar una toma de decisiones transparente. Explicar el fundamento detrás de las decisiones, tanto en las cuentas de los clientes como internamente, ayuda a generar un sentido de confianza y participación entre todas las partes interesadas de su agencia.
• Modele las normas de comunicación que desea que otros encarnen. Ya sea que se trate de un lenguaje amigable, actualizaciones periódicas de estado o respuestas ágiles, puede fomentar relaciones de colaboración positivas cumpliendo su parte del trato y modelando una fuente de colaboración.

Fomentar la escucha activa y la empatía.

Al contratar nuevos miembros para el equipo e incorporar nuevos clientes, comience la relación con una nota positiva destacando el valor de la escucha activa y un enfoque empático.

Puedes incluir una sección sobre estos valores en tus módulos de formación para nuevas contrataciones. De manera similar, cuando presente los valores de su empresa a clientes potenciales y clientes, sea explícito acerca de que son principios que pueden esperar de usted.

Establecer metas y expectativas claras.

Una forma segura de arruinar una relación es hacer que su colaborador sienta que no cumplió con su compromiso. Esto sucede cuando los objetivos no están claramente definidos, por lo que las partes no están de acuerdo sobre los resultados esperados.

Para evitar esto, asegúrese de que los objetivos y expectativas estén claramente definidos antes de embarcarse en cualquier trabajo. Tómese el tiempo para resumirlos al final de cualquier reunión de planificación, dándole a su cliente o colega la oportunidad de aclarar si no está de acuerdo con su resumen.

Promover una cultura de respeto mutuo e inclusión.

La colaboración interna y con el cliente no tiene por qué implicar que usted esté de acuerdo en todo o que esté de acuerdo en todos los temas. Las divergencias pueden conducir a una mayor creatividad al incorporar un conjunto diverso de puntos de vista a los proyectos, siempre que se anime a todas las partes a compartir sus puntos de vista sin temor a reproches.

Mire este video donde nuestro especialista en programas de ventas, Jacob, profundiza en cómo puede impulsar la colaboración con la integración de Microsoft Teams de Vendasta:

Proporcionar oportunidades de colaboración y trabajo en equipo.

La colaboración no siempre ocurre de forma natural, por lo que si desea que sea parte del flujo de trabajo habitual de su agencia, es importante incorporarla deliberadamente en sus procesos.

Esto puede tomar la forma de:

• Registros regulares
• Reconocimiento por el éxito colaborativo
• Actividades de team building y apreciación del cliente.
• Talleres entre equipos para fomentar la colaboración entre, por ejemplo, ventas y marketing.

Consejos y tácticas para una mejor colaboración con el cliente

Ya sea que esté iniciando una agencia o buscando mejorar la colaboración en su organización, incorpore estos consejos para establecer una excelente cultura y fomentar el trabajo en equipo.

Comunicar y actualizar periódicamente a los clientes sobre el progreso del proyecto.

Si solo hace una cosa para impulsar la colaboración con los clientes en su agencia, debería ser esto. La comunicación regular ayuda a los clientes a sentirse en buenas manos, al tratar con un socio que está sinceramente comprometido con su éxito.

Podría ser un simple correo electrónico de resumen todos los viernes, una llamada telefónica quincenal o algún otro intervalo que tenga sentido para el proyecto y el cliente. La clave es adquirir el hábito de proporcionar actualizaciones con regularidad.

Buscar comentarios de los clientes e involucrarlos en los procesos de toma de decisiones.

Si no solicita comentarios hasta el final de un proyecto, es posible que descubra que su cliente ha estado sentado en observaciones que habrían sido mucho más útiles en una etapa anterior del proceso. Algunos clientes pueden hacer preguntas abiertamente y brindar comentarios sin que se les solicite, pero a menudo es necesario buscar activamente sus opiniones. No lo dejes al azar.

Establezca plazos realistas y gestione las expectativas de forma eficaz

Como señalé anteriormente, no cumplir con las expectativas puede arruinar una relación sin posibilidad de reparación. Esto no significa que deba apuntar bajo, pero sí significa que debe ser realista acerca de lo que su agencia puede lograr y cuánto tiempo se necesita para cada proyecto. Trabajar con una agencia de marketing digital de marca blanca puede aumentar drásticamente su producción, por lo que si su crecimiento está limitado por la capacidad interna, esta es una gran vía a considerar.

Ser proactivo al abordar problemas y resolver conflictos.

Los problemas pequeños tienden a convertirse en grandes. Evite dejar que los problemas se agraven al estar atento a las cosas que potencialmente pueden volverse más importantes con el tiempo y trabajar en ellas de manera transparente con su cliente.

Mejorar y aprender continuamente de las experiencias de los clientes.

Un proceso interno de revisión de proyectos es una excelente manera de realizar un seguimiento de los éxitos y desafíos que surgen de cada cliente o proyecto. Supongamos que está probando algo nuevo con un cliente, como configurar un sistema de comercio electrónico para sus servicios. Si se encuentra con desafíos inesperados en su configuración, documentarlos puede ayudar a su equipo a brindar una experiencia aún mejor la próxima vez.

Cómo aprovechar las herramientas de colaboración del cliente

Las modernas herramientas de colaboración con el cliente facilitan mantenerse conectado, incluso a medida que su agencia crece. Éstas incluyen:

• Software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) : centraliza y organiza la información del cliente para que todos los miembros de su equipo puedan ver información relevante en un solo lugar.
• Google Workspace : incluye herramientas de colaboración como Google Meet y alojamiento en la nube compartida.
• Paneles de clientes : mejora las experiencias de sus clientes brindándoles un panel central donde pueden acceder a datos en tiempo real sobre sus proyectos y cuentas.
• Plataformas de marca blanca : asigne profesionales de marca blanca para que trabajen con clientes bajo el nombre de su agencia, brindándoles una experiencia más personalizada.
• Herramientas de diseño colaborativo: cree un flujo de trabajo más fluido para sus proyectos relacionados con el diseño compartiendo e iterando de forma colaborativa en paneles de estado de ánimo, estructuras alámbricas y maquetas.
• Plataformas de gestión de proyectos : asegúrese de que ningún cliente potencial o cliente se quede atrás mediante el uso de un administrador de proyectos y tareas sólido.

Elegir las herramientas adecuadas para su agencia

A la hora de elegir herramientas de colaboración entre agencia y cliente, las principales variables a tener en cuenta son:

• su presupuesto
• Los desafíos actuales de su agencia
• Las necesidades y preferencias de tus clientes

Las herramientas que seleccione deberían hacer la vida más fácil tanto para usted como para sus clientes, en lugar de agregar otra pieza de tecnología engorrosa a su proceso. Si sus clientes no son particularmente expertos en tecnología, un panel fácil de usar probablemente les resulte más útil que algo más avanzado, como una plataforma de diseño colaborativo.

Cómo aprovechar al máximo sus herramientas de colaboración

La mejor herramienta de colaboración es la que utilizan su equipo y sus clientes. A continuación le indicamos cómo garantizar que eso suceda:

• Proporcionar formación y documentación para cualquier nueva herramienta introducida, incluido un procedimiento operativo estándar interno (SOP).
• Integre herramientas con otras soluciones siempre que sea posible para minimizar la necesidad de ingresar datos manualmente.
• Fomente la participación del cliente al principio de su relación para que se acostumbre a su plataforma o herramienta de elección.
• Manténgase actualizado sobre nuevas funciones a medida que se agregan.