提高办公效率的 10 款最佳免费会议软件

虽然我认为任何人都可以在电子邮件中总结很多会议，但当主题需要更多个人风格时，与你的同事或其他感兴趣的人会面很重要。

例如，如果我需要回答有关项目的几个问题，我可能不需要组织整个会议来获得这些答案——我可以与同事聊天、发送电子邮件或交谈。 再说一次，与我的上级讨论该项目的战略未来将需要开会，因为否则会出现很长的电子邮件线程。

使用当今的活动策划软件协调会议相当容易，无论您是本地人还是分散在不同的大陆。 使用软件，您可以避免混淆会议的时间、日期和地点，以及会议本身的主题。 如果没有软件，您将不得不依赖他们的记忆力，这并不是那么可靠，因为我们记住了我们阅读的 10% 的内容和我们这里的 20% 的内容。

您和您的团队可以使用这些会议工具来访问他们需要的所有信息，以确保召开有效的会议，每个人都随身携带一些东西

经济实惠的免费会议软件

为了简化您的会议，我编制了一个包含九个会议软件选项的列表，从会议计划一直到执行以及介于两者之间的所有内容。

应用程序的选择基于功能列表的长度、移动功能、易用性、集成能力和价格。

应用程序的价格门槛必须至少满足以下标准之一：

• 自由的
• 至少一个“每个用户每月”等级不超过 15 美元
• 一层，月费每年不超过 1,000 美元。

这些应用程序在每个部分下按字母顺序列出：

• 调度和计划软件
• 笔记软件
• 视频会议软件

选择这三个部分是为了列出准备和执行有效会议所需的内容。

调度和计划软件

1.谷歌日历

Google 日历是完全免费的，除非您正在为希望在 Google 上打造品牌并集中运营的大型企业寻找额外的云和电子邮件存储空间。 幸运的是，如果您不需要付费商业版的所有额外带宽，这不是问题。

Google 日历是一种可定制的社交日程安排工具。 您不仅可以向参与者发送会议邀请，还可以添加会议地点、颜色代码以及安排会议提醒。 其他功能包括电子邮件邀请、日历共享和 Google Docs 中的笔记功能。 稍后再谈。

Google 日历可在任何主要的网络浏览器上使用，并与您的 Android、iOS 和黑莓本机移动日历应用程序同步。

正在寻找具有类似功能的解决方案？ 从这些 Google 日历替代品开始。

2.转到会议

GoToMeeting 是我列表中的最后一个应用程序。 GoToMeeting 包括所有必要的会议功能，包括日程安排、视频会议、笔记、会议记录、笔记和演示功能（文档、电子表格和幻灯片）。

这种便利是有代价的。 GoToMeeting 不像此列表中的某些应用程序那样按用户收费，而是根据您选择的层级收取固定的月费。

入门版包括高清视频会议、屏幕共享和音频拨入等基本功能，可供 10 名参与者使用，每月 19 美元。 Pro 更进一步，每月 29 美元，包括所有 Starter 功能以及绘图工具、录音、移动应用程序和最多可容纳 50 名参与者的个人在线会议室。 最后，Plus 层提供上面列出的所有内容，以及 100 名参与者的活跃参与者目录，每月 49 美元。

GoToMeetings 还提供免费的会议计划应用程序，为您提供屏幕共享功能和一次最多三个参与者的音频会议。

需要寻找具有类似功能的软件解决方案？ 这些 GoToMeeting 替代方案可能正是您所寻找的。

3.日历

Calendly 是一个会议安排工具，可帮助您跳过“来回发送电子邮件”。

该工具与大多数日历程序集成，包括 Google 日历、Outlook 和 iCloud 日历。 该应用程序与日历应用程序的标准日程安排不同之处在于其智能功能可检测时区差异，设置会议之间的缓冲时间以防止重叠，并限制一天中安排的会议数量。

该程序在与其他现有应用程序（如 Salesforce、GoToMeeting、Zapier、Slack 和 MailChimp）的集成方面也很通用。

Calendly 提供免费选项以及两次付费升级。 免费层提供上面列出的所有基本功能，但缺乏品牌、指标和报告的自定义，以及除日历应用程序之外的外部应用程序集成。

他们的高级版（每位用户每月 8 美元）和专业版（每位用户每月 12 美元）提供所有列出的功能，但 Pro 缺乏高级版提供的 Salesforce 集成和支持。

如果您想探索具有类似功能的产品，这些 Calendly 替代品是一个很好的起点。

笔记软件

1.印象笔记

Evernote 是一款协作式笔记应用程序，非常适合开会。 用户可以在会议期间复制重要信息，而观察员可以实时评论和讨论笔记。

除了记笔记，Evernote 还包括待办事项列表功能、图像嵌入、网页剪辑以及将电子邮件直接保存到笔记中。

Evernote 可免费使用，具有上面列出的所有基本功能，但没有价格标签，上传限制为 60 MB。

其他两个层级（Plus：每年 34.99 美元，Premium 每年 69.99 美元）提供所有基本功能以及更高的上传限制、客户支持、历史浏览、PDF 和 Word 集成以及注释演示。 他们还有适用于 iOS、Android 和 Windows 手机的移动应用程序。

想找到具有类似功能的软件解决方案吗？ 这些 Evernote 替代品可能正是您正在寻找的。

2.谷歌文档

它有助于拥有一个无缝系统，使用来自同一提供商的所有应用程序。 不存在兼容性问题。 这就是为什么我个人在大部分笔记中都使用 Google Docs。

当我接受培训以成为 Apple 的技术专家时，我在培训期间疯狂地记笔记，同时使用应用程序的搜索功能在文本中添加视觉效果和其他辅助工具。 拥有世界上最大的搜索引擎作为您的笔记应用程序会有所帮助。

Google Docs 不仅仅是笔记软件。 它是一个成熟的文字处理器，但使用 Google Suite 应用程序附带的社交功能使其成为传统笔记程序（如 Evernote）的可比替代品。 Google Docs 最好的部分是免费的价格标签，只要您不需要大量空间来存储数千个文档或大文件。

但是，如果您的会议使用大量需要大量存储空间的大型演示文稿和视频，则付费帐户是更好的选择。

这也有助于此应用程序在 iOS 和 Android 上以移动应用程序格式易于使用。

想探索具有类似功能的软件解决方案吗？ 这些 Google Docs 替代品是一个很好的起点。

3. Zoho笔记本

Zoho Notebook 是一款独特的笔记应用。

它是专门为 Android 和 iOS 手机构建的（尽管他们已经发布了 Mac 的桌面版本）。 Zoho Notebook 不仅可以做笔记，而且还有预先格式化的待办事项卡片，甚至还有很酷的音频笔记功能。 当您的双手可能忙于其他任务时，此功能非常适合计划和召开会议。

Zoho Notebook 根据自定义主题和主题将您的所有笔记组织到笔记卡堆栈中。 这使得查找特定会议的笔记更容易找到，而不是冗长的文档列表。

Zoho Notebook 最好的部分是它在 Android、iOS、Windows 和 Mac 应用商店上的免费价格标签。

对具有类似功能的产品感兴趣？ 这些 Zoho Notebook 替代品可能正是您想要的。

4. Todoist

这个免费的会议软件是我个人最喜欢的应用程序。

作为一个难以保持井井有条的人，无论我是在开会还是在办公桌前，Todoist 对我来说都是巨大的帮助（对 Capterra 的其他人也是如此！）。 此应用程序非常适合保持会议井井有条，以及在特定会议后逐项列出可操作的信息。

使用 ToDoist，您可以设置提醒并安排要在会议之前、期间和之后完成的任务，这样您就不会错过任何重要的请求。 我使用 Todoist 来安排我的编辑在会议中给我的任何任务以及我想及时完成的​​个人项目，而额外的提醒会让一切变得不同。

这个应用程序我最喜欢的功能是它在移动设备上使用起来非常容易。 我在桌面上所做的一切都会通过云自动反映在我的智能手机上。 这使得在旅途中设置任务非常方便，特别是如果我当时无法访问我的计算机。

Todoist 分为三层：免费、高级和商业。

我使用免费选项，它允许我安排任务、跟踪完成情况、确定任务的优先级和设置提醒。 但是，有一个限制。 免费选项仅允许您一次安排 80 个项目，并且每个项目仅邀请 5 人。

下一层，Todoist Premium，也更适合个人而不是整个团队，但将活动项目限制增加到 200 人，每个项目的人数增加到 25 人。 高级版的一些额外好处包括基于位置的提醒、待办事项列表的自动备份和文件上传。 所有这些的费用为每年 28.99 美元。

最后，Todoist Business 是为团队打造的，这意味着 Premium 的所有可用功能都得到了扩展以及一些不同的功能。 Todoist 将活动项目限制保持在 200 人，但将每个项目的人数增加到 50 人。

业务层还包括团队管理、发票、优先软件支持和登录跟踪。 此选项更适合大型团队，而 10 人或 15 人或更少的小型团队可以使用高级选项。 Todoist Business 的价格为每位用户每年 28.99 美元。

Todoist 可在 Windows、Mac、Android 和 iOS 上使用。

想找到具有相似功能的产品吗？ 这些 Todoist 替代品是一个很好的起点。

视频会议软件

1. 谷歌环聊

Google Hangouts 是此列表中的最后一个 Google Suite 产品。 使用 Google Hangouts 最好的部分是它的稳定性。 由于其 99% 的正常运行时间，您很少会担心无法访问他们的软件。 Google Hangouts Meet 包括您的标准群组视频聊天功能，例如实时聊天和文件传输，还包括文档和电子表格演示文稿。

与其他套件产品不同，Google Hangouts 没有免费选项。 他们的 Hangouts Meet 基本选项起价为每位用户每月 5 美元。 在这个价位上，用户可以获得 30 GB 的云存储、安全和管理控制以及 24/7 支持。

业务层包括所有这些功能，但将您的云存储增加到无限，并添加了存档功能、用户活动报告以及与 Outlook 等电子邮件程序的集成。

正在寻找具有类似功能的解决方案？ 这些 Google Hangouts 替代品可能正是您所需要的。

2. 商务版Skype

Skype 是视频聊天应用程序中的佼佼者，主要是因为它们的产品质量（尽管也值得关注 Skype 的替代品）。

Skype 对个人用户免费，如果您的会议由您和其他一位客户或同事组成，则无需升级。 但是，一旦您的视频会议跨入群组会议的门槛，您将不得不升级到 Skype for Business。

由于 Skype for Business 归 Microsoft 所有，因此它提供与所有 Office 365 应用程序（例如 Word、Excel 和 PowerPoint）捆绑在一起的解决方案。 这些工具在通过屏幕共享作为视觉辅助进行会议时也很有帮助。

Skype for Business 最令人印象深刻的功能是“会议广播”功能，它允许多达一万人的大规模在线聚会。 这意味着这款会议软件不仅是一款有效的视频会议工具，而且还具有兼作活动直播应用的潜力。

定价基于 Office 365 费率，其中包括：在线计划 2（仅 Skype for Business 应用程序），每位用户每月 5.50 美元，每年承诺，Office 365 Business Essentials（Skype for Business 加上 Office 应用程序的在线版本），5 美元每位用户每月按年付费，Office 365 商业高级版（Skype for Business 和所有 Office 应用程序）每位用户每月 12.50 美元。

Skype for Business 适用于 Windows、Mac、iOS、Android、Blackberry 和 Windows 手机。

3. 松弛

Slack 是一个功能强大的聊天工具，它不仅可以发送消息。 Slack 的组织系统允许您为特定任务和团队创建单独的组。 这些组非常适合计划与同事的会议或在视频会议期间主持聊天会话。

Slack 具有三个定价层。 第一个是他们为新加入 Slack 的团队提供的选项，他们免费提供。 他们将根据免费计划归档多达一万条消息，并提供一对一使用的视频/语音通话。

他们的下一个选择是标准层，每位活跃用户每月 6 美元。 此计划附带无限存档、无限应用程序集成以及群组视频和语音通话。

最后一个计划 Plus 提供标准计划中的所有内容以及 24/7 软件支持、每位团队成员 20 GB 的文件存储、99% 的正常运行时间保证以及完整的消息存档导出。 Plus 每位用户每月收费 12.50 美元。

Slack 适用于 Windows、Mac、Android 和 iOS。

对类似的软件感到好奇？ 查看具有类似功能的产品的这些 Slack 替代品。

其他会议策划和活动管理资源

Capterra 不仅为您提供推荐的软件列表，而且我们还在我们的活动管理博客上为会议和活动策划提供了大量可操作的内容。 以下是一些其他资源，可以帮助您解决这两个问题：

• 规划终极虚拟会议的 5 个技巧
• 如何开始您的活动策划业务的终极指南
• 4 种适用于小型企业的开源视频会议工具
• 每个活动经理都应该阅读的 10 本书

您认为是否还有其他会议计划应用程序应该列入此列表？ 还是应该删除？

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