10 migliori software per riunioni gratuiti per l'efficienza dell'ufficio

Anche se penso che ci siano molti incontri che chiunque potrebbe riassumere in un'e-mail, è importante incontrare i tuoi colleghi o altre persone di interesse quando gli argomenti richiedono un tocco più personale.

Ad esempio, se ho bisogno di una risposta ad alcune domande su un progetto, è probabile che non sia necessario organizzare un'intera riunione per ottenere quelle risposte: posso semplicemente chattare, inviare un'e-mail o parlare con i miei colleghi. Poi di nuovo, discutere del futuro strategico di quel progetto con i miei superiori richiederebbe un incontro a causa del lungo thread di posta elettronica che ne deriverebbe altrimenti.

Coordinare le riunioni è abbastanza facile con il software di pianificazione degli eventi di oggi, sia che siate tutti locali o sparsi in diversi continenti. Con il software puoi evitare confusione su orari, date e luoghi delle riunioni, nonché sull'argomento delle riunioni stesse. Senza software, dovrai fare affidamento sulla loro memoria, che non è poi così affidabile poiché ricordiamo il 10% di ciò che leggiamo e il 20% di ciò che abbiamo qui.

Tu e il tuo team potete utilizzare questi strumenti per riunioni per accedere a tutte le informazioni di cui avranno bisogno per garantire una riunione efficace in cui tutti portino qualcosa con sé

Software per riunioni economico e gratuito

Per semplificare le tue riunioni, ho compilato un elenco di nove opzioni software per riunioni che vanno dalla pianificazione delle riunioni fino all'esecuzione e tutto il resto.

Le app sono state scelte in base alla lunghezza dell'elenco delle funzionalità, alle funzionalità mobili, alla facilità d'uso, alle capacità di integrazione e ai prezzi.

Le soglie di prezzo per le app dovevano soddisfare almeno uno di questi criteri:

• Gratuito
• Almeno un livello "al mese per utente" non superiore a $ 15
• Un livello con un canone mensile non superiore a $ 1.000 all'anno.

Queste app sono elencate in ordine alfabetico in ciascuna sezione:

• Software di pianificazione e pianificazione
• Software per prendere appunti
• Software per videoconferenze

Queste tre sezioni sono state scelte per definire ciò di cui avrai bisogno per preparare ed eseguire una riunione efficace.

Software di pianificazione e pianificazione

1. Calendario di Google

Google Calendar è completamente gratuito a meno che tu non stia cercando spazio di archiviazione aggiuntivo su cloud ed e-mail per le grandi aziende che desiderano marcare e centralizzare le proprie operazioni su Google. Fortunatamente questo non è un problema se non hai bisogno di tutta la larghezza di banda extra dell'edizione Business a pagamento.

Google Calendar è uno strumento di pianificazione sociale personalizzabile. Non solo puoi inviare inviti alle riunioni ai partecipanti, ma puoi anche aggiungere posizioni, codici colore per le riunioni e programmare promemoria per la riunione. Altre funzionalità includono inviti e-mail, condivisione del calendario e capacità di prendere appunti in Google Documenti. Ne parleremo più avanti.

Google Calendar è disponibile su tutti i principali browser Web e si sincronizza con le app native del calendario mobile per Android, iOS e Blackberry.

Cerchi soluzioni con caratteristiche comparabili? Inizia con queste alternative a Google Calendar.

2. Vai a riunione

GoToMeeting è l'ultima app nella mia lista. GoToMeeting include tutte le funzionalità necessarie per le riunioni, tra cui pianificazione, videoconferenza, presa di appunti, registrazione della riunione, presa di appunti e funzionalità di presentazione (documenti, fogli di lavoro e presentazioni).

Questa comodità ha un prezzo. GoToMeeting non addebita costi per utente come alcune delle app in questo elenco, ma addebita una tariffa mensile fissa in base al livello scelto.

La versione Starter include funzionalità di base come videoconferenze HD, condivisione dello schermo e connessione audio per dieci partecipanti a $ 19 al mese. Pro si spinge ancora oltre per $ 29 al mese, comprese tutte le funzionalità Starter, nonché strumenti di disegno, registrazione, app mobili e sale riunioni online personali per un massimo di cinquanta partecipanti. Infine, il livello Plus offre tutto ciò che è elencato sopra, nonché una directory dei partecipanti attivi per cento partecipanti a $ 49 al mese.

GoToMeetings offre anche un'app gratuita per la pianificazione delle riunioni che offre funzionalità di condivisione dello schermo e conferenze audio per un massimo di tre partecipanti alla volta.

Hai bisogno di trovare soluzioni software con caratteristiche simili? Queste alternative a GoToMeeting potrebbero essere ciò che stai cercando.

3. Con calma

Calendly è uno strumento di pianificazione delle riunioni che ti aiuterà a saltare le "e-mail avanti e indietro".

Questo strumento si integra con la maggior parte dei programmi di calendario, inclusi Google Calendar, Outlook e il calendario iCloud. Ciò che distingue questa app dalla pianificazione standard sulle app di calendario sono le funzionalità intelligenti che rilevano le differenze di fuso orario, impostano i tempi di buffer tra le riunioni per evitare sovrapposizioni e limitano il numero di riunioni pianificate in un giorno.

Questo programma è anche versatile nella sua integrazione con altre app esistenti, come Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack e MailChimp.

Calendly offre un'opzione gratuita e due aggiornamenti a pagamento. Il livello gratuito offre tutte le funzionalità di base sopra elencate, ma manca della personalizzazione del marchio, delle metriche e dei rapporti e delle integrazioni delle app esterne, ad eccezione delle app del calendario.

I loro livelli Premium ($ 8 al mese per utente) e Pro ($ 12 al mese per utente) offrono tutte le funzionalità elencate, ma Pro non ha l'integrazione e il supporto Salesforce offerti dalla versione Premium.

Se desideri esplorare prodotti con caratteristiche simili, queste alternative a Calendly sono un ottimo punto di partenza.

Software per prendere appunti

1. Evernote

Evernote è un'app collaborativa per prendere appunti, perfetta per le riunioni. Gli utenti sono in grado di copiare le informazioni importanti durante le riunioni, mentre gli osservatori hanno la possibilità di commentare e discutere le note in tempo reale.

Oltre a prendere appunti, Evernote include anche funzionalità di elenco di cose da fare, incorporamento di immagini, ritaglio di pagine Web e salvataggio di e-mail direttamente nelle note.

Evernote è disponibile gratuitamente con tutte le funzionalità di base sopra elencate, ma la mancanza di un cartellino del prezzo comporta un limite di caricamento di 60 MB.

Gli altri due livelli (Plus: a $ 34,99 all'anno e Premium a $ 69,99 all'anno) offrono tutte le funzionalità di base, nonché limiti di caricamento più elevati, assistenza clienti, esplorazione della cronologia, integrazione di PDF e Word e presentazioni di note. Hanno anche app mobili per telefoni iOS, Android e Windows.

Vuoi trovare soluzioni software con caratteristiche comparabili? Queste alternative Evernote potrebbero essere ciò che stai cercando.

2. Google Documenti

Aiuta ad avere un sistema senza interruzioni che viene fornito con l'utilizzo di app tutte dello stesso provider. Non ci sono problemi di compatibilità. Ecco perché uso personalmente Google Docs per la maggior parte dei miei appunti.

Quando mi stavo allenando per diventare uno specialista di tecnologia per Apple, stavo prendendo appunti furiosamente durante l'allenamento, aggiungendo elementi visivi e altri aiuti al testo utilizzando le capacità di ricerca dell'app. Aiuta ad avere il motore di ricerca più grande del mondo come app per le note.

Google Docs non è solo software per prendere appunti. È un elaboratore di testi in piena regola, ma le funzionalità social che derivano dall'utilizzo delle app di Google Suite lo rendono un'alternativa paragonabile ai tradizionali programmi per prendere appunti, come Evernote. La parte migliore di Google Documenti è il cartellino del prezzo gratuito, purché non ti serva molto spazio per migliaia di documenti o file di grandi dimensioni.

Tuttavia, se le tue riunioni utilizzano molte presentazioni e video di grandi dimensioni che richiedono molto spazio di archiviazione, un account a pagamento è la soluzione migliore.

Aiuta anche il fatto che questa app sia altrettanto facile da usare in formato app mobile su iOS e Android.

Vuoi esplorare soluzioni software con funzionalità simili? Queste alternative a Google Documenti sono un buon punto di partenza.

3. Taccuino Zoho

Zoho Notebook è un'app unica per prendere appunti.

È stato creato appositamente per telefoni cellulari Android e iOS (sebbene abbiano rilasciato una versione desktop per Mac). Zoho Notebook non solo prende appunti, ma ha anche schede preformattate per elenchi di cose da fare e ha persino una fantastica funzione di note audio. Questa funzione è perfetta per pianificare e condurre riunioni quando le tue mani potrebbero essere impegnate in altre attività.

Zoho Notebook organizza tutte le tue note in pile di biglietti per appunti in base a temi e argomenti personalizzati. Ciò rende molto più facile trovare note per riunioni specifiche, piuttosto che lunghi elenchi di documenti.

La parte migliore di Zoho Notebook è il suo prezzo gratuito negli app store di Android, iOS, Windows e Mac.

Interessato a prodotti con caratteristiche simili? Queste alternative a Zoho Notebook potrebbero essere ciò che stai cercando.

4. Todoist

Questo software per riunioni gratuito è una delle mie app preferite.

Come persona che ha difficoltà a rimanere organizzata, sia che sia in riunione o alla mia scrivania, Todoist è stato di grande aiuto per me (e anche per altre persone a Capterra!). Questa app è perfetta per mantenere le riunioni organizzate e per dettagliare informazioni utili dopo una riunione specifica.

Con ToDoist puoi impostare promemoria e pianificare attività da svolgere prima, durante e dopo le riunioni in modo da non perdere mai nessuna richiesta importante. Uso Todoist per programmare tutte le attività che il mio editor mi dà nelle riunioni, così come i progetti personali che voglio completare in modo tempestivo e quel promemoria in più fa la differenza.

La mia caratteristica preferita di questa app è la facilità di utilizzo sui dispositivi mobili. Tutto ciò che faccio sul mio desktop si riflette automaticamente sul mio smartphone tramite il cloud. Ciò rende l'impostazione delle attività in movimento molto comoda, soprattutto se non ho accesso al mio computer in quel momento.

Todoist ha tre livelli: gratuito, premium e business.

Uso l'opzione gratuita, che mi consente di pianificare attività, tenere traccia del completamento, dare priorità alle attività e impostare promemoria. Tuttavia, c'è un limite. L'opzione gratuita ti consente solo di pianificare ottanta progetti contemporaneamente e invitare solo cinque persone per progetto.

Anche il livello successivo, Todoist Premium, è rivolto più ai singoli piuttosto che a interi team, ma aumenta il limite del progetto attivo a duecento e le persone per progetto a venticinque. Alcuni vantaggi aggiuntivi a premium includono promemoria basati sulla posizione, backup automatici dell'elenco di cose da fare e caricamenti di file. Tutto questo è disponibile per $ 28,99 all'anno.

Infine, Todoist Business è fatto per un team, il che significa che tutte le funzionalità disponibili di Premium vengono ampliate insieme ad alcune funzionalità diverse. Todoist mantiene il limite del progetto attivo a duecento, ma aumenta le persone per progetto a cinquanta.

Il livello Business include anche la gestione del team, le fatture, il supporto software prioritario e il monitoraggio degli accessi. Questa opzione è più adatta per le squadre grandi, mentre le squadre più piccole di dieci o quindici o meno possono farla franca utilizzando l'opzione Premium. Todoist Business ha un prezzo di $ 28,99 per utente all'anno.

Todoist è disponibile su Windows, Mac, Android e iOS.

Vuoi trovare prodotti con caratteristiche simili? Queste alternative Todoist sono un buon punto di partenza.

Software per videoconferenze

1. Google Hangout

Google Hangouts è l'ultimo dei prodotti Google Suite in questo elenco. La parte migliore dell'utilizzo di Google Hangouts è la sua stabilità. A causa del suo tempo di attività del 99%, raramente, se non mai, dovrai preoccuparti della mancanza di accesso al loro software. Google Hangouts Meet include le funzioni standard della chat video di gruppo, come la chat dal vivo e il trasferimento di file, ma include anche presentazioni di documenti e fogli di lavoro.

Google Hangouts non ha un'opzione gratuita, a differenza degli altri prodotti Suite. La loro opzione di base per Hangouts Meet parte da $ 5 per utente al mese. A questo prezzo, gli utenti ottengono 30 GB di spazio di archiviazione cloud, controlli di sicurezza e amministrazione e supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Il livello Business include tutte queste funzionalità, ma aumenta lo spazio di archiviazione cloud a illimitato e aggiunge funzionalità di archiviazione, report sulle attività degli utenti e integrazione in programmi di posta elettronica come Outlook.

Cerchi soluzioni con caratteristiche comparabili? Queste alternative a Google Hangouts potrebbero essere ciò di cui hai bisogno.

2. Skype per le aziende

Skype è il nome più importante nelle app di chat video, in gran parte a causa della qualità del loro prodotto (anche se vale la pena guardare anche le alternative a Skype).

Skype è gratuito per i singoli utenti e se le tue riunioni sono composte da te e da un solo altro cliente o collega, non è necessario eseguire l'aggiornamento. Tuttavia, una volta che le tue riunioni video superano la soglia delle riunioni di gruppo, dovrai eseguire l'aggiornamento a Skype for Business.

Poiché Skype for Business è di proprietà di Microsoft, offre la soluzione in bundle con tutte le app di Office 365, come Word, Excel e PowerPoint. Questi strumenti sono utili anche durante la conduzione di riunioni come ausili visivi tramite la condivisione dello schermo.

La caratteristica più impressionante di Skype for Business è la funzione "Trasmissione riunioni", che consente riunioni online di massa per un massimo di diecimila persone. Ciò significa che questo software per riunioni non è solo un efficace strumento per riunioni video, ma ha anche il potenziale per raddoppiare come app di trasmissione di eventi.

Il prezzo si basa sulle tariffe di Office 365, che includono: Piano 2 online (solo l'app Skype for Business) per $ 5,50/utente/mese con impegno annuale, Office 365 Business Essentials (Skype for Business più versioni online delle app di Office) per $ 5 per utente al mese con impegno annuale e Office 365 Business Premium (Skype for Business e tutte le applicazioni di Office) a $ 12,50 per utente al mese.

Skype for Business è disponibile per telefoni Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry e Windows.

3. Lasco

Slack è un potente strumento di chat che fa molto di più che inviare messaggi. Il sistema organizzativo di Slack ti consente di creare gruppi separati pensati per compiti e team specifici. Questi gruppi sono perfetti per pianificare riunioni con i colleghi o ospitare sessioni di chat durante una videoconferenza.

Slack ha tre livelli di prezzo. La prima è la loro opzione per i nuovi team di Slack, che offrono gratuitamente. Archivieranno fino a diecimila messaggi con il piano gratuito e offriranno video/chiamate vocali per l'uso individuale.

La loro prossima opzione è il livello Standard a $ 6 al mese per utente attivo. questo piano include un archivio illimitato, un'integrazione illimitata delle app e chiamate video e vocali di gruppo.

L'ultimo piano, Plus, offre tutto nel piano Standard insieme a supporto software 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 20 GB di spazio di archiviazione file per membro del team, tempo di attività garantito al 99% ed esportazione completa dell'archivio dei messaggi. Inoltre costa $ 12,50 al mese per utente.

Slack è disponibile per Windows, Mac, Android e iOS.

Curioso di un software simile? Dai un'occhiata a queste alternative Slack per prodotti con caratteristiche comparabili.

Altre risorse per la pianificazione delle riunioni e la gestione degli eventi

Non solo Capterra fornisce elenchi di software consigliati, ma fornisce anche molti contenuti fruibili per la pianificazione di riunioni ed eventi sul nostro blog di gestione degli eventi. Ecco alcune altre risorse che ti aiuteranno con entrambi:

• 5 suggerimenti per pianificare l'ultimo incontro virtuale
• La guida definitiva su come avviare la tua attività di pianificazione di eventi
• 4 Strumenti di videoconferenza open source per le piccole imprese
• I 10 migliori libri che ogni Event Manager dovrebbe leggere

Ci sono altre app di pianificazione delle riunioni che ritieni avrebbero dovuto fare questo elenco? O dovrebbe essere rimosso?

Qual è l'aspetto più importante della pianificazione delle riunioni? Ci sono segreti per la pianificazione delle riunioni che vengono costantemente persi? Fatemi sapere i vostri pensieri nella sezione commenti qui sotto!