10 лучших бесплатных программ для проведения совещаний для эффективной работы в офисе

Хотя я думаю, что есть много встреч, которые каждый мог бы подытожить по электронной почте, важно встретиться с вашими коллегами или другими интересующимися людьми, когда темы требуют более личного контакта.

Например, если мне нужно ответить на несколько вопросов о проекте, скорее всего, мне не нужно организовывать целую встречу, чтобы получить эти ответы — я могу просто общаться в чате, по электронной почте или разговаривать со своими коллегами. С другой стороны, обсуждение стратегического будущего этого проекта с моим начальством потребует встречи из-за длинной переписки по электронной почте, которая в противном случае последовала бы.

С современным программным обеспечением для планирования мероприятий координировать встречи довольно просто, независимо от того, находитесь ли вы все в одном месте или разбросаны по разным континентам. С программным обеспечением вы можете не путаться во времени, датах и ​​местах встреч, а также в теме самих встреч. Без программного обеспечения вам придется полагаться на их память, которая не так уж и надежна, поскольку мы помним 10% того, что читаем, и 20% того, что здесь.

Вы и ваша команда можете использовать эти инструменты для собраний, чтобы получить доступ ко всей информации, которая им понадобится, чтобы гарантировать эффективное собрание, на котором каждый что-то возьмет с собой.

Доступное и бесплатное программное обеспечение для совещаний

Чтобы упростить ваши собрания, я составил список из девяти вариантов программного обеспечения для собраний, которые варьируются от планирования собрания до его выполнения и всего, что между ними.

Приложения были выбраны на основе длины списка функций, мобильных возможностей, простоты использования, возможностей интеграции и цены.

Ценовые пороги для приложений должны соответствовать хотя бы одному из следующих критериев:

• Свободно
• Минимум один уровень «в месяц на пользователя», не превышающий 15 долларов США.
• Один уровень с ежемесячной платой не более 1000 долларов США в год.

Эти приложения перечислены в алфавитном порядке в каждом разделе:

• Программное обеспечение для планирования и планирования
• Программное обеспечение для создания заметок
• Программное обеспечение для видеоконференций

Эти три раздела были выбраны для того, чтобы изложить то, что вам нужно для подготовки и проведения эффективной встречи.

Программное обеспечение для планирования и планирования

1. Календарь Google

Календарь Google полностью бесплатен, если только вы не ищете дополнительное облачное хранилище и хранилище электронной почты для крупных компаний, стремящихся заявить о себе и централизовать свои операции в Google. К счастью, это не проблема, если вам не требуется вся дополнительная пропускная способность платной версии Business.

Календарь Google – это настраиваемый и социальный инструмент планирования. Вы можете не только отправлять приглашения на собрания участникам, но также можете добавлять места, цветовые коды для собраний и планировать напоминания о собрании. Другие функции включают приглашения по электронной почте, совместное использование календаря и возможности создания заметок в Документах Google. Подробнее об этом позже.

Календарь Google доступен в любом основном веб-браузере и синхронизируется с вашими собственными мобильными приложениями календаря для Android, iOS и Blackberry.

Ищете решения с сопоставимыми характеристиками? Начните с этих альтернатив Календарю Google.

2. Перейти на встречу

GoToMeeting — последнее приложение в моем списке. GoToMeeting включает в себя все необходимые функции собраний, включая планирование, видеоконференции, ведение заметок, запись собраний, создание заметок и функции презентаций (документы, электронные таблицы и слайд-шоу).

Это удобство имеет свою цену. GoToMeeting не взимает плату за пользователя, как некоторые приложения в этом списке, а взимает фиксированную ежемесячную плату в зависимости от выбранного вами уровня.

Стартовая версия включает в себя базовые функции, такие как видеоконференции в формате HD, совместное использование экрана и аудиодозвон для десяти участников за 19 долларов в месяц. Pro идет еще дальше за 29 долларов в месяц, включая все функции Starter, а также инструменты рисования, запись, мобильные приложения и личные онлайн-комнаты для совещаний, вмещающие до пятидесяти участников. Наконец, уровень Plus предлагает все перечисленное выше, а также каталог активных участников для ста участников за 49 долларов в месяц.

GoToMeetings также предлагает бесплатное приложение для планирования собраний, которое дает вам возможность совместного использования экрана и аудиоконференций для трех участников одновременно.

Нужно найти программные решения с аналогичными функциями? Эти альтернативы GoToMeeting могут быть тем, что вы ищете.

3. Календарно

Calendly — это инструмент планирования встреч, который поможет вам избежать «пересылаемых электронных писем».

Этот инструмент интегрируется с большинством календарных программ, включая Календарь Google, Outlook и календарь iCloud. Что отличает это приложение от стандартного планирования в приложениях календаря, так это интеллектуальные функции, которые обнаруживают разницу в часовых поясах, устанавливают буферное время между собраниями, чтобы предотвратить наложение, и ограничивают количество собраний, запланированных в день.

Эта программа также универсальна в интеграции с другими существующими приложениями, такими как Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack и MailChimp.

Calendly предлагает бесплатную опцию, а также два платных обновления. Уровень бесплатного пользования предлагает все основные функции, перечисленные выше, но ему не хватает настройки фирменного стиля, показателей и отчетов, а также интеграции с внешними приложениями, за исключением приложений календаря.

Их уровни Premium (8 долларов в месяц на пользователя) и Pro (12 долларов в месяц на пользователя) предлагают все перечисленные функции, но в Pro отсутствует интеграция и поддержка Salesforce, которые предлагает версия Premium.

Если вы хотите изучить продукты с аналогичными функциями, эти альтернативы Calendly станут отличной отправной точкой.

Программное обеспечение для создания заметок

1. Эверноут

Evernote — это приложение для создания заметок, которое идеально подходит для совещаний. Пользователи могут копировать важную информацию во время совещаний, а наблюдатели могут комментировать и обсуждать заметки в режиме реального времени.

В дополнение к ведению заметок, Evernote также включает в себя функции списка дел, встраивание изображений, обрезку веб-страниц и сохранение электронных писем непосредственно в ваших заметках.

Evernote доступен бесплатно со всеми перечисленными выше основными функциями, но отсутствие ценника связано с ограничением загрузки в 60 МБ.

Два других уровня (Плюс: по цене 34,99 долл. США в год и Премиум по цене 69,99 долл. США в год) предлагают все базовые функции, а также более высокие лимиты загрузки, поддержку клиентов, просмотр истории, интеграцию PDF и Word и презентации заметок. У них также есть мобильные приложения для телефонов iOS, Android и Windows.

Хотите найти программные решения с сопоставимыми характеристиками? Эти альтернативы Evernote могут быть тем, что вы ищете.

2. Документы Google

Это помогает иметь бесшовную систему, в которой используются приложения от одного и того же поставщика. Проблем с совместимостью нет. Вот почему я лично использую Google Docs для большей части своих заметок.

Когда я готовился стать техническим специалистом Apple, я яростно делал заметки во время обучения, добавляя в текст визуальные эффекты и другие вспомогательные средства, используя возможности поиска приложения. Это помогает иметь крупнейшую в мире поисковую систему в качестве приложения для заметок.

Google Docs — это не просто программа для создания заметок. Это полноценный текстовый процессор, но социальные функции, предоставляемые приложениями Google Suite, делают его сравнимой альтернативой традиционным программам для создания заметок, таким как Evernote. Самое приятное в Google Docs — это бесплатная цена, если вам не нужно много места для тысяч документов или больших файлов.

Однако, если на ваших собраниях используется много больших презентаций и видео, для которых требуется много места для хранения, лучше использовать платную учетную запись.

Также помогает то, что это приложение так же просто использовать в формате мобильного приложения на iOS и Android.

Хотите изучить программные решения с аналогичными функциями? Эти альтернативы Google Docs — хорошее место для начала.

3. Блокнот Зохо

Zoho Notebook — уникальное приложение для создания заметок.

Он был создан специально для мобильных телефонов Android и iOS (хотя они выпустили настольную версию для Mac). Zoho Notebook не только делает заметки, но также имеет предварительно отформатированные карточки для списков дел и даже имеет классную функцию аудиозаметок. Эта функция идеально подходит для планирования и проведения совещаний, когда ваши руки могут быть связаны с другими задачами.

Zoho Notebook упорядочивает все ваши заметки в стопки карточек для заметок на основе пользовательских тем и тем. Это значительно упрощает поиск заметок для конкретных встреч, а не длинных списков документов.

Самое приятное в Zoho Notebook — его бесплатная цена в магазинах приложений для Android, iOS, Windows и Mac.

Заинтересованы в продуктах с аналогичными характеристиками? Эти альтернативы ноутбукам Zoho могут быть тем, что вы ищете.

4. Тодоист

Это бесплатное программное обеспечение для совещаний — мое любимое приложение.

Как человеку, у которого есть проблемы с организацией, будь то на совещании или за рабочим столом, Todoist очень помог мне (и другим людям в Capterra тоже!). Это приложение идеально подходит для организации совещаний, а также для систематизации полезной информации после конкретной встречи.

С помощью ToDoist вы можете устанавливать напоминания и планировать задачи, которые нужно выполнить до, во время и после встреч, чтобы не пропустить ни одного важного запроса. Я использую Todoist, чтобы планировать любые задачи, которые мой редактор дает мне на встречах, а также личные проекты, которые я хочу завершить вовремя, и это дополнительное напоминание имеет решающее значение.

Моя любимая особенность этого приложения — простота использования на мобильных устройствах. Все, что я делаю на своем рабочем столе, автоматически отражается на моем смартфоне через облако. Это делает постановку задач на ходу очень удобной, особенно если в это время у меня нет доступа к компьютеру.

Todoist имеет три уровня: бесплатный, премиальный и бизнес.

Я использую бесплатную версию, которая позволяет планировать задачи, отслеживать их выполнение, расставлять приоритеты и устанавливать напоминания. Однако есть предел. Бесплатный вариант позволяет вам запланировать только восемьдесят проектов одновременно и пригласить только пять человек на проект.

Следующий уровень, Todoist Premium, также больше ориентирован на отдельных пользователей, а не на целые команды, но увеличивает лимит активных проектов до двухсот, а количество людей в проекте — до двадцати пяти. Некоторые дополнительные преимущества премиум-класса включают напоминания на основе местоположения, автоматическое резервное копирование вашего списка дел и загрузку файлов. Все это доступно за 28,99 долларов в год.

Наконец, Todoist Business создан для команды, а это означает, что все доступные функции Премиум расширены вместе с некоторыми другими функциями. Todoist сохраняет лимит активных проектов на уровне двухсот, но увеличивает количество людей на проект до пятидесяти.

Уровень Business также включает в себя управление командой, выставление счетов, приоритетную поддержку программного обеспечения и отслеживание входа в систему. Этот вариант больше подходит для больших команд, в то время как небольшие команды из десяти, пятнадцати и менее человек могут обойтись без варианта «Премиум». Стоимость Todoist Business составляет 28,99 долларов США за пользователя в год.

Todoist доступен для Windows, Mac, Android и iOS.

Хотите найти продукты с похожими характеристиками? Эти альтернативы Todoist — хорошее место для начала.

Программное обеспечение для видеоконференций

1. Гугл тусовки

Google Hangouts — последний из продуктов Google Suite в этом списке. Самое приятное в использовании Google Hangouts — это его стабильность. Из-за 99% времени безотказной работы вам редко, если вообще когда-либо, придется беспокоиться об отсутствии доступа к их программному обеспечению. Google Hangouts Meet включает в себя стандартные функции группового видеочата, такие как живой чат и передачу файлов, а также включает презентации документов и электронных таблиц.

У Google Hangouts нет бесплатной опции, в отличие от других их продуктов Suite. Их базовый вариант Hangouts Meet начинается с 5 долларов за пользователя в месяц. В этой ценовой категории пользователи получают 30 ГБ облачного хранилища, элементы управления безопасностью и администрированием, а также круглосуточную поддержку без выходных.

Уровень Business включает в себя все эти функции, но увеличивает ваше облачное хранилище до неограниченного и добавляет функции архивирования, отчеты об активности пользователей и интеграцию с почтовыми программами, такими как Outlook.

Ищете решения с сопоставимыми характеристиками? Эти альтернативы Google Hangouts могут быть тем, что вам нужно.

2. Скайп для бизнеса

Skype — самое известное имя в приложениях для видеочата, в основном из-за качества их продуктов (хотя стоит посмотреть и на альтернативы Skype).

Skype бесплатен для отдельных пользователей, и если ваши встречи состоят из вас и только одного другого клиента или коллеги, то нет необходимости в обновлении. Однако, как только ваши видеовстречи перейдут порог групповых собраний, вам придется перейти на Skype для бизнеса.

Поскольку Skype для бизнеса принадлежит Microsoft, он предлагает решение в комплекте со всеми приложениями Office 365, такими как Word, Excel и PowerPoint. Эти инструменты также полезны при проведении собраний в качестве наглядных пособий через демонстрацию экрана.

Наиболее впечатляющей функцией Skype для бизнеса является функция «Трансляция собраний», которая позволяет проводить массовые онлайн-собрания с участием до десяти тысяч человек. Это означает, что это программное обеспечение для совещаний является не только эффективным инструментом для проведения видеоконференций, но также может использоваться как приложение для трансляции событий.

Цены основаны на тарифах Office 365, которые включают: Online Plan 2 (только приложение Skype для бизнеса) за 5,50 долларов США за пользователя в месяц с годовым обязательством, Office 365 Business Essentials (Skype для бизнеса плюс онлайн-версии приложений Office) за 5 долларов США. на пользователя в месяц с годовым обязательством и Office 365 Business Premium (Skype для бизнеса и все приложения Office) за 12,50 долларов США на пользователя в месяц.

Skype для бизнеса доступен для телефонов Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry и Windows.

3. Слабость

Slack — это мощный инструмент для чата, который не только отправляет сообщения. Организационная система Slack позволяет создавать отдельные группы, предназначенные для конкретных задач и команд. Эти группы идеально подходят как для планирования встреч с коллегами, так и для проведения сеансов чата во время видеоконференции.

Slack имеет три ценовых уровня. Первый — это их вариант для команд, плохо знакомых со Slack, который они предлагают бесплатно. Они будут архивировать до десяти тысяч сообщений в рамках бесплатного плана и предлагать видео / голосовые вызовы для использования один на один.

Их следующий вариант — стандартный уровень по 6 долларов в месяц за активного пользователя. этот план включает неограниченный архив, неограниченную интеграцию приложений и групповые видео- и голосовые вызовы.

Последний план Plus предлагает все, что есть в плане Standard, а также круглосуточную поддержку программного обеспечения, 20 ГБ для хранения файлов на каждого члена команды, 99 % гарантированного времени безотказной работы и полный экспорт архива сообщений. Plus стоит 12,50 долларов в месяц на пользователя.

Slack доступен для Windows, Mac, Android и iOS.

Хотите узнать о подобном программном обеспечении? Ознакомьтесь с этими альтернативами Slack для продуктов с сопоставимыми функциями.

Другие ресурсы по планированию встреч и управлению мероприятиями

Capterra не только предоставляет вам списки рекомендуемого программного обеспечения, но также предоставляет множество полезного контента для планирования встреч и мероприятий в нашем блоге по управлению мероприятиями. Вот несколько других ресурсов, которые помогут вам в обоих случаях:

• 5 советов по планированию идеальной виртуальной встречи
• Полное руководство о том, как начать свой бизнес по планированию мероприятий
• 4 инструмента видеоконференцсвязи с открытым исходным кодом для малого бизнеса
• 10 лучших книг, которые должен прочитать каждый event-менеджер

Есть ли какие-либо другие приложения для планирования встреч, которые, по вашему мнению, должны были попасть в этот список? Или надо удалить?

Что является наиболее важным аспектом планирования встречи? Есть ли какие-то секреты планирования встреч, которые постоянно упускают? Дайте мне знать ваши мысли в разделе комментариев ниже!