Cele mai bune 10 programe de întâlnire gratuite pentru eficiență în birou

Deși cred că există o mulțime de întâlniri pe care oricine le-ar putea rezuma într-un e-mail, este important să vă întâlniți cu colegii sau cu alte persoane de interes atunci când subiectele necesită o notă mai personală.

De exemplu, dacă am nevoie să răspund la câteva întrebări despre un proiect, sunt șanse să nu am nevoie să organizez o întreagă întâlnire pentru a obține acele răspunsuri – pot doar discuta, pot e-mail sau vorbesc cu colegii mei. Apoi, din nou, discutarea viitorului strategic al acelui proiect cu superiorii mei ar necesita o întâlnire din cauza firului de e-mail lung care ar urma altfel.

Coordonarea întâlnirilor este destul de ușoară cu software-ul de planificare a evenimentelor de astăzi, indiferent dacă sunteți toți locali sau răspândiți pe diferite continente. Cu ajutorul software-ului, puteți evita confuzia cu privire la orele, datele și locațiile întâlnirilor, precum și subiectul întâlnirilor în sine. Fără software, va trebui să vă bazați pe memoria lor, care nu este deloc de încredere, deoarece ne amintim 10% din ceea ce citim și 20% din ceea ce avem aici.

Tu și echipa ta poți folosi aceste instrumente de întâlnire pentru a accesa toate informațiile de care vor avea nevoie pentru a garanta o întâlnire eficientă în care toată lumea ia ceva cu ei

Software pentru întâlniri accesibil și gratuit

Pentru a vă eficientiza întâlnirile, am compilat o listă cu nouă opțiuni software pentru întâlniri, care variază de la planificarea întâlnirilor până la execuție și tot ce se află între ele.

Aplicațiile au fost alese pe baza lungimii listei de caracteristici, a capabilităților mobile, a ușurinței lor de utilizare, a capacităților de integrare și a prețurilor.

Pragurile de preț pentru aplicații trebuiau să îndeplinească cel puțin unul dintre aceste criterii:

• Gratuit
• Cel puțin un nivel „pe lună per utilizator” care nu depășește 15 USD
• Un singur nivel cu o taxă lunară care nu depășește 1.000 USD pe an.

Aceste aplicații sunt listate în ordine alfabetică în fiecare secțiune:

• Software de programare și planificare
• Software de luat note
• Software pentru videoconferințe

Aceste trei secțiuni au fost alese pentru a stabili ceea ce aveți nevoie pentru a pregăti și a executa o întâlnire eficientă.

Software de programare și planificare

1. Google Calendar

Google Calendar este complet gratuit, cu excepția cazului în care sunteți în căutarea unui spațiu suplimentar de stocare în cloud și e-mail pentru companiile mari care doresc să își brandizeze și să își centralizeze operațiunile pe Google. Din fericire, aceasta nu este o problemă dacă nu aveți nevoie de toată lățimea de bandă suplimentară a ediției Business plătită.

Google Calendar este un instrument personalizat și de programare socială. Nu numai că puteți trimite invitații la întâlnire participanților, dar puteți, de asemenea, să adăugați locații, coduri de culoare pentru întâlniri și să programați mementouri pentru întâlnire. Alte funcții includ invitații prin e-mail, partajarea calendarului și abilitățile de luare de note în Google Docs. Mai multe despre asta mai târziu.

Google Calendar este disponibil în orice browser web major și se sincronizează cu aplicațiile native de calendar mobil pentru Android, iOS și Blackberry.

Căutați soluții cu caracteristici comparabile? Începeți cu aceste alternative Google Calendar.

2. GoToMeeting

GoToMeeting este ultima aplicație de pe lista mea. GoToMeeting include toate funcțiile necesare pentru întâlniri, inclusiv programarea, conferința video, luarea de note, înregistrarea întâlnirilor, luarea de note și caracteristicile de prezentare (documente, foi de calcul și prezentări de diapozitive).

Această comoditate are un preț. GoToMeeting nu taxează pe utilizator, ca unele dintre aplicațiile din această listă, ci percepe o taxă lunară fixă ​​în funcție de nivelul pe care îl alegeți.

Versiunea Starter include funcții de bază, cum ar fi conferința video HD, partajarea ecranului și apelarea audio pentru zece participanți, la 19 USD pe lună. Pro duce și mai departe pentru 29 USD pe lună, inclusiv toate funcțiile Starter, precum și instrumente de desen, înregistrare, aplicații mobile și săli de întâlnire online personale pentru până la cincizeci de participanți. În cele din urmă, nivelul Plus oferă tot ceea ce este enumerat mai sus, precum și un director de participanți activi pentru o sută de participanți la 49 USD pe lună.

GoToMeetings oferă, de asemenea, o aplicație gratuită de planificare a întâlnirilor, care vă oferă capabilități de partajare a ecranului și conferințe audio pentru până la trei participanți simultan.

Trebuie să găsiți soluții software cu caracteristici similare? Aceste alternative GoToMeeting ar putea fi ceea ce căutați.

3. Calendly

Calendly este un instrument de programare a întâlnirilor care vă va ajuta să săriți peste „e-mailurile dus-întors”.

Acest instrument se integrează cu majoritatea programelor de calendar, inclusiv Google Calendar, Outlook și calendarul iCloud. Ceea ce diferențiază această aplicație de programarea standard în aplicațiile de calendar sunt funcțiile inteligente care detectează diferențele de fus orar, stabilesc timpi tampon între întâlniri pentru a preveni suprapunerea și limitează numărul de întâlniri programate într-o zi.

Acest program este, de asemenea, versatil în integrarea sa cu alte aplicații existente, cum ar fi Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack și MailChimp.

Calendly oferă o opțiune gratuită, precum și două upgrade-uri plătite. Nivelul gratuit oferă toate funcțiile de bază enumerate mai sus, dar nu are personalizarea în branding, valori și raportare, precum și integrările exterioare ale aplicațiilor, cu excepția aplicațiilor de calendar.

Nivelurile lor Premium (8 USD pe lună per utilizator) și Pro (12 USD pe lună pe utilizator) oferă toate caracteristicile enumerate, dar Pro nu are integrarea și suportul Salesforce pe care versiunea Premium le oferă.

Dacă doriți să explorați produse cu caracteristici similare, aceste alternative Calendly sunt un punct de plecare excelent.

Software de luat note

1. Evernote

Evernote este o aplicație de colaborare pentru luarea de note, care este perfectă pentru întâlniri. Utilizatorii pot copia informații importante în timpul întâlnirilor, în timp ce observatorii au capacitatea de a comenta și discuta note în timp real.

Pe lângă luarea de note, Evernote include, de asemenea, funcții pentru lista de activități, încorporarea imaginilor, tăierea paginilor web și salvarea e-mailurilor direct în notele dvs.

Evernote este disponibil gratuit cu toate caracteristicile de bază enumerate mai sus, dar această lipsă a unei etichete de preț vine cu o limită de încărcare de 60 MB.

Celelalte două niveluri (Plus: la 34,99 USD pe an și Premium la 69,99 USD pe an) oferă toate caracteristicile de bază, precum și limite mai mari de încărcare, asistență pentru clienți, navigare în istoric, integrare PDF și Word și prezentări de note. De asemenea, au aplicații mobile pentru telefoanele iOS, Android și Windows.

Doriți să găsiți soluții software cu caracteristici comparabile? Aceste alternative Evernote ar putea fi ceea ce cauți.

2. Google Docs

Vă ajută să aveți un sistem perfect care vine cu utilizarea aplicațiilor de la același furnizor. Nu există probleme de compatibilitate. De aceea, folosesc Google Docs pentru cea mai mare parte a notelor mele.

Când mă antrenam pentru a deveni un specialist în tehnologie pentru Apple, luam cu furie notițe în timpul antrenamentului, în timp ce adăugam elemente vizuale și alte ajutoare în text folosind capacitățile de căutare ale aplicației. Vă ajută să aveți cel mai mare motor de căutare din lume ca aplicație de note.

Google Docs nu este doar un software de luat note. Este un procesor de text complet, dar caracteristicile sociale care vin odată cu utilizarea aplicațiilor Google Suite îl fac o alternativă comparabilă cu programele tradiționale de luare de note, cum ar fi Evernote. Cea mai bună parte despre Google Docs este prețul gratuit, atâta timp cât nu aveți nevoie de tone de spațiu pentru mii de documente sau fișiere mari.

Cu toate acestea, dacă întâlnirile dvs. folosesc o mulțime de prezentări mari și videoclipuri care necesită mult spațiu de stocare, un cont plătit este cea mai bună cale de a merge.

De asemenea, ajută faptul că această aplicație este la fel de ușor de utilizat în formatul de aplicație mobilă pe iOS și Android.

Doriți să explorați soluții software cu caracteristici similare? Aceste alternative Google Docs sunt un loc bun de început.

3. Caiet Zoho

Zoho Notebook este o aplicație unică pentru luarea de note.

A fost construit special pentru telefoanele mobile Android și iOS (deși au lansat o versiune desktop pentru Mac). Zoho Notebook nu numai că ia note, ci are și carduri preformatate pentru liste de activități și are chiar și o funcție grozavă de note audio. Această caracteristică este perfectă pentru planificarea și desfășurarea întâlnirilor atunci când mâinile dvs. pot fi legate de alte sarcini.

Zoho Notebook organizează toate notele dvs. în teancuri de cărți de note pe baza subiectelor și temelor personalizate. Acest lucru face ca găsirea de note pentru anumite întâlniri să fie mult mai ușor de găsit, mai degrabă decât liste lungi de documente.

Cea mai bună parte despre Zoho Notebook este prețul gratuit din magazinele de aplicații Android, iOS, Windows și Mac.

Sunteți interesat de produse cu caracteristici similare? Aceste alternative Zoho Notebook ar putea fi ceea ce căutați.

4. Todoist

Acest software gratuit pentru întâlniri este o aplicație personală preferată de-a mea.

Fiind o persoană care are probleme în a rămâne organizată, fie că sunt într-o întâlnire sau la birou, Todoist a fost de mare ajutor pentru mine (și pentru alți oameni de la Capterra!). Această aplicație este perfectă pentru a menține întâlnirile organizate, precum și pentru a detalia informațiile acționabile după o anumită întâlnire.

Cu ToDoist puteți seta mementouri și puteți programa sarcini de făcut înainte, în timpul și după întâlniri, astfel încât să nu ratați niciodată cererile importante. Folosesc Todoist pentru a programa orice sarcini pe care mi le oferă editorul meu în cadrul întâlnirilor, precum și proiectele personale pe care vreau să le finalizez în timp util și acest memento suplimentar face diferența.

Caracteristica mea preferată a acestei aplicații este cât de ușor este de utilizat pe mobil. Tot ceea ce fac pe desktop se reflectă automat pe smartphone-ul meu prin cloud. Acest lucru face ca setarea sarcinilor din mers să fie foarte convenabilă, mai ales dacă nu am acces la computerul meu în acel moment.

Todoist are trei niveluri: gratuit, premium și business.

Folosesc opțiunea gratuită, care îmi permite să programez sarcini, să urmăresc finalizarea, să prioritizez sarcinile și să setez mementouri. Cu toate acestea, există o limită. Opțiunea gratuită vă permite doar să programați optzeci de proiecte simultan și să invitați doar cinci persoane pentru fiecare proiect.

Următorul nivel, Todoist Premium, este, de asemenea, orientat mai mult către indivizi decât echipe întregi, dar crește limita de proiect activ la două sute și numărul de oameni per proiect la douăzeci și cinci. Câteva beneficii suplimentare ale premium includ mementouri bazate pe locație, copii de siguranță automate ale listei de activități și încărcări de fișiere. Toate acestea sunt disponibile pentru 28,99 USD pe an.

În cele din urmă, Todoist Business este creat pentru o echipă, ceea ce înseamnă că toate funcțiile disponibile ale Premium sunt extinse împreună cu unele funcții diferite. Todoist menține limita de proiect activ la două sute, dar crește numărul de oameni per proiect la cincizeci.

Nivelul Business include, de asemenea, managementul echipei, facturile, asistență software prioritară și urmărirea conectării. Această opțiune este mai potrivită pentru echipele mari, în timp ce echipele mai mici de zece sau cincisprezece sau mai puțin pot scăpa folosind opțiunea Premium. Todoist Business are un preț de 28,99 USD per utilizator pe an.

Todoist este disponibil pe Windows, Mac, Android și iOS.

Doriți să găsiți produse cu caracteristici similare? Aceste alternative Todoist sunt un loc bun pentru a începe.

Software pentru videoconferințe

1. Google Hangouts

Google Hangouts este ultimul dintre produsele Google Suite din această listă. Cea mai bună parte a utilizării Google Hangouts este stabilitatea acestuia. Datorită timpului său de funcționare de 99%, rareori, sau vreodată, va trebui să vă faceți griji cu privire la lipsa accesului la software-ul lor. Google Hangouts Meet include funcțiile standard de chat video de grup, cum ar fi chatul live și transferurile de fișiere, dar include și prezentări de documente și foi de calcul.

Google Hangouts nu are o opțiune gratuită, spre deosebire de celelalte produse Suite. Opțiunea lor de bază pentru Hangouts Meet începe de la 5 USD per utilizator pe lună. La acest preț, utilizatorii primesc 30 GB de stocare în cloud, controale de securitate și administrare și asistență 24/7.

Nivelul Business include toate aceste funcții, dar crește stocarea în cloud la nelimitat și adaugă funcții de arhivare, rapoarte de activitate a utilizatorilor și integrare în programe de e-mail, cum ar fi Outlook.

Căutați soluții cu caracteristici comparabile? Aceste alternative Google Hangouts ar putea fi ceea ce aveți nevoie.

2. Skype for Business

Skype este cel mai mare nume în aplicațiile de chat video, în mare parte datorită calității produselor lor (deși merită să ne uităm și la alternativele Skype).

Skype este gratuit pentru utilizatorii individuali și dacă întâlnirile tale constau din tine și doar un alt client sau coleg, atunci nu este nevoie să faci upgrade. Cu toate acestea, odată ce întâlnirile dvs. video trec pragul în întâlniri de grup, va trebui să faceți upgrade la Skype for Business.

Deoarece Skype for Business este deținut de Microsoft, oferă soluția împreună cu toate aplicațiile Office 365, cum ar fi Word, Excel și PowerPoint. Aceste instrumente sunt, de asemenea, utile atunci când desfășurați întâlniri ca ajutoare vizuale prin partajarea ecranului.

Cea mai impresionantă caracteristică a Skype for Business este funcția „Meetings Broadcast”, care permite adunări online în masă pentru până la zece mii de persoane. Aceasta înseamnă că acest software pentru întâlniri nu este doar un instrument eficient de întâlnire video, ci are și potențialul de a se dubla ca aplicație de difuzare a evenimentelor.

Prețul se bazează pe tarifele Office 365, care includ: Planul online 2 (doar aplicația Skype for Business) pentru 5,50 USD/per utilizator/lună cu angajament anual, Office 365 Business Essentials (Skype for Business plus versiunile online ale aplicațiilor Office) pentru 5 USD per utilizator pe lună cu angajament anual și Office 365 Business Premium (Skype pentru afaceri și toate aplicațiile Office) pentru 12,50 USD per utilizator pe lună.

Skype for Business este disponibil pentru telefoanele Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry și Windows.

3. slăbiciune

Slack este un instrument de chat puternic care face mai mult decât trimite mesaje. Sistemul organizatoric al lui Slack vă permite să creați grupuri separate destinate unor sarcini și echipe specifice. Aceste grupuri sunt perfecte fie pentru a planifica întâlniri cu colegii de muncă, fie pentru a găzdui sesiuni de chat în timpul unei conferințe video.

Slack are trei niveluri de preț. Prima este opțiunea lor pentru echipele noi la Slack, pe care o oferă gratuit. Ei vor arhiva până la zece mii de mesaje în cadrul planului gratuit și vor oferi apeluri video/voce pentru utilizare individuală.

Următoarea lor opțiune este nivelul Standard la 6 USD pe lună per utilizator activ. acest plan vine cu o arhivă nelimitată, integrare nelimitată a aplicațiilor și apeluri video și vocale de grup.

Ultimul plan, Plus, oferă totul în planul Standard împreună cu asistență software 24/7, 20 GB spațiu de stocare de fișiere per membru al echipei, timp de funcționare garantat 99% și exportul complet al arhivei de mesaje. Plus costă 12,50 USD pe lună per utilizator.

Slack este disponibil pentru Windows, Mac, Android și iOS.

Ești curios despre software similar? Consultați aceste alternative Slack pentru produse cu caracteristici comparabile.

Alte resurse pentru planificarea întâlnirilor și managementul evenimentelor

Nu numai că Capterra vă oferă liste de software recomandate, dar vă oferim și o mulțime de conținut posibil pentru planificarea întâlnirilor și a evenimentelor pe blogul nostru de gestionare a evenimentelor. Iată câteva alte resurse care vă vor ajuta cu ambele:

• 5 sfaturi pentru planificarea ultimei întâlniri virtuale
• Ghidul final despre cum să vă începeți afacerea de planificare a evenimentelor
• 4 instrumente de videoconferință open-source pentru întreprinderile mici
• Top 10 cărți pe care fiecare manager de evenimente ar trebui să le citească

Există și alte aplicații de planificare a întâlnirilor despre care considerați că ar fi trebuit să figureze în această listă? Sau ar trebui eliminat?

Care este cel mai important aspect al planificării întâlnirilor? Există secrete pentru planificarea întâlnirilor care sunt ratate în mod constant? Spune-mi părerile tale în secțiunea de comentarii de mai jos!