Ofis Verimliliği İçin En İyi 10 Ücretsiz Toplantı Yazılımı

Herkesin bir e-postada özetleyebileceği çok sayıda toplantı olduğunu düşünüyorum, ancak konular daha kişisel bir dokunuş gerektirdiğinde iş arkadaşlarınızla veya diğer ilgili kişilerle görüşmek önemlidir.

Örneğin, bir projeyle ilgili birkaç soruya yanıt vermem gerekirse, bu yanıtları almak için bütün bir toplantıyı organize etmem gerekmiyor - iş arkadaşlarımla sadece sohbet edebilir, e-posta gönderebilir veya konuşabilirim. Sonra tekrar, o projenin stratejik geleceğini daha üst düzey yöneticilerimle tartışmak, aksi takdirde ortaya çıkacak uzun e-posta dizisi nedeniyle bir toplantı gerektirecektir.

İster yerel ister farklı kıtalara dağılmış olun, günümüzün etkinlik planlama yazılımıyla toplantıları koordine etmek oldukça kolaydır. Yazılım ile toplantıların saatleri, tarihleri ​​ve yerleri ile toplantıların konusu hakkında kafa karışıklığından kaçınabilirsiniz. Yazılım olmadan, okuduklarımızın %10'unu ve burada okuduklarımızın %20'sini hatırladığımız için o kadar da güvenilir olmayan belleklerine güvenmek zorunda kalacaksınız.

Siz ve ekibiniz, herkesin bir şeyler götürdüğü etkili bir toplantıyı garanti etmek için ihtiyaç duyacakları tüm bilgilere erişmek için bu toplantı araçlarını kullanabilirsiniz.

Uygun fiyatlı ve ücretsiz toplantı yazılımı

Toplantılarınızı düzene koymak için, toplantı planlamasından yürütmeye ve aradaki her şeye kadar uzanan dokuz toplantı yazılımı seçeneğinden oluşan bir liste hazırladım.

Uygulamalar, özellik listesinin uzunluğuna, mobil yeteneklere, kullanım kolaylıklarına, entegrasyon yeteneklerine ve fiyatlarına göre seçildi.

Uygulamalar için fiyat eşikleri şu kriterlerden en az birini karşılamalıdır:

• Özgür
• 15 ABD Dolarını aşmayan en az bir "kullanıcı başına aylık" katmanı
• Aylık ücreti yılda 1.000 ABD Dolarından fazla olmayan bir katman.

Bu uygulamalar, her bölümün altında alfabetik sırayla listelenmiştir:

• Zamanlama ve planlama yazılımı
• Not alma yazılımı
• Video konferans yazılımı

Bu üç bölüm, etkili bir toplantı hazırlamak ve yürütmek için neye ihtiyacınız olacağını belirlemek için seçildi.

Zamanlama ve planlama yazılımı

1. Google Takvim

Google'da markalaşmak ve faaliyetlerini merkezileştirmek isteyen büyük işletmeler için ekstra bulut ve e-posta depolama alanı arıyorsanız, Google Takvim tamamen ücretsizdir. Neyse ki, ücretli Business sürümünün tüm ekstra bant genişliğine ihtiyacınız yoksa bu bir sorun değil.

Google Takvim, özelleştirilebilir ve sosyal bir planlama aracıdır. Katılımcılara yalnızca toplantı davetleri göndermekle kalmaz, aynı zamanda konumlar, toplantılar için renk kodları ekleyebilir ve toplantı için hatırlatıcılar planlayabilirsiniz. Diğer özellikler arasında e-posta davetleri, takvim paylaşımı ve Google Dokümanlar'daki not alma özellikleri yer alır. Daha sonra bunun hakkında.

Google Takvim, herhangi bir büyük web tarayıcısında mevcuttur ve Android, iOS ve Blackberry için yerel mobil takvim uygulamalarınızla senkronize edilir.

Karşılaştırılabilir özelliklere sahip çözümler mi arıyorsunuz? Bu Google Takvim alternatifleriyle başlayın.

2. Toplantıya Git

GoToMeeting, listemdeki son uygulama. GoToMeeting, zamanlama, video konferans, not alma, toplantı kaydı, not alma ve sunum özellikleri (belgeler, elektronik tablolar ve slayt gösterileri) dahil olmak üzere gerekli tüm toplantı özelliklerini içerir.

Bu kolaylık bir fiyata geliyor. GoToMeeting, bu listedeki bazı uygulamalar gibi kullanıcı başına ücret almaz, bunun yerine seçtiğiniz katmana göre sabit bir aylık ücret alır.

Başlangıç ​​sürümü, HD video konferans, ekran paylaşımı ve on katılımcı için ayda 19 ABD Doları karşılığında sesli arama gibi temel özellikleri içerir. Pro, tüm Başlangıç ​​özelliklerinin yanı sıra çizim araçları, kayıt, mobil uygulamalar ve elli katılımcıya kadar kişisel çevrimiçi toplantı odaları dahil olmak üzere ayda 29 ABD doları karşılığında bunu daha da ileri götürüyor. Son olarak, Plus katmanı, yukarıda listelenen her şeyin yanı sıra, yüz katılımcı için aylık 49 ABD Doları karşılığında aktif bir katılımcı dizini sunar.

GoToMeetings, aynı anda en fazla üç katılımcı için ekran paylaşma yetenekleri ve sesli konferans sağlayan ücretsiz bir toplantı planlama uygulaması da sunar.

Benzer özelliklere sahip yazılım çözümleri mi bulmanız gerekiyor? Bu GoToMeeting alternatifleri aradığınız şey olabilir.

3. Calendly

Calendly, "ileri geri gelen e-postaları" atlamanıza yardımcı olacak bir toplantı planlama aracıdır.

Bu araç, Google Takvim, Outlook ve iCloud takvimi dahil olmak üzere çoğu takvim programıyla entegre olur. Bu uygulamayı takvim uygulamalarındaki standart planlamadan ayıran şey, saat dilimi farklılıklarını tespit eden, çakışmayı önlemek için toplantılar arasında arabellek süreleri ayarlayan ve bir günde planlanan toplantı sayısını sınırlayan akıllı özelliklerdir.

Bu program ayrıca Salesforce, GoToMeeting, Zapier, Slack ve MailChimp gibi diğer mevcut uygulamalarla entegrasyonu açısından çok yönlüdür.

Calendly, ücretsiz bir seçeneğin yanı sıra iki ücretli yükseltme sunar. Ücretsiz katman, yukarıda listelenen tüm temel özellikleri sunar, ancak marka oluşturma, ölçümler ve raporlamada özelleştirmeden ve takvim uygulamaları dışında dış uygulama entegrasyonlarından yoksundur.

Premium (kullanıcı başına aylık 8 ABD doları) ve Pro (kullanıcı başına aylık 12 ABD doları) katmanları, listelenen tüm özellikleri sunar, ancak Pro, Premium sürümün sunduğu Salesforce entegrasyonundan ve desteğinden yoksundur.

Benzer özelliklere sahip ürünleri keşfetmek istiyorsanız, bu Calendly alternatifleri harika bir başlangıç ​​noktasıdır.

Not alma yazılımı

1. Evernote

Evernote, toplantılar için mükemmel olan ortak bir not alma uygulamasıdır. Kullanıcılar toplantılar sırasında önemli bilgileri kopyalayabilirken, gözlemciler notları gerçek zamanlı olarak yorumlayabilir ve tartışabilir.

Evernote, not almaya ek olarak, yapılacaklar listesi özellikleri, resim yerleştirme, web sayfası kırpma ve e-postaları doğrudan notlarınıza kaydetmeyi de içerir.

Evernote, yukarıda listelenen tüm temel özelliklerle ücretsiz olarak kullanılabilir, ancak fiyat etiketinin olmaması, 60 MB'lık bir yükleme sınırı ile birlikte gelir.

Diğer iki katman (Artı: yıllık 34,99 ABD Doları ve Premium 69,99 ABD Doları) tüm temel özelliklerin yanı sıra daha yüksek yükleme sınırları, müşteri desteği, geçmiş tarama, PDF ve Word entegrasyonu ve not sunumları sunar. Ayrıca iOS, Android ve Windows telefonlar için mobil uygulamaları var.

Karşılaştırılabilir özelliklere sahip yazılım çözümleri mi bulmak istiyorsunuz? Bu Evernote alternatifleri aradığınız şey olabilir.

2. Google Dokümanlar

Aynı sağlayıcıdan uygulamaların kullanılmasıyla gelen sorunsuz bir sisteme sahip olmanıza yardımcı olur. Uyumluluk sorunları yoktur. Bu yüzden not almamın çoğu için kişisel olarak Google Dokümanlar'ı kullanıyorum.

Apple'da teknoloji uzmanı olmak için eğitim aldığım sırada, uygulamanın arama özelliklerini kullanarak metne görseller ve diğer yardımcıları eklerken, eğitim sırasında çılgınca notlar alıyordum. Notlar uygulamanız olarak dünyanın en büyük arama motoruna sahip olmanıza yardımcı olur.

Google Dokümanlar sadece not alma yazılımı değildir. Tam gelişmiş bir kelime işlemcidir, ancak Google Suite uygulamalarını kullanmanın getirdiği sosyal özellikler, onu Evernote gibi geleneksel not alma programlarına benzer bir alternatif haline getirir. Google Dokümanlar'ın en iyi yanı, binlerce belge veya büyük dosya için tonlarca alana ihtiyacınız olmadığı sürece ücretsiz fiyat etiketidir.

Ancak, toplantılarınızda çok fazla depolama alanı gerektiren çok sayıda büyük sunum ve video kullanılıyorsa, ücretli bir hesap daha iyi bir yoldur.

Ayrıca, bu uygulamanın iOS ve Android'de mobil uygulama biçiminde kullanımı kadar kolay olmasına yardımcı olur.

Benzer özelliklere sahip yazılım çözümlerini keşfetmek ister misiniz? Bu Google Dokümanlar alternatifleri, başlamak için iyi bir yerdir.

3. Zoho Defter

Zoho Notebook benzersiz bir not alma uygulamasıdır.

Android ve iOS cep telefonları için özel olarak oluşturulmuştur (Mac için bir masaüstü sürümü yayınlamış olsalar da). Zoho Notebook sadece not almakla kalmaz, aynı zamanda yapılacaklar listesi için önceden biçimlendirilmiş kartlara ve hatta harika bir sesli not özelliğine sahiptir. Bu özellik, ellerinizin başka işlerle meşgul olabileceği toplantıları planlamak ve yürütmek için mükemmeldir.

Zoho Notebook, tüm notlarınızı özel konulara ve temalara dayalı olarak not kartı yığınları halinde düzenler. Bu, uzun belge listeleri yerine belirli toplantılar için not bulmayı çok daha kolay hale getirir.

Zoho Notebook'un en iyi yanı, Android, iOS, Windows ve Mac uygulama mağazalarındaki ücretsiz fiyat etiketidir.

Benzer özelliklere sahip ürünlerle ilgileniyor musunuz? Bu Zoho Notebook alternatifleri aradığınız şey olabilir.

4. Todoist

Bu ücretsiz toplantı yazılımı benim kişisel favori uygulamam.

İster toplantıda ister masamda olsun, düzenli kalmakta zorlanan biri olarak Todoist bana (ve Capterra'daki diğer insanlara da) çok yardımcı oldu. Bu uygulama, toplantıları düzenli tutmak ve belirli bir toplantıdan sonra eyleme dönüştürülebilir bilgileri sıralamak için mükemmeldir.

ToDoist ile önemli istekleri asla kaçırmamak için hatırlatıcılar ayarlayabilir ve toplantılardan önce, sırasında ve sonrasında yapılacak görevleri planlayabilirsiniz. Todoist'i, toplantılarda ve zamanında tamamlamak istediğim kişisel projelerimde editörümün verdiği görevleri planlamak için kullanıyorum ve bu ekstra hatırlatma her şeyi değiştiriyor.

Bu uygulamanın en sevdiğim özelliği, mobilde kullanımının ne kadar kolay olduğu. Masaüstümde yaptığım her şey otomatik olarak bulut aracılığıyla akıllı telefonuma yansıyor. Bu, özellikle o sırada bilgisayarıma erişimim yoksa, hareket halindeyken görevleri ayarlamayı çok kolaylaştırıyor.

Todoist'in üç aşaması vardır: ücretsiz, premium ve iş.

Görevleri planlamama, tamamlamayı izlememe, görevlere öncelik vermeme ve hatırlatıcılar ayarlamama izin veren ücretsiz seçeneği kullanıyorum. Ancak, bir sınır var. Ücretsiz seçenek, bir seferde yalnızca seksen proje planlamanıza ve proje başına yalnızca beş kişiyi davet etmenize olanak tanır.

Bir sonraki aşama olan Todoist Premium da tüm ekiplerden ziyade bireylere yöneliktir, ancak aktif proje sınırını iki yüze ve proje başına kişi sayısını yirmi beşe çıkarır. Premium'un bazı ek avantajları arasında konuma dayalı hatırlatıcılar, yapılacaklar listenizin otomatik yedeklenmesi ve dosya yüklemeleri yer alır. Tüm bunlar yılda 28,99 ABD Doları karşılığında kullanılabilir.

Son olarak, Todoist Business bir ekip için yapılmıştır, bu da Premium'un mevcut tüm özelliklerinin bazı farklı özelliklerle birlikte genişletildiği anlamına gelir. Todoist, aktif proje limitini iki yüz olarak tutar, ancak proje başına kişi sayısını elliye çıkarır.

İş katmanı ayrıca ekip yönetimi, faturalar, öncelikli yazılım desteği ve oturum açma takibini içerir. Bu seçenek büyük takımlar için daha uygundur, on veya on beş veya daha küçük takımlar ise Premium seçeneğini kullanmaktan kurtulabilir. Todoist Business, kullanıcı başına yıllık 28,99 ABD Doları olarak fiyatlandırılır.

Todoist Windows, Mac, Android ve iOS'ta kullanılabilir.

Benzer özelliklere sahip ürünler mi bulmak istiyorsunuz? Bu Todoist alternatifleri, başlamak için iyi bir yer.

Video konferans yazılımı

1. Google Hangouts

Google Hangouts, bu listedeki Google Suite ürünlerinin sonuncusudur. Google Hangouts'u kullanmanın en iyi yanı kararlılığıdır. %99 çalışma süresi nedeniyle, nadiren, eğer olursa, yazılımlarına erişim eksikliği konusunda endişelenmeniz gerekecek. Google Hangouts Meet, canlı sohbet ve dosya aktarımları gibi standart grup görüntülü sohbet özelliklerinizi içerir, ayrıca belge ve e-tablo sunumlarını da içerir.

Google Hangouts'un diğer Suite ürünlerinden farklı olarak ücretsiz bir seçeneği yoktur. Hangouts Meet için temel seçenekleri, kullanıcı başına aylık 5 ABD dolarından başlar. Bu fiyat noktasında, kullanıcılar 30 GB bulut depolama, güvenlik ve yönetim kontrolleri ve 7/24 destek alır.

İş katmanı tüm bu özellikleri içerir, ancak bulut depolama alanınızı sınırsız hale getirir ve arşivleme özellikleri, kullanıcı etkinliği raporları ve Outlook gibi e-posta programlarına entegrasyon ekler.

Karşılaştırılabilir özelliklere sahip çözümler mi arıyorsunuz? Bu Google Hangouts alternatifleri ihtiyacınız olan şey olabilir.

2. Skype Kurumsal

Skype, büyük ölçüde ürün kalitesi nedeniyle görüntülü sohbet uygulamalarında en büyük isimdir (ancak Skype alternatiflerine de bakmaya değer).

Skype, bireysel kullanıcılar için ücretsizdir ve toplantılarınız sizden ve yalnızca bir başka müşteri veya iş arkadaşınızdan oluşuyorsa, yükseltmeye gerek yoktur. Ancak, görüntülü toplantılarınız grup toplantılarının eşiğini geçtiğinde, Skype Kurumsal'a yükseltmeniz gerekecektir.

Skype Kurumsal, Microsoft'a ait olduğundan, Word, Excel ve PowerPoint gibi tüm Office 365 uygulamalarıyla birlikte verilen çözümü sunar. Bu araçlar, ekran paylaşımı yoluyla görsel yardımcılar olarak toplantılar gerçekleştirirken de yararlıdır.

Skype Kurumsal'ın en etkileyici özelliği, on bin kişiye kadar toplu çevrimiçi toplantılara olanak sağlayan "Toplantı Yayını" özelliğidir. Bu, bu toplantı yazılımının yalnızca etkili bir görüntülü toplantı aracı olmadığı, aynı zamanda bir etkinlik yayını uygulaması olarak ikiye katlanma potansiyeline sahip olduğu anlamına gelir.

Fiyatlandırma, Office 365 fiyatlarına dayalıdır ve şunları içerir: Yıllık taahhütle kullanıcı başına aylık 5,50 ABD Doları karşılığında Çevrimiçi Plan 2 (yalnızca Skype Kurumsal uygulaması), 5 ABD Doları karşılığında Office 365 İş Temelleri (Skype Kurumsal ve Office uygulamalarının çevrimiçi sürümleri) yıllık taahhütle kullanıcı başına aylık ve Office 365 İş Ekstra (Skype for Business ve tüm Office uygulamaları) kullanıcı başına aylık 12,50 ABD Doları karşılığında.

Skype Kurumsal, Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry ve Windows telefonlarda kullanılabilir.

3. Gevşek

Slack, mesaj göndermekten fazlasını yapan güçlü bir sohbet aracıdır. Slack'in organizasyon sistemi, belirli görevler ve ekipler için ayrı gruplar oluşturmanıza olanak tanır. Bu gruplar, iş arkadaşlarınızla toplantı planlamak veya video konferans sırasında sohbet oturumları düzenlemek için mükemmeldir.

Slack'in üç fiyatlandırma katmanı vardır. İlki, ücretsiz olarak sundukları Slack'e yeni başlayan takımlar için bir seçenek. Ücretsiz plan kapsamında on bine kadar mesajı arşivleyecek ve bire bir kullanım için görüntülü/sesli aramalar sunacaklar.

Bir sonraki seçenek, aktif kullanıcı başına aylık 6 ABD doları olan Standart katmandır. bu plan sınırsız arşiv, sınırsız uygulama entegrasyonu ve grup görüntülü ve sesli aramalarla birlikte gelir.

Son plan Plus, 7/24 yazılım desteği, ekip üyesi başına 20 GB dosya depolama, %99 garantili çalışma süresi ve eksiksiz mesaj arşivi dışa aktarma ile birlikte Standart planda her şeyi sunar. Artı, kullanıcı başına aylık 12,50 ABD doları tutarındadır.

Slack, Windows, Mac, Android ve iOS için kullanılabilir.

Benzer yazılımları mı merak ediyorsunuz? Karşılaştırılabilir özelliklere sahip ürünler için bu Slack alternatiflerine göz atın.

Diğer toplantı planlama ve etkinlik yönetimi kaynakları

Capterra size yalnızca önerilen yazılım listelerini sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda etkinlik yönetimi blogumuzda toplantı ve etkinlik planlaması için çok sayıda eyleme dönüştürülebilir içerik de sağlıyoruz. Her ikisinde de size yardımcı olacak birkaç kaynak daha:

• Nihai Sanal Toplantıyı Planlamak için 5 İpucu
• Etkinlik Planlama İşinize Nasıl Başlayacağınıza İlişkin En İyi Kılavuz
• Küçük İşletmeler için 4 Açık Kaynaklı Video Konferans Aracı
• Her Etkinlik Yöneticisinin Okuması Gereken En İyi 10 Kitap

Bu listeyi yapması gerektiğini düşündüğünüz başka toplantı planlama uygulamaları var mı? Yoksa kaldırılmalı mı?

Toplantı planlamasının en önemli yönü nedir? Toplantı planlamasının sürekli gözden kaçırılan sırları var mı? Aşağıdaki yorum bölümünde düşüncelerinizi bana bildirin!